Se utiliza o Excel/Google Sheets como parte do seu trabalho diário, existem algumas fórmulas muito úteis às quais voltará sempre que as aprender uma vez.
Existem provavelmente mais de cem fórmulas de folha de cálculo diferentes que funcionam para diferentes tipos de cálculos.
O meu objetivo neste blogue é falar sobre os mais simples de todos, os que formam a base de todos os cálculos avançados que poderá aprender mais tarde.
Começaremos por analisar alguns comandos básicos de cálculo aritmético e, em seguida, apresentar-lhe-ei algumas formas de efetuar análises mais avançadas.
Incluem instruções IF, comandos VLOOKUP, INDEX e MATCH, etc.
E é mais simples do que pensa!
Principais conclusões
- O Excel e o Google Sheets têm muitos comandos de fórmula incorporados que são úteis para efetuar cálculos.
- SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX e MATCH são algumas fórmulas que podem ajudar nos cálculos do dia a dia. Também pode brincar com elas introduzindo a lógica condicional.
- Não deve haver erros na escrita de uma fórmula, caso contrário, não obterá os seus resultados. Em particular, certifique-se de que evita referências circulares e impede o Excel de entrar num ciclo de cálculo infinito.
O que é exatamente uma fórmula de folha de cálculo
Os comandos através dos quais pode efetuar cálculos dos seus dados são conhecidos como fórmulas de folha de cálculo.
Tanto o Microsoft Excel como o Google Docs estão repletos de comandos deste tipo, o que explica, em parte, o facto de serem as ferramentas básicas em qualquer local de trabalho.
Um sinal (=) precede qualquer fórmula escrita no Excel. É uma indicação para o Excel tratar o texto que se segue como uma fórmula para efetuar o cálculo necessário em vez de uma entrada de texto simples.
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Para além de utilizar as fórmulas das folhas de cálculo do Google Sheets ou do Excel para datas, eis algumas razões pelas quais o Excel e as folhas de cálculo do Google têm centenas de comandos de fórmulas:
- Automatiza os cálculos rapidamente
Todos nós precisamos de fazer alguns cálculos básicos, como aritmética ou cálculo de médias, independentemente da natureza do nosso trabalho.
Se o seu trabalho é pesado em termos de dados, necessita de cálculos mais extensos com uma frequência muito mais elevada.
É muito prático poder efetuar estes cálculos na folha de cálculo onde os dados estão armazenados, em vez de ter de os importar para uma calculadora.
Também pode definir a fórmula apenas uma vez e esta continuará a ser executada para o número de linhas ou dados que introduzir, conforme necessário.
- Reduz os erros manuais
Exportar os seus dados para uma aplicação de calculadora não só é demorado, como também está sujeito a erros. Uma entrada incorrecta e todo o seu cálculo fica sem confiança.
Mesmo com várias revisões, não é possível ter a certeza de que todos os valores foram introduzidos corretamente.
A execução de uma fórmula de folha de cálculo reduz este ponto de erro.
- Liga os dados de forma lógica
Os conjuntos de dados podem ser interpretados de forma muito mais lógica através de cálculos. Ordene os seus dados, filtre-os, efectue uma análise e compreenda melhor a que correspondem todos os números em cada célula da sua folha de cálculo.
É ótimo para:
- Orçamentação
- Manter um registo financeiro pessoal ou empresarial
- Professores que pretendem um registo dos trabalhos/exames dos seus alunos
- Dados de investigação
- Cálculo do rendimento do investimento
Agora, quer precise de saber as fórmulas da folha de cálculo do Google ou queira uma lista de fórmulas da folha de cálculo do Excel, pode encontrá-las na secção seguinte.
Fórmulas básicas de que todos os utilizadores necessitam
Tanto o Excel como o Google Sheets têm centenas de fórmulas que efectuam diferentes cálculos. Se quiser aprender todas as fórmulas, vai demorar alguns meses. No entanto, descrevi algumas muito úteis abaixo.
- SUM para totais
O comando SUM() é utilizado para somar todas as células selecionadas. Naturalmente, é necessário ter um valor numérico na célula para que funcione. A fórmula não funcionará numa célula não numérica.
Dentro do parêntesis, é necessário especificar a primeira e a última célula do segmento da folha de cálculo que pretende adicionar, separadas por dois pontos.
Assim, se eu quiser adicionar o conteúdo das linhas 3 a 7 na primeira coluna, escreveria a fórmula como: SUM(A3:A7). A fórmula também funciona em várias linhas.
Além disso, esta fórmula é a mesma tanto para o Google Sheets como para o Excel.
Veja este exemplo:
Para além da função SUM mais simples, também é possível efetuar os seguintes tipos de adições:
- SUMIF: Adicionar números num intervalo que satisfaça uma condição
- SUMIFS: Adicionar números num intervalo que satisfaça várias condições
- SUMPRODUTO: Multiplicar valores correspondentes em matrizes e depois adicionar os resultados
- SUMSQ: Adicionar os quadrados de números num intervalo
- SUMX2MY2: Adiciona o resultado de (x² - y²) para valores correspondentes em dois intervalos
- SUMX2PY2: Adiciona o resultado de (x² + y²) para valores correspondentes em dois intervalos
- SUMXMY2: Adiciona os quadrados das diferenças (x - y)² para dois intervalos
- DSUM: Adicionar valores numa coluna que satisfaça os critérios definidos numa tabela da base de dados
- IMSUM: Adicionar números complexos.
- SÉRIE: Calcular a soma de uma série de potências utilizando os coeficientes dados.
- MÉDIA para conhecimentos
A fórmula AVERAGE() é utilizada para calcular a média de um determinado conjunto de células na sua folha de cálculo.
Mais uma vez, o funcionamento é praticamente o mesmo. Coloca-se o primeiro e o último número da célula entre parênteses, separados por dois pontos, por exemplo, MÉDIA(E2:E11), e obtém-se a média das células selecionadas.
Mais uma vez, a fórmula para a média é a mesma no Excel e no Google Sheets.
Pequenas variações na fórmula AVERAGE podem ajudá-lo com cálculos condicionais, como por exemplo:
- MÉDIA: Para calcular a média aritmética dos números num intervalo
- AVERAGEA: Utiliza-se quando se pretende obter a média, incluindo números, texto e valores lógicos
- MÉDIAF: Este comando permite calcular a média dos números que satisfazem uma condição
- AVERAGEIFS: Esta calcula a média de números que satisfazem várias condições
- DAVERAGE: Calcula a média dos valores numa coluna da base de dados que satisfazem os critérios especificados
- COUNT para rastrear itens
Este comando é útil para calcular o número de células da sua folha de cálculo que contêm dados numéricos.
Não fará sentido utilizá-lo quando os seus dados se limitam a um punhado de linhas, mas se tiver centenas de linhas de dados e quiser saber quantas delas são valores numéricos, é a isto que vai recorrer.
Também se escreve de forma semelhante, ou seja, começa-se com o sinal =, depois menciona-se o comando COUNT, abre-se o parêntesis, menciona-se a primeira e a última célula separadas por dois pontos e fecha-se o parêntesis.
A fórmula é a mesma tanto no Google Sheets como no Excel.
Por exemplo, =CONTAGEM(E1:E100)
Tal como as fórmulas SUM e AVERAGE, COUNT também pode ser utilizado de duas formas diferentes, ou seja,
- COUNTA: Para contar as células que não estão vazias (números, texto ou valores).
- COUNTBLANK: Conta apenas as células vazias num intervalo
- CONTADOR: Conta as células que satisfazem uma condição
- COUNTIFS: Utilize-a para contar as células que satisfazem várias condições
- DCOUNT: Este conta os valores numéricos numa coluna da base de dados que satisfazem os critérios especificados
- DCOUNTA: É utilizado para contar os valores não vazios numa coluna da base de dados que satisfazem os critérios especificados
Fórmulas avançadas para análise de dados
Para a maioria dos utilizadores, as fórmulas que referi anteriormente são mais do que suficientes. No entanto, são necessárias algumas fórmulas para cálculos avançados, que são muito úteis se o seu trabalho envolver a análise de dados.
- VLOOKUP para pesquisas
A fórmula VLOOKUP é utilizada para encontrar um valor numa tabela e devolver informações relacionadas da mesma linha.
Em termos mais simples, quando introduz VLOOKUP, pede à folha de cálculo para procurar um valor na primeira coluna de uma tabela e, em seguida, dá-lhe um valor de outra coluna nessa linha.
Na nossa folha de exemplo, se a coluna A tiver IDs de produtos e a coluna C tiver o preço por unidade, podemos utilizar o PROCV para procurar um determinado ID de produto e obter o respetivo preço na coluna C.
Será escrito como VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)
- Instruções IF para lógica
A função IF é utilizada para tomar decisões lógicas numa folha de cálculo. Diz simplesmente à folha o que fazer quando uma condição é verdadeira e o que fazer quando é falsa.
Para escrever uma instrução IF, começa-se com o sinal =, inclui-se o comando IF, abrem-se os parênteses e, em seguida, descreve-se a condição.
Depois disso, inclua uma vírgula e mencione o que pretende que a folha faça se a condição for cumprida. Em seguida, coloque outra vírgula e diga o que pretende que aconteça se o comando não for cumprido.
Por exemplo, se imaginarmos uma folha com os resultados dos alunos e quisermos especificar uma condição segundo a qual uma nota igual ou superior a 50 é uma nota de aprovação e inferior a 50 é uma reprovação, podemos utilizar a lógica IF.
Eis a forma de o escrever: =IF(A1>=50, “Pass”, “Fail”)
A folha procura o valor na célula e, se for superior a 50, indica que o aluno foi aprovado. Caso contrário, indicará que o aluno foi reprovado.
- INDEX & MATCH para pesquisa
INDEX e MATCH são utilizados em conjunto para procurar informações numa tabela de uma forma mais flexível do que a fórmula LOOKUP.
A função MATCH é responsável por encontrar a posição de um valor numa linha ou coluna. Utilize MATCH para procurar um valor na sua tabela, e não devolverá o valor em si. Ela retornará um número que representa onde o valor aparece.
Por exemplo, se a ID de um produto for o quinto item de uma lista, MATCH devolverá 5.
A função INDEX utiliza esse número de posição para devolver um valor de uma localização específica numa tabela ou coluna. Assim, recupera simplesmente qualquer valor existente na linha que especificar.
Dicas para evitar erros de fórmula comuns
Como já deve ter visto, tanto o Excel como o Google Sheets exigem que introduza as suas fórmulas com uma precisão de 100%.
Quaisquer erros na escrita da sua fórmula não lhe darão resultados, apenas uma mensagem de erro que diz #N/A.
Seguem-se algumas dicas para o ajudar a evitar esta mensagem de erro.
- Verificar cuidadosamente os parênteses
A fórmula tem de ser escrita no formato exato descrito acima. Se, por acaso, deixar os parênteses abertos ou apenas descrever o intervalo de células sem os parênteses, os dados não serão calculados.
Certifique-se sempre de que os parênteses de abertura e de fecho estão bem colocados. Além disso, certifique-se de que existe um sinal de dois pontos para diferenciar a primeira e a última célula do seu intervalo.
- Observar tipos de dados
As fórmulas de folha de cálculo funcionam melhor apenas com determinados tipos de dados. Por exemplo, não se pode esperar um valor médio para dados que não são quantificáveis, ou seja, formas descritivas de dados.
Sempre que inserir fórmulas, verifique novamente os dados das células para não introduzir um intervalo de células inválido.
- Evitar referências circulares
Uma referência circular significa que a folha de cálculo regressa à célula onde está descrita. Cria um ciclo de circulação infinito em que não é possível obter uma resposta, sendo apenas apresentada uma mensagem de erro.
Por exemplo, se introduzir SUM(A1:A10) na célula A10, criou um ciclo circular em que a célula terá de adicionar continuamente qualquer valor somado na célula A10 e este processo nunca terminará.
A fórmula precisa de conhecer o seu próprio resultado para encontrar o valor da célula A10.
Certifique-se sempre de que a célula onde introduziu a fórmula da folha de cálculo não faz parte do intervalo de células da fórmula.
Combinação de fórmulas para uma melhor eficiência
A combinação de fórmulas em folhas de cálculo permite-lhe resolver problemas complexos de forma mais eficiente. Ao utilizar as fórmulas simples de que falei anteriormente, estará a calcular as coisas passo a passo em muitas células.
Numa fórmula combinada, é possível agrupar vários cálculos de modo a que uma fórmula seja diretamente alimentada por outra.
Por exemplo, pode combinar IF com SUM para somar valores que satisfazem apenas determinadas condições.
Também é possível combinar COUNT ou AVERAGE com condições para analisar os dados com mais precisão.
Dito isto, a combinação de fórmulas não é fácil no início. Existe uma verdadeira curva de aprendizagem e, se se lançar em fórmulas aninhadas complexas sem utilizar as simples um bom número de vezes, acabará por se confundir.
Por isso, pratique sempre primeiro com fórmulas simples. Quando se sentir à vontade, comece gradualmente a combinar duas funções, depois três e, por fim, configurações mais avançadas.
Utilização de fórmulas para tarefas do mundo real
Quando apanhar o jeito destas fórmulas, vai começar a reparar na frequência com que se aplicam a coisas que já faz.
Por exemplo:
- O proprietário de uma pequena empresa pode utilizar a fórmula SUMIF para controlar as despesas por categoria
- Ou um professor pode combinar IF com CONSELHO funções para assinalar os alunos que estão a ficar para trás nos trabalhos
- O mesmo acontece com os freelancers que gerem as facturas dos clientes. Podem utilizar um simples VLOOKUP para obter taxas de clientes de uma lista principal sem percorrer as linhas manualmente.
O facto é que saber qual a fórmula que se adapta à sua situação específica é quase metade da batalha. E é exatamente aí que a fórmula de Undetectable Chatbot de IA pode ser o seu guia.
Pode descrever o que está a tentar fazer numa linguagem simples e o programa sugerirá a fórmula certa para a sua tarefa.
Agora, tem um colega de trabalho experiente em folhas de cálculo a quem pode recorrer sempre que tiver problemas, e isto não se limita apenas às consultas do Excel ou da folha de cálculo do Google.
Explore abaixo como o nosso Detetor de IA e o Humanizador podem melhorar o seu conteúdo!
Considerações finais
Espero que este artigo o tenha ajudado a aprender algumas coisas sobre as fórmulas das folhas de cálculo.
Quanto mais as usares, melhor serás, e sempre que te sentires confuso quanto à fórmula a utilizar, basta recorreres a Undetectable AI's Chat de IA, e ajudá-lo-á a decidir qual o comando que melhor se adequa ao cálculo que pretende.
Também pode verificar novamente a sua fórmula executando-a no AI Chat para confirmar que não está a cometer erros.
Experimentar IA indetetável hoje!