Como escrever um memorando: Estrutura, dicas e exemplos

Ninguém acorda entusiasmado para escrever um memorando.

Mas, sejamos realistas, por vezes, é necessário transmitir informações importantes de forma rápida e clara.

Quer esteja a anunciar uma nova política, a atualizar a sua equipa ou a avisar sobre uma mudança iminente, um memorando mantém as coisas simples: sem e-mails de ida e volta, sem reuniões desnecessárias, apenas comunicação direta ao ponto.

As boas notícias? Escrever um memorando não tem de ser complicado.

Com a estrutura correta e alguns ajustes inteligentes, pode certificar-se de que a sua mensagem é lida, compreendida e posta em prática - sem que ninguém se esqueça a meio.

Vamos lá ver o que se passa.

O que é um memorando?

Um memorando (abreviatura de memorando) é um documento curto e estruturado utilizado para comunicação interna numa empresa ou organização.

Ao contrário dos e-mails, que podem ser informais ou coloquiais, os memorandos destinam-se a ser claros, diretos e diretos - perfeitos para partilhar actualizações, políticas ou instruções importantes sem qualquer pormenor desnecessário.

Pense nisso como a versão profissional de "Olá, pessoal, eis o que está a acontecer".

Quer seja de um gestor para uma equipa, dos RH para os colaboradores ou da liderança para toda a empresa, os memorandos garantem que todos estão na mesma página.

Quando utilizar um memorando

Os memorandos funcionam melhor quando é necessário comunicar informações importantes a um grupo de pessoas de uma forma estruturada. Pode utilizar um memorando quando:

• Anúncio de uma alteração da política da empresa (como as novas diretrizes para o trabalho a partir de casa)
• Fornecer actualizações sobre um projeto ou iniciativa
• Definição de procedimentos ou instruções
• Fazer um anúncio interno da empresa
• Resolver um problema que necessita de atenção imediata

Se a sua mensagem for formal, precisar de ser documentada ou envolver vários destinatários, um memorando é a melhor opção. Se se tratar de um check-in rápido e informal, uma mensagem de correio eletrónico ou de chat pode ser suficiente.

Agora que já sabe quando para utilizar um memorando, vamos falar sobre como estruturá-lo corretamente.

Elementos-chave de um memorando

Um bom memorando não tem apenas a ver com o que diz, mas também com a forma como o estrutura. 

Mantê-lo claro, organizado e fácil de ler garante que a sua mensagem é realmente lida (e não ignorada numa caixa de entrada cheia de outras coisas). 

Eis o que cada memorando deve incluir:

1. Título (Para, De, Data, Assunto)

Comece pelo essencial. Cada memorando deve incluir:

• Para: A quem se destina este memorando? (Uma equipa, um departamento ou toda a empresa)
  De: Quem está a enviar? (O seu nome e cargo)
  Data: Quando foi escrito
  Assunto: Um título curto e específico que diga imediatamente ao leitor do que se trata o memorando

Exemplo:
Para: Todos os funcionários
De: Jane Doe, Diretora de RH
Data: 1 de fevereiro de 2025
Assunto: Nova política de trabalho remoto

2. Declaração de abertura (objetivo do memorando)

Ir direto ao assunto. Na primeira frase, dizer às pessoas porque estão a ler isto. Este não é o lugar para longas apresentações - apenas uma clara "Eis o que está em causa" declaração.

Exemplo:
"Este memorando descreve a política de trabalho remoto actualizada da empresa, em vigor a partir de 1 de março de 2025."

3. Corpo (pormenores e informações de apoio)

Aqui está onde fornecer os pormenores. Dependendo do tema, esta secção pode incluir:

• O quem, o quê, quando, onde e porquê do anúncio
• Datas, prazos ou instruções importantes
• Se necessário informação de base ou raciocínio

Frases curtasUtilize marcadores, se necessário, e inclua apenas os pormenores relevantes - ninguém quer ter de procurar em parágrafos de texto para encontrar o ponto principal.

Exemplo:
"A partir de 1 de março, os funcionários terão de trabalhar no escritório pelo menos dois dias por semana. O objetivo é manter a flexibilidade e, ao mesmo tempo, promover a colaboração. As equipas podem coordenar os seus dias de trabalho no escritório com base nas necessidades do departamento."

4. Apelo à ação (próximas etapas ou recomendações)

O que é que as pessoas fazer depois de ler isto? Quer se trate de seguir um novo processo, de participar numa reunião ou de colocar questões, explicitar claramente.

Exemplo:
"Os gestores devem coordenar com as suas equipas a finalização dos horários de trabalho até 15 de fevereiro. Se tiver dúvidas, contacte os RH."

5. Observações finais (facultativo)

Nem todos os memorandos precisam de um fecho, mas se quiser terminar com uma nota positivaSe o seu filho não estiver a trabalhar, um simples agradecimento ou reconhecimento pode ajudar.

Exemplo:
"Obrigado pela vossa flexibilidade enquanto continuamos a melhorar as nossas políticas de trabalho. Apreciamos o vosso empenho na colaboração e no sucesso."

Guia passo-a-passo para escrever um memorando

Eis como o fazer rapidamente sem pensar demasiado.

Passo 1: Definir o objetivo

Se não sabe exatamente porque está a escrever este memorando, o seu leitor também não o fará. 

Mantenha a simplicidade - qual é a mensagem principal? Se não a conseguir resumir numa frase, repense a sua abordagem.

Passo 2: Identificar o público

Quem está a ler isto? A forma como redige as coisas mudará consoante se dirija à liderança, à sua equipa ou a toda a empresa. 

Adapte o seu memorando para que se dirija diretamente às pessoas que precisam de agir.

Passo 3: Escrever o memorando 

Em vez de começar do zero, deixe a nossa Chat de IA fazer o trabalho pesado. Basta introduzir uma pergunta simples como:

• "Escrever um memorando profissional a anunciar uma nova política de trabalho remoto."
• "Redigir um memorando para uma atualização da equipa sobre o prazo final de um projeto."
• "Criar um memorando sobre as actualizações de segurança do escritório para os empregados."

O AI Chat irá gerar um rascunho estruturado e bem escrito em segundos, poupando-lhe tempo e esforço.

Verificar:

Passo 4: Aperfeiçoar e personalizar

O AI Chat dá-lhe um bom ponto de partida, mas não se limitar a copiar e colar. 

Leia o memorando e faça os ajustes necessários para que corresponda ao seu tom, acrescente pormenores específicos da empresa e garanta que é autêntico para a sua equipa.

Passo 5: Humanizar o projeto final

Mesmo com a IA, os memorandos devem continuar a parecer humanos e naturais.

 Coloque o seu projeto final no Humanizador de IA para suavizar qualquer fraseado robótico e certificar-se de que se lê como algo que realmente enviaria.

Explore o nosso Detetor de IA e o Humanizador utilizando o widget abaixo!

Exemplos de memorandos eficazes

Precisa de um memorando mas não quer começar do zero? 

Aqui estão quatro exemplos prontos a utilizar que podem ser ajustados e enviados.

Exemplo 1: Atualização da política interna

Cenário: A sua empresa está a atualizar a política de trabalho remoto e os empregados precisam de ser informados.

Para: Todos os funcionários
De: [Seu nome], Diretor de RH
Data: [Data de hoje].
Assunto: Política de trabalho remoto actualizada - em vigor [Data]

A partir de [Data], estamos a atualizar a nossa política de trabalho remoto para permitir que os funcionários trabalhem a partir de casa até três dias por semana. 

Esta alteração baseia-se nas reacções dos funcionários e no nosso empenho em manter a flexibilidade, promovendo simultaneamente a colaboração presencial.

Detalhes principais:

• Os trabalhadores devem coordenar os seus dias à distância com os seus gestores.
• É necessária a presença no escritório para reuniões de equipa e sessões de colaboração importantes.
• Todos os acordos de trabalho remoto devem ser finalizados com os RH até [Data limite].

Para quaisquer questões, contacte os RH através de [Informações de contacto]. Obrigado pela vossa adaptabilidade à medida que continuamos a melhorar as nossas políticas no local de trabalho.

Exemplo 2: Memorando sobre o estado do projeto

Cenário: A sua equipa precisa de uma atualização rápida sobre o progresso de um grande projeto.

Para: Equipa de projeto
De: [Seu nome], Gestor de projeto
Data: [Data de hoje].
Assunto: Atualização do estado do Projeto X - Conclusão da Fase 2

Temos o prazer de partilhar que A Fase 2 do Projeto X está agora concluída e estamos no bom caminho para passar à Fase 3 até [Data].

Progressos recentes:

• A equipa de desenvolvimento finalizou as funcionalidades principais.
• A equipa de marketing concluiu o projeto inicial da campanha.
• Os testes de garantia de qualidade estão a decorrer e serão concluídos até [Data].

Próximas etapas:

• Os testes finais e a revisão devem estar concluídos até [Data limite].
• Reunião de lançamento da Fase 3 agendada para [Data/Hora da reunião].

Se tiver algum bloqueio ou precisar de apoio adicional, contacte-me a mim ou ao chefe da sua equipa.

Exemplo 3: Lembrete de reunião

Cenário: Está a chegar uma reunião de todo o departamento e quer ter a certeza de que toda a gente vai participar.

Para: Equipa de vendas
De: [Seu nome], Diretor de Vendas
Data: [Data de hoje].
Assunto: Lembrete: Reunião trimestral de vendas - [Data/Hora]

Esta é uma lembrança de que o nosso Reunião trimestral de vendas realizar-se-á em [Data] a [Hora] em [Local] (ou através do Zoom).

Destaques da ordem do dia:

• Análise do desempenho das vendas no primeiro trimestre
• Estratégias de integração de novos clientes
• Ajustamentos dos objectivos de vendas para o segundo trimestre

Por favor, venha preparado com quaisquer actualizações ou perguntas. Se não puderem comparecer, avisem-me o mais rapidamente possível. Estamos ansiosos por falar com todos!

Exemplo 4: Nota de anúncio

Cenário: A sua empresa está a receber um novo membro da equipa e quer apresentá-lo.

Para: Todo o pessoal
De: [Seu nome], RH
Data: [Data de hoje].
Assunto: Bem-vindo [nome do novo empregado] à equipa!

Temos o prazer de anunciar que [Nome do novo empregado]. está a juntar-se ao [Departamento/Equipa] como o nosso novo [Cargo]! O seu primeiro dia de trabalho será em [Data de início]e trabalharão em estreita colaboração com [chefe de equipa/gestor].

Um pouco sobre [Nome do novo empregado]:

• Vem de [Empresa anterior/Experiência].
• Apaixonado por [competência/interesse no sector].
• Curiosidade: [Algo leve e cativante].

Dêem as boas-vindas ao [nome do novo empregado] quando o virem!

Considerações finais sobre a redação de um memorando

Um memorando tem por objetivo transmitir informações importantes de forma rápida e clara. 

Se as pessoas tiverem de o reler para perceberem o objetivo, não está a cumprir a sua função.

Seja breve, torne óbvios os passos seguintes e escreva como um ser humano, não como um robô empresarial. 

E se quiser poupar tempo?

O nosso Chat de IA pode redigir um memorando estruturado em segundos, e o Humanizador de IA garante que soa como tu.

Não é melhor quando as pessoas lêem e compreendem o que escrevemos?