Как написать письмо учителю в любой ситуации

Почтовые ящики учителей переполнены письмами от учеников и их родителей. 

Некоторые из них понятны, некоторые запутаны, а некоторые выглядят так, будто их набирали большими пальцами в спешке.

Если вы хотите, чтобы ваше письмо действительно получило ответ (а не попало в стопку "я разберусь с этим позже"), необходимо придерживаться определенного, уважительного подхода. 

Следует ли говорить "Привет" или "Дорогой профессор"? Насколько много деталей - это слишком много? И как сделать так, чтобы ваша просьба не выглядела требовательной?

Именно об этом и пойдет речь в данном руководстве.

К концу курса вы будете знать, как написать письмо учителю, которое он не захочет оставить без ответа.

Когда следует писать учителю (общие сценарии)

Некоторые родители любят пользоваться электронной почтой. 

Они любят писать сообщения о каждом мелком неудобстве, например, о пропаже ластика или о том, что маленького Тимми слишком агрессивно пометили в доджболе. 

Между тем, некоторые студенты вообще избегают переписки с преподавателями, даже когда на кону стоит их академическое будущее. 

Итак, в каких случаях следует писать учителю по электронной почте? Вот несколько законных причин:

• Значительное снижение оценки: Если ваш ребенок, обычно блестяще сдающий все тесты, вдруг приносит домой двойки, стоит проконсультироваться.
• Проблемы с издевательствами: Где бы это ни происходило - в классе, на перемене или в Интернете, - учителя должны знать, если ученик чувствует себя небезопасно.
• Значительные изменения в поведении: Если ваш некогда болтливый ребенок вдруг стал молчаливым, возможно, в школе что-то не так.
• Путаница с заданиями: Если задание неясно, быстрое электронное письмо может прояснить инструкции (но сначала проверьте учебный план).
• Семейные чрезвычайные ситуации: Если ученик переживает семейный кризис, учителя часто могут оказать ему поддержку или проявить снисхождение.
• Участие в работе класса: Хотите стать волонтером или помочь в проведении мероприятия? Учителя не откажутся от лишней пары рук (если только вы не родитель).

И хотя это все веские причины написать учителю, некоторые вещи лучше держать подальше от его почтового ящика. Вот несколько примеров того, когда не стоит писать учителю:

• Спрашиваю информацию, которая есть в учебном плане: Если ответ буквально содержится в документе, который они раздали в первый день, не отправляйте его по электронной почте.
• Жаловаться на оценки без доказательств: "Я заслуживаю пятерку" - это не убедительный аргумент.
• Чрезмерная реакция на мелкие проблемы: Тот пропавший карандаш? Его больше нет. Двигайтесь дальше.
• Требует особого отношения: Учителям приходится заниматься с 30+ детьми, а не только с вашим. (Если, конечно, речь не идет о серьезных вещах, но и в этом случае просить нужно вежливо).

Что ожидают учителя от хорошо написанного письма?

Учителя читают электронные письма каждый день, поэтому, если вы хотите, чтобы ваше письмо было воспринято положительно, вам необходимо знать как правильно написать электронное письмо учителю.

Учителя любят короткие, четкие и уважительные электронные письма.

Во-первых, начните с правильного приветствия. Это значит "Дорогой мистер Смит" или "Здравствуйте, мисс Джонсон", а не "Привет, преподаватель" или, не дай Бог, просто фамилия с вопросительным знаком.

После этого переходите к делу. Укажите, кто вы (или кто ваш ребенок), в чем проблема и что вам от них нужно. 

Мой сын, Джейк, учится в вашем классе английского языка во втором полугодии, и он испытывает трудности с последним заданием, в частности, о [конкретном предмете]. Не могли бы вы уточнить требования? 

Бум. Сразу к делу.

Никаких лишних слов о том, что Джейк любит книги с трех лет и имеет глубокую эмоциональную связь с этим конкретным проектом.

И наконец, знание того, как закончить письмо профессору, имеет такое же значение, как и приветствие.

Поэтому заверните письмо красиво, не выдвигая требований. 

Закончить письмо чем-то вроде "Вы должны исправить это немедленно" - это рецепт того, что ваше письмо мысленно удалят.

Поэтому будьте вежливы и отписывайтесь вежливо, как разумный человек. 

Как составить письмо учителю (пошаговое руководство)

Чтобы проиллюстрировать, как написать письмо учителю, мы описали каждый шаг ниже.

Мы также будем шаг за шагом создавать гипотетическое письмо. 

В нашем примере родитель пишет учителю о том, что его ребенок остался дома из-за очень конкретного страха "потерять зуб в школе". 

Давайте перейдем непосредственно к делу.

Шаг 1: Используйте четкую и профессиональную строку темы

Учителя получают массу писем, поэтому четкая тема поможет им быстро определить, о чем ваше письмо и требует ли оно срочного внимания.

Поэтому избегайте таких тем, как "Вопрос" или "Важно", поскольку они слишком расплывчаты.

Хорошая тема должна быть конкретной и информативной, но при этом короткой. Вы также должны избегайте чрезмерной капитализацииВосклицательные знаки или слишком непринужденный тон. 

Например, тема нашего гипотетического письма такова: 

Тема	[Имя ребенка] остается дома в [Дата] - Боится потерять зуб в школе.

Обратите внимание на то, как он сразу сообщает учителю, почему это письмо оказалось в его почтовом ящике.

Шаг 2: Начните с правильного приветствия

Теперь, когда у нас есть хорошая тема письма, давайте покажем вам, как правильно открывать письмо. 

Ваше приветствие задает тон всему сообщению.

Плохое приветствие (или, что еще хуже, полное отсутствие приветствия) - это очень грубый способ открыться.

Всегда обращайтесь к преподавателю формально, если не знаете, что он предпочитает иное. "Дорогая мисс" или "Здравствуйте, профессор" с последующим указанием фамилии - это безопасный выбор. 

Давайте продолжим рассмотрение нашего гипотетического письма и применим этот шаг:

Тема	[Имя ребенка] остается дома в [Дата] - Боится потерять зуб в школе.
Дорогой мистер Джонсон,

Теперь мы начинаем вежливо и профессионально.

Шаг 3: Представьтесь (если необходимо)

Если учитель уже хорошо вас знает, вам может не понадобиться пространное вступление.

Но если есть вероятность, что они не сразу узнают, кто вы (особенно в больших классах или школах), лучше коротко представиться. 

Это особенно важно для родителей, обращающихся от имени своего ребенка, чтобы избежать ненужных переписок. 

Если вы студент, достаточно указать свое полное имя и классную секцию.

Если вы родитель, то упоминание имени и класса вашего ребенка поможет учителю сопоставить все детали.

Теперь давайте применим это к нашему примеру с электронной почтой:

Тема	[Имя ребенка] остается дома в [Дата] - Боится потерять зуб в школе.
Дорогой мистер Джонсон, Надеюсь, все хорошо. Это Сара Томпсон, мать Джеральда из вашего второго класса.

О, да, забота о благополучии учителя еще никому не вредила. 

Шаг 4: Четко сформулируйте свою просьбу или вопрос

После вступления переходите к делу. 

Учителя заняты, и у них нет времени на расшифровку неясных или слишком длинных писем.

Поэтому ваше сообщение должно быть четким и прямым. 

Если у вас есть конкретный вопрос, сформулируйте его лаконично, чтобы они могли ответить на него, не требуя уточнений.

Или, если вы обращаетесь с просьбой, заранее укажите все необходимые детали (даты, время, имена или любой подходящий контекст).

В то же время соблюдайте баланс между краткостью и полнотой.

Вы же не хотите быть настолько расплывчатым, чтобы учитель не понял, что вам нужно, и не хотите утопить его в ненужных предысториях. 

Давайте вернемся к нашему гипотетическому письму и уточним детали.

Тема	Джеральд остается дома на [Дата] - Боюсь потерять зуб в школе.
Дорогой мистер Джонсон, Надеюсь, все хорошо. Это Сара Томпсон, мать Джеральда из вашего второго класса.  Я хотела сообщить вам, что Джеральд останется дома в [Дата], потому что он очень переживает из-за того, что у него выпал зуб в школе. Мы не хотели, чтобы его дискомфорт мешал занятиям.

Шаг 5: Будьте вежливы и уважительны в выражениях

Даже если вы расстроены или торопитесь, всегда используйте вежливый и уважительный тон, когда пишете учителю.

Ваш тон может повлиять на то, как учитель воспримет вас и как быстро он отреагирует.

Избегайте таких требовательных выражений, как "Мне нужно, чтобы ты..." или "Вы должны..." Вместо этого используйте вежливые фразы, например "Не могли бы вы..." или "Я был бы очень признателен, если бы..."

Уважительное отношение к языку также означает уважение к времени учителя.

Если ваш вопрос требует долгого ответа, признайте это и выразите благодарность за их усилия.

Возвращаясь к нашему примеру с электронной почтой, мы должны убедиться, что тон остается вежливым.

Вот такой заботливый штрих:

Тема

Джеральд остается дома на [Дата] - Боюсь потерять зуб в школе.

Дорогой мистер Джонсон, Надеюсь, все хорошо. Это Сара Томпсон, мать Джеральда из вашего второго класса.  Я хотела сообщить вам, что Джеральд останется дома в [Дата], потому что он очень переживает из-за того, что у него выпал зуб в школе. Мы не хотели, чтобы его дискомфорт мешал занятиям. Надеюсь, вы меня поймете, и я ценю вашу поддержку. Пожалуйста, дайте мне знать, если мы должны что-то сделать, чтобы компенсировать пропущенный день.

Шаг 6: Профессионально завершите письмо

Важно завершить его соответствующей подписью. 

Избегайте резких окончаний.

Всегда включайте заключительную фразу, которая либо подтверждает благодарность, либо сигнализирует о следующем шаге.

Если вы ожидаете ответа, четко сформулируйте его и скажите "Я с нетерпением жду вашего ответа". или "Пожалуйста, сообщите мне об этом при первой же возможности". 

Если вам не нужен ответ, но вы хотите сохранить связь, можно закончить фразу, "Еще раз спасибо, что уделили мне время, я очень ценю это".

Также необходимо правильно поставить подпись. "С наилучшими пожеланиями", "Искренне" или "Спасибо" - все это безопасные варианты.

Для нашего письма мы добавим вежливое завершение. '

Вот полный текст образца того, как написать письмо учителю:

Тема

Джеральд остается дома на [Дата] - Боюсь потерять зуб в школе.

Дорогой мистер Джонсон, Надеюсь, все хорошо. Это Сара Томпсон, мать Джеральда из вашего второго класса.  Я хотела сообщить вам, что Джеральд останется дома в [Дата], потому что он очень переживает из-за того, что у него выпал зуб в школе. Мы не хотели, чтобы его дискомфорт мешал занятиям. Надеюсь, вы меня поймете, и я ценю вашу поддержку. Пожалуйста, дайте мне знать, если мы должны что-то сделать, чтобы компенсировать пропущенный день. Спасибо за все, что вы делаете, Сара ТомпсонМать Джеральда

Распространенные ошибки, которых следует избегать при отправке электронных писем учителю

Вы только что узнали, как пошагово написать письмо учителю. 

Чтобы убедиться, что в тексте вашего письма нет ошибок, вот несколько распространенных ошибок, которых вы должны избегать любой ценой.

1. Использование сленга или непрофессиональных выражений

Если ваше письмо начинается с "Aye" или "Hey whatsup", у нас проблема. 

Ваш учитель - не ваш приятель по играм.

И хотя написание "Меня не будет завтра на занятиях" может стать второй натурой, это верный способ отправить ваше письмо в "игнор". 

Сохраняйте профессионализм, используйте только полные слова, а текстовую речь оставьте для групповых чатов.

2. Отправка электронного письма без Вычитка

Я не могу не подчеркнуть, что вы всегда должны вычитывать текст перед отправкой. 

Учителям и так приходится целыми днями расшифровывать сомнительный почерк. Они не должны также расшифровывать электронное письмо с опечатками.

Если ваше сообщение выглядит так, будто оно было написано в спешке и без знаков препинания, не удивляйтесь, если оно затеряется в общей куче.

Немного усилий - и все получится.

3. Быть слишком требовательным или грубым

Есть тонкая грань между тем, чтобы просить о чем-то и требовать этого. 

Отправка сообщения следующего содержания: "Немедленно уберите ноль, который вы поставили моему ребенку" или "Я не буду посещать ваши занятия завтра. У меня футбольный матч" - это не совсем просьба. 

Учителя гораздо лучше реагируют на уважительные просьбы, чем на ультиматумы.

Никому не нравятся письма, которые звучат так, будто их написал корпоративный юрист на фоне кофеинового перегара.

4. Забыв включить важные детали

Если вашему учителю приходится играть в детектива, чтобы понять, о чем вы спрашиваете, значит, он уже раздражен. 

Письма, в которых просто говорится: "Я не понимаю" или "Вы можете помочь?" без указания класса, задания или темы, к которой вы обращаетесь, невероятно запутывают учителей.

Включите соответствующие детали, чтобы преподавателю не пришлось гадать, что вы имеете в виду.

Как искусственный интеллект может помочь вам писать вежливые и эффективные электронные письма?

Написание хорошо структурированных писем не каждому под силу. 

Родители имеют разное образование, и не все знакомы с формальностями, которые необходимо соблюдать при отправке электронного письма учителю.

Одни пишут длинные, бессвязные блоки текста, упуская ключевые детали, другие отправляют слишком резкие или путаные сообщения. 

А студенты, ну, некоторые просто не воспринимают это всерьез (см.: "Чувствую себя немного подавленным, поэтому не собираюсь приходить").

Именно в этом случае чат-боты с искусственным интеллектом, такие как Undetectable AI Чат с искусственным интеллектомВ этом случае на помощь приходят люди, которые могут спасти положение. 

Используя искусственный интеллект для написания электронных писем, вы получите профессионально звучащее письмо, на которое действительно будет получен полезный ответ. 

Кроме того, AI может убедиться, что ваш тон соответствует ситуации, ведь ни один учитель не захочет читать письмо, которое звучит так, будто его напечатали в спешке и со злостью. 

Не забудьте очеловечить свое письмо. Проверьте наш Гуманизатор искусственного интеллекта прямо сейчас в виджете ниже!

Последние советы по написанию сильного письма учителю

К этому моменту вы должны хорошо понимать, как написать письмо учителю.

Но прежде чем вы нажмете кнопку "Отправить", вот несколько последних советов, которые помогут убедиться, что ваше сообщение будет воспринято правильно.

Сохраняйте краткость и прямоту электронных писем

Как я уже говорил, учителя - люди занятые.

У них нет времени читать длинное письмо о каждой мысли, проносящейся у вас в голове. 

Будьте лаконичны, придерживайтесь главной мысли и не уходите в ненужные стороны.

Если ваше письмо не может быть понято менее чем за минуту или две, оно, вероятно, слишком длинное.

Знать, когда следует проследить за ответом учителя

Если вы не получили ответа в течение разумного периода времени (обычно 24-48 часов в учебный день), можно отправить вежливое письмо. электронное письмо без ответа. 

Но не спамьте почтовый ящик своего учителя сообщениями "Вы получили мое письмо???" пять раз подряд. Главное - терпение.

Уважительное отношение к времени преподавателя и рабочим часам

Помните, что у учителей есть жизнь и вне школы.

Писать по электронной почте в 23:59 и ожидать немедленного ответа - это не уважение к их личной жизни. 

Если ваш вопрос может подождать до занятий или офисных часов, подумайте о том, чтобы задать его тогда, а не отправлять по электронной почте.

Уважайте их время, и они будут более склонны помочь вам, когда вы действительно в этом нуждаетесь.

Пишите лучшие письма своему учителю без лишних хлопот!

В этом руководстве вы узнаете, как написать письмо учителю, и найдете дополнительные правила и запреты.

Но если написание электронных писем все еще кажется вам сложной задачей, инструменты Undetectable AI помогут вам. 

Вы сможете за считанные минуты написать полноценное письмо учителю или любому другому человеку, соблюдая правильный этикет.

Подпишитесь на "Необнаруживаемый ИИ сейчас и отправляйте профессиональные и уважительные электронные письма учителям.