Jak napisać e-mail do nauczyciela w każdej sytuacji?

Skrzynki odbiorcze nauczycieli są pełne e-maili od uczniów lub ich rodziców. 

Niektóre z nich są jasne, niektóre mylące, a niektóre wyglądają, jakby były wpisywane kciukami w pośpiechu.

Jeśli chcesz, aby Twój e-mail faktycznie otrzymał odpowiedź (a nie wylądował na stosie "zajmę się tym później"), musisz postępować w określony, pełen szacunku sposób. 

Czy powinieneś mówić "Hej" czy "Drogi Profesorze"? Ile szczegółów to za dużo? I jak upewnić się, że prośba nie zostanie odebrana jako wymagająca?

Dokładnie to obejmuje niniejszy przewodnik.

Pod koniec będziesz wiedział, jak napisać wiadomość e-mail do nauczyciela, której nie będzie chciał pozostawić bez odpowiedzi.

Kiedy należy wysłać e-mail do nauczyciela (typowe scenariusze)

Niektórzy rodzice chętnie korzystają z poczty elektronicznej. 

Lubią wysyłać wiadomości o każdej drobnej niedogodności, takiej jak brakująca gumka lub fakt, że mały Timmy został zbyt agresywnie oznaczony w unihokeju. 

W międzyczasie niektórzy uczniowie całkowicie unikają wysyłania e-maili do nauczycieli, nawet jeśli ich przyszłość akademicka jest zagrożona. 

Kiedy więc powinieneś wysłać e-mail do nauczyciela? Oto kilka uzasadnionych powodów:

• Poważne spadki ocen: Jeśli twoje dziecko, które normalnie zdaje każdy test, nagle przynosi do domu ocenę D, warto to sprawdzić.
• Obawy związane z nękaniem: Niezależnie od tego, czy dzieje się to w klasie, na przerwie, czy w Internecie, nauczyciele muszą wiedzieć, czy uczeń nie czuje się bezpiecznie.
• Znaczące zmiany w zachowaniu: Jeśli Twoje niegdyś rozmowne dziecko nagle zamilkło, coś może być nie tak w szkole.
• Zamieszanie związane z zadaniami: Jeśli zadanie jest niejasne, szybki e-mail może wyjaśnić instrukcje (ale może najpierw sprawdź sylabus).
• Nagłe wypadki rodzinne: Jeśli uczeń ma do czynienia z kryzysem rodzinnym, nauczyciele często mogą zaoferować wsparcie lub pobłażliwość.
• Zaangażowanie w klasie: Chcesz zostać wolontariuszem lub pomóc w wydarzeniu? Nauczyciele nie odmówią dodatkowej pomocy (chyba że jesteś rodzicem).

Chociaż są to dobre powody, aby wysłać e-mail do nauczyciela, niektóre rzeczy powinny pozostać poza jego skrzynką odbiorczą. Oto kilka przykładów, kiedy nie należy wysyłać wiadomości e-mail:

• Prośba o informacje zawarte w sylabusie: Jeśli odpowiedź znajduje się dosłownie w dokumencie przekazanym pierwszego dnia, nie wysyłaj e-maila.
• Narzekanie na oceny bez dowodów: "Zasługuję na piątkę" nie jest przekonującym argumentem.
• Przesadne reagowanie na drobne sprawy: Ten brakujący ołówek? Zniknął. Idź dalej.
• Żądanie specjalnego traktowania: Nauczyciele mają na głowie ponad 30 dzieci, nie tylko twoje. (O ile oczywiście nie jest to poważna sprawa, ale nawet wtedy należy uprzejmie poprosić).

Czego oczekują nauczyciele w dobrze napisanej wiadomości e-mail?

Nauczyciele czytają e-maile przez cały dzień, każdego dnia, więc jeśli chcesz, aby Twoje zostały dobrze odebrane, musisz wiedzieć, że Jak prawidłowo napisać wiadomość e-mail nauczycielowi.

Nauczyciele lubią wiadomości e-mail, które są krótkie, jasne i pełne szacunku.

Po pierwsze, zacznij od właściwego powitania. Oznacza to "Drogi Panie Smith" lub "Witam Pani Johnson", a nie "Hej naucz" lub, nie daj Boże, po prostu ich nazwisko, po którym następuje znak zapytania.

Następnie przejdź do rzeczy. Określ, kim jesteś (lub kim jest Twoje dziecko), o co chodzi i czego od nich oczekujesz. 

Mój syn, Jake, uczęszcza na zajęcia z języka angielskiego w drugiej klasie i ma problemy z ostatnim zadaniem dotyczącym [konkretna rzecz]. Czy mógłbyś wyjaśnić wymagania? 

Boom. Od razu do rzeczy.

Bez zbędnego gadania o tym, że Jake kocha książki od trzeciego roku życia i ma głęboki emocjonalny związek z tym konkretnym projektem.

Wreszcie, wiedza o tym, jak zakończyć wiadomość e-mail do profesora ma takie samo znaczenie jak powitanie.

Tak więc, ładnie opakuj e-mail bez stawiania żądań. 

Zakończenie czymś w rodzaju "Musisz to natychmiast naprawić" to przepis na mentalne usunięcie wiadomości e-mail.

Dlatego bądź uprzejmy i wyloguj się grzecznie jak rozsądny człowiek. 

Jak skonstruować wiadomość e-mail do nauczyciela (przewodnik krok po kroku)

Aby zilustrować, jak napisać wiadomość e-mail do nauczyciela, omówiliśmy poniżej każdy krok.

Krok po kroku stworzymy również hipotetyczną wiadomość e-mail. 

Nasz przykład obejmuje rodzica wysyłającego wiadomość e-mail do nauczyciela o tym, że jego dziecko zostało w domu z powodu bardzo konkretnej obawy przed "utratą zęba w szkole". 

Przejdźmy od razu do rzeczy.

Krok 1: Użyj jasnego i profesjonalnego tematu wiadomości

Nauczyciele otrzymują mnóstwo wiadomości e-mail, więc jasny temat pomaga im szybko zidentyfikować, czego dotyczy wiadomość i czy wymaga pilnej uwagi.

Unikaj więc tematów takich jak "Pytanie" lub "Ważne", ponieważ są one zbyt niejasne.

Dobry temat powinien być konkretny i informacyjny, a jednocześnie krótki. Należy również unikanie nadmiernej kapitalizacji, wykrzykniki lub zbyt swobodny ton. 

Na przykład, temat naszej hipotetycznej wiadomości e-mail to: 

Przedmiot

[Imię dziecka] Zostaje w domu w dniu [Data] - Obawia się utraty zęba w szkole.

Zwróć uwagę, jak natychmiast informuje nauczyciela, dlaczego ten e-mail znalazł się w jego skrzynce odbiorczej.

Krok 2: Zacznij od właściwego powitania

Teraz, gdy mamy już dobry temat, pokażmy, jak poprawnie otworzyć wiadomość e-mail. 

Powitanie nadaje ton całej wiadomości.

Złe powitanie (lub, co gorsza, brak powitania) to bardzo niegrzeczny sposób na otwarcie.

Zawsze zwracaj się do nauczyciela formalnie, chyba że wiesz, że woli inaczej. "Droga Pani" lub "Witam Panie Profesorze", po których następuje nazwisko, to bezpieczny wybór. 

Kontynuujmy nasz hipotetyczny e-mail i zastosujmy ten krok:

Przedmiot	[Imię dziecka] Zostaje w domu w dniu [Data] - Obawia się utraty zęba w szkole.
Szanowny Panie Johnson,

Teraz zaczynamy grzecznie i profesjonalnie.

Krok 3: Przedstaw się (jeśli to konieczne)

Jeśli nauczyciel już dobrze cię zna, możesz nie potrzebować długie wprowadzenie.

Ale jeśli istnieje jakakolwiek szansa, że nie od razu rozpoznają, kim jesteś (szczególnie w dużych klasach lub szkołach), najlepiej jest krótko się przedstawić. 

Jest to szczególnie ważne dla rodziców kontaktujących się w imieniu swojego dziecka, aby zapobiec niepotrzebnym kontaktom zwrotnym. 

Jeśli jesteś studentem, wystarczy, że podasz swoje imię i nazwisko oraz klasę.

Jeśli jesteś rodzicem, wymienienie imienia i nazwiska dziecka oraz jego klasy pomoże nauczycielowi połączyć punkty.

Zastosujmy to teraz do naszego przykładowego e-maila:

Przedmiot	[Imię dziecka] Zostaje w domu w dniu [Data] - Obawia się utraty zęba w szkole.
Szanowny Panie Johnson, Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Mówi Sarah Thompson, matka Geralda z twojej drugiej klasy.

O tak, okazywanie troski o dobre samopoczucie nauczyciela nigdy nikomu nie zaszkodziło. 

Krok 4: Jasno wyjaśnij swoją prośbę lub pytanie

Po wstępie należy przejść do rzeczy. 

Nauczyciele są zajęci i nie mają czasu na rozszyfrowywanie niejasnych lub zbyt długich wiadomości e-mail.

Przekaz powinien być więc jasny i bezpośredni. 

Jeśli masz konkretne pytanie, sformułuj je zwięźle, aby mogli na nie odpowiedzieć bez konieczności proszenia o wyjaśnienia.

Lub, jeśli składasz wniosek, podaj z góry wszystkie niezbędne szczegóły (daty, godziny, nazwiska lub inny istotny kontekst).

Jednocześnie zachowaj równowagę między zwięzłością a kompletnością.

Nie chcesz być tak niejasny, że nauczyciel nie będzie miał pojęcia, czego potrzebujesz, ani nie chcesz zagłuszyć go niepotrzebnymi historiami. 

Wróćmy do naszego hipotetycznego e-maila i podajmy szczegóły.

Przedmiot	Gerald zostaje w domu [Data] - Boi się stracić ząb w szkole.
Szanowny Panie Johnson, Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Mówi Sarah Thompson, matka Geralda z twojej drugiej klasy.  Chciałam poinformować, że Gerald zostanie w domu w dniu [data], ponieważ jest bardzo zaniepokojony utratą luźnego zęba w szkole. Nie chcieliśmy, aby jego dyskomfort zakłócał zajęcia.

Krok 5: Uprzejmy i pełen szacunku język

Nawet jeśli jesteś sfrustrowany lub spieszysz się, zawsze używaj uprzejmego i pełnego szacunku tonu podczas wysyłania wiadomości e-mail do nauczyciela.

Twój ton może wpłynąć na to, jak nauczyciel Cię postrzega i jak szybko reaguje.

Unikaj wymagającego języka, takiego jak "Musisz..." lub "Musisz..." Zamiast tego używaj uprzejmych zwrotów, takich jak "Czy byłbyś w stanie..." lub "Byłbym naprawdę wdzięczny, gdyby..."

Język pełen szacunku oznacza także poświęcanie czasu nauczycielowi.

Jeśli twoje pytanie wymaga długiej odpowiedzi, potwierdź to i doceń ich wysiłek.

Wracając do naszego przykładu e-maila, musimy upewnić się, że ton pozostaje uprzejmy.

Oto miły akcent:

Przedmiot

Gerald zostaje w domu [Data] - Boi się stracić ząb w szkole.

Szanowny Panie Johnson, Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Mówi Sarah Thompson, matka Geralda z twojej drugiej klasy.  Chciałam poinformować, że Gerald zostanie w domu w dniu [data], ponieważ jest bardzo zaniepokojony utratą luźnego zęba w szkole. Nie chcieliśmy, aby jego dyskomfort zakłócał zajęcia. Mam nadzieję, że to rozumiecie i doceniam wasze wsparcie. Daj mi znać, jeśli jest coś, co powinniśmy zrobić, aby nadrobić stracony dzień.

Krok 6: Profesjonalne zamknięcie wiadomości e-mail

Ważne jest, aby zakończyć go odpowiednim podpisem. 

Unikaj nagłych zakończeń.

Zawsze dołączaj zakończenie, które albo powtarza wdzięczność, albo sygnalizuje następny krok.

Jeśli oczekujesz odpowiedzi, wyraź to i powiedz "Czekam na twoją odpowiedź" lub "Proszę, daj mi znać jak najszybciej". 

Jeśli niekoniecznie potrzebujesz odpowiedzi, ale chcesz utrzymać otwartą komunikację, możesz zakończyć, "Jeszcze raz dziękuję za poświęcony czas - naprawdę to doceniam".

Należy również odpowiednio się podpisać. "Najlepiej", "Z poważaniem" lub "Dziękuję" to bezpieczne opcje.

W naszym e-mailu dodamy uprzejme zakończenie. '

Oto pełny tekst przykładowej wiadomości e-mail do nauczyciela:

Przedmiot

Gerald zostaje w domu [Data] - Boi się stracić ząb w szkole.

Szanowny Panie Johnson, Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Mówi Sarah Thompson, matka Geralda z twojej drugiej klasy.  Chciałam poinformować, że Gerald zostanie w domu w dniu [data], ponieważ jest bardzo zaniepokojony utratą luźnego zęba w szkole. Nie chcieliśmy, aby jego dyskomfort zakłócał zajęcia. Mam nadzieję, że to rozumiecie i doceniam wasze wsparcie. Daj mi znać, jeśli jest coś, co powinniśmy zrobić, aby nadrobić stracony dzień. Dziękuję za wszystko, co robisz, Sarah Thompson, matka Geralda

Najczęstsze błędy, których należy unikać podczas wysyłania wiadomości e-mail do nauczyciela

Właśnie dowiedziałeś się, jak krok po kroku napisać wiadomość e-mail do nauczyciela. 

Aby upewnić się, że treść wiadomości e-mail jest całkowicie wolna od błędów, oto kilka typowych błędów, których należy unikać za wszelką cenę.

1. Używanie slangu lub nieprofesjonalnego języka

Jeśli twój e-mail zaczyna się od "Aye" lub "Hey whatsup", mamy problem. 

Twój nauczyciel nie jest twoim kumplem od gier.

I chociaż wpisanie "Nie będzie mnie jutro na zajęciach" może być drugą naturą, jest to pewny sposób na wylądowanie wiadomości e-mail na stosie "ignoruj". 

Zachowaj profesjonalizm, używaj tylko pełnych słów i zachowaj mowę tekstową na czaty grupowe.

2. Wysyłanie wiadomości e-mail bez Korekta

Nie mogę wystarczająco podkreślić, że zawsze należy dokonać korekty przed wysłaniem. 

Nauczyciele już teraz muszą przez cały dzień rozszyfrowywać wątpliwe pismo odręczne. Nie powinni też być zmuszeni do rozszyfrowywania wiadomości e-mail z literówkami.

Jeśli twoja wiadomość wygląda tak, jakby została napisana w pośpiechu i bez interpunkcji, nie zdziw się, jeśli zaginie w natłoku informacji.

Niewielki wysiłek może wiele zdziałać.

3. Bycie zbyt wymagającym lub niegrzecznym

Istnieje cienka granica między proszeniem o coś a domaganiem się tego. 

Wysłanie wiadomości o treści "Natychmiast usuń zero, które dałeś mojemu dziecku" lub "Nie będę jutro na twoich zajęciach. Mam mecz piłki nożnej." nie jest do końca prośbą. 

Nauczyciele znacznie lepiej reagują na pełne szacunku prośby niż ultimatum.

Nikt nie lubi wiadomości e-mail, które brzmią, jakby zostały napisane przez prawnika korporacyjnego na kofeinowym głodzie.

4. Zapominanie o uwzględnieniu ważnych szczegółów

Jeśli nauczyciel musi bawić się w detektywa, aby dowiedzieć się, o co pytasz, to już jest zirytowany. 

E-maile, które po prostu mówią "Nie rozumiem" lub "Czy możesz pomóc?" bez podania klasy, zadania lub tematu, do którego się odnosisz, są niezwykle mylące dla nauczycieli.

Uwzględnij istotne szczegóły, aby nauczyciel nie musiał zgadywać, co masz na myśli.

Jak sztuczna inteligencja może pomóc w pisaniu uprzejmych i skutecznych wiadomości e-mail?

Pisanie dobrze skonstruowanych wiadomości e-mail nie jest mocną stroną każdego. 

Rodzice pochodzą z różnych środowisk i nie wszyscy są zaznajomieni z oczekiwanymi formalnościami związanymi z wysyłaniem wiadomości e-mail do nauczyciela.

Niektórzy piszą długie, niespójne bloki tekstu, w których brakuje kluczowych szczegółów, podczas gdy inni wysyłają wiadomości, które są zbyt nagłe lub mylące. 

A studenci, cóż, niektórzy po prostu nie traktują tego poważnie (patrz: "czuję się trochę przygnębiony, więc nie przyjdę").

To właśnie tutaj chatboty AI, takie jak Undetectable AI Czat AImoże wkroczyć, by uratować sytuację. 

Korzystając ze sztucznej inteligencji do pisania wiadomości e-mail, otrzymasz profesjonalnie brzmiącą wiadomość e-mail, która faktycznie otrzyma pomocną odpowiedź. 

Co więcej, AI może upewnić się, że twój ton jest odpowiedni, ponieważ żaden nauczyciel nie chce czytać wiadomości e-mail, która brzmi, jakby została napisana w gniewie w pośpiechu. 

Nie zapomnij uczłowieczyć swojej wiadomości e-mail. Przetestuj nasz AI Humanizer teraz w widgecie poniżej!

Końcowe wskazówki dotyczące pisania mocnego e-maila do nauczyciela

Do tej pory powinieneś już dobrze rozumieć, jak napisać wiadomość e-mail do nauczyciela.

Zanim jednak naciśniesz "wyślij", oto kilka ostatnich wskazówek, które zapewnią, że Twoja wiadomość zostanie dobrze odebrana.

Krótkie i bezpośrednie wiadomości e-mail

Jak wspomniałem wcześniej, nauczyciele to zapracowani ludzie.

Nie mają oni czasu na czytanie długich wiadomości e-mail, w których opisują każdą myśl przebiegającą przez umysł. 

Przekaz powinien być zwięzły, trzymać się głównego punktu i nie zbaczać na niepotrzebne tangenty.

Jeśli wiadomość e-mail nie może zostać zrozumiana w mniej niż minutę lub dwie, prawdopodobnie jest zbyt długa.

Wiedza o tym, kiedy zareagować na odpowiedź nauczyciela

Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi w rozsądnym terminie (zwykle 24-48 godzin w dzień szkolny), możesz wysłać uprzejmą wiadomość e-mail. wiadomość e-mail bez odpowiedzi. 

Ale nie spamuj skrzynki odbiorczej swojego nauczyciela napisem "Czy dostałeś mój e-mail???" pięć razy z rzędu. Cierpliwość jest kluczowa.

Poszanowanie czasu i godzin pracy nauczyciela

Pamiętaj, że nauczyciele mają swoje życie poza szkołą.

Wysyłanie wiadomości e-mail o 23:59 i oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi nie jest wyrazem szacunku dla ich życia osobistego. 

Jeśli twoje pytanie może poczekać do zajęć lub godzin pracy, rozważ zgłoszenie go wtedy zamiast wysyłania wiadomości e-mail.

Szanuj ich czas, a będą bardziej skłonni ci pomóc, gdy naprawdę będziesz tego potrzebować.

Pisz lepsze e-maile do nauczyciela bez kłopotów!

W tym przewodniku opisano, jak napisać wiadomość e-mail do nauczyciela oraz podano dodatkowe zalecenia i zakazy.

Ale jeśli pisanie e-maili nadal wydaje się trudnym zadaniem, narzędzia Undetectable AI mogą pomóc. 

Możesz napisać kompletną wiadomość e-mail do nauczyciela lub innego podmiotu zgodnie z właściwą etykietą w ciągu kilku minut.

Zarejestruj się w Undetectable AI i wysyłaj profesjonalne i pełne szacunku wiadomości e-mail do nauczycieli.