비즈니스 편지 작성: 형식, 예시 및 모범 사례

"친애하는 선생님/부인..." *삭제*

"누구에게나..." *삭제*

지금 빈 문서를 쳐다보며 비즈니스 레터를 어떻게 시작해야 할지 고민하고 있다면 그만하세요.

첫인상을 남길 수 있는 기회는 두 번 다시 오지 않으므로 영향력 있고 자신감 있게 비즈니스 레터를 작성하는 방법을 안내해 드립니다.

이 종합 가이드 에서 확인할 수 있습니다:

전문적인 비즈니스 편지 서식 지정 방법
모든 섹션에 대한 단계별 안내
성공적인 커뮤니케이션의 실제 사례
전문가용 템플릿
필요에 맞게 조정하는 방법

처음 비즈니스 레터를 작성하는 분이나 실력을 갈고 닦고 싶은 분 모두 관심을 끌고 결과를 이끌어내는 비즈니스 레터 작성법을 정확히 알고 돌아가실 수 있습니다.

가자!

비즈니스 레터란 무엇인가요?

비즈니스 서신은 공식 서면 문서 조직 간 또는 회사와 고객, 직원 또는 기타 이해관계자 간의 전문적인 커뮤니케이션에 사용됩니다.

비즈니스 레터는 서면으로 작성된 전문적인 악수입니다. 비즈니스 레터를 작성하는 방법을 아는 것은 법적으로나 직업적으로 매우 중요한 의미를 지니기 때문에 매우 중요합니다.

비즈니스 레터를 작성해야 하는 시기와 이유

어떤 비즈니스 순간에는 빠른 Slack 채널 이상의 것이 필요합니다.

다시는 AI가 내 문자를 감지할까 걱정하지 마세요. Undetectable AI 도움을 드릴 수 있습니다:

AI 지원 글쓰기 표시하기 사람처럼.
바이패스 클릭 한 번으로 모든 주요 AI 탐지 도구를 사용할 수 있습니다.
사용 AI 안전하게 그리고 자신 있게 학교와 직장에서

무료 체험

생각해 보세요...

중요한 계약 분쟁을 문자로 해결하시겠습니까? 아니면 WhatsApp을 통해 백만 달러짜리 제안서를 제출하시겠습니까?

절대 안 되죠?

그렇기 때문에 회사에서 대부분의 중요한 문서는 적절한 형식의 비즈니스 레터로 제공됩니다.

공식 비즈니스 레터가 필요한 경우

# 1 - 파워 무브먼트 만들기

꿈의 직장에 지원하기
획기적인 스타트업을 위한 자금 지원 요청하기
주요 파트너십 제안

# 2 - 업무 관계 관리하기

공급업체에 대량 주문하기(문서가 필요한 경우)
계약 협상
공급업체 관계 유지

# 3 - 섬세한 상황 처리하기

고객 불만 사항 해결
계약 분쟁 해결
공식적인 불만 제기

# 4 - 영업권 구축

주요 고객에게 감사 표현하기
비즈니스 파트너의 성과 축하하기
추천서 작성

이러한 순간에는 형식적인 이메일 이상의 것이 필요합니다.

비즈니스 서신과 이메일의 차이점

우체국을 통해 비즈니스 편지를 보내던 시대는 빠르게 변화하고 있습니다.

요즘은 거의 모든 것이 디지털화되어 있습니다(우편으로 발송되는 비즈니스 레터도 마찬가지입니다).

호주 우편에서 편지 배달이 중단되었습니다. 2023-24년 12.9%.

비즈니스 서신과 이메일은 모두 인터넷을 통해 전달되지만, 서로 상당히 다릅니다.

비즈니스 편지 서식 지정 방법

비즈니스 레터를 시작하는 방법이나 효과를 극대화하기 위해 비즈니스 레터를 끝내는 방법을 잘 모르겠다면 올바른 형식을 선택하는 것이 중요합니다.

표준 비즈니스 편지 구조

모든 전문가 비즈니스 레터에는 6가지 핵심 구성 요소가 있습니다. 꼭 필요한 기능을 제공합니다.

발신자 정보
날짜
수신자 정보
인사말
본문
닫기

편지를 더욱 전문적으로 만들고 싶으신가요? 다음 5가지 선택적 요소를 고려해 보세요:

제목 (빠른 참조용으로 좋습니다)
기준선 (대화 또는 문서 추적에 유용)
인클로저 표기법 (다른 문서를 포함하는 경우)
CC 표기법 (다른 사람을 복사하는 경우)
추신 (중요한 뒷부분을 고려할 때 - 비즈니스 편지에는 아껴서 사용하세요.)

출처 = Templatelab.com

비즈니스 문자 간격, 여백 및 글꼴 수정하기

수신자는 비즈니스 레터에서 한 단어도 읽기 전에 무엇을 보게 될까요?

어수선하게 어지럽혀진 문서인가요, 아니면 깔끔하고 전문적인 문서인가요? 첫인상이 마지막입니다.

전문적으로 서식을 갖춘 비즈니스 레터로 첫인상을 남기세요.

정렬: 글자 전체가 왼쪽으로 기울어져 있어야 합니다.

간격: 단락은 한 줄로 띄어 써야 합니다. 주요 섹션(날짜, 주소, 인사말) 사이에 줄 바꿈을 추가합니다.

글꼴: 타임즈 뉴 로마, Arial, Courier, 제네바 등 고전적이고 읽기 쉬운 10~12포인트의 글꼴을 사용하세요.

여백: 모든 면에 1인치 여백을 사용합니다.

공식적인 비즈니스 편지 서식과 비공식적인 비즈니스 편지 서식

목적에 따라 두 가지 유형의 비즈니스 레터 형식이 있습니다.

# 1 - 공식 서신: 모든 텍스트가 왼쪽으로 정렬되고 단락 들여쓰기가 없는 블록 형식을 사용합니다. 언제든 사용하세요:

입사 지원
정부 관계자에게 편지 쓰기
불만 제기하기
고위 경영진에게 연락하기

# 2 - 비공식 편지: 수정된 블록 또는 세미블록 형식을 사용할 수 있으며, 날짜 및 마감에 들여쓰기된 단락이나 다양한 정렬이 있을 수 있습니다. 사용 용도

장기 고객에게 편지 쓰기
회사 메모
회의 후속 조치
정기적인 비즈니스 업데이트

출처 = Birdeye.com

비즈니스 편지 템플릿 및 사용 시기

템플릿은 GPS와 마찬가지로 매우 유용하지만 여전히 운전 방법을 알아야 합니다.

속지 않도록 주의하세요. "복사-붙여넣기 및 기도"pproach.

템플릿은 시작점이 될 수 있지만 무턱대고 따라해서는 안 됩니다.

다음과 같이 말하기 때문입니다. "친애하는 선생님/부인" 2025년은 다음과 같습니다. "네 이름을 찾으려고 애쓰지 않았어". 템플릿은 다음과 같은 경우에만 가장 잘 작동합니다:

비즈니스 편지 쓰기가 처음인 경우
일반적인 상황(불만, 문의, 제안)에 대한 구조가 필요합니다.
모국어가 아닌 언어로 작성하는 경우
전통적인 표현이 중요한 공식적인 상황을 다루고 있는 경우

다음 중 원하는 것을 선택할 수 있습니다. 60개 이상의 비즈니스 편지 템플릿 하지만 기억해두세요:

오래된 언어("누구에게" - 확실하지 않은 경우)
모든 비즈니스에 적용할 수 있는 일반 문구
현대 비즈니스에 적합한 템플릿의 지나치게 형식적인 어조
해당 국가에서 작동하지 않을 수 있는 지역별 용어

이제 비즈니스 레터를 작성해야 하는 시기와 이유를 이해했으니 실제 작성 과정에 대해 자세히 알아보겠습니다.

비즈니스 레터를 시작하는 방법

편지를 작성하기 전에 기본적인 사항을 먼저 알아봅시다. 전문적인 비즈니스 레터는 네 가지 기본 사항에서 시작됩니다:

# 1 - 반송 주소

주소는 명확하고 완전해야 합니다.

가능한 경우 회사 레터헤드 사용
형식 주소, 도시, 주, 우편번호
이메일과 전화번호를 추가하여 쉽게 연락하세요.

사용 중이더라도 회사 레터헤드를 클릭하고 직접 연락처 정보를 추가하세요. 회사뿐만 아니라 사람들이 쉽게 연락할 수 있도록 하세요.

# 2 - 날짜

간단하지만 사람들은 어쨌든 이 작업을 엉망으로 만듭니다. 이 가이드라인을 따르세요:

전체 내용을 작성하세요: "2025년 2월 9일"
축약하지 마세요: "02/09/25" 또는 "2025년 2월 9일"

국가마다 날짜 형식이 다릅니다. 국제 비즈니스 편지의 경우 혼동을 피하기 위해 "2025년 2월 9일"로 작성하세요.

# 3 - 내부 주소

여기에서 숙제를 완료했음을 보여줄 수 있습니다. 추가:

받는 사람의 전체 이름과 정확한 직함
회사명 및 전체 주소
철자법(특히 이름) 다시 확인

받는 사람의 직책과 선호하는 이름이 확실하지 않은 경우 회사에 전화하여 다시 확인하세요. 세부 사항에 대한 세심한 주의는 전문적인 비즈니스 레터를 빛나게 합니다.

# 4 - 인사말

받는 사람의 이름을 이렇게 입력합니다,

"존슨 씨에게:"(쉼표가 아닌 콜론에 유의)
"마르티네즈 박사님께:"
"톰슨 씨에게:"

이름을 찾을 수 없나요? "친애하는 채용 관리자:" 또는 "친애하는 [부서] 이사:" 등 "수신인"을 제외한 모든 이름을 사용하세요.

형식 예시

존 스미스 마케팅 매니저 테크 솔루션 Inc. 123 비즈니스 레인 뉴욕, NY 10001
2025년 2월 9일

비즈니스 편지 작성 방법

기본 사항에 대해 설명했으니 이제 비즈니스 레터 작성 프로세스에 대해 알아보겠습니다.

1단계: 명확하고 전문적인 제목 작성하기

제목은 편지의 악수이므로 단단하고 전문적으로 작성하세요.

깔끔하고 표준적인 서식 지정
일관된 간격
전문가 글꼴 (돋움꼴 또는 Times New Roman, 11-12pt)
모든 것 정렬 제대로

2단계: 강력하고 직접적인 소개로 시작하기

첫 번째 단락은 성패를 가르는 영역입니다.

귀하의 목적 즉시
모든 이전 연락처
보관 3문장 미만

목표에 정확히 맞추려면 다음을 사용할 수 있습니다. AI 채팅 를 입력하면 다음 메시지가 표시됩니다:

법률 서신을 위한 프롬프트(소개):

"[상황에 대한 간략한 설명]에 관한 법률 서한을 명확하고 전문적으로 소개하세요."

AI는 시간을 절약하고 요점을 브레인스토밍하는 데 도움을 줍니다.

3단계: 주요 내용이 포함된 본문 작성하기

상품을 배송하는 곳입니다. 이 섹션에서는 다음을 사용합니다:

하나 주요 아이디어 단락당
지원 청구 특정 숫자와 함께
짧은 단락 (최대 3~4문장)
명확한 예제

편지의 핵심 내용을 작성할 때는 AI 채팅에 다음 세부 정보를 입력하세요:

법률 서신을 위한 프롬프트(본문):

"[문제]를 다루는 법률 서신을 작성하세요. 명확한 단락으로 나누고 필요한 경우 법적 참조를 제공하세요."

글머리 기호를 적절히 사용하여 핵심 정보를 강조하되 과하게 사용하지 마세요.

4단계: 전문적인 결산서 추가하기

클로징 문구를 어떻게 표현해야 할지 잘 모르겠다면 다음 도움말을 참조하세요. AI 채팅 다음과 같습니다:

법적 서신(종결문) 작성 프롬프트:

"[특정 조치]를 요청하는 법적 서한에 대한 전문적인 마무리 문구를 작성하는 데 도움을 주세요. 클릭 유도 문안과 연락처 정보를 포함하세요."

마감은 그렇게 해야 합니다:

다음에 일어날 일을 명확하게 설명하세요.
시간 내주셔서 감사합니다.
클릭 유도 문안 포함

비즈니스 레터를 끝내는 방법

마지막 문단 뒤에 두 줄의 공백을 두고 무료 클로징을 작성하세요.

첫 단어만 대문자로 사용하고 쉼표로 끝냅니다.

일반적인 마감일은 다음과 같습니다. "진심으로", "안부 인사" 또는 "정중하게."

자필 서명의 경우 네 줄의 여백을 두고 파란색 또는 검은색 잉크로 서명합니다.

서명 아래에 이름, 직책, 필요한 경우 관련 연락처 정보를 입력합니다.

해당되는 경우 다음과 같은 추가 표기법을 포함합니다. "Encl:" 인클로저 또는 "cc:" 를 클릭하고 입력한 이름 아래에 별도의 줄에 복사본을 배치합니다.

비즈니스 편지 예시

퍼듀 대학교의 온라인 작문 연구소 에서는 비즈니스 편지 샘플을 제공합니다. 또한 전문적인 서신에 권장되는 여백과 간격에 대해서도 설명합니다.

특정 요구 사항에 맞는 비즈니스 레터 예시를 더 보고 싶으신가요?

비즈니스 레터에서 피해야 할 일반적인 실수

비즈니스 레터를 작성하는 것이 부담스러운 작업처럼 느껴질 수도 있지만, 결국 강한 인상을 남길 수 있는 기회입니다.

하지만 몇 가지 일반적인 함정 절대 피하고 싶을 것입니다.

# 1 - 전문적이지 않은 서식 지정

첫인상이 중요하기 때문에 외모가 거래의 성패를 좌우할 수 있습니다.

일반적인 비즈니스 편지 서식 지정 실수는 다음과 같습니다:

단락 간 간격이 일정하지 않음
정렬되지 않은 여백 및 텍스트
동일한 문자 내에서 여러 글꼴 스타일 또는 크기
부적절한 비즈니스 편지 구조(날짜, 수신자 주소 또는 서명 블록 누락)

# 2 - 비공식 언어 사용

비즈니스 편지는 일상적인 커뮤니케이션과 구별되는 수준의 격식을 요구합니다. 다음과 같은 일반적인 언어 실수를 피하세요:

너무 많은 관용구 또는 구문 사용:

글쓰기 대신 "틀에 박힌 생각에서 벗어난 생각을 해보자"

쓰기 "이 프로젝트에 대한 혁신적인 접근 방식에 대해 논의하고 싶습니다"

수동태: 보다 직접적이고 영향력 있는 진술을 하려면 능동태를 사용하세요.

'나'를 너무 많이 사용: '나'를 반복하면 편지가 자기 중심적으로 보일 수 있습니다. 대신 이렇게 쓰세요: "저는 경험이 있기 때문에 여러분의 프로젝트에 도움을 드릴 수 있다고 생각합니다."

쓰기: "이 프로젝트는 우리 팀의 광범위한 경험과 잘 맞아떨어집니다."

# 3 - 모호함과 모호함

명확성은 비즈니스 커뮤니케이션에서 가장 중요한 요소입니다. 피하세요:

불명확한 요청 또는 마감일

모호한 표현의 예 "곧 다시 연락주세요"

더 나은 대안: "2월 16일(금)까지 피드백을 제공해 주세요"

부정확한 언어

모호한 글쓰기의 예 "꽤 많은 리소스가 필요합니다."

더 나은 대안: "이 프로젝트에는 3명의 추가 인력과 $50,000의 예산이 필요합니다."

# 4 - 콘텐츠를 인간화하지 않음

물론 디지털 편지는 편리하고 AI 채팅은 실시간으로 시간을 절약할 수 있습니다.

하지만 콘텐츠를 인간화하지 않으면 로봇처럼 보이거나 비인간적으로 느껴질 수 있습니다.

저희의 AI 휴머나이저 를 사용하여 기계가 아닌 실제 사람이 작성했는지 확인합니다.

편지를 더욱 설득력 있게 만드는 방법

설득은 교묘한 말장난이나 조작이 아닙니다.

잘 작성된 설득력 있는 편지는 따뜻한 비즈니스 관계를 변화시키고, 파트너의 참여를 유도하며, 명확하고 실행 가능한 기회를 창출하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이를 효과적으로 수행하려면 비즈니스 레터에 다음 세 가지 설득 전략을 사용하여 사용하지 않을 때보다 더 나은 레터를 작성하세요.

# 1 - 매력적인 훅 만들기

첫 문단은 수신자가 글을 더 읽어야 할 이유를 제시해야 합니다. 강력한 훅을 위해 다음 중 하나를 포함할 수 있습니다:

공유 챌린지 참조
눈에 띄는 문구 제시
즉각적인 가치 강조

# 2 - 설득력 있는 증거 제공

클레임을 통해 인수로 변환하세요:

데이터 및 통계

구체적인 수치를 사용하세요: "우리 시스템은 오류율을 8.5%에서 0.3%로 줄였습니다."
기간을 포함하세요: "6개월 이내에 고객 만족도가 45% 증가했습니다."
시나리오 전후를 비교해보세요: "생산 효율성이 하루 1,000개에서 1,500개로 개선되었습니다."

사례 연구

관련 성공 사례를 참조하세요: "ABC Corp에서 유사한 구현을 수행한 결과..."
구체적인 결과를 포함하세요: "팀은 90일 이내에 98% 자동화를 달성했습니다."
비슷한 상황을 강조 표시합니다: "해당 지역의 다른 제조업체가 경험한..."

전문가 검증

업계 인정: "인더스트리 위클리에서 '가장 혁신적인 솔루션' 수상"
전문 인증: "ISO 9001 인증 프로세스"
파트너 추천: "2020년 이후 Microsoft 골드 파트너 자격"

# 3 - 이의 제기 예상 및 해결

편지와 관련하여 수신자가 가질 수 있는 이의 제기를 분석하고 여기에서 바로 해결하세요.

(AI 채팅을 사용하여 이의제기 분석하기)

다음과 같은 우려 사항이 있을 수 있습니다.

비용 문제: "초기 투자액은 $X이지만, 일반적으로 6개월 이내에 ROI가 발생합니다..."
구현 시간: "당사의 전담팀은 입증된 3주 전환 계획으로 중단을 최소화합니다."
교육 요구 사항: "포함된 종합 교육 프로그램은 직원당 4시간만 소요됩니다."

결론

비즈니스 편지 작성은 2025년에도 여전히 중요하지만 할아버지가 알던 방식은 아닙니다.

대부분의 커뮤니케이션이 디지털화되었지만 매일 필요하지는 않지만, 필요할 때는 대체할 수 없는 필수 요소입니다.

잘 작성된 비즈니스 레터는 짧은 이메일로는 열 수 없는 문을 열 수 있습니다.

꿈에 그리던 직장에 취직하든, 백만 달러 규모의 거래를 성사시키든, 고객과의 위기를 극복하든, 적절한 형식과 잘 작성된 비즈니스 레터는 당신을 구해줄 것입니다.

전문성을 유지하세요, 1950년대의 로봇처럼 들리지는 않습니다.
AI 도구를 사용하여 브레인스토밍하세요, 하지만 인간적인 손길 더하기
기억하세요: 편지는 디지털 형식일 수 있지만 영향력은 개인적이어야 합니다.

읽지도 않은 약관과 같은 편지가 되지 않도록 주의하세요 - 아무도 그런 관계를 원하지 않습니다!