Как эффективно улучшить навыки общения

Если вы спросите людей, что делает их хорошими коммуникаторами, вы услышите: “тот, кто хорошо говорит” или “человек, с которым легко разговаривать”.”

Хотя эти черты, безусловно, составляют большую часть того, что делает общение на рабочем месте хорошим, есть еще много чего. 

Большинство проблем с общением на рабочем месте возникает из-за отсутствия навыков, которые никогда не развивались целенаправленно. 

Профессионалы, которые выделяются в любой организации, почти всегда те, кто может объяснить, что они знают, и объединить людей вокруг этого.

Они знают, как провести совещание, как справиться с конфликтом, как написать предложение, как реагировать, когда кто-то сообщает новости, которые они не хотели слышать.

И каждому из этих навыков можно научиться.

В этой статье вы найдете множество советов о том, как улучшить навыки общения, но только вы можете решить, стоит ли применять их на практике.

---

Основные выводы

• Разговорчивость от природы имеет мало общего с хорошей коммуникабельностью. Навыкам общения на рабочем месте учатся и развиваются, а не рождаются с ними. 

• Хорошее общение включает в себя то, как вы пишете, как слушаете, как ведете себя в комнате и насколько эмоционально воспринимаете окружающих вас людей.

• Люди, которые общаются лучше всех, просто уделяли этому постоянное внимание в течение длительного времени. 

• Все советы по улучшению коммуникативных навыков с помощью инструментов Undetectable AI вы можете применять на практике в условиях низких ставок и в режиме реального времени. 

---

Что такое навыки общения

По своей сути общение является одним из самых важных мягкие навыки. Это обмен информацией между людьми. Достаточно просто.

На рабочем месте обмен мнениями происходит в десятках форматов каждый день: например, один на один с руководителем, командное сообщение в Slack, презентация перед всей командой, быстрый разговор в коридоре и т. д. 

Навыки общения - это инструменты, которые вы используете для того, чтобы эти обмены проходили успешно.

Они делятся на следующие категории: 

• Вербальное общение, которое включает в себя то, как вы говорите, какие слова выбираете и насколько четко доносите свою мысль.

• В удаленных и гибридных моделях письменная коммуникация занимает все большее место в культуре работы. Отчет компании Grammarly за 2023 год показал, что профессионалы в сфере бизнеса тратят В среднем 19 часов в неделю пишут на работе. 

• Невербальное общение, которое состоит из активного слушания, языка тела, зрительного контакта, тона голоса и паузы перед ответом на сложный вопрос

• Эмоциональный интеллект, т.е. умение читать обстановку и общаться, понимая, что чувствуют другие. 

Другими словами, коммуникативные навыки - это набор привычек и практик, которые в совокупности определяют, насколько хорошо вы умеете общаться с людьми на работе.

Ежедневно практикуйте эффективное общение

Распространено мнение, что общение - это то, чем вы либо обладаете, либо нет. Некоторые люди от природы хорошие собеседники, от природы хорошие слушатели, от природы способны войти в комнату и заставить всех чувствовать себя непринужденно.

Хотя ваша личность играет определенную роль, мы не можем относиться к общению как к неизменной черте. Хорошее общение - это навык, и, как и любой навык, он совершенствуется с практикой.

Подумайте об этом так же, как вы думаете о фитнесе. Никто не бежит марафон с первой попытки, не так ли? 

Люди, которые, казалось бы, без труда добиваются успеха в каком-то деле, почти всегда приложили негламурные усилия для повторения, которые вы не заметили.

Точно так же ваши коллеги, которые всегда выглядят спокойными и ясными под давлением, которые никогда не путаются в словах на совещании, научились делать это с практикой. 

А в следующем разделе вы узнаете, какие именно шаги вам нужно практиковать каждый день, чтобы стать лучше в общении. 

Повышение ясности ваших сообщений

• Используйте простые, точные формулировки

В профессиональной среде существует определенное, часто непроизносимое, давление, заставляющее вас звучать изысканно.

Использовать такой язык, который показывает, что вы принадлежите к этой комнате, что вы тщательно обдумали тему. Поэтому многие из нас стараются использовать большие, более формальные слова.

Чаще всего с этой задачей лучше справляются небольшие слова. Используя простой язык, вы уважаете время и внимание собеседника настолько, чтобы перейти к делу, не заставляя его работать.

Полезный тест - спросить себя после того, как вы что-то сказали: может ли достаточно умный человек, который ничего не знает об этой теме, понять, что я только что сказал? 

Nielsen Norman Group провели исследование среди экспертов в области науки и технологий, в ходе которого выяснили, что простой язык улучшает понимание и запоминание информации. Оказывается, эксперты ценят простой язык так же, как и все остальные.

• Избегайте слишком сложных терминов

В каждой отрасли есть свой словарь, и в какой-то степени он очень полезен для эффективного общения людей, работающих в одном мире. 

Но мы часто так привыкаем использовать эти термины, что в итоге используем их даже тогда, когда аудитория с ними не знакома. Естественно, любой человек, не знакомый с этой отраслью, проведет остаток разговора, пытаясь понять, что вы имели в виду под этим одним словом, вместо того чтобы вникнуть в суть вопроса. 

Сильные коммуникаторы предпочитают говорить конкретные, честные и простые слова, а не прятаться за терминологией.

Конечно, я не имею в виду, что вы должны полностью отказаться от технического языка. Если вы находитесь в комнате, полной инженеров, обсуждающих инфраструктуру, вам не нужно переводить каждый термин на простой английский.

Просто помните о своем окружении. И если вы не уверены, что все собеседники разделяют ваше определение того или иного термина, либо дайте ему четкое определение, либо замените его простыми словами.

• Четко стройте предложения

Устное общение сложнее, чем письменное, поскольку его невозможно перечитать. Поэтому самые четкие коммуникаторы, как правило, имеют несколько привычек. 

1. Они ведут к главной мысли, а не развивают ее.

2. Они не перегружают предложения излишним контекстом, прежде чем перейти к тому, что они хотят сказать.

3. Они останавливаются после того, как донесли свою мысль до собеседника. Они не будут заканчивать мысль оговорками и отступлениями, которые размывают первоначальный смысл.

Всегда стройте свое общение вокруг самого важного заголовка, а не тратьте время на изложение предыстории, контекста и оговорок.

На первых порах вам поможет Undetectable AI. Редактор предложений чтобы ваши предложения были ясными и прямолинейными. 

Кроме того, удачно выбранная пауза после ключевого момента дает собеседнику время осмыслить сказанное. И это гораздо эффективнее, чем сразу переходить к следующей мысли, как будто вы спешите закончить, пока кто-то не перебил.

Совершенствование навыков письма для общения

Прежде всего, стоит понять, что хорошо писать на рабочем месте - это не то же самое, что быть одаренным писателем. От вас не ждут, что вы будете обладать уникальным голосом, с помощью которого вы будете строить красивые предложения. 

Все, что вы должны делать, - это соответствовать контексту и быть достаточно ясным, чтобы читатель получил от ваших слов то, что ему нужно. 

Вот несколько полезных советов о том, как улучшить навыки профессионального общения в письменной форме: 

• Всегда тратьте тридцать секунд на то, чтобы подумать о том, что вы хотите, чтобы ваш адресат знал/делал, а затем пишите, ориентируясь на это. 

• Следите за тем, чтобы ваши письма в любой профессиональной обстановке были как можно короче. 

• Выработайте привычку перечитывать свои сообщения перед отправкой, чтобы не показаться кому-то холодным или пренебрежительным. 

• Перечитайте все существенное вслух, в идеале через 10 минут после написания, чтобы найти ошибки, которые можно исправить. Люди, которые хотя бы раз пересматривают свое письмо, создают значительно более убедительные и достоверные работы, чем те, кто отправляет первый черновик.

• Подбирайте стиль письма в соответствии со средой. Например, не стоит отправлять формальные и сложные сообщения в канале Slack, где все остальные общаются короткими фрагментами. 

• Прогоните каждый письменный документ через необнаруживаемый искусственный интеллект. Проверка на плагиат с помощью искусственного интеллекта чтобы избежать случайного плагиата. 

Техники активного слушания, которыми нужно овладеть

Большинство из нас с готовностью признают, что могли бы лучше писать электронные письма или четче излагать свои мысли. Но спросите кого-нибудь, хорошо ли он слушает, и ответ почти всегда будет положительным. 

Это интересное слепое пятно. Исследования показывают, что мы сохраняем только около 50% того, что слышим. в 10-минутном разговоре сразу после этого и 25% через 48 часов. 

Вот как улучшить свои навыки общения, просто лучше слушая: 

• Искренне присутствуйте в разговоре, отложив свои устройства и очистив все мысленные вкладки.

• Не поддавайтесь желанию сформулировать свой ответ, пока собеседник продолжает говорить. Это очень трудно, я знаю, но вы можете либо слушать собеседника, либо готовить ответ в своей голове. Ваша когнитивная способность не может делать и то, и другое вместе. 

• Задавайте уточняющие вопросы! Согласно исследованиям, задавая уточняющие вопросы в разговоре, вы значительно более симпатичный и более компетентный. 

• Перефразируйте услышанное от кого-то своими словами, чтобы убедиться, что вы действительно все правильно поняли. 

Кроме того, собеседник, осознанно или нет, наблюдает за вами, чтобы понять, что его слова доходят до вас. Ваш язык тела должен показать это: зрительный контакт, легкий наклон вперед, кивок в нужный момент и т. д. 

Люди также склонны общаться более открыто и более точно, когда чувствуют, что их искренне слушают. 

Значительная часть разговоров на рабочем месте теперь происходит в цифровом формате. Активное слушание в письменном виде означает полное прочтение сообщения, прежде чем ответить на него.

Это значит замечать тон текста и не заставлять людей повторяться, потому что вы задали вопрос, на который уже был дан ответ двумя абзацами выше. 

Принципы одинаковы, будь то беседа лицом к лицу или в цифровом формате. 

Как необнаруживаемый искусственный интеллект может помочь в развитии навыков общения

Долгое время для улучшения коммуникации требовалось пройти курс обучения или получить обратную связь от человека, которому вы доверяли. 

Нам повезло, что у нас есть Помощь искусственного интеллекта в написании текстов, обучение и практически все остальное. Это доступно по запросу и не требует планирования с кем-либо.

В Undetectable AI есть полезные функции переписывания предложений и абзацев, которые помогут вам взглянуть на написанное по-другому.

Он также предлагает вам Чатбот с искусственным интеллектом для имитации общения в реальном времени. Вот как можно улучшить навыки общения на рабочем месте с помощью чатбота Undetectable AI: 

• Вставьте черновик письма и спросите, достаточно ли хорош ваш тон. 

• Создайте сценарий рабочего места, в котором вы назначите ИИ определенную роль, и проведите беседу столько раз, сколько потребуется.

• Попросите его упростить версию абзаца, который, как вы подозреваете, был переписан.

• Запросите три разные версии для выражения одного и того же запроса и сравните их

Проверьте свой контент с помощью нашего детектора искусственного интеллекта и гуманизатора!

Заключительные мысли

Если и есть одна нить, проходящая через все, о чем я говорил в этом руководстве, так это то, что общение - это не та проблема, которую вы решаете один раз и уходите от нее.

Люди, которые лучше всех общаются на работе, добились этого благодаря накопленным, постоянным усилиям. Так что перестаньте искать в гугле, как улучшить навыки общения, чтобы каждый раз, когда у вас что-то не получается в разговоре, получить переломный момент. 

С сегодняшнего дня каждый ваш разговор - это возможность потренироваться быть более ясным и присутствующим. И продолжайте это делать, несмотря на то, что разговоры идут вкривь и вкось, несмотря на все ваши старания.

Используйте Undetectable AI в качестве партнера по общению. Оттачивайте свое письмо в режиме реального времени и моделируйте разговор, которого вы так боитесь, прежде чем вам придется вести его по-настоящему.

Дайте Необнаруживаемый ИИ попробуйте сегодня!