Redação de cartas comerciais: Formato, exemplos e melhores práticas

"Caro Senhor/Senhora..."  *Delete*

"A quem possa interessar..." *Apagar*

Se está a olhar para um documento em branco neste momento, a tentar descobrir como começar uma carta comercial - PARE.

Uma vez que nunca terá uma segunda oportunidade para causar a primeira impressão, vamos orientá-lo sobre como escrever uma carta comercial com impacto e confiança.

Isto guia completo mostrar-vos-á:

• Como formatar uma carta comercial de forma profissional
• Orientações passo a passo para cada secção
• Exemplos reais de comunicações bem sucedidas
• Modelos profissionais
• Como adaptá-los às suas necessidades

Quer esteja a escrever a sua primeira carta comercial, quer esteja a tentar atualizar as suas competências, vai ficar a saber exatamente como escrever uma carta comercial que atrai a atenção e os resultados. 

Vamos lá!

O que é uma carta comercial?

Uma carta comercial é uma documento escrito formal que é utilizado para a comunicação profissional entre organizações, ou entre uma empresa e os seus clientes, empregados ou outras partes interessadas. 

É um aperto de mão profissional numa forma escrita. Saber como escrever uma carta comercial é muito importante porque tem peso - tanto a nível legal como profissional.

Quando e porquê escrever uma carta comercial

Alguns momentos de negócios exigem mais do que um canal rápido no Slack.

Pensem nisso...

Resolveria um grande litígio contratual por SMS? Ou apresentaria uma proposta de um milhão de dólares através do WhatsApp?

Nunca, certo?

É por essa razão que os documentos mais importantes das empresas são cartas comerciais corretamente formatadas. 

Precisamos de uma carta comercial formal quando:

# 1 - Fazer movimentos de poder

• Candidatar-se a um emprego de sonho
• Pedido de financiamento para uma empresa inovadora
• Proposta de parcerias importantes

# 2 - Gestão de relações profissionais

• Efetuar grandes encomendas aos fornecedores (quando é necessária documentação)
• Negociação de contratos 
• Manutenção das relações com os fornecedores

# 3 - Lidar com situações delicadas

• Resolver as queixas dos clientes 
• Resolução de litígios contratuais 
• Apresentar queixas formais 

# 4 - Criar boa vontade

• Expressar gratidão aos principais clientes
• Felicitar os parceiros comerciais pelas suas realizações
• Redigir cartas de recomendação

Estes são os momentos que exigem mais do que um e-mail formal.

Diferenças entre uma carta comercial e um e-mail

O tempo em que se enviavam cartas comerciais pelos correios está a mudar rapidamente. 

Hoje em dia, quase tudo é digital (assim como as cartas comerciais enviadas por correio)

Os Correios da Austrália registaram uma quebra na entrega de cartas 12,9% em 2023-24.

Embora tanto as cartas comerciais como os e-mails viajem através da Internet, continuam a ser bastante diferentes uns dos outros.

Como formatar uma carta comercial

Se não tem a certeza de como começar uma carta comercial ou como terminar uma carta comercial para obter o máximo impacto, é fundamental escolher o formato correto. 

• Estrutura da carta comercial padrão

Todos os profissionais a carta comercial tem seis elementos fundamentais que é absolutamente necessário. 

1. Informações do remetente
2. Data 
3. Informações do beneficiário 
4. Saudação 
5. Corpo 
6. Encerramento 

Quer tornar a sua carta ainda mais profissional? Considere estes 5 elementos opcionais:

• Linha de assunto (ótimo para consulta rápida)
• Linha de referência (útil para seguir conversas ou documentos)
• Notação do invólucro (quando se trata de incluir outros documentos)
• Notação CC (se estiver a copiar outros)
• P.S. (para uma reflexão tardia importante - embora seja usado com moderação em cartas comerciais)

Fonte = Templatelab.com

• Espaçamento, margens e tipo de letra corretos para cartas comerciais

Antes de ler uma única palavra, o que é que o destinatário vê na carta comercial? 

Uma confusão ou um documento limpo e profissional? A primeira impressão é a última.

Faça com que as suas primeiras impressões sejam importantes formatando profissionalmente uma carta comercial.

• Alinhamento: Toda a letra deve ser inclinada para o lado esquerdo. 

• Espaçamento: Os parágrafos devem ter um espaço simples. Acrescentar uma quebra de linha entre as secções principais (data, endereço, saudação).

• Tipo de letra:  Utilize tipos de letra clássicos e de fácil leitura, como Times New Roman, Arial, Courier ou Geneva, com 10-12 pontos. 

• Margens: Utilizar uma margem de uma polegada em todos os lados. 

• Formatação de cartas comerciais formais e informais
  

Dependendo do objetivo, existem dois tipos de formatos de cartas comerciais. 

# 1 - Cartas formais: Utilize o formato de bloco, com todo o texto alinhado à esquerda e sem recuos de parágrafo. Utilize-o quando estiver a:

• Candidatar-se a um emprego
• Escrever aos funcionários públicos
• Apresentar uma queixa
• Contactar os quadros superiores

# 2 - Cartas informais: Podem ser utilizados formatos modificados em bloco ou semi-bloco, que podem ter parágrafos recuados ou alinhamentos variados para a data e o fecho. Utilize-o para: 

• Escrever para clientes de longa duração
• Memorandos da empresa
• Acompanhamento da reunião
• Actualizações regulares da atividade

Fonte = Birdeye.com

Modelos de cartas comerciais e quando os utilizar

Tal como um GPS, os modelos são incrivelmente úteis, mas é preciso saber conduzir. 

Lembre-se de não cair na armadilha "copiar-colar e rezar" aabordagem. 

Um modelo pode ser o seu ponto de partida, mas não o pode seguir cegamente. 

É porque dizer "Caro Senhor/Senhora" em 2025 é como "Não me dei ao trabalho de encontrar o teu nome". Os modelos só funcionam melhor quando o utilizador:

• É novo na redação de cartas comerciais
• Necessidade de estrutura para uma situação comum (queixas, pedidos de informação, propostas)
• Escrever numa língua não materna
• Estão a lidar com uma situação formal em que a redação tradicional é importante

Pode selecionar qualquer um dos seguintes Mais de 60 modelos de cartas comerciais mas lembrem-se que eles têm:

1. Linguagem desactualizada ("A quem possa interessar" - a menos que tenha a certeza)
2. Frases genéricas que se podem aplicar a qualquer empresa
3. Tom demasiado formal em modelos destinados a empresas modernas
4. Termos específicos da região que podem não funcionar no seu país

Agora que já sabe quando e porquê escrever uma carta comercial, vamos mergulhar no processo de redação propriamente dito.

Como iniciar uma carta comercial

Antes de se sentar e escrever, é preciso definir os princípios básicos. Uma carta comercial profissional começa com quatro princípios básicos:

# 1 - Endereço de retorno

O seu endereço deve ser claro e completo.

• Utilizar papel timbrado da empresa, se disponível
• Formato: Rua, cidade, estado, código postal
• Adicione o seu e-mail e número de telefone para facilitar o contacto

Mesmo que esteja a utilizar o papel timbrado da empresaadicione as suas informações de contacto direto. Facilite o contacto consigo e não apenas com a sua empresa.

# 2 - A data

É simples, mas as pessoas fazem sempre asneiras. Siga esta diretriz:

• Escreve-o por extenso: "9 de fevereiro de 2025"
• Não abreviar: "02/09/25" ou "9 de fevereiro de 2025"

Os diferentes países formatam as datas de forma diferente. Nas cartas comerciais internacionais, escreva "9 de fevereiro de 2025" para evitar confusões.

# 3 - Endereço interior

É aqui que se mostra que se fez o trabalho de casa. Acrescentar:

• Nome completo e título exato do destinatário
• Nome e endereço completo da empresa
• Verificar duas vezes a ortografia (especialmente os nomes)

Se não tiver a certeza, contacte a empresa para verificar o título e o nome preferido do destinatário. A atenção aos pormenores faz brilhar uma carta comercial profissional.

# 4 - Saudação

Utilize o primeiro nome do destinatário da seguinte forma,

• "Caro Sr. Johnson:" (note-se os dois pontos, não a vírgula)
• "Caro Dr. Martinez:"
• "Cara Sra. Thompson:"

Não consegue encontrar o nome? Utilize "Caro Gestor de Contratação:" ou "Caro Diretor [de Departamento]:" - tudo menos "A quem possa interessar".

Exemplo de formato

John Smith Diretor de Marketing Tech Solutions Inc. 123 Business Lane Nova Iorque, NY 10001  9 de fevereiro de 2025

Como escrever uma carta comercial 

Uma vez que já discutimos os aspectos básicos, vamos passar ao processo de redação de cartas comerciais.

Passo 1: Escrever um título claro e profissional

A epígrafe é o aperto de mão da carta, por isso deve ser firme e profissional.

• Limpo, padrão formatação
• Espaçamento consistente
• Profissional fonte (Arial ou Times New Roman, 11-12pt)
• Tudo alinhado corretamente

Passo 2: Comece com uma introdução forte e direta

O primeiro parágrafo é o território do sucesso ou fracasso. 

• Indique o seu objetivo imediatamente
• Referência a qualquer contacto anterior
• Guardar menos de 3 frases

Para acertar em cheio no objetivo, pode utilizar o nosso Chat de IA com a seguinte mensagem:

Proposta de cartas jurídicas (Introdução):

"Apresentar uma introdução clara e profissional a uma carta jurídica relativa a [breve descrição da situação]."

A IA permitir-lhe-á poupar tempo e ajudá-lo-á a pensar nos pontos. 

Passo 3: Escrever o corpo principal com pormenores-chave

É nesta secção que se entrega a mercadoria. Nesta secção, utiliza:

• Um ideia principal por parágrafo
• Alegações de apoio com números específicos
• Parágrafos curtos (3-4 frases no máximo)
• Exemplos claros

Quando entrar nos pormenores da sua carta, forneça ao AI Chat os seguintes detalhes:

Prompt para cartas jurídicas (corpo principal):

"Escreva uma carta jurídica sobre [questão]. Divida-a em parágrafos claros e forneça referências jurídicas sempre que necessário."

Utilize marcadores com moderação para realçar informações importantes, mas não exagere.

Passo 4: Adicionar uma declaração de encerramento profissional

Se não tiver a certeza de como formular o seu fecho, consulte o nosso Chat de IA o seguinte:

Pedido de cartas jurídicas (declaração de encerramento):

"Ajude-me a elaborar uma declaração final profissional para uma carta jurídica a solicitar [ação específica]. Inclua um apelo à ação e informações de contacto."

O seu fecho deve:

• Indicar claramente o que acontece a seguir
• Agradecer-lhes o tempo despendido
• Incluir um apelo à ação

Como terminar uma carta comercial

Após o último parágrafo, deixe duas linhas de espaço antes do fecho complementar. 

Utilize apenas a primeira palavra em maiúsculas e termine com uma vírgula. 

Os encerramentos mais comuns incluem "Atenciosamente", "Melhores cumprimentos". ou "Com todo o respeito."

Para a assinatura manuscrita, deixe um espaço de quatro linhas e assine a tinta azul ou preta. 

Por baixo da sua assinatura, escreva o seu nome completo, título e quaisquer informações de contacto relevantes, se necessário.

Se for caso disso, incluir notas adicionais, tais como "Encl:" para caixas ou "cc:" para as cópias, e colocá-las em linhas separadas por baixo do seu nome dactilografado.

Exemplos de cartas comerciais

Laboratório de Escrita Online da Universidade de Purdue apresenta um exemplo de carta comercial. Também descreve as margens e o espaçamento recomendados para a correspondência profissional.

Pretende ver mais exemplos de cartas comerciais para as suas necessidades específicas?

• Carta de candidatura a emprego →
• Carta de resolução de queixas →
• Carta de rescisão do contrato →

Erros comuns a evitar numa carta comercial

Escrever uma carta comercial pode parecer uma tarefa de alto risco - afinal, é a sua oportunidade de causar uma boa impressão. 

Mas há um algumas armadilhas comuns que é melhor evitar. 

# 1 - Formatação não profissional

As primeiras impressões são importantes, e é por isso que a aparência pode fazer ou desfazer um negócio. 

Os erros mais comuns de formatação de cartas comerciais incluem:

• Espaçamento inconsistente entre parágrafos
• Margens e texto desalinhados
• Vários estilos ou tamanhos de letra na mesma letra
• Estrutura incorrecta da carta comercial (falta de data, endereço do destinatário ou bloco de assinatura)

# 2 - Utilização de linguagem informal

As cartas comerciais exigem um nível de formalidade que as distingue da comunicação casual. Evite estes erros linguísticos comuns:

• Utilizar demasiadas expressões idiomáticas ou frases: 

Em vez de escrever: "Vamos falar sobre pensar fora da caixa" 

Escrever: "Gostaria de discutir abordagens inovadoras para este projeto"

• Voz passiva: Utilize a voz ativa para tornar as suas afirmações mais diretas e impactantes.

• Usar demasiado o "eu": A repetição do "eu" pode fazer com que a sua carta pareça egocêntrica. Em vez de escrever: "Acho que posso ajudá-lo com o seu projeto porque tenho experiência" 

Escrever: "Este projeto está de acordo com a vasta experiência da nossa equipa"

# 3 - Ambiguidade e imprecisão

A clareza é fundamental na comunicação empresarial. Evitar:

• Pedidos ou prazos pouco claros 

Exemplo de redação vaga: "Por favor, volte a contactar-me em breve" 

Melhor alternativa: "Por favor, dê a sua opinião até sexta-feira, 16 de fevereiro"

• Linguagem imprecisa 

Exemplo de redação vaga: "Vamos precisar de alguns recursos" 

Melhor alternativa: "Este projeto requer três membros adicionais do pessoal e um orçamento de $50.000"

# 4 - Não humanizar o conteúdo

Claro que as cartas digitais são convenientes e os chats com IA podem poupar muito tempo.

Mas se não humanizar o seu conteúdo, este pode parecer robótico ou impessoal. 

Utilizar o nosso Humanizador de IA para garantir que foi escrito por uma pessoa real e não por uma máquina. 

Como tornar a sua carta mais persuasiva

A persuasão não é um jogo de palavras inteligente ou uma manipulação. 

Uma carta persuasiva bem escrita pode ajudar a transformar uma relação comercial calorosa, converter parceiros empenhados e oportunidades claras e acionáveis.

E para o fazer eficazmente, utilize estas 3 estratégias de persuasão nas suas cartas comerciais para que as suas cartas sejam melhores do que sem elas.

# 1 - Criar um gancho convincente

O parágrafo de abertura deve dar ao destinatário uma razão para continuar a ler. Para obter ganchos fortes, pode incluir qualquer um destes elementos:

1. Referência a um desafio partilhado
2. Apresentar uma declaração marcante
3. Destacar o valor imediato

# 2 - Apresentar provas convincentes

Transformar as afirmações em argumentos através de:

1. Dados e estatísticas

• Utilizar números específicos: "O nosso sistema reduziu as taxas de erro de 8,5% para 0,3%"
• Incluir prazos: "Em 6 meses, a satisfação do cliente aumentou em 45%"
• Comparar cenários antes/depois: "A eficiência da produção melhorou de 1.000 para 1.500 unidades por dia"

2. Estudos de caso

• Referir histórias de sucesso relevantes: "Uma implementação semelhante na ABC Corp resultou em..."
• Incluir resultados específicos: "A sua equipa atingiu a automatização 98% em 90 dias"
• Destacar situações comparáveis: "Outro fabricante da sua região teve uma experiência..."

3. Validação por peritos

• Reconhecimento do sector: "Premiado como 'Solução mais inovadora' pela Industry Weekly"
• Certificações profissionais: "Processos certificados ISO 9001"
• Apoios de parceiros: "Estatuto de Parceiro Gold da Microsoft desde 2020"

# 3 - Antecipar e abordar as objecções

Analise todas as objecções que o destinatário possa ter em relação à sua carta e aborde-as de imediato.

(Utilize o AI Chat para analisar as objecções)

Podem ter preocupações relativamente...

• Preocupações com os custos: "Embora o investimento inicial seja de $X, o ROI ocorre normalmente no prazo de 6 meses através de..."
• Tempo de implementação: "A nossa equipa dedicada garante uma interrupção mínima com o nosso plano de transição comprovado de 3 semanas"
• Requisitos de formação: "O programa de formação abrangente incluído requer apenas 4 horas por funcionário"

Conclusão

A redação de cartas comerciais continua a ser relevante em 2025, mas não da forma como o seu avô a conhecia. 

Embora a maior parte da comunicação se tenha tornado digital, pode não precisar dela todos os dias, mas quando precisa, é insubstituível.

Uma carta comercial bem elaborada pode abrir portas que um e-mail rápido não pode. 

Quer se trate de conseguir o emprego dos seus sonhos, de assegurar um negócio de um milhão de dólares ou de resolver uma crise com um cliente, uma carta comercial bem formatada e bem escrita irá salvá-lo.

• Manter o profissionalismo, mas não soe como um robô dos anos 50
• Utilize ferramentas de IA para fazer brainstorming, mas dê o seu toque humano
• Lembre-se: a sua carta pode ser digital, mas a sua o impacto deve ser pessoal

Certifique-se de que a sua carta não acaba como aqueles termos e condições não lidos - ninguém quer esse tipo de relação!