Czy kiedykolwiek musiałeś wysłać ważną wiadomość e-mail, ale wpatrywałeś się w pusty ekran przez całe stulecie?

Wszyscy tam byliśmy.

"Mowa korporacyjna" nie każdemu przychodzi naturalnie i łatwo jest przemyśleć każde małe słowo nawet w najprostszych profesjonalnych wiadomościach e-mail.

Aby pomóc, przedstawiamy jedyną formułę, jakiej kiedykolwiek będziesz potrzebować do pisania profesjonalnych wiadomości e-mail.

Czytaj dalej, aby zapoznać się z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi pisania e-maili, niezbędnymi zasadami profesjonalnej etykiety e-mailowej i ponad 20 szablonami, z których możesz zacząć korzystać od razu.

TL: DR - Profesjonalne wiadomości e-mail to przede wszystkim przejrzystość, struktura i szacunek. Zadbaj o te podstawy, a zawsze zrobisz dobre wrażenie.

---

Kluczowe wnioski

• Profesjonalne wiadomości e-mail opierają się na przejrzystości, strukturze i pełnym szacunku tonie, aby wywrzeć silne wrażenie.

• Używaj odpowiednich tematów, powitań, zwięzłych treści i profesjonalnych podpisów, aby uzyskać najlepsze wyniki.

• Narzędzia AI, takie jak Undetectable AI's Email Generator, pomagają szybko tworzyć szablony i zmniejszają stres związany z pustymi stronami.

• Przeprowadź wersje robocze przez Humanizer Undetectable AI, aby upewnić się, że wiadomości e-mail brzmią naturalnie i są spersonalizowane.

---

Czym jest profesjonalny e-mail?

Profesjonalna wiadomość e-mail to specyficzny rodzaj wiadomości pisanej w kontekście zawodowym, np. w pracy lub szkole. 

W przeciwieństwie do zwykłych wiadomości wysyłanych do znajomych lub rodziny, profesjonalne wiadomości e-mail są zwykle wysyłane z profesjonalnego adresu e-mail (na przykład, [email protected] to przykład profesjonalnego adresu e-mail, podczas gdy coś takiego jak partyanimal1995 nie jest).

Profesjonalne wiadomości e-mail są również zazwyczaj zgodne z podstawową etykietą poczty e-mail, która obejmuje:

• W tym profesjonalny temat i właściwe pozdrowienie (takie jak "Drogi" lub "Do kogo to może dotyczyć")
• Utrzymanie pełen szacunku ton unikając slangu i zbyt swobodnego języka
• Utrzymanie wiadomości zwięzły i łatwy do odczytania z krótkimi akapitami i prostym formatowaniem
• Korzystanie z poprawna pisownia, gramatykaoraz interpunkcja

Ostatecznie, celem profesjonalnej wiadomości e-mail jest komunikacja dokładnie to, co chcesz powiedzieć jasno i pewnie, ale także w tonie, który szanuje odbiorcę.

Kiedy używać profesjonalnego e-maila, a kiedy zwykłego?

Jest tu jednak pewien niuans... ponieważ nie każdy profesjonalny e-mail musi być ultra profesjonalny.

Kluczem jest wiedza, kiedy zachować profesjonalizm, a kiedy można pójść nieco bardziej na luzie.

Profesjonalna komunikacja

Zgodnie z ogólną zasadą, używać profesjonalnego formatu wiadomości e-mail W każdym przypadku, gdy jesteś w środowisku zawodowym, korzystasz ze swojego "oficjalnego" adresu e-mail.

Oto kilka scenariuszy, które prawie zawsze wymagają profesjonalnego tonu:

• Ubieganie się o pracę
• Dalsze działania po rozmowie lub spotkaniu
• Komunikowanie się z klientami, partnerami lub starszymi kolegami
• Wysyłanie e-maili przypominających o terminach, spotkaniach lub aktualizacjach projektu
• Prośba o opinię, wsparcie techniczne lub dodatkowe informacje

Jeśli nie musisz regularnie pisać tego typu profesjonalnych wiadomości e-mail lub jeśli nie masz pewności, jak ustrukturyzować swoją wiadomość e-mail, generatory wiadomości e-mail AI mogą być darem niebios.

Na przykład z Niewykrywalna sztuczna inteligencja Generator wiadomości e-mail AIMożesz utworzyć własny szablon wiadomości e-mail w oparciu o ton i cel wiadomości.

Oto jak to działa:

• Krótko opisz cel swojej wiadomości e-mail w zdaniu w lewym polu generatora.
• Wybierz preferowany ton, styl pisania, typ wiadomości e-mail i jej długość.
• Kliknij "wygeneruj e-mail", a otrzymasz szablon w polu po prawej stronie.

Gdy masz już swój szablon, możesz wprowadzić poprawki, które dokładnie pasują do Twojej sytuacji.

Rezultat prawdopodobnie nie będzie gotowy do natychmiastowego skopiowania/wklejenia, ale będziesz miał solidny punkt wyjścia (co oznacza, że nie będziesz musiał tracić godzin na wpatrywanie się w pustą stronę).

Komunikacja dorywcza

W tym miejscu pojawiają się niuanse.

Dlaczego? Ponieważ nie chcesz być kolegą, który jest zbyt formalny, ponieważ możesz być postrzegany jako sztywny, zdystansowany, a nawet nieprzystępny.

Zamiast tego można używać bardziej zrelaksowanego stylu wiadomości e-mail podczas komunikacji z:

• Dobrze znani koledzy z drużyny
• Koledzy zajmujący się aktualizacjami wewnętrznymi
• Rówieśnicy, z którymi relacje pozwalają na przyjazny, konwersacyjny ton.

Nawet wtedy, swobodny (zwłaszcza w miejscu pracy) nie oznacza nieostrożny.

Mimo to powinieneś dążyć do krótkich akapitów, poprawnej gramatyki i przejrzystej struktury, która jest łatwa do przejrzenia i zrozumienia.

Rodzaje profesjonalnych wiadomości e-mail

Nie wszystkie profesjonalne wiadomości e-mail mają ten sam cel. Wiedza o tym, jaki typ wiadomości należy napisać przed W momencie, gdy zaczynasz pisać, może to znacznie ułatwić (i zaoszczędzić mnóstwo czasu).

Oto krótki przegląd ośmiu popularnych typów profesjonalnych wiadomości e-mail.

8 typowych rodzajów profesjonalnych wiadomości e-mail
	Kiedy używać
Wprowadzenie	Podczas nawiązywania kontaktu z kimś nowym, np. nowym współpracownikiem, klientem, rekruterem lub kontaktem networkingowym.
Działania następcze	Po spotkaniach, wywiadach lub e-mailach bez odpowiedzi, aby podtrzymać rozmowę.
Przypomnienia	Delikatne szturchnięcie kogoś w sprawie terminu, zadania lub nadchodzącego wydarzenia.
Żądania	Gdy potrzebujesz informacji, zatwierdzenia lub pomocy od współpracownika lub klienta.
Aktualizacje	Udostępnianie postępów, zmian w projekcie lub ogłoszeń.
Skargi	Podczas rozwiązywania problemów, takich jak problem z produktem/usługą lub wątpliwości w pracy.
Sprzedaż / zasięg	Oferowanie produktów, usług lub współpracy w profesjonalny, ale także przekonujący sposób.
Dziękuję	Wyrażenie wdzięczności po rozmowie, projekcie lub wydarzeniu.

Anatomia profesjonalnego e-maila

Teraz, gdy już omówiliśmy cel profesjonalnych wiadomości e-mail i kiedy Przyjrzyjmy się, co tak naprawdę sprawia, że e-mail jest profesjonalny.

Temat wiadomości: Jasny i konkretny

Temat profesjonalnej wiadomości e-mail powinien natychmiast informować odbiorcę, dlaczego piszesz.

Innymi słowy, nie trzymaj odbiorcy w zawieszeniu za pomocą niejasnych słów lub zwrotów, takich jak "Cześć" lub "Szybkie pytanie".

• Zły przykład: Potrzebuję pomocy...
• Dobry przykład: Prośba o pomoc techniczną - problem z logowaniem na stronie

Dzięki jasnemu tematowi masz większa szansa otwierania wiadomości e-mail i odpowiadania na nie.

Powitanie: Wybór właściwego powitania

Powitanie nadaje ton wiadomości e-mail. Aby okazać szacunek, zawsze używaj odpowiedniego pozdrowienia, które pasuje do Twojej relacji z odbiorcą.

• Zły przykład: Co słychać, kierowniku ds. rekrutacji?
• Dobry przykład: Szanowny [Tytuł Odbiorcy] [Imię Odbiorcy]

Jeśli nie masz pewności co do tytułu lub imienia danej osoby, możesz użyć "Do kogo to może dotyczyć" lub po prostu "Cześć".

Ciało: struktura, ton i długość

Treść wiadomości e-mail powinna być zwięzła (nikt nie chce czytać ściany tekstu), używać odpowiedniego języka i tonu oraz zawierać jasne zakończenie z następnymi krokami.

Przykłady treści wiadomości e-mail
Zły przykład	Dobry przykład
Hej, zastanawiałem się, czy dostałeś moją ostatnią wiadomość? Naprawdę potrzebuję tego wkrótce.  Daj mi znać. [Twoje imię i nazwisko]	Cześć [Imię odbiorcy], Chciałbym nawiązać do plików projektu, które wysłałem w zeszłym tygodniu. Czy mógłbyś potwierdzić, czy je otrzymałeś? Będę wdzięczny za wszelkie opinie do piątku, abyśmy mogli dotrzymać terminu. Wielkie dzięki za poświęcony czas i wsparcie, [Twoje imię i nazwisko]

Zamknięcie: Profesjonalne podpisy

Zakończenie wiadomości e-mail powinno podkreślać szacunek i profesjonalizm.

Zwłaszcza w przypadku bardziej formalnych wiadomości e-mail i przedstawiania się, ważne jest, aby trzymać się podstaw, takich jak:

• Pozdrawiam serdecznie,
• Z poważaniem,
• Dziękuję,
• Wszystkiego najlepszego,

Tak, te profesjonalne podpisy są nieco nudne. Ale spełniają swoje zadanie i nie pozostawiają miejsca na błędną interpretację.

Podpis: Co należy uwzględnić

Profesjonalny podpis e-mail to blok informacji poniżej podpisu, który ułatwia odbiorcy skontaktowanie się z Tobą.

Powinien on zawierać co najmniej

• Imię i nazwisko
• Nazwa stanowiska
• Nazwa firmy (lub nazwa szkoły, jeśli jesteś studentem)
• Profesjonalny adres e-mail (na przykład, [email protected])
• Dane kontaktowe (telefon, strona internetowa lub adres firmy)

Celem jest zachowanie profesjonalnego i uporządkowanego podpisu, więc celuj w dwie do czterech linii czystego tekstu z subtelnym formatowaniem.

20+ Przykładowe szablony profesjonalnych wiadomości e-mail

Gotowy do pisania e-maili? Oto ponad 20 profesjonalnych przykładowych szablonów wiadomości e-mail, które możesz skopiować, dostosować i stworzyć własne.

Ponad 20 przykładów profesjonalnych wiadomości e-mail
Email z podaniem o pracę	Temat: Podanie o [nazwa stanowiska] - [imię i nazwisko] Drogi Menedżerze ds. rekrutacji, Chciałem poinformować, że niedawno aplikowałem na stanowisko [nazwa stanowiska] w [nazwa firmy]. Jestem podekscytowany tą rolą i chciałbym mieć możliwość odbycia rozmowy kwalifikacyjnej.  Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji z mojej strony, daj mi znać.  Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
E-mail uzupełniający (po rozmowie kwalifikacyjnej)	Temat: Dziękuję - [nazwa stanowiska] Rozmowa kwalifikacyjna Szanowny [Imię i nazwisko zatrudniającego], Jeszcze raz dziękuję za możliwość odbycia rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko [nazwa stanowiska]. Naprawdę doceniam możliwość dowiedzenia się więcej o [Nazwa firmy].  Daj mi znać, jeśli będę mógł udzielić dodatkowych informacji. Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
E-mail z prośbą o spotkanie	Temat: Wniosek o zaplanowanie spotkania - [nazwa projektu] Witam [Imię i nazwisko odbiorcy], Chciałbym umówić się na spotkanie w celu omówienia [postępów projektu/kluczowych punktów]. Czy byłbyś dostępny w [proponowany czas]?  Jeśli nie, prosimy o zaproponowanie dogodnego terminu. Dziękuję, [Imię i nazwisko]
E-mail z przypomnieniem	Temat: Przypomnienie: [Projekt/Zadanie] Termin - [Data] Cześć [Imię odbiorcy], To uprzejme przypomnienie, że [projekt/zadanie] należy wykonać w dniu [data]. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji lub wsparcia. Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
Email z prośbą o informacje	Temat: Wniosek o udzielenie informacji na temat [Temat] Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Czy mógłbyś podać [kluczowe informacje] dotyczące [projektu/tematu]? Pomoże mi to posunąć naprzód [konkretne zadanie]. Byłbym naprawdę wdzięczny za Twój wkład! Czekamy na wiadomość od Ciebie, [Imię i nazwisko]
E-mail uzupełniający networking	Temat: Wspaniałe spotkanie na [nazwa wydarzenia] Witam [Imię i nazwisko odbiorcy], Miło było cię poznać na [wydarzenie]. Podobała mi się nasza dyskusja na temat [temat].  Daj mi znać, kiedy będziesz wolny na wirtualną kawę lub spotkanie, chętnie pozostaniemy w kontakcie! Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
E-mail z prośbą o wsparcie	Temat: Zgłoszenie do pomocy technicznej - [Problem] Drogi [Zespole Wsparcia], Mam problem z [produktem/usługą]. Problem pojawia się, gdy [opisz krótko].  Czy mógłbyś udzielić pomocy w najbliższym możliwym terminie? Dziękuję, [Imię i nazwisko]
Cold Email (sprzedaż)	Temat: Pomaganie [nazwa firmy] w ulepszaniu [określony obszar] Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Nazywam się [Twoje imię i nazwisko] z [Twoja firma] i pomagamy firmom takim jak Twoja [osiągać określone wyniki].  Czy byłbyś gotowy na szybką rozmowę telefoniczną, aby porozmawiać więcej na ten temat? Czekamy na twoje przemyślenia. Mam nadzieję, że wkrótce porozmawiamy, [Imię i nazwisko]
Cold Email (współpraca)	Temat: Potencjalna możliwość współpracy - [Twoja firma/projekt] Cześć [Imię odbiorcy], Natknąłem się na waszą pracę na [platformie/projekcie] i byłem pod wrażeniem. Myślę, że istnieje dla nas duża szansa na współpracę nad [konkretną inicjatywą].  Czy byłbyś otwarty na szybką rozmowę telefoniczną w celu omówienia pomysłów? Wszystkiego najlepszego, [Imię i nazwisko]
E-mail z reklamacją	Temat: Potrzebna pomoc - [numer referencyjny #] Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Piszę, aby zgłosić obawy dotyczące [kwestia].  Pomimo wcześniejszych prób jego rozwiązania, problem nadal występuje. Czy mógłbyś eskalować tę sprawę i doradzić w sprawie dalszych kroków? Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
E-mail z prośbą o opinię	Temat: Prośba o opinię - [Projekt/Zadanie] Witam [Imię i nazwisko odbiorcy], Pracowałem nad [projektem/zadaniem] i byłbym bardzo wdzięczny za opinię.  Chętnie umówię się na rozmowę, jeśli to najłatwiejsze, daj mi znać, kiedy będziesz miał wolną chwilę. Wielkie dzięki, [Imię i nazwisko]
Wprowadzenie E-mail (Rozpoczęcie nowej pracy)	Temat: Podekscytowany dołączeniem do zespołu - [Twoje imię i nazwisko] Witaj zespole, Cieszę się, że dołączam do [nazwa firmy] jako [stanowisko].  Z niecierpliwością czekam na współpracę z wami wszystkimi i wkład w [konkretny cel/projekt].  Zapraszam do kontaktu w każdej chwili, chętnie porozmawiam przy kawie. Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
E-mail z podziękowaniem	Temat: Dziękujemy za wsparcie Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Chciałem podziękować za [konkretne powody, takie jak spotkanie ze mną, udzielenie wskazówek, zaoferowanie pomocy].  Naprawdę doceniam twój czas i wsparcie i nie mogę się doczekać pozostania w kontakcie. Gorące pozdrowienia, [Imię i nazwisko]
Wiadomość e-mail z akceptacją oferty	Temat: Przyjęcie oferty pracy - [Imię i nazwisko] Szanowny [Imię i nazwisko zatrudniającego], Mam przyjemność oficjalnie zaakceptować ofertę pracy na stanowisku [nazwa stanowiska] w [nazwa firmy].  Z niecierpliwością czekam na wkład w zespół i rozpoczęcie pracy w dniu [data rozpoczęcia]. Jeszcze raz dziękuję za tę możliwość, naprawdę nie mogę się doczekać! Z poważaniem, [Imię i nazwisko]
Wiadomość e-mail z informacją o odrzuceniu oferty	Temat: Podziękowanie za ofertę pracy - [Imię i nazwisko] Szanowny [Imię i nazwisko zatrudniającego], Bardzo dziękuję za zaoferowanie mi stanowiska [nazwa stanowiska] w [nazwa firmy].  Po dokładnym rozważeniu zdecydowałem się odrzucić tę ofertę.  Naprawdę doceniam tę szansę, ale w tej chwili nie jest to dla mnie odpowiednie miejsce.  Życzę Tobie i Twojemu zespołowi dalszych sukcesów i mam nadzieję, że pozostaniemy w kontakcie. Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
Wiadomość e-mail z aktualizacją projektu	Temat: Aktualizacja projektu - [Nazwa projektu] Witam [Imię i nazwisko odbiorcy], Chciałem podzielić się aktualnymi informacjami na temat [nazwa projektu].  Jak dotąd ukończyliśmy [kamień milowy 1] i jesteśmy na dobrej drodze do [kamienia milowego 2].  Daj mi znać, jeśli potrzebujesz dodatkowych szczegółów lub zmian. Najlepsze, [Imię i nazwisko]
E-mail z zaproszeniem	Temat: Jesteś zaproszony - [Nazwa wydarzenia/spotkania] Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Zapraszamy na [wydarzenie/spotkanie] w dniu [data] o godzinie [godzina].  Porządek obrad obejmie [kluczowe tematy w punktach].  Prosimy o RSVP do [termin]. Do zobaczenia! Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]
E-mail z przeprosinami	Temat: Przeprosiny za [Problem] Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Chcę szczerze przeprosić za [problem]. Biorę na siebie pełną odpowiedzialność i podejmuję kroki, aby upewnić się, że to się nie powtórzy.  Dziękujemy za zrozumienie i cierpliwość. Z poważaniem, [Imię i nazwisko]
Wiadomość powitalna dla nowego klienta	Temat: Witamy w [Twoja firma] Cześć [Imię i nazwisko klienta], Witamy na pokładzie! Cieszymy się, że możemy rozpocząć współpracę nad [projektem/usługą].  Oto kilka pomocnych zasobów na początek: [linki w punktach].  W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt. Wszystkiego najlepszego i odezwij się wkrótce, [Imię i nazwisko]
Wiadomość e-mail z aktualizacją zespołu wewnętrznego	Temat: Aktualizacja zespołu - [Projekt/Zadanie] Witaj zespole, Oto krótka aktualizacja dotycząca [projektu/zadania]: [Ukończony kamień milowy][Nadchodzące zadanie][Wszelkie blokady] Dzięki za ciężką pracę, idźmy naprzód. Najlepsze, [Imię i nazwisko]
E-mail z prośbą o referencje	Temat: Prośba o referencje - [Twoje imię i nazwisko] Szanowny [Imię i nazwisko odbiorcy], Mam nadzieję, że masz się dobrze.  Ubiegam się o pracę w [Praca/Program] i zastanawiam się, czy nie miałby Pan nic przeciwko temu, aby udzielić mi referencji.  Naprawdę doceniam twoje spojrzenie na moje [umiejętności/doświadczenie].  Daj mi znać, jeśli jesteś na to otwarty. Z góry dziękuję i mam nadzieję, że wkrótce się odezwiemy. Pozdrawiam serdecznie, [Imię i nazwisko]

Pro Tip: Po dostosowaniu szablonu przeprowadź go przez Undetectable AI AI Humanizer narzędzie, aby upewnić się, że ostateczna wiadomość e-mail jest naturalna i spersonalizowana.

Przykłady profesjonalnego podpisu

Teraz, gdy e-mail jest już zredagowany i gotowy do użycia, warto dokładnie sprawdzić, czy podpis pasuje do tonu wiadomości.

Oto kilka przykładów formalnych, neutralnych i przyjaznych (ale profesjonalnych) podpisów do wyboru.

Profesjonalne podpisy e-mail
Ton	Kiedy używać	Przykłady
Formalny	W przypadku podań o pracę, listów motywacyjnych, menedżerów ds. rekrutacji i kadry kierowniczej.	Z poważaniem, Z szacunkiem, Z poważaniem, Z uznaniem,
Neutralny	Dla współpracowników, klientów i w większości sytuacji zawodowych	Pozdrowienia, pozdrowienia, dziękuję, dzięki,
Przyjazny i swobodny	Dla członków zespołu, trwających projektów i wewnętrznych aktualizacji	Najlepsze, ciepłe pozdrowienia, wielkie dzięki, porozmawiaj wkrótce,

Zachęcamy do sprawdzenia naszego detektora AI i Humanizatora w widżecie poniżej!

Ostateczny podpis

W końcu w profesjonalnych wiadomościach e-mail chodzi przede wszystkim o nawiązywanie kontaktów.

W wielu przypadkach umiejętność wysłania profesjonalnej wiadomości e-mail może zrobić różnicę w zdobyciu rozmowy kwalifikacyjnej, sfinalizowaniu transakcji lub po prostu byciu traktowanym poważnie w pracy.

Następnym razem, gdy będziesz musiał wysłać profesjonalną wiadomość e-mail, postaraj się o tym nie myśleć.

Pobierz szablon (lub stwórz własny za pomocą generatora wiadomości e-mail Undetectable AI), dopracuj go za pomocą AI Humanizer, aby brzmiał naturalnie i autentycznie, i wyślij z pewnością siebie.

Zacznij używać Niewykrywalna sztuczna inteligencja dziś pisać e-maile, które łączą i konwertują.