Сопроводительное письмо - это ваш первый реальный шанс напрямую обратиться к человеку, принимающему вас на работу.
В нем вы объясняете, почему вы подходите компании и что вы сделали все необходимое, чтобы работодатель подумал: "Я хочу поговорить с этим человеком".
Чтобы ваше сопроводительное письмо действительно прочитали, необходимо придерживаться определенных правил форматирования. В этом руководстве я объясню, как именно следует оформлять сопроводительное письмо сверху донизу.
Основные выводы
- Идеальное сопроводительное письмо имеет следующую структуру: заголовок, приветствие, вступление, основная часть, заключение и подпись.
- Используйте классические шрифты, такие как Calibri, Arial или Georgia, размером 11 или 12. Придерживайтесь однодюймовых полей, выравнивайте все по левому краю, пропускайте абзацные отступы и используйте интервалы, чтобы разбить текст для удобства чтения.
- Если в объявлении о вакансии не указано иное, экспортируйте свое сопроводительное письмо в формат PDF.
- Используйте Smart Applier, AI Cover Letter Generator и Resume Builder от Undetectable AI, чтобы автоматизировать процесс поиска работы и обеспечить правильное оформление вашего резюме и сопроводительного письма.
Как чистая верстка повышает читабельность и эффектность
Если в вашем сопроводительном письме используются странные шрифты, тесные абзацы или хаотичное выравнивание, вы, по сути, предлагаете читателю заняться умственной гимнастикой, чтобы понять, чем вы вообще занимаетесь.
Он никогда не сможет представить вас как человека, который вносит ясность и компетентность в работу.
С другой стороны, чистый макет позволяет расставить все по местам. Правильные интервалы, разборчивые шрифты и четкая структура направляют взгляд читателя именно туда, куда нужно.
Никогда больше не беспокойтесь о том, что ИИ обнаружит ваши сообщения. Undetectable AI Мы можем помочь вам:
- Сделайте так, чтобы ваши записи с помощью искусственного интеллекта появились человекоподобный.
- Байпас все основные инструменты обнаружения ИИ одним щелчком мыши.
- Используйте AI безопасно и уверенно в школе и на работе.
Хорошо оформленное сопроводительное письмо также показывает, что вы уважаете время читателя.
Кроме того, это сигнал к суждению. Если вы не можете организовать собственное сопроводительное письмо, как вы сможете организовать проект или команду?
Неаккуратное форматирование создает впечатление, что вы небрежны и неопытны, даже если ваша трудовая биография солидна.
С другой стороны, в визуально сбалансированное сопроводительное письмо и продуманное расположение говорит о том, что вы знаете, что делаете.
Стандартная структура сопроводительного письма
Теперь, когда мы поняли, что научиться правильно оформлять сопроводительное письмо очень важно, чтобы его прочитали, давайте поговорим о том, что же в него входит.
Заголовок: Контактная информация
Заголовок содержит вашу контактную информацию и не является местом для творческого подхода.
В самом верху должно быть ваше имя, затем номер телефона, электронная почта (убедитесь, что она профессиональная, а не [email protected]) и ссылка на ваш профиль в LinkedIn.
Затем идет информация о компании, то есть ее название и адрес.
Даже если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, указание адреса все равно является обязательным форматом.
Приветствие или обращение
Пожалуйста, ради всего читабельного, постарайтесь найти имя менеджера по найму. Ничто так не кричит о "массовой заявке", как "Кому это касается".
Если вы немного покопаетесь, поищите компанию в LinkedIn или посмотрите объявление о вакансии, то, скорее всего, найдете их имя.
Индивидуальное начало сопроводительного письма с фразы Dear [Name] сразу же показывает ваше старание.
Если вы совершенно не можете подобрать имя, подойдет "Уважаемый менеджер по найму".
Вводный параграф
Вступительные строки вашего сопроводительного письма - это ваш крючок. Не тратьте их впустую, говоря: "Меня зовут [ваше имя], и я пишу, чтобы подать заявку на...", потому что они уже знают эту информацию.
Переходите сразу к делу. Упомяните что-то интересное о роли/компании, на которую вы претендуете.
Постарайтесь показать, что вы не просто прочитали название вакансии, а действительно потратили время на изучение компании.
Параграф(ы) основного текста
Вот в чем суть. Самая большая ошибка, которую я вижу у кандидатов, - это то, что они либо пересказывают, либо копируют свое резюме в виде абзацев.
Вместо этого вам следует выбрать две или три ключевые квалификации из вакансии и соотнести их с тем, что вы сделали.
Если им нужен человек, умеющий управлять проектами, вы можете сказать: "На моей последней работе я руководил командой из шести человек в течение двух месяцев, когда сроки поджимали, и все равно провел полный ребрендинг с опережением графика".
Добавьте цифры, если они у вас есть, например, процентное соотношение, установленные сроки, сэкономленный бюджет, размер команды - все, что может показать, какого влияния вы добились на предыдущих местах работы.
Заключительный абзац
Последний абзац - это просто подведение итогов, в котором вы благодарите их за прочтение и подтверждаете свою заинтересованность в этой роли.
Дайте им понять, что вы с нетерпением ждете возможности обсудить эту вакансию.
Небольшой совет: не говорите так, будто вы умоляете о должности. Не переборщите с объяснениями в заключении.
И, пожалуйста, не пишите целый абзац, извиняясь за то, что не обладаете всеми квалификациями, перечисленными в вакансии.
Просто закончите разговор с уверенностью, что вы готовы к дальнейшим действиям.
Подпись
Если это письмо напечатано, достаточно указать только ваше имя. Если это PDF-файл, можно включить цифровую подпись, если хотите. Главное, чтобы там было ваше имя и оно было написано правильно.
Под вашим именем не помешает указать электронную почту и номер телефона. Сделайте так, чтобы они могли легко связаться с вами, не прокручивая страницу вверх.
Генератор сопроводительных писем от Undetectable AI следует именно такой структуре. Вы можете просто выбрать роль или отрасль, ввести свои данные, и он создаст хорошо отформатированное сопроводительное письмо, которое будет выглядеть так, будто вы написали его в свой лучший день.
Если вы предпочитаете действовать вручную, вы также можете научиться как использовать ChatGPT для написания сопроводительного письма.
Рекомендации по форматированию
После того как вы определились с содержанием сопроводительного письма, необходимо позаботиться о его оформлении.
Если ваше письмо будет тяжелым для глаз, никто не дойдет до той части, где вы спасли свою последнюю компанию на $50K или запустили кампанию, которая увеличила вовлеченность в три раза.
Вот основные правила форматирования, которые вам необходимо соблюдать.
Шрифт: Тип, размер и удобство чтения
Ваш выбор шрифта должен гласить профессиональный взрослый, который уважает ваше время, вместо Скучающий подросток впервые открывает для себя Microsoft Word.
Придерживайтесь таких проверенных шрифтов, как Calibri, Arial, Cambria, Georgia или Times New Roman. Если вы хотите пофантазировать, то Garamond и Helvetica тоже приятны для глаз и хорошо смотрятся на всех устройствах.
Размер шрифта 11 или 12 - идеальный вариант. Менеджеры по подбору персонала не должны увеличивать шрифт, чтобы прочитать ваш опыт. Кроме того, избегайте слишком большого количества текста, выделенного жирным шрифтом или курсивом. Используйте их только в том случае, если вы действительно хотите что-то подчеркнуть.
Интервалы и поля
У всех нас есть соблазн вписать в сопроводительное письмо все детали своей карьеры, как будто это наша последняя попытка. Но чем более сжатым выглядит ваше письмо, тем более ошеломленным оказывается читатель.
Используйте одинарный интервал внутри абзацев и двойной между ними, т.е. оставляйте пустую строку между каждым разделом или абзацем, чтобы создать визуальную свободу действий.
Что касается полей, придерживайтесь одного дюйма по всему периметру. Не уменьшайте их, чтобы втиснуть больше текста. Если ваш контент не помещается на одной странице с нормальным интервалом и полями, ответ не в том, чтобы "уменьшить поля", а в том, чтобы "сократить количество пуха".
Выравнивание
В сопроводительном письме нужно использовать только левое выравнивание, и точка. Не выравнивайте текст по центру, не выравнивайте его по правому краю, только левое выравнивание считается профессиональным.
Также не делайте отступы между абзацами. Вместо этого используйте пустые строки между абзацами, так как с их помощью текст легче проматывать.
Следите за тем, чтобы форматирование было последовательным. Если вы выделяете заголовки разделов жирным шрифтом, выделяйте их одинаково. Если в одной части письма вы используете определенный стиль буллитов или межстрочный интервал, не меняйте его на полпути.
Формат и именование файлов
Когда вы окончательно определитесь со структурой и форматированием сопроводительного письма, вам останется только сохранить файл в нужном формате.
Сохранить в формате PDF (если не требуется иное)
Всегда, всегда сохраняйте сопроводительное письмо в формате PDF, если в вакансии не указано иное. PDF-файлы фиксируют форматирование, поэтому то, что видите вы, увидят и они, независимо от того, какой компьютер, операционную систему или почтовое приложение они используют.
Если вы отправляете файл в формате .docx или .odt, он может открыться с другим форматированием или текстом, который внезапно сдвигается по всей странице.
Большинство текстовых редакторов (Word, Google Docs, Pages) позволяют экспортировать или "Загрузить как" PDF в один клик. Дважды проверьте сохраненный файл и, если что-то не так, исправьте это и экспортируйте заново.
Примеры именования файлов
Теперь о том, что заставляет людей проявлять странную изобретательность: название файла должно включать три элемента: ваше имя, тип документа и, по желанию, должность или название компании.
Вот и все.
Вот несколько примеров того, как правильно это делать:
- Sarah_Khan_CoverLetter.pd
- MichaelJames_ProductManager_CoverLetter.pdf
- John_Doe_CoverLetter_Google.pdf
Убедитесь, что имя файла не содержит номеров версий, специальных символов или слова "FINAL", как будто это курсовая работа.
Если вы хотите быть уверены, что никогда не испортите ни одной детали, Undetectable AI's Умный аппликатор позаботится обо всем процессе форматирования за вас.
Он автоматически генерирует правильно структурированное, профессионально оформленное сопроводительное письмо, сохраняет его в правильном формате PDF и называет файл в соответствии с теми правилами именования, которые предпочитают команды, нанимающие сотрудников.
Соедините его с нашим искусственным интеллектом Генератор сопроводительных писем для получения индивидуальных, по-человечески звучащих писем в зависимости от должности, на которую вы претендуете, и наших Конструктор резюме и стиль форматирования, чтобы все выглядело целостно, и у вас есть полный набор инструментов для поиска работы.
Сопроводительное письмо в британском формате
Суть того, как оформить сопроводительное письмо в Великобритании, такая же, как и в предыдущих случаях.
Однако сопроводительные письма в Великобритании отличаются более официальным тоном. Разговорный, пронзительный тон, который хорошо работает в США, там считается слишком непринужденным.
В таких отраслях, как юриспруденция, финансы, образование или государственное управление, очень часто используется официальный тон.
При форматировании дата располагается слева вверху и соответствует британскому формату, то есть день месяц год, так что это "11 июля 2025", а не "11 июля 2025".
В США люди обычно не указывают полный адрес получателя или вписывают его где-то посередине.
Но в Великобритании принято указывать в верхней части как свой адрес, так и адрес работодателя. Ваш адрес в правом углу, а адрес компании - в левом, под датой.
Национальная служба карьеры Великобритании советует в сопроводительном письме, если вы обращаетесь к читателю по имени, заканчивать письмо словами "Искренне ваш".
А если вы не знаете имени и используете что-то вроде "Уважаемый сэр или мадам" или "Уважаемый менеджер по найму", то правильнее будет сказать "С уважением".
Формат сопроводительного письма для разных ситуаций
Формат сопроводительного письма в большинстве случаев остается более или менее одинаковым: заголовок, приветствие, вступление, основная часть, заключение и подпись.
В зависимости от направленности письма есть несколько небольших изменений.
Например, как оформить сопроводительное письмо для стажировки, если у вас, скорее всего, нет многолетнего опыта работы в конкретной отрасли?
В этом случае в основной части необходимо указать на связь между вашей курсовой работой, учебными проектами, волонтерской деятельностью или работой на неполный рабочий день и требованиями к стажировке.
Если вы делаете поворот в карьере, используйте вступление, чтобы быстро назвать роль, на которую вы претендуете, и причину вашего перехода.
Например, если вы переходите из сферы гостеприимства в сферу технологий, покажите, как руководство коллективом под давлением или выстраивание отношений с клиентами подготовило вас к той роли, на которую вы претендуете.
Избегайте чрезмерного объяснения изменений в вашей карьере. Просто четко изложите суть, увяжите ее с новой ролью, а затем сосредоточьтесь на том, что вы принесли с собой.
В случае "холодной" заявки, когда вы обращаетесь без конкретного объявления о вакансии, проявите интерес к самой компании и, в идеале, к конкретному отделу или команде.
Поскольку в письме нет ссылки на вакансию, вместо этого можно упомянуть об общих связях или последних новостях компании, чтобы показать, что это не просто скопированное письмо.
Независимо от ситуации, основные правила форматирования не меняются. Ваше сопроводительное письмо должно иметь чистый макет, читаемый шрифт, прочную структуру и четкий замысел.
Прокрутите страницу вниз и узнайте, на что способны наши детектор искусственного интеллекта и гуманизатор!
Заключительные мысли
Надеюсь, эта статья помогла вам узнать кое-что о том, как оформить сопроводительное письмо.
Если ваш макет чист, шрифт читабелен, а структура действительно помогает читателю следить за развитием сюжета, ваши шансы быть замеченным значительно возрастают.
Поэтому потратьте время на то, чтобы все сделать правильно, а еще лучше - обратитесь к Undetectable AI's. Генератор сопроводительных писемИ создайте правильно оформленное письмо с учетом специфики работы за считанные минуты.
Соедините его с Умный аппликатор экспортируйте его в формат PDF, правильно назовите его, отправьте с уверенностью и начните готовиться к собеседованию, которое последует после того, как менеджер по найму прочитает ваше сопроводительное письмо.
Проверьте Необнаруживаемый ИИ сегодня!