모든 상황에 맞는 올바른 방법으로 편지를 보내는 방법

전에 주소를 작성합니다, 봉투를 접거나 이메일에서 보내기를 누르세요...

중지.

중요한 법적 문서가 있으신가요? 우편물 시설에서 몇 주 동안 먼지만 쌓이게 될 수도 있는데, 이 모든 것이 우편번호+4를 놓쳤기 때문입니다.

그 꿈의 직장이요? 채용 담당자의 이름을 찾는 데 시간을 들이지 않고 '친애하는 선생님/부인'이라고 썼다는 이유만으로 답장을 받지 못할 수도 있습니다.

그 진심 어린 감사 노트 을 멘토에게 보여주나요? 제목을 망치면 멘토는 절대 볼 수 없습니다.

대부분의 사람들은 편지를 보낸다는 것은 인공지능에게 몇 가지 안내를 하고 이름과 주소를 추가한 후 봉투를 접는 것이라고 생각합니다. 

틀렸어요. 

첫인상, 조용한 악수, 기본을 제대로 지킬 만큼 관심을 갖고 있다는 것을 보여줄 수 있는 기회입니다.

이 블로그에서는 편지를 쓰는 기본적인 방법부터 판사에게 보내는 편지, 커플에게 보내는 편지, 이름 없이 보내는 편지 등 독특한 시나리오에 이르기까지 모든 것을 다룹니다.

또한 국제 주소 체계와 그 과정에서 도움이 될 수 있는 AI 도구에 대해서도 살펴봅니다.

자세히 알아봅시다.

편지 주소를 지정하기 전에 필요한 사항

편지를 작성하기 전에 정확한 세부 정보를 입력했는지 확인하세요. 사소한 것 하나라도 놓치면 편지의 전달이 지연되거나 전문적이지 않은 편지로 보일 수 있습니다.

편지를 올바르게 보내는 방법에 대해 알아야 할 사항은 다음과 같습니다:

1. 수취인의 전체 법적 이름

항상 이름, 중간 이름(알고 있는 경우), 성을 포함한 사람의 전체 법적 이름을 사용하세요. 이는 특히 커버 레터나 공식 비즈니스 레터를 작성할 때 매우 중요합니다. 

예를 들어
조나단 리
✘ Jonny L.

2. 우편 주소(우편번호+4 코드 포함)

항상 주소를 다시 확인하세요. 편지에 주소를 어떻게 써야 할지 잘 모르겠다면 다음과 같이 시작하세요:

• 도로 번호 및 이름
  
• 도시, 주, 우편번호+4자리 코드

이는 특히 공식 메일을 보낼 때나 이름 없이 커버 레터를 작성하는 방법을 잘 몰라서 부서 정보에 의존해야 하는 경우에 중요합니다.

3. 적절한 직함 및 경칭

직함은 존중을 나타냅니다. 씨, 미스, 박사 또는 "마케팅 이사"와 같은 직함을 사용하세요. 2025년부터 성 중립 옵션 처럼 받는 사람의 성 정체성이 확실하지 않은 경우 특히 더 흔합니다.

예시:

• 데이비드 김
• 아이샤 파텔 박사
• Mx. 조던 리버스(성 중립)

4. 회사 정보(해당되는 경우)

회사에 있는 사람에게 편지를 보낼 때는 해당 부서, 부서 또는 건물 번호를 포함하세요. 대규모 조직에는 많은 위치와 메일룸이 있는 경우가 많습니다.

예시:
제인 스미스
채용 관리자, 마케팅 부서
XYZ Corporation
200 웨스트 메인 스트리트, 빌딩 B

이러한 리소스를 사용하여 정확한 세부 정보를 찾을 수 있습니다:

• USPS 주소 확인 도구 - 미국 주소 및 우편번호+4를 확인합니다.

• 국제 우편번호 검색 - 국제 우편번호 검색 "우편 번호 미시간, 미국."

• LinkedIn - 직책, 부서 또는 회사를 검색합니다.

• 회사 웹사이트 - "문의하기" 아래에 메일 주소가 나열되는 경우가 많습니다.

편지 주소를 지정하는 방법: 형식 분석

1. 반송 주소 배치

반송 주소 부분은 봉투에 적혀 있고 때로는 편지 자체의 상단에 적혀 있기도 합니다. 

표준 형식(미국 및 대부분의 국가)

전화번호와 이메일은 개인 메모인 경우 생략해도 되지만, 비즈니스 편지의 경우 도움이 됩니다.

반송 주소의 위치는 편지의 유형에 따라 다릅니다: 

유형	배치
비즈니스/공식	왼쪽 상단 모서리, 위쪽/왼쪽에서 1인치
개인(레터헤드)	상단 중앙
봉투(개인)	봉투 뒷면 뒤집기(선택 사항)

예시 개인 편지

출처 = Today.com

브랜드 레터헤드의 예

출처 = 템플릿 랩

2. 날짜 라인

날짜 서식을 지정하고 배치하는 다양한 방법은 다음과 같습니다:

표준 형식은 다음과 같습니다: 

예시: 2025년 1월 15일

• 형식: 전체 월 이름 + 일 + 연도(쉼표 포함)
• 사용법: 미국에 기반을 둔 기업 및 전문 서신에 선호됩니다.

국제 대안은 다음과 같습니다:

예시:

• 15/01/2025(영국, EU 및 영연방 국가에서 사용)
• 2025-01-15(ISO 8601 형식 - 데이터 중심 또는 국제 문서에서 일반적)

날짜별 배치 가이드 라인은 다음과 같습니다:

포맷 유형	배치	정렬
블록 형식	반송 주소 아래 2~3줄	왼쪽 정렬
세미 블록 또는 수정된 블록 형식	반송 주소 아래 2~3줄	오른쪽 정렬

예를 들어

출처 = Wikihow

3. 내부 주소

내부 주소는 날짜 줄 아래 두 줄에 왼쪽으로 정렬되어 표시되며 다음과 같은 전체 형식을 따릅니다:

전체 형식(위에서 아래로)

제목 가이드라인

제목	예제	참고
전통	씨, 씨, 부인, 박사, 교수.	여전히 널리 사용됩니다. 결혼 여부가 확실하지 않은 경우 기본값은 '부인'으로 설정합니다.
성 중립적	Mx., [제목 없음]	성별을 알 수 없거나 이진법이 아닌 경우 '남'을 사용하며, 제목을 생략해도 됩니다.
전문가	CEO, 이사, 변호사, 임원, 엔지니어	관련성이 있는 경우 이름 뒤에 포함하세요(예: "신원 미상, CEO").
학술	PhD, MD, JD, DDS	이름 뒤에 붙입니다(예: "John Smith, PhD")(이 경우 "박사" 대신).

모범 사례 발표 기업

• 대규모 조직의 경우: 수신자 표시(예: "Attn: John Smith")를 사용하여 정확하게 라우팅합니다.
• 부서별 커뮤니케이션의 경우: 회사 이름 아래에 부서 이름을 포함합니다.
• 다중 건물 기업 캠퍼스의 경우: 필요에 따라 건물, 층, 스위트 또는 호수를 추가합니다.
• 국제 우편의 경우: 국가명을 대문자로 표기하고 현지 우편 서식을 따릅니다.

내부 주소 예시

내부 주소의 형식을 올바르게 지정하면 특히 공식적이거나 중요한 서신에서 전달력, 전문성, 첫인상을 개선할 수 있습니다.

4. 인사말 예시

인사말은 내부 주소 두 줄 아래에 왼쪽으로 정렬되어 나타나며, 끝은 콜론 (:) 를 공식 문서로 작성합니다.

표준 및 현대 인사말 (2025)

인사말	최상의 사용
친애하는 [성] 씨/씨에게	성별과 성을 알고 있는 경우 전통적으로 공식적으로 사용합니다.
박사님께 [성]	의료 또는 학술 직함을 가진 분들을 위한 것입니다.
친애하는 [이름] 님	성별을 알 수 없거나 중립적이고 존중하는 옵션이 필요한 경우.
이름] [성] 님께	이제 전문적인 맥락에서 널리 받아들여지고 있습니다(현대화된 형태).
안녕하세요 [이름]	기존 인맥이 있거나 덜 공식적인 업계에서 반 공식적으로 사용합니다.
인사말	직함이나 이름이 확실하지 않은 경우 성 중립적이고 공식적인 용어로 사용합니다.

특수 시나리오: 고유 수신자 주소 지정

전문적인 서신은 항상 획일적인 형식을 따르지 않습니다. 다음은 맞춤형 접근 방식을 만드는 방법입니다:

회사에 보내는 편지 주소 지정하기

개인이 아닌 비즈니스 단체에 글을 쓸 때 이 기능을 사용하세요. 정확하게 작성하면 메시지가 올바른 데스크에 빠르게 도달할 수 있습니다.

형식 예제:

ATTN: 미지급금 부서  

XYZ Corporation  

123 엔터프라이즈 애비뉴, 스위트 456  

샌디에이고, 캘리포니아 92101

모범 사례는 다음과 같습니다:

• 항상 다음을 포함합니다. "ATTN" 특히 규모가 큰 조직에서는 적절한 라우팅을 위해 필요합니다.
  
• 모호한 직함 대신 부서 이름을 사용하세요(예 "회계 부서" vs. "우려되는 대상에게").

• 참조 번호 포함 (예: 송장 ID)를 입력하면 내부 처리 속도를 높일 수 있습니다.

공식 서신의 예

출처 = 피크 프레임워크

부부 또는 가족에게 편지 보내기

여기서는 맥락이 핵심입니다. 고객을 얼마나 잘 알고 있으며 어떤 상황인가요?

시나리오	권장 형식
전통적인 부부	존 스미스 부부
전문 직함을 보유한 사람	스미스 박사 부부
성이 같은 현대 부부	존과 제인 스미스
동성 커플	존 스미스 씨와 데이비드 존슨 씨
다른 성	신원 미상 씨와 존 스미스 씨
어린이 포함	스미스 가족 또는 스미스 부부와 가족

이름 없는 편지 주소 지정하기

받는 사람의 이름을 모르는 경우 다음 옵션 중 하나를 고려하세요:

• 채용 관리자님께: 입사 지원 또는 인사 관련 커뮤니케이션에 사용합니다.
  
• 부서] 팀에게: 특정 그룹을 언급할 때 이상적입니다(예: "친애하는 재무팀").
  
• 관련 대상에게: 오래되고 비개인적인 정보 - 식별 정보를 사용할 수 없는 경우에만 최후의 수단으로 사용합니다.

다음은 빠른 모범 사례입니다:

• 가능하면 항상 수신자의 이름을 조사하세요 - 링크드인과 회사 웹사이트는 당신의 동맹입니다.
  
• 다른 사람의 성별을 가정하지 마세요. 확실하지 않은 경우 전체 이름이나 "인사말"과 같은 성 중립적인 옵션을 사용합니다.
  
• 스타트업, 비영리 단체 또는 기술 기업은 기존 기업이나 정부 기관보다 더 편안한 인사말을 기대할 수 있습니다.

애플리케이션 예시

• 톰슨 씨에게
• 안녕하세요 Alex
• 고객 성공 팀에게
• 인사말

인사말이 너무 캐주얼하게 들린다면 AI 챗봇. 예를 들어, 상대방의 성별이 확실하지 않은 경우 다음과 같이 질문하세요. AI 를 클릭하여 중립적인 언어로 인사말을 다시 작성하세요.

또는 다음과 같은 다른 프롬프트를 사용해 볼 수도 있습니다:

1. 동물 구조 단체에서 비영리 단체의 역할을 맡을 때 사용할 수 있는 5가지 인사말 옵션을 알려주세요. 받는 사람의 이름을 모릅니다.

2. 이 인사말은 좀 더 캐주얼하면서도 정중하게 들리도록 하세요: 고객 성공 팀 여러분.

3. Canva의 마케팅 직무에 지원하려고 자기소개서를 작성 중인데 이름을 모르겠어요. 좋은 인사말을 제안해 주시겠어요?

국제 주소 지정 팁

국가별 주소 지정 팁에 대해 자세히 알아보기 전에 다음 사항을 확인하세요. 보편적 원칙 모든 국제 서신에서 따라야 하는 규칙입니다. 

• 목적지 국가명은 항상 대문자로 영문으로 작성하세요. (예: 미국, 캐나다, 인도).

• 지연을 방지하려면 현지 주소 형식과 언어를 따르세요. 

• 우편 요금은 도착지마다 다르므로 현지(직접 또는 온라인)에서 우편 요금 요건을 확인하세요. 

• 외딴 지역은 배송 시간이 더 오래 걸릴 수 있습니다. 이에 따라 후속 조치를 계획할 수 있습니다.

샘플: 영국, 캐나다, 인도

1 - 영국

영국으로 우편물을 보내는 경우 주소는 다음과 같아야 합니다:

The Royal Mail 는 문자와 숫자로 구성된 특정 코드인 우편번호에 의존합니다. 

메일은 정확하고 올바른 위치에 있어야 합니다. 잘못되었거나 잘못된 위치에 있으면 메일 분류가 중단될 수 있습니다. 

또한 주소는 표준 봉투에 맞도록 7줄 이하로 작성하세요. 너무 많은 정보는 도움이 되지 않고 문제를 일으킬 수 있습니다.

2 - 캐나다 

캐나다 주소 는 간단하지만 이중 언어가 포함되어 있습니다:

우편 번호는 매우 특정한 형식(예: M5V 3L9)을 따르며, 신속한 분류를 위해 매우 중요합니다. 

또한 캐나다는 공식적으로 영어와 프랑스어를 모두 사용한다는 점을 기억하세요. 보내는 지역의 언어 선호도에 맞춰서 세부 사항에 대한 존중과 관심을 보여주세요. 

또한 항상 두 글자로 된 공식 주정부 약어(예: 퀘벡의 경우 QC)를 사용하세요.

3 - 인도

인도의 주소 지정 시스템은 6자리 PIN 코드를 사용하여 다음과 같이 분류합니다. 인도의 메일 효율적으로:

이 PIN 코드는 필수입니다. 생략하거나 잘못 입력하지 마세요. 비밀번호와 같은 역할을 합니다. A

또한 올바른 주 또는 연합 지역을 지정하세요.

다른 국가와 달리 인도는 다양한 언어와 주소 지정 관습이 혼재되어 있으므로 영어 버전의 주소를 추가하면 국제 채널을 통해 메일이 원활하게 전달될 수 있습니다.

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자주 묻는 질문

결론

편지 서식을 지정하는 방식이 정말 중요한가요?

물론입니다. 

잘 다듬어진 편지는 첫인상을 결정합니다. 입사 지원서, 판사에게 보내는 편지, 회사에 연락할 때 제목, 띄어쓰기, 맞춤법 등 사소한 세부 사항은 전문성과 존중을 나타냅니다.

우편번호를 잘못 입력하거나 잘못된 인사말을 사용하는 등 사소한 실수로도 신뢰도를 떨어뜨릴 수 있습니다. 

그렇기 때문에 다음과 같은 스마트 도구가 커버 레터 생성기, 스마트 어플라이언스및 이력서 작성기 세부 사항을 자동화하고 인적 오류를 줄이며 자신감 있게 발표할 수 있도록 지원하기 위해 존재합니다.

봉투를 봉인하기 전에(또는 보내기를 누르기 전에) 스스로에게 물어보세요:

- 받는 사람의 국가 또는 직업에 맞는 형식인가요?
- 이름과 직함의 철자를 확인했나요?
- 이 편지로 인해 제가 날카로워 보이거나 엉성해 보이나요?

마지막 팁입니다: 문화적 에티켓을 존중하고, 모든 것을 다시 확인하고, 서식을 도구에 맡기면 가장 중요한 메시지에만 집중할 수 있습니다.