Najlepiej myśleć o e-mailu wprowadzającym jak o cyfrowym uścisku dłoni. Powinien być krótki, pewny siebie, a co najważniejsze, powinien zrobić dobre pierwsze wrażenie.
Jednak wiedza o tym, czym jest dobry e-mail wprowadzający i faktycznie a bycie w stanie ją napisać, to dwie zupełnie różne rzeczy.
Dlatego w tym przewodniku dzielimy się wszystkim, co musisz wiedzieć o tym, jak przedstawić się w e-mailu... aby faktycznie uzyskać odpowiedź, której szukasz.
Kluczowe wnioski
- Pomyśl zanim napiszesz! Możesz napisać lepszą wiadomość e-mail, gdy masz jasne zrozumienie tego, o czym piszesz i do kogo piszesz.
- Traktuj swój temat jak główny nagłówek. Powinien być krótki, jasny i interesujący.
- Nie mów za dużo o sobie. Najlepsze e-maile wprowadzające są pisane w celu nawiązania kontaktu z odbiorcą, a nie promowania siebie.
- Ogólne, kopiuj/wklej wiadomości e-mail są łatwe do zauważenia w środowisku naturalnym, nie wspominając o tym, że są ignorowane. Dobrze jest użyć szablonu, ale pamiętaj, aby spersonalizować swój e-mail do odbiorców.
Gdy potrzebny jest e-mail wprowadzający w temat
W życiu jest wiele momentów, w których będziesz musiał przedstawić się za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Nie, pisanie e-maili zapoznawczych nie jest zabawne. I nie, możesz nie otrzymać odpowiedzi.
Ale nadal musisz to robić, jeśli chcesz nawiązywać kontakty i otwierać się na nowe możliwości.
Nigdy więcej nie martw się, że sztuczna inteligencja wykryje twoje teksty. Undetectable AI Może ci pomóc:
- Spraw, by pisanie wspomagane przez sztuczną inteligencję wyglądało podobny do człowieka.
- Obejście wszystkie główne narzędzia do wykrywania AI za pomocą jednego kliknięcia.
- Użycie AI bezpiecznie i pewnie w szkole i pracy.
Oto kilka scenariuszy, w których przydaje się solidny e-mail wprowadzający:
- Ubieganie się o pracę
- Prośba o coś
- Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym klientem
- Działania następcze po wydarzeniu
- Przedstawienie pomysłu
We wszystkich tych sytuacjach e-mail wprowadzający jest punktem wyjścia do nawiązania znaczącego kontaktu.
Dlatego ważne jest, aby naprawdę to zrobić!
Zanim napiszesz: Poznaj swój cel i odbiorców
Jeśli czujesz się nieco onieśmielony i nie wiesz, jak przedstawić się w e-mailu do kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś, to jest to miejsce, od którego powinieneś zacząć.
Po pierwsze, wyjaśnij sobie:
- Do kogo piszesz
- Co chcesz uzyskać z połączenia
Jeśli nie podejmiesz świadomego wysiłku, aby pomyśleć o tych dwóch punktach, jest bardziej prawdopodobne, że napiszesz wiadomość e-mail, która zostanie całkowicie zignorowana.
Zacznij od zadania sobie pytania: Co próbuję osiągnąć za pomocą tego e-maila?
Odpowiedź na to pytanie będzie kierować tonem, poziomem szczegółowości wiadomości e-mail i sposobem, w jaki się pozycjonujesz.
Następnie sprawdź, do kogo wysyłasz wiadomość e-mail.
Zrozumienie ich roli, stylu komunikacji, a nawet bieżących priorytetów może pomóc w stworzeniu wiadomości e-mail, na którą faktycznie zwrócą uwagę.
Podczas tej fazy refleksji i badań warto skorzystać z chatbota AI (takiego jak nasz własny). Czat AI), aby przeprowadzić burzę mózgów.
Może to zaoszczędzić czas, a także zapewnić różne kąty, o których być może nie pomyślałeś.
Na przykład, oto kilka pomysłów (i najlepszych praktyk) na przedstawienie pomysłu dziennikarzowi technologicznemu za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Takie szybkie wyszukiwanie może pomóc w wysłaniu wiadomości e-mail, która będzie bardziej osobista i odpowiednia dla odbiorcy.
Wskazówki dotyczące linii tematu
Temat wiadomości to pierwsza rzecz, którą widzi odbiorca. W wielu przypadkach decyduje on o tym, czy wiadomość zostanie w ogóle otwarta.
Oto kilka przykładów tego, do czego należy dążyć.
| Przykłady linii tematu | |
| Zamiast tego... | Spróbuj tego! |
| Podanie o pracę | [Twoje imię i nazwisko] / Aplikacja na [stanowisko] |
| O mnie | Szybkie przywitanie od [Twoje imię i nazwisko] z [Twoja firma] |
| Kontynuacja | Dalsze działania po [nazwa wydarzenia] / [Twoje imię i nazwisko] |
Postaraj się myśleć o temacie jak o nagłówku wiadomości e-mail. Powinien przyciągać uwagę. Ale powinien też dawać mały podgląd tego, dlaczego się kontaktujesz.
Jak rozpocząć wiadomość e-mail
Jeśli nie wiesz, jak formalnie przedstawić się w wiadomości e-mail, ta sekcja jest dla Ciebie.
Eksperci z Rzeczywiście zarekomenduj spersonalizowane powitanie, upewniając się, że pasuje ono do poziomu formalności odpowiedniego dla odbiorcy.
Powszechne powitania w kontaktach zawodowych lub z nieznanymi osobami obejmują:
- Szanowny [Imię] [Nazwisko]
- Szanowny Panie/Pani [Nazwisko]
- Witaj [Imię]
- Pozdrowienia
- Dzień dobry/popołudnie
W przypadku bardziej swobodnych lub znajomych kontaktów, te pozdrowienia również się sprawdzają:
- Cześć [Imię]
- Hej [Imię]
- Cześć [Imię], mam nadzieję, że masz świetny tydzień/weekend!
Po powitaniu, upewnij się, że podajesz swoje imię i nazwisko, a następnie natychmiast określ, dlaczego się kontaktujesz.
Pomaga to czytelnikowi szybko zrozumieć kontekst i sprawia, że wiadomość e-mail wydaje się celowa.
Pro Tip: Nie chodzi tylko o ciebie. Upewnij się, że odnosisz się do czegoś konkretnego w pracy lub projekcie odbiorcy. To pokazuje, że odrobiłeś pracę domową. A odrobina pochlebstw (o ile są szczere) nigdy nie zaszkodzi.
Akapit wprowadzający
Po powitaniu nadszedł czas na przedstawienie się.
W tej sekcji ważne jest, aby być jasnym i zwięzłym. Tak, możesz powiedzieć trochę o sobie (to jest wprowadzenie).
Ale nikt też nie chce czytać całej historii twojego życia.
Zacznij od podstaw: twoja obecna rola (lub to, co studiujesz), czym się zajmujesz i jak to bezpośrednio łączy się z zainteresowaniami odbiorcy.
Nacisk powinien zostać przesunięty z "oto kim jestem" na "oto dlaczego to ma dla ciebie znaczenie".
Postaraj się ograniczyć tę sekcję do maksymalnie trzech do czterech zdań.
Powinieneś podać wystarczający kontekst, aby odbiorca zrozumiał, kim jesteś, ale informacje nie powinny być przytłaczające.
Jeśli masz podstawy tego, co chcesz powiedzieć, ale musisz zawrzeć to w ładnych 3-4 zdaniach, warto skorzystać z AI.
Na przykład nasz Czat AI Narzędzie może wygenerować spersonalizowany akapit wprowadzający w oparciu o Twoją sytuację/rolę, co chcesz osiągnąć za pomocą wiadomości e-mail i do kogo wysyłasz wiadomość e-mail.
Treść wiadomości e-mail
Treść wiadomości e-mail to miejsce, w którym wykraczasz poza podstawowe wprowadzenie i podajesz pewien kontekst. Jest to również miejsce, w którym prosisz o to, czego chcesz.
Czy to spotkanie? Rozmowa kwalifikacyjna? Porada? Cokolwiek to jest, upewnij się, że znajduje się gdzieś w treści, najlepiej pod koniec.
Eksperci ds. kariery z Harvardu zalecają również unikanie przeciążenia ta sekcja zawiera zbyt wiele informacji. Zachowaj wszystkie szczegóły na dalszą rozmowę.
Celem jest po prostu zainteresowanie odbiorcy na tyle, aby faktycznie odpowiedział.
Profesjonalne zakończenie wiadomości e-mail
Wreszcie, co nie mniej ważne, wiadomość e-mail należy zakończyć podpisem. Powinien on być jasny i uprzejmy, a jednocześnie kierować odbiorcę do następnego kroku.
Na przykład, jeśli prosisz o spotkanie, zasugeruj ramy czasowe. Jeśli prosisz o informacje, poinformuj o najlepszym sposobie udostępnienia tych informacji (lub zaproponuj czas na rozmowę telefoniczną).
Naprawdę ważne jest, aby unikać niejasnych zakończeń, takich jak "daj mi znać, co myślisz" lub "czekamy na wiadomość od Ciebie".
Na koniec zawsze podawaj swoje dane kontaktowe i szczerze wyrażaj wdzięczność za poświęcony czas. Dobrym pomysłem jest również zakończenie w przyjazny sposób, na przykład "miłego popołudnia", a następnie "pozdrawiam, [Twoje imię i nazwisko]".
Chcesz, aby Twój podpis był profesjonalny, ale także przyjazny i przyjazny, aby odbiorca czuł się pozytywnie o Tobie i czuł się wystarczająco komfortowo, aby odpowiedzieć.
Jeśli czujesz, że potykasz się o swoje słowa (hej, to się zdarza!), rozważ użycie AI Humanizer narzędzie.
Może to pomóc w dopracowaniu tonu wiadomości e-mail, dzięki czemu będziesz brzmiał naturalnie i pewnie, bez bycia robotem.
Przykłady e-mailowych wiadomości wprowadzających
Podczas nauki, jak przedstawić się w wiadomości e-mail, pomocne są przykłady. Oto kilka przykładów dla inspiracji.
Ubieganie się o pracę
Przedmiot: Podanie o [stanowisko] / [imię i nazwisko]
Ciało:
Dzień dobry [Imię i nazwisko osoby zatrudniającej],
Zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko [nazwa stanowiska] w [nazwa firmy] za pośrednictwem [platforma aplikacyjna]. Jestem [obecna rola lub obszar studiów] i mam [konkretne działania lub odpowiednie doświadczenie].
Jestem bardzo podekscytowany tą możliwością, ponieważ ostatnio [odniesienie do odpowiedniego projektu, powiązania lub wiadomości o firmie] i myślę, że świetnie pasowałbym do [konkretny zespół, projekt lub cele firmy].
Załączyłem moje CV do tego e-maila. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, daj mi znać. Chętnie też umówię się na rozmowę. Moja dostępność to [określone godziny dostępności].
Dziękuję za poświęcenie czasu na rozpatrzenie mojej aplikacji i mam nadzieję, że wkrótce się odezwiemy!
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje imię i nazwisko]
[Dane kontaktowe]
Działania następcze po wydarzeniu
Przedmiot: Wspaniałe połączenie na [Nazwa wydarzenia] / [Twoje imię i nazwisko]
Ciało:
Cześć [Imię nowego połączenia],
Wspaniale było się z Tobą spotkać na [nazwa wydarzenia] w dniu [data wydarzenia]. Bardzo podobała mi się nasza rozmowa na temat [konkretny omawiany temat].
Wiem, że rozmawialiśmy również o [innych tematach], więc chciałem kontynuować rozmowę i wysłać moje pełne dane kontaktowe:
- [Imię] [Nazwisko]
- [Email]
- [Numer telefonu]
- [Uchwyty mediów społecznościowych]
- [Strona internetowa]
Zapraszam do kontaktu w każdej chwili [wymień odpowiednie rzeczy, które robisz]. Zawsze chętnie pomogę!
Miłego popołudnia/wieczoru/weekendu i mam nadzieję, że wkrótce znów się odezwiemy!
[Twoje imię i nazwisko]
Nawiązywanie kontaktu z nowym klientem
Przedmiot: Z niecierpliwością czekamy na współpracę / [Twoje imię i nazwisko] w [Twoja firma]
Ciało:
Cześć [Imię i nazwisko nowego klienta],
Jestem bardzo podekscytowany, że mogę oficjalnie skontaktować się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby rozpocząć nasz projekt na [Nazwa projektu].
Zanim rozpoczniemy współpracę, chciałbym się szybko przedstawić.
Nazywam się [Twoje imię] i zajmuję się wszystkim, co związane z [wymień konkretne zadania i obowiązki]. Jeśli potrzebujesz pomocy z [wymień problemy], jestem tutaj, aby pomóc!
W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem [numer telefonu] lub mailowy pod adresem [adres e-mail].
Naprawdę nie mogę się doczekać współpracy!
Odezwij się wkrótce,
[Twoje imię i nazwisko]
Przedstawienie pomysłu
Przedmiot: Pomysł na współpracę dla [nazwa Twojej firmy] i [nazwa firmy odbiorcy]
Ciało:
Cześć [Imię potencjalnego współpracownika],
Nazywam się [Twoje imię i nazwisko] z [Twoja firma] i śledzę pracę [Nazwa firmy odbiorcy] nad [konkretnym projektem lub inicjatywami].
Chciałbym zbadać sposób, w jaki moglibyśmy współpracować w celu [konkretny cel lub korzyść], ponieważ byliśmy również zajęci [odpowiednie i podobne projekty] w [nazwa Twojej firmy] i myślę, że istnieje potencjał do współpracy.
Oto krótka wersja tego, co myślę:
- Cel: [Co można osiągnąć]
- Podejście: [Sposób współpracy]
Oczywiście jestem otwarty na wszelkie pomysły, które możesz mieć w tej sprawie. Czy mógłbyś umówić się na kawę lub szybką rozmowę telefoniczną, aby to omówić?
Jestem wolny [udostępnij swoją dostępność] i chętnie wysłucham Twoich przemyśleń! Możesz zarezerwować czas w moim kalendarzu tutaj [udostępnij kalendarz] lub daj mi znać, co będzie najlepsze.
Dzięki i mam nadzieję, że wkrótce się odezwiemy!
Najlepsze,
[Twoje imię i nazwisko]
Zachowaj wiarygodność i przejrzystość - skorzystaj z naszego detektora AI i Humanizatora poniżej.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące wiadomości e-mail wprowadzających w temat
Jak długi powinien być e-mail wprowadzający?
E-maile wprowadzające powinny być krótkie i rzeczowe. Maksymalnie około 200-300 słów.
Odbiorca powinien być w stanie przeczytać i zrozumieć wiadomość w mniej niż kilka minut.
Co jeśli nie otrzymam odpowiedzi?
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w ciągu tygodnia lub dwóch, możesz wysłać uprzejmą wiadomość uzupełniającą. Wiadomość powinna być krótka, odnosić się do pierwotnej wiadomości i powtarzać główną prośbę.
Czasami wiadomości gubią się w zatłoczonych skrzynkach odbiorczych, więc dobrze jest wysłać delikatne przypomnienie.
Czy mogę ponownie użyć tego samego wprowadzenia dla innych?
Możesz ponownie wykorzystać tę samą podstawową strukturę, ale zawsze dobrze jest dostosować główną wiadomość do każdego odbiorcy.
Ogólne wiadomości e-mail są bardzo łatwe do wykrycia (i bądźmy szczerzy, nieco leniwe). Więc jeśli chcesz uzyskać odpowiedź, upewnij się, że włożyłeś w to wysiłek.
Jakie są najlepsze praktyki dotyczące przedstawiania się w wiadomości e-mail jako nowy pracownik?
Jeśli jesteś nowym pracownikiem, niech Twój e-mail wprowadzający będzie ciepły, zwięzły i skoncentrowany na budowaniu relacji.
Upewnij się, że wyraźnie podajesz swoje imię i nazwisko, rolę i dział, a także udostępniasz swoje dane kontaktowe, aby Twój zespół wiedział, jak się z Tobą skontaktować.
Przemyślenia końcowe
E-maile wprowadzające mogą być bardzo krępujące podczas ich pisania.
Ale jeśli poświęcisz im czas i uwagę, dobre e-maile wprowadzające mogą w rzeczywistości otworzyć wiele drzwi.
Wszystko, czego potrzeba, to trochę badań, jasny komunikat na temat tego, dlaczego się kontaktujesz i przyjazny (ale profesjonalny) ton.
Dodaj wyraźny następny krok, a dasz swojemu odbiorcy wszelkie powody, aby odpowiedzieć - a dzięki niewykrywalnej sztucznej inteligencji Czat AI i AI HumanizerMożesz dopracować swój ton, dopracować swój przekaz i sprawić, że każde wprowadzenie będzie miało znaczenie.
Zacznij tworzyć skuteczne wiadomości e-mail z pewnością siebie, korzystając z Niewykrywalna sztuczna inteligencja.