Pisanie listów biznesowych: Format, przykłady i najlepsze praktyki

"Szanowni Państwo..."  *Usuń*

"Do kogo to może dotyczyć..." *Usuń*

Jeśli wpatrujesz się teraz w pusty dokument, próbując wymyślić, jak rozpocząć list biznesowy - ZATRZYMAJ SIĘ.

Ponieważ nigdy nie będziesz miał drugiej szansy na zrobienie pierwszego wrażenia, podpowiemy Ci, jak napisać list biznesowy z impetem i pewnością siebie.

To kompleksowy przewodnik pokaże:

• Jak profesjonalnie sformatować list biznesowy
• Wskazówki krok po kroku dla każdej sekcji
• Rzeczywiste przykłady udanej komunikacji
• Profesjonalne szablony
• Jak dostosować je do swoich potrzeb

Niezależnie od tego, czy piszesz swój pierwszy list biznesowy, czy też chcesz odświeżyć swoje umiejętności, dowiesz się dokładnie, jak napisać list biznesowy, który przyciągnie uwagę i przyniesie rezultaty. 

Idziemy!

Czym jest list biznesowy?

List biznesowy to formalny dokument pisemny który jest używany do profesjonalnej komunikacji między organizacjami lub między firmą a jej klientami, pracownikami lub innymi interesariuszami. 

Jest to profesjonalny uścisk dłoni w formie pisemnej. Umiejętność napisania listu biznesowego jest bardzo ważna, ponieważ ma on znaczenie - zarówno prawne, jak i zawodowe.

Kiedy i dlaczego warto napisać list biznesowy

Niektóre momenty biznesowe wymagają czegoś więcej niż szybkiego kanału Slack.

Pomyśl o tym...

Czy rozstrzygnąłbyś poważny spór kontraktowy za pomocą wiadomości tekstowej? Albo złożyć propozycję wartą milion dolarów za pośrednictwem WhatsApp?

Nigdy, prawda?

Z tego powodu większość ważnych dokumentów w firmach ma postać odpowiednio sformatowanych listów biznesowych. 

Potrzebujemy formalnego listu biznesowego, gdy:

# 1 - Wykonywanie ruchów mocy

• Ubieganie się o wymarzoną pracę
• Wniosek o finansowanie przełomowego startupu
• Proponowanie głównych partnerstw

# 2 - Zarządzanie relacjami zawodowymi

• Składanie dużych zamówień u dostawców (gdy wymagana jest dokumentacja)
• Negocjowanie umów 
• Utrzymywanie relacji z dostawcami

# 3 - Postępowanie w delikatnych sytuacjach

• Rozpatrywanie skarg klientów 
• Rozstrzyganie sporów dotyczących umów 
• Składanie formalnych skarg 

# 4 - Budowanie wartości firmy

• Wyrażanie wdzięczności głównym klientom
• Gratulowanie partnerom biznesowym osiągnięć
• Pisanie listów polecających

Są to momenty, które wymagają czegoś więcej niż formalnego e-maila.

Różnice między listem biznesowym a e-mailem

Czasy, w których wysyłaliśmy listy biznesowe za pośrednictwem poczty, szybko się zmieniają. 

W dzisiejszych czasach prawie wszystko jest cyfrowe (podobnie jak listy biznesowe przesyłane pocztą elektroniczną)

Poczta australijska odnotowała spadek dostaw listów o 12,9% w latach 2023-24.

Mimo że zarówno listy biznesowe, jak i wiadomości e-mail są przesyłane za pośrednictwem Internetu, nadal różnią się od siebie.

Jak sformatować list biznesowy

Jeśli nie masz pewności, jak rozpocząć list biznesowy lub jak go zakończyć, aby uzyskać maksymalny efekt, wybór odpowiedniego formatu jest kluczowy. 

• Standardowa struktura listu biznesowego

Każdy profesjonalista List biznesowy składa się z sześciu podstawowych elementów których absolutnie potrzebujesz. 

1. Informacje o nadawcy
2. Data 
3. Informacje o odbiorcy 
4. Pozdrowienie 
5. Ciało 
6. Zamknięcie 

Chcesz uczynić swój list jeszcze bardziej profesjonalnym? Rozważ te 5 opcjonalnych elementów:

• Temat (świetne do szybkiego odniesienia)
• Linia odniesienia (przydatne do śledzenia rozmów lub dokumentów)
• Oznaczenie obudowy (w przypadku dołączania innych dokumentów)
• Notacja CC (jeśli kopiujesz innych)
• P.S. (dla tej ważnej refleksji - choć używaj oszczędnie w listach biznesowych)

Źródło = Templatelab.com

• Prawidłowe odstępy, marginesy i czcionka w liście biznesowym

Co odbiorca widzi w liście biznesowym przed przeczytaniem choćby jednego słowa? 

Bałagan czy czysty, profesjonalny dokument? Pierwsze wrażenie jest ostatnim.

Zadbaj o pierwsze wrażenie, profesjonalnie formatując list biznesowy.

• Wyrównanie: Cała litera powinna być pochylona w lewą stronę. 

• Rozstaw: Akapity muszą mieć pojedyncze odstępy. Pomiędzy głównymi sekcjami (data, adres, pozdrowienie) należy dodać podział wiersza.

• Czcionka:  Używaj klasycznych, czytelnych czcionek, takich jak Times New Roman, Arial, Courier lub Geneva w rozmiarze 10-12 punktów. 

• Marginesy: Użyj jednocalowego marginesu ze wszystkich stron. 

• Formalne a nieformalne formatowanie listów biznesowych
  

W zależności od celu, istnieją dwa rodzaje formatów listów biznesowych. 

# 1 - Listy formalne: Używaj formatu blokowego, z całym tekstem wyrównanym do lewej bez wcięć akapitowych. Używaj go, gdy:

• Ubieganie się o pracę
• Pisanie do urzędników państwowych
• Składanie reklamacji
• Docieranie do kadry kierowniczej wyższego szczebla

# 2 - Listy nieformalne: Można stosować zmodyfikowane formaty blokowe lub półblokowe, które mogą mieć wcięte akapity lub różne wyrównania daty i zamknięcia. Użyj do: 

• Pisanie do klientów długoterminowych
• Notatki służbowe
• Kontynuacja spotkania
• Regularne aktualizacje biznesowe

Źródło = Birdeye.com

Szablony listów biznesowych i kiedy ich używać

Podobnie jak GPS, szablony są niezwykle pomocne, ale nadal musisz wiedzieć, jak prowadzić. 

Pamiętaj, aby nie dać się nabrać na "kopiuj-wklej i módl się" apodejście. 

Szablon może być punktem wyjścia, ale nie można ślepo za nim podążać. 

To dlatego, że powiedzenie "Szanowni Państwo" w 2025 roku jest jak "Nie zadałem sobie trudu, by znaleźć twoje imię". Szablony działają najlepiej tylko wtedy, gdy:

• Są nowicjuszami w pisaniu listów biznesowych
• Potrzeba struktury dla typowych sytuacji (skargi, zapytania, propozycje)
• Piszą w języku innym niż ojczysty
• Mają do czynienia z sytuacją formalną, w której tradycyjne sformułowanie ma znaczenie

Możesz wybrać jedną z następujących opcji Ponad 60 szablonów listów biznesowych ale pamiętaj, że tak:

1. Przestarzały język ("Do kogo to może dotyczyć" - chyba że jesteś pewien)
2. Ogólne zwroty, które mogą mieć zastosowanie do każdej firmy
3. Zbyt formalny ton w szablonach przeznaczonych dla nowoczesnych firm
4. Terminy regionalne, które mogą nie działać w danym kraju

Teraz, gdy już wiesz, kiedy i dlaczego należy napisać list biznesowy, przejdźmy do samego procesu pisania.

Jak rozpocząć list biznesowy

Zanim usiądziesz i zaczniesz pisać, zapoznaj się z podstawami. Profesjonalny list biznesowy zaczyna się od czterech podstaw:

# 1 - Adres zwrotny

Adres musi być jasny i kompletny.

• Użyj papieru firmowego, jeśli jest dostępny
• Format: Ulica, Miasto, Stan, Kod pocztowy
• Dodaj swój adres e-mail i numer telefonu, aby ułatwić kontakt

Nawet jeśli używasz papier firmowy spółki, dodaj swoje bezpośrednie dane kontaktowe. Ułatw ludziom dotarcie do CIEBIE, a nie tylko do Twojej firmy.

# 2 - Data

To proste, ale ludzie i tak to psują. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami:

• Napisz to w całości: "9 lutego 2025".
• Nie skracaj: "02/09/25" lub "9 lutego 2025".

Różne kraje różnie formatują daty. W przypadku międzynarodowych listów biznesowych należy napisać "9 lutego 2025 r.", aby uniknąć nieporozumień.

# 3 - Adres wewnętrzny

To jest miejsce, w którym pokazujesz, że odrobiłeś pracę domową. Dodaj:

• Imię i nazwisko odbiorcy oraz dokładny tytuł
• Nazwa firmy i pełny adres
• Podwójne sprawdzanie pisowni (zwłaszcza nazwisk)

Jeśli nie masz pewności, zadzwoń do firmy, aby dokładnie sprawdzić tytuł i preferowaną nazwę odbiorcy. Dbałość o szczegóły sprawia, że profesjonalny list biznesowy nabiera blasku.

# 4 - Powitanie

Użyj imienia odbiorcy w następujący sposób,

• "Drogi Panie Johnson:" (zwróć uwagę na dwukropek, a nie przecinek)
• "Drogi doktorze Martinez:"
• "Droga Pani Thompson:"

Nie możesz znaleźć nazwiska? Użyj "Drogi Menedżerze ds. Zatrudnienia:" lub "Drogi Dyrektorze [Działu]:" - cokolwiek innego niż "Do kogo to może dotyczyć".

Przykładowy format

John Smith Marketing Manager Tech Solutions Inc. 123 Business Lane Nowy Jork, NY 10001  9 lutego 2025 r.

Jak napisać list biznesowy 

Skoro omówiliśmy już podstawy, przejdźmy do procesu pisania listów biznesowych.

Krok 1: Napisz jasny i profesjonalny nagłówek

Nagłówek to uścisk dłoni, więc powinien być zwięzły i profesjonalny.

• Czysty, standardowy formatowanie
• Spójne odstępy
• Profesjonalny czcionka (Arial lub Times New Roman, 11-12pt)
• Wszystko wyrównane prawidłowo

Krok 2: Zacznij od mocnego i bezpośredniego wprowadzenia

Pierwszy akapit to terytorium, w którym wszystko może się zdarzyć. 

• Podaj swój cel natychmiast
• Odniesienie do dowolnego poprzedni kontakt
• Zachowaj to poniżej 3 zdań

Aby trafić prosto w cel, możesz użyć naszego Czat AI z następującym komunikatem:

Prompt for Legal Letters (Wprowadzenie):

"Przedstaw jasne i profesjonalne wprowadzenie do pisma prawnego dotyczącego [krótki opis sytuacji]".

Sztuczna inteligencja zaoszczędzi czas i pomoże w burzy mózgów. 

Krok 3: Napisz główną treść z kluczowymi szczegółami

To jest miejsce, w którym dostarczasz towary. W tej sekcji używasz:

• Jeden główna idea za akapit
• Twierdzenia wspierające z określonymi numerami
• Krótkie akapity (maks. 3-4 zdania)
• Jasne przykłady

Kiedy przejdziesz do szczegółów swojego listu, podaj AI Chat następujące szczegóły:

Propozycja dla pism prawnych (główna treść):

"Napisz pismo prawne dotyczące [kwestii]. Podziel go na jasne akapity i w razie potrzeby podaj odniesienia prawne".

Używaj punktorów oszczędnie, aby podkreślić kluczowe informacje, ale nie przesadzaj.

Krok 4: Dodaj profesjonalne oświadczenie końcowe

Jeśli nie masz pewności, jak sformułować zamknięcie, skontaktuj się z nami. Czat AI następujące:

Prompt for Legal Letters (Oświadczenie końcowe):

"Proszę o pomoc w stworzeniu profesjonalnego oświadczenia końcowego do pisma prawnego z prośbą o [konkretne działanie]. Dołącz wezwanie do działania i dane kontaktowe".

Zamknięcie powinno:

• Jasno określ, co będzie dalej
• Podziękuj im za poświęcony czas
• Dołącz wezwanie do działania

Jak zakończyć list biznesowy

Po ostatnim akapicie zostaw dwie linijki wolnego miejsca na zakończenie pochwały. 

Używaj tylko pierwszego słowa pisanego wielką literą i kończ je przecinkiem. 

Typowe zamknięcia obejmują "Z poważaniem", "Z wyrazami szacunku". lub "Z całym szacunkiem".

W przypadku odręcznego podpisu należy zostawić cztery wiersze wolnego miejsca i podpisać się niebieskim lub czarnym tuszem. 

Poniżej podpisu wpisz swoje imię i nazwisko, tytuł i w razie potrzeby wszelkie istotne informacje kontaktowe.

W stosownych przypadkach należy dołączyć dodatkowe uwagi, takie jak "Encl:" dla obudów lub "cc:" kopie i umieść je w osobnych wierszach pod swoim imieniem i nazwiskiem.

Przykłady listów biznesowych

Laboratorium pisania online Uniwersytetu Purdue zawiera przykładowy list biznesowy. Przedstawia również zalecane marginesy i odstępy dla profesjonalnej korespondencji.

Chcesz zobaczyć więcej przykładów listów biznesowych dostosowanych do Twoich potrzeb?

• List motywacyjny →
• Pismo w sprawie rozstrzygnięcia reklamacji →
• Pismo o rozwiązaniu umowy →

Najczęstsze błędy, których należy unikać w listach biznesowych

Pisanie listu biznesowego może wydawać się zadaniem o wysokiej stawce - w końcu to szansa na wywarcie silnego wrażenia. 

Ale są kilka typowych pułapek których zdecydowanie powinieneś unikać. 

# 1 - Nieprofesjonalne formatowanie

Pierwsze wrażenie ma znaczenie i dlatego wygląd może zawrzeć lub zerwać umowę. 

Typowe błędy formatowania listów biznesowych obejmują:

• Niespójne odstępy między akapitami
• Nieprawidłowo wyrównane marginesy i tekst
• Wiele stylów lub rozmiarów czcionek w tej samej literze
• Nieprawidłowa struktura listu biznesowego (brak daty, adresu odbiorcy lub bloku podpisu)

# 2 - Używanie nieformalnego języka

Listy biznesowe wymagają pewnego poziomu formalności, który odróżnia je od zwykłej komunikacji. Unikaj tych typowych błędów językowych:

• Używanie zbyt wielu idiomów lub zwrotów: 

Zamiast pisać: "Porozmawiajmy o nieszablonowym myśleniu". 

Napisz: "Chciałbym omówić innowacyjne podejścia do tego projektu"

• Głos bierny: Używaj aktywnego głosu, aby Twoje wypowiedzi były bardziej bezpośrednie i wpływowe.

• Zbyt częste używanie "ja": Powtarzanie "ja" może sprawić, że list wyda się egocentryczny. Zamiast pisać: "Myślę, że mogę Ci pomóc z Twoim projektem, ponieważ mam doświadczenie" 

Napisz: "Ten projekt dobrze wpisuje się w bogate doświadczenie naszego zespołu"

# 3 - Dwuznaczność i niejasność

Jasność jest najważniejsza w komunikacji biznesowej. Unikaj:

• Niejasne żądania lub terminy 

Przykład niejasnego pisma: "Proszę, odezwij się do mnie wkrótce" 

Lepsza alternatywa: "Prosimy o przekazanie opinii do piątku, 16 lutego".

• Nieprecyzyjny język 

Przykład niejasnego sformułowania: "Będziemy potrzebować sporo zasobów". 

Lepsza alternatywa: "Ten projekt wymaga trzech dodatkowych pracowników i budżetu w wysokości $50,000".

# 4 - Brak humanizacji treści

Oczywiście, listy cyfrowe są wygodne, a czaty AI mogą być prawdziwą oszczędnością czasu.

Jeśli jednak nie uczłowieczysz swoich treści, mogą one sprawiać wrażenie zrobotyzowanych lub bezosobowych. 

Skorzystaj z naszego AI Humanizer aby upewnić się, że jest napisany przez prawdziwą osobę, a nie maszynę. 

Jak sprawić, by list był bardziej przekonujący?

Perswazja to nie sprytna gra słów czy manipulacja. 

Dobrze napisany list perswazyjny może pomóc w przekształceniu ciepłych relacji biznesowych, konwersji zaangażowanych partnerów i jasnych, praktycznych możliwościach.

Aby zrobić to skutecznie, użyj tych 3 strategii perswazji w swoich listach biznesowych, aby Twoje listy były lepsze niż bez nich.

# 1 - Stwórz przyciągający uwagę haczyk

Akapit otwierający musi dać odbiorcy powód do dalszego czytania. W przypadku mocnych haczyków można uwzględnić dowolne z poniższych elementów:

1. Odniesienie do wspólnego wyzwania
2. Zaprezentuj uderzające oświadczenie
3. Podkreśl natychmiastową wartość

# 2 - Dostarczanie przekonujących dowodów

Przekształcanie twierdzeń w argumenty poprzez:

1. Dane i statystyki

• Używaj konkretnych liczb: "Nasz system zmniejszył liczbę błędów z 8,5% do 0,3%".
• Uwzględnij ramy czasowe: "W ciągu 6 miesięcy zadowolenie klientów wzrosło o 45%".
• Porównanie scenariuszy przed i po: "Wydajność produkcji wzrosła z 1000 do 1500 jednostek dziennie"

2. Studia przypadków

• Odniesienie się do odpowiednich historii sukcesu: "Podobne wdrożenie w ABC Corp zaowocowało...".
• Uwzględnij konkretne wyniki: "Ich zespół osiągnął automatyzację 98% w ciągu 90 dni".
• Podkreśl porównywalne sytuacje: "Inny producent w twoim regionie doświadczył...".

3. Weryfikacja ekspercka

• Uznanie branży: "Najbardziej innowacyjne rozwiązanie nagrodzone przez Industry Weekly"
• Profesjonalne certyfikaty: "Procesy certyfikowane ISO 9001"
• Potwierdzenia partnerów: "Status Złotego Partnera Microsoft od 2020 roku"

# 3 - Przewidywanie i reagowanie na zastrzeżenia

Przeanalizuj wszelkie zastrzeżenia, jakie odbiorca może mieć w związku z Twoim listem i od razu się do nich odnieś.

(Użyj AI Chat do analizy zastrzeżeń)

Mogą mieć obawy dotyczące...

• Obawy dotyczące kosztów: "Podczas gdy początkowa inwestycja wynosi $X, zwrot z inwestycji następuje zazwyczaj w ciągu 6 miesięcy poprzez..."
• Czas wdrożenia: "Nasz dedykowany zespół zapewnia minimalne zakłócenia dzięki naszemu sprawdzonemu 3-tygodniowemu planowi przejścia".
• Wymagania szkoleniowe: "Dołączony kompleksowy program szkoleniowy wymaga tylko 4 godzin na pracownika"

Wnioski

Pisanie listów biznesowych jest nadal aktualne w 2025 roku, ale nie w sposób, w jaki znał je twój dziadek. 

Chociaż większość komunikacji przeszła na technologię cyfrową, może nie jest ona potrzebna na co dzień, ale kiedy już się pojawi, jest niezastąpiona.

Dobrze przygotowany list biznesowy może otworzyć drzwi, których nie otworzy szybki e-mail. 

Niezależnie od tego, czy chodzi o zdobycie wymarzonej pracy, zawarcie umowy wartej milion dolarów, czy też zażegnanie kryzysu związanego z klientem, odpowiednio sformatowany i dobrze napisany list biznesowy może cię uratować.

• Zachowaj profesjonalizm, ale nie brzmi jak robot z lat 50-tych.
• Używaj narzędzi AI do burzy mózgów, ale Dodaj swój ludzki charakter
• Pamiętaj: Twój list może być cyfrowy, ale jego wpływ powinien być osobisty

Upewnij się, że twój list nie skończy jak te nieprzeczytane warunki - nikt nie chce tego rodzaju relacji!