ビジネスレターの書き方：書式、例文、ベストプラクティス

"拝啓／奥様..."  *削除

"関係各位"*削除

もしあなたが今、ビジネスレターの書き出し方を考えて白紙の文書を見つめているのなら、立ち止まってほしい。

第一印象を与えるチャンスは二度とないので、インパクトと自信を与えるビジネスレターの書き方をご案内します。

これは 総合ガイド が見せてくれるだろう：

• プロフェッショナルなビジネスレターの書き方
• 各セクションのステップバイステップのガイダンス
• 成功したコミュニケーションの実例
• プロフェッショナル・テンプレート
• ニーズに合わせるには

初めてビジネスレターを書く方にも、スキルをリフレッシュしたい方にも、注目され結果を出すビジネスレターの書き方を正確に知ることができます。 

行こう！

ビジネスレターとは何か？

ビジネスレターとは 正式文書 組織間、または企業と顧客、従業員、その他の利害関係者間の専門的なコミュニケーションに使用される。 

ビジネスレターの書き方を知ることは、法的にも仕事上も重要です。ビジネスレターの書き方を知ることは、法的にもプロフェッショナルとしても重みがあるため、とても重要です。

ビジネスレターを書くべき時と理由

ビジネスには、Slackチャンネルだけでは済まない場面もある。

考えてみてほしい。

重大な契約紛争をテキストで解決しますか？それとも100万ドルの提案書をWhatsAppで提出しますか？

一度もないでしょう？

そのため、企業における重要な文書のほとんどは、適切な書式のビジネスレターとして作成される。 

正式なビジネスレターが必要な場合

# 1 - パワームーブを起こす

• 夢の仕事に応募する
• 画期的な新興企業への資金援助要請
• 主要なパートナーシップの提案

# 2 - プロフェッショナルな関係の管理

• サプライヤーへの大量発注（書類が必要な場合）
• 契約交渉 
• ベンダーとの関係維持

# 3 - デリケートな状況への対応

• 顧客からの苦情への対応 
• 契約紛争の解決 
• 正式な苦情の申し立て 

# 4 - のれんを築く

• 主要取引先に感謝の意を表す
• ビジネス・パートナーの業績を祝う
• 推薦状の書き方

こういうときこそ、形式的なメール以上のものが求められる。

ビジネスレターとEメールの違い

郵便局を通してビジネスレターを送っていた時代は急速に変わりつつある。 

最近では、ほとんどのものがデジタル化されている（ビジネスレターもデジタル化されている）。

オーストラリア・ポストは、手紙の配達件数が減少した。 2023-24年に12.9%.

ビジネスレターもEメールもインターネットを介するとはいえ、両者はまったく異なるものだ。

ビジネスレターのフォーマット

ビジネスレターの書き出しや結び方に迷ったら、適切な書式を選ぶことが重要です。 

• 標準的なビジネスレターの構成

すべてのプロフェッショナル ビジネスレターには6つのコア・ブロックがある 絶対に必要なもの。 

1. 送信者情報
2. 日付 
3. 受取人情報 
4. 挨拶 
5. ボディ 
6. クロージング 

手紙をよりプロフェッショナルなものにしたいですか？以下の5つのオプション要素を検討してみてください：

• 件名 (クイックリファレンスに最適)
• 基準線 (会話や文書の追跡に便利）
• エンクロージャー表記 (他の文書を含む場合）
• CC表記法 (他の人の真似をしている場合）
• 追伸 (ビジネスレターでは控えめに使いますが）。

出典 = テンプレートラボ・ドット・コム

• 正しいビジネスレターの間隔、余白、フォント

一字一句読む前に、受け手はビジネスレターの何を見ているのだろうか？ 

ごちゃごちゃした文書か、きれいでプロフェッショナルな文書か？第一印象は最後です。

ビジネスレターをプロフェッショナルな書式にすることで、第一印象を大切にしましょう。

• アライメント 文字全体が左側に傾いていること。 

• スペーシング： 段落はシングルスペースにすること。主要なセクション（日付、住所、敬称）の間は改行する。

• フォント  Times New Roman、Arial、Courier、Genevaなど、クラシックで読みやすいフォントを10～12ポイントで使用する。 

• マージン： 全辺に1インチの余白を取る。 

• ビジネスレターのフォーマルな書式とインフォーマルな書式
  

目的に応じて、ビジネスレターには2種類の書式があります。 

# 1 - 正式な手紙： 段落の字下げをせず、すべてのテキストを左揃えにしたブロック形式を使用します。次のような場合に使用する：

• 仕事に応募する
• 政府関係者への手紙
• 苦情申し立て
• 経営幹部への働きかけ

# 2 - インフォーマルな手紙： 段落を字下げしたり、日付や締めのアライメントを変えたりして、ブロックやセミブロックの書式を変更することができます。以下の用途にお使いください： 

• 長期顧客に手紙を書く
• 社内メモ
• ミーティング・フォローアップ
• 定期的なビジネスアップデート

出典 = バードアイ・ドットコム

ビジネスレターのテンプレートと使用時期

GPSのように、テンプレートは非常に役に立つが、それでも運転の仕方を知っておく必要がある。 

に騙されないようにしよう。 「コピーペーストして祈るプローチ。 

テンプレートは出発点にはなるが、盲目的にそれに従うことはできない。 

それは、次のように言うからだ。 拝啓 2025年は次のようになる。 "わざわざあなたの名前を探す必要はなかった".テンプレートが最も効果的に機能するのは、次のような場合だけだ：

• ビジネスレターを書くのが初めて
• 共通の状況（苦情、問い合わせ、提案）に対する仕組みが必要
• 母国語以外で書いている
• 伝統的な表現が重要な正式な状況に対処している

以下の中からお好きなものをお選びください。 60+ ビジネスレターテンプレート しかし、彼らがそうであることを覚えておいてほしい：

1. 時代遅れの言葉（"To Whom It May Concern"-確信がある場合を除く）
2. どんなビジネスにも当てはまる一般的なフレーズ
3. 現代的なビジネス向けのテンプレートに見られる、過度にフォーマルなトーン
4. あなたの国では使えないかもしれない地域特有の用語

ビジネスレターを書くタイミングと理由を理解したところで、実際の書き方に入りましょう。

ビジネスレターの書き方

座って書く前に、基本を押さえましょう。プロフェッショナルなビジネスレターは、4つの基本から始まります：

# 1 - リターンアドレス

住所は明確かつ完全でなければならない。

• レターヘッドがある場合は、会社のレターヘッドを使用すること
• フォーマットストリート、シティ、ステート、郵便番号
• 連絡しやすいようにEメールと電話番号を追加する

たとえ 社用レターヘッドあなたの直接の連絡先を追加してください。あなたの会社だけでなく、あなた自身にも簡単に連絡できるようにしましょう。

# 2 - 日付

簡単なことなのだが、人々はとにかくこれを台無しにしてしまう。このガイドラインに従ってください：

• 全文を書き出す："2025年2月9日"
• 略さないでください： "02/09/25 "または "2025年2月9日"

国によって日付の書式は異なります。国際的なビジネスレターでは、混乱を避けるために "9 February 2025 "と書く。

# 3 - 内部アドレス

ここで下調べをしたことを示すのだ。加える：

• 受取人のフルネームと正確な肩書き
• 会社名および住所
• スペルのダブルチェック（特に名前）

宛先の肩書きや好みの名前がわからない場合は、会社に電話して再確認しましょう。細部にまで気を配ることで、プロフェッショナルなビジネスレターが輝きます。

# 4 - 敬礼

受取人のファーストネームはこのように使います、

• 「ジョンソン様：」（コンマではなくコロンに注意）
• 「マルティネス博士へ
• "トンプソンさんへ："

名前が見つからない？Dear Hiring Manager:」や「Dear [Department] Director:」など、"To Whom It May Concern "以外を使いましょう。

フォーマット例

ジョン・スミス マーケティング・マネージャー Tech Solutions Inc.123 ビジネス・レーン ニューヨーク, NY 10001  2025年2月9日

ビジネスレターの書き方 

基本的なことを説明したので、ビジネスレターの書き方について説明しよう。

ステップ1：明確でプロフェッショナルな見出しをつける

見出しは手紙の握手なので、タイトでプロフェッショナルなものにする。

• クリーン、スタンダード フォーマッティング
• 一貫したスペーシング
• プロフェッショナル フォント (ArialまたはTimes New Roman、11-12pt)
• すべて 整列 ちゃんと

ステップ2：強く直接的な紹介から始める

最初の段落が勝負の分かれ目だ。 

• あなたの考えを述べよ 目的 すぐに
• あらゆるものへの言及 前連絡先
• キープ 3文以下

ゴールの右を打つには、私たちの AIチャット というプロンプトが表示される：

法的書簡のためのプロンプト（はじめに）：

「簡単な状況説明】に関する法的書簡を、明確かつ専門的に紹介する。

AIはあなたの時間を節約し、ポイントをブレインストーミングするのに役立つ。 

ステップ3：主要な詳細を含む本文を書く

このセクションは、あなたが商品を届ける場所です。このセクションでは

• ひとつ 大意 段落ごと
• 支持する主張 具体的な数字で
• 短いパラグラフ (3～4文以内）
• 明確な例

手紙の細部に入ったら、AIチャットに以下の詳細を伝える：

リーガル・レター用プロンプト（本文）：

「問題]に対処する法的書簡を書く。明確な段落に分け、必要な場合には法的な言及をすること。

重要な情報を強調するために箇条書きは控えめに。

ステップ4：プロフェッショナルなクロージング・ステートメントを加える

クロージングの表現に迷ったら、ぜひ私たちにご相談ください。 AIチャット 以下の通りである：

リーガル・レター（クロージング・ステートメント）のプロンプト：

「具体的な行動】を要請する法的書簡のための、プロフェッショナルな結びの文章を作るのを手伝ってください。行動への呼びかけと連絡先を含めてください。"

クロージングはこうあるべきだ：

• 次に何が起こるかを明確に示す
• 彼らの時間に感謝する
• 行動喚起を含める

ビジネスレターの結び方

最後の段落の後、2行空けてから賛辞の言葉を締めくくります。 

最初の単語だけを大文字にし、最後はコンマで終わる。 

一般的なクロージング "敬具" "よろしく" または "謹んで"

手書きの署名は4行空けて、青か黒のインクで署名してください。 

署名の下に、氏名、肩書き、必要であれば関連する連絡先を記入する。

該当する場合は、以下のような注記を追加する。 「囲み記事 エンクロージャーまたは "cc:" をコピーし、タイプした氏名の下に別の行に記入してください。

ビジネスレターの例

パデュー大学オンライン・ライティング・ラボ では、ビジネスレターのサンプルを提供しています。また、プロフェッショナルな通信文に推奨される余白と間隔についても概説しています。

あなたのニーズに合ったビジネスレターの例をもっと見たいですか？

• 求人応募レター
• 苦情解決レター
• 契約解除通知書

ビジネスレターで避けるべきよくある間違い

ビジネスレターを書くということは、とても大変なことのように感じられるかもしれません。 

しかし、次のようなことがある。 よくある落とし穴 は絶対に避けたい。 

# 1 - プロらしくないフォーマット

第一印象は重要であり、だからこそ外見が取引を左右する。 

よくあるビジネスレターの書式の間違い

• 段落間のスペーシングの不統一
• 余白とテキストのズレ
• 同じ文字の中に複数のフォントスタイルやサイズがある
• 不適切なビジネスレターの構成（日付、宛先住所、署名欄の欠落）

# 2 - インフォーマルな言葉の使用

ビジネスレターには、カジュアルなコミュニケーションとは異なるフォーマルさが求められます。よくある言葉の間違いを避けましょう：

• イディオムやフレーズの多用: 

と書く代わりに"既成概念にとらわれない考え方について話し合おう" 

と書く："このプロジェクトの革新的なアプローチについて議論したい"

• 受動態:能動態を使って、より直接的でインパクトのある表現にしましょう。

• 私」を使いすぎる:I "を繰り返すと、自己中心的な手紙になってしまいます。代わりにこう書きましょう：「私は経験があるので、あなたのプロジェクトを手伝えると思います。 

書く："このプロジェクトは、我々のチームの豊富な経験とうまく合致している"

# 3 - あいまいさと曖昧さ

ビジネスコミュニケーションでは、明瞭さが最も重要である。避けること：

• 不明確な要求や期限 

曖昧な書き方の例「すぐに返事をください 

2月16日（金）までにご意見をお寄せください。

• 不正確な表現 

曖昧な書き方の例"かなりの数のリソースが必要になる" 

より良い代替案：「このプロジェクトには3人の追加スタッフと$5万ドルの予算が必要です。

# 4 - コンテンツの人間性を高めていない

確かに、デジタル・レターは便利だし、AIチャットは時間の節約になる。

しかし、コンテンツに人間味を持たせなければ、ロボット的で人間味のないものになりかねない。 

私たちの AIヒューマナイザー 機械ではなく、本物の人間によって書かれたものであることを確認するためだ。 

説得力のある手紙の書き方

説得とは、巧みな言葉遊びや操作ではない。 

よくできた説得力のある手紙は、温かいビジネス関係を変化させ、熱心なパートナーを変え、明確で実行可能な機会を提供するのに役立つ。

そして、それを効果的に行うには、ビジネスレターで以下の3つの説得戦略を使い、それがない場合よりも良いレターにすることだ。

# 1 - 魅力的なフックを作る

冒頭の段落は、受け手に続きを読む理由を与えなければなりません。強力なフックのためには、これらのいずれかを含めることができます：

1. 共有の課題への言及
2. 印象的な声明を発表する
3. 即時価値を強調する

# 2 - 説得力のある証拠を提供する

主張を議論に変える

1. データと統計

• 具体的な数字を使う："我々のシステムはエラーレートを8.5%から0.3%に削減した"
• 期間を含める「6ヶ月以内に顧客満足度が45%向上した。
• ビフォー／アフターのシナリオを比較する："生産効率が日産1,000個から1,500個に向上"

2. ケーススタディ

• 関連する成功事例を参照する：「ABC社での同様の導入の結果..."
• 具体的な成果を含める「彼らのチームは90日以内に98%自動化を達成した。
• 比較可能な状況を強調する："あなたの地域の別のメーカーが経験した..."

3. 専門家による検証

• 業界からの評価インダストリー・ウィークリー誌で「最も革新的なソリューション」を受賞。
• プロフェッショナル認証「ISO9001認証取得プロセス
• パートナーの推薦「2020年よりマイクロソフトのゴールドパートナーに認定

# 3 - 異議の予測と対処

あなたのレターに関して、受取人が持つ可能性のある反対意見を分析し、ここですぐに対処しましょう。

(AIチャットを使って反論を分析する）

彼らは...

• コスト面での懸念： "初期投資は$Xであるが、ROIは通常6ヶ月以内に..."
• 実施時間： 「当社の専門チームは、実績のある3週間の移行プランにより、混乱を最小限に抑えます。
• トレーニングの必要条件 「包括的なトレーニング・プログラムに必要な時間は、従業員1人当たりわずか4時間です。

結論

ビジネスレターの書き方は、2025年でも通用するが、あなたの祖父が知っていた方法ではない。 

ほとんどのコミュニケーションがデジタル化される中、毎日必要ではないかもしれないが、必要な時にはかけがえのないものだ。

よく練られたビジネスレターなら、簡単なEメールでは開けない扉を開くことができる。 

夢の仕事を得るにせよ、100万ドルの取引を獲得するにせよ、クライアントの危機を和らげるにせよ、適切にフォーマットされ、よく書かれたビジネスレターがあなたを救う。

• プロフェッショナルであれ、 しかし、1950年代のロボットのような声は出さないでほしい。
• AIツールを使ってブレインストーミングを行う、 しかし 人間味を加える
• 覚えておいてほしいのは、手紙はデジタルかもしれないが、その内容は インパクトは個人的であるべきだ

誰もそんな関係を望んでいない！