Hur man skriver ett e-postmeddelande till en lärare för alla situationer

Lärarnas inkorgar är fulla av e-postmeddelanden från elever eller deras föräldrar. 

Vissa av dem är tydliga, andra förvirrande och vissa ser ut att ha skrivits med tummen i högsta hugg.

Om du vill att ditt e-postmeddelande faktiskt ska få ett svar (och inte hamna i högen "Jag tar hand om det här senare") finns det ett visst, respektfullt sätt att följa. 

Ska man säga "Hej" eller "Kära professor"? Hur mycket detaljer är för mycket? Och hur ser du till att din förfrågan inte uppfattas som krävande?

Det är precis vad den här guiden handlar om.

I slutet kommer du att veta hur du skriver ett e-postmeddelande till en lärare som de inte vill lämna obesvarat.

När du bör skicka e-post till en lärare (vanliga scenarier)

Vissa föräldrar är e-postglada. 

De gillar att skicka ut meddelanden om minsta lilla olägenhet, som ett försvunnet suddgummi eller att lille Timmy blev lite för aggressivt tacklad i dodgeball. 

Samtidigt undviker en del studenter att mejla lärare helt och hållet, även när deras akademiska framtid står på spel. 

Så, när ska du faktiskt mejla en lärare? Här är några legitima skäl:

• Stora betygssänkningar: Om ditt barn, som brukar få högsta betyg på alla prov, plötsligt kommer hem med ett D är det värt att kolla upp det.
• Problem med mobbning: Oavsett om det sker i klassrummet, på rasten eller på nätet måste lärarna veta om en elev känner sig otrygg.
• Betydande beteendeförändringar: Om ditt tidigare pratglada barn plötsligt har blivit tyst kan det vara något på gång i skolan.
• Förvirring kring uppdrag: Om en uppgift är oklar kan ett snabbt mejl förtydliga instruktionerna (men kolla kanske först i kursplanen).
• Nödsituationer i familjen: Om en elev har en kris i familjen kan lärarna ofta erbjuda stöd eller överseende.
• Engagemang i klassrummet: Vill du vara volontär eller hjälpa till med ett evenemang? Lärare tackar inte nej till ett extra par händer (såvida du inte är den där föräldern).

Även om det är bra anledningar till att mejla en lärare, finns det vissa saker som du inte bör mejla till lärarens inkorg. Här är några exempel på när du inte ska skicka e-post:

• Att fråga efter information som finns i kursplanen: Om svaret bokstavligen finns i det dokument som de delade ut dag ett, skicka inte e-post.
• Klagar på betyg utan bevis: "Jag förtjänar ett A" är inte ett övertygande argument.
• Överreagerar på småsaker: Den försvunna pennan? Den är borta. Gå vidare.
• Kräver specialbehandling: Lärare har 30+ barn att hantera, inte bara ditt. (Såvida det inte är en allvarlig sak, men även då måste du begära det på ett artigt sätt).

Vad förväntar sig lärarna av ett välskrivet e-postmeddelande?

Lärare läser e-post hela dagen, varje dag, så om du vill att din e-post ska tas emot väl måste du veta hur man skriver ett e-postmeddelande på rätt sätt till en lärare.

Lärarna tar emot e-postmeddelanden som är korta, tydliga och respektfulla.

Börja med att hälsa på ett korrekt sätt. Det betyder "Käre Mr Smith" eller "Hej Ms Johnson", inte "Hej lärare" eller, Gud förbjude, bara deras efternamn följt av ett frågetecken.

Efter det, kom till saken. Tala om vem du är (eller vem ditt barn är), vad frågan gäller och vad du behöver från dem. 

Min son Jake går i din andra klass i engelska, och han har svårt för den senaste uppgiften, särskilt om [specifik sak]. Kan du förtydliga kraven? 

Boom. Rakt på sak.

Inget onödigt fluff om att Jake har älskat böcker sedan han var tre år och har en djup känslomässig koppling till just det här projektet.

Slutligen är det viktigt att veta hur man avslutar ett e-postmeddelande till en professor på samma sätt som hälsningen.

Avsluta därför mejlet på ett trevligt sätt utan att ställa krav. 

Att avsluta med något i stil med "Du måste åtgärda detta omedelbart" är receptet för att få din e-post mentalt raderad.

Var därför hövlig och avsluta artigt som en normal människa. 

Så här strukturerar du ett e-postmeddelande till en lärare (steg-för-steg-guide)

För att illustrera hur du skriver ett e-postmeddelande till en lärare har vi tagit upp varje steg nedan.

Vi kommer också att bygga ett hypotetiskt e-postmeddelande steg för steg. 

Vårt exempel handlar om en förälder som mejlar en lärare om att deras barn stannar hemma från skolan på grund av en mycket specifik rädsla för att "tappa en tand i skolan". 

Låt oss gå rakt på sak.

Steg 1: Använd en tydlig och professionell ämnesrad

Lärare får massor av e-postmeddelanden, så en tydlig ämnesrad hjälper dem att snabbt identifiera vad ditt e-postmeddelande handlar om och om det kräver omedelbar uppmärksamhet.

Undvik därför ämnesrader som "Fråga" eller "Viktigt" eftersom de är för vaga.

En bra ämnesrad ska vara specifik och informativ och samtidigt kortfattad. Du bör också undvika överdriven kapitalisering, utropstecken eller en alltför avslappnad ton. 

Ämnesraden för vårt hypotetiska e-postmeddelande är t.ex: 

Ämne	[Barnets namn] stannar hemma den [Datum] - Rädd för att tappa en tand i skolan.

Lägg märke till hur läraren omedelbart får veta varför det här e-postmeddelandet finns i inkorgen.

Steg 2: Börja med en korrekt hälsning

Nu när vi har en bra ämnesrad ska vi visa dig hur du öppnar e-postmeddelandet på rätt sätt. 

Din hälsning anger tonen för hela meddelandet.

En dålig hälsning (eller ännu värre, ingen hälsning alls) är ett mycket ohövligt sätt att inleda på.

Tilltala alltid din lärare formellt om du inte vet att hen föredrar något annat. "Dear Ms" eller "Hello Professor" följt av efternamnet är ett säkert val. 

Låt oss fortsätta med vårt hypotetiska e-postmeddelande och tillämpa detta steg:

Ämne	[Barnets namn] stannar hemma den [Datum] - Rädd för att tappa en tand i skolan.
Käre mr Johnson,

Nu har vi fått en artig och professionell start.

Steg 3: Presentera dig själv (om det behövs)

Om läraren redan känner dig väl kanske du inte behöver en lång inledning.

Men om det finns en risk att de inte omedelbart känner igen dig (särskilt i stora klasser eller skolor) är det bäst att kort presentera dig själv. 

Detta är särskilt viktigt för föräldrar som kontaktar oss för sitt barns räkning, för att undvika onödiga diskussioner fram och tillbaka. 

Om du är student räcker det med att ange ditt fullständiga namn och klassavdelning.

Om du är förälder kan du nämna ditt barns namn och årskurs för att hjälpa läraren att hitta rätt.

Låt oss nu tillämpa detta på vårt exempel på e-post:

Ämne	[Barnets namn] stannar hemma den [Datum] - Rädd för att tappa en tand i skolan.
Käre mr Johnson, Jag hoppas att allt är bra. Det här är Sarah Thompson, mamma till Gerald från din andraklass.

Ja, att visa omsorg om lärarens välbefinnande har aldrig skadat någon. 

Steg 4: Förklara tydligt din begäran eller fråga

Efter inledningen bör du gå rakt på sak. 

Lärare är upptagna och de har inte tid att tyda vaga eller alltför långa e-postmeddelanden.

Ditt budskap ska därför vara tydligt och direkt. 

Om du har en specifik fråga, formulera den kortfattat så att de kan besvara den utan att behöva be om förtydliganden.

Eller, om du gör en förfrågan, inkludera alla nödvändiga detaljer på förhand (datum, tider, namn eller andra relevanta sammanhang).

Samtidigt ska du balansera korthet med fullständighet.

Du vill inte vara så vag att din lärare inte har en aning om vad du behöver, och du vill inte heller dränka dem i onödiga bakgrundshistorier. 

Låt oss gå tillbaka till vårt hypotetiska e-postmeddelande och ta med detaljerna.

Ämne	Gerald stannar hemma den [Datum] - Rädd för att tappa en tand i skolan.
Käre mr Johnson, Jag hoppas att allt är bra. Det här är Sarah Thompson, mamma till Gerald från din andraklass.  Jag ville berätta att Gerald kommer att stanna hemma den [Datum] eftersom han är extremt orolig för att tappa en lös tand i skolan. Vi ville inte att hans obehag skulle störa klassen.

Steg 5: Var artig och respektfull i ditt språkbruk

Även om du är frustrerad eller har bråttom ska du alltid använda en artig och respektfull ton när du skickar e-post till en lärare.

Din ton kan påverka hur din lärare uppfattar dig och hur snabbt de svarar.

Undvik krävande formuleringar som "Jag vill att du..." eller "Du måste..." Använd istället artiga formuleringar som "Skulle du kunna..." eller "Jag skulle verkligen uppskatta om..."

Ett respektfullt språk innebär också att du tar hänsyn till din lärares tid.

Om din fråga kräver ett långt svar, erkänn det och visa uppskattning för deras insats.

Om vi återvänder till vårt e-postmeddelande måste vi se till att tonen förblir artig.

Här är en omtänksam touch:

Ämne

Gerald stannar hemma den [Datum] - Rädd för att tappa en tand i skolan.

Käre mr Johnson, Jag hoppas att allt är bra. Det här är Sarah Thompson, mamma till Gerald från din andraklass.  Jag ville berätta att Gerald kommer att stanna hemma den [Datum] eftersom han är extremt orolig för att tappa en lös tand i skolan. Vi ville inte att hans obehag skulle störa klassen. Jag hoppas att du förstår och jag uppskattar ditt stöd. Säg till om det är något vi borde göra för att kompensera för den missade dagen.

Steg 6: Avsluta din e-post på ett professionellt sätt

Det är viktigt att du avslutar med en lämplig avrapportering. 

Undvik abrupta avslutningar.

Inkludera alltid en avslutningsreplik som antingen upprepar tacksamheten eller signalerar nästa steg.

Om du förväntar dig ett svar, gör det tydligt och säg "Jag ser fram emot ditt svar" eller "Hör av dig så snart som möjligt." 

Om du inte nödvändigtvis behöver ett svar, men vill hålla kommunikationen öppen, kan du avsluta med, "Tack igen för att du tog dig tid - jag uppskattar det verkligen."

Det bör också finnas en korrekt avskrift. "Bästa", "Med vänlig hälsning" eller "Tack" är alla säkra alternativ.

För vår e-post lägger vi till en artig avslutning. '

Här är den fullständiga texten om hur man skriver ett e-postmeddelande till ett lärarprov:

Ämne

Gerald stannar hemma den [Datum] - Rädd för att tappa en tand i skolan.

Käre mr Johnson, Jag hoppas att allt är bra. Det här är Sarah Thompson, mamma till Gerald från din andraklass.  Jag ville berätta att Gerald kommer att stanna hemma den [Datum] eftersom han är extremt orolig för att tappa en lös tand i skolan. Vi ville inte att hans obehag skulle störa klassen. Jag hoppas att du förstår och jag uppskattar ditt stöd. Säg till om det är något vi borde göra för att kompensera för den missade dagen. Tack för allt du gör, Sarah ThompsonGeralds mamma

Vanliga misstag att undvika när du skickar e-post till en lärare

Du har precis lärt dig hur man skriver ett e-postmeddelande till en lärare steg för steg. 

För att se till att brödtexten i ditt e-postmeddelande är helt fri från misstag, här är några vanliga misstag som du vill undvika till varje pris.

1. Använda slang eller oprofessionellt språk

Om ditt mejl börjar med "Aye" eller "Hey whatsup" har vi ett problem. 

Din lärare är inte din spelkompis.

Och även om det kanske är naturligt att skriva "Jag kommer inte att vara där på lektionen imorgon" är det ett säkert sätt att få ditt mejl att hamna i "ignorera"-högen. 

Håll det professionellt, använd bara hela ord och spara textspråket till dina gruppchattar.

2. Skicka ett e-postmeddelande utan Korrekturläsning

Jag kan inte nog understryka att du alltid ska korrekturläsa innan du trycker på "skicka". 

Lärare måste redan tyda tvivelaktig handstil hela dagarna. De borde inte behöva avkoda ett e-postmeddelande med stavfel också.

Om ditt meddelande ser ut som om det skrevs i all hast och utan skiljetecken, bli inte förvånad om det försvinner i mängden.

En liten ansträngning räcker långt.

3. Att vara för krävande eller oförskämd

Det är en hårfin gräns mellan att be om något och att kräva det. 

Att skicka ett meddelande som lyder: "Ta omedelbart bort nollan du gav mitt barn" eller "Jag kommer inte till din lektion i morgon. Jag har en fotbollsmatch." är inte precis att be om något. 

Lärare svarar mycket bättre på respektfulla förfrågningar än på ultimatum.

Ingen gillar ett mejl som låter som om det har skrivits av en bolagsjurist på koffeinrusning.

4. Glömmer att ta med viktiga detaljer

Om din lärare måste leka detektiv bara för att ta reda på vad du frågar, är han eller hon redan irriterad. 

E-postmeddelanden som helt enkelt säger "Jag förstår inte" eller "Kan du hjälpa till?" utan att nämna vilken klass, uppgift eller ämne du hänvisar till är otroligt förvirrande för lärare.

Inkludera relevanta detaljer så att din lärare inte behöver gissa vad du menar.

Hur kan AI hjälpa dig att skriva artiga och effektiva e-postmeddelanden?

Att skriva ett välstrukturerat e-postmeddelande är inte allas starka sida. 

Föräldrar kommer från olika bakgrunder och alla är inte bekanta med de förväntade formaliteterna för att skicka e-post till en lärare.

Vissa skriver långa, osammanhängande textblock som saknar viktiga detaljer, medan andra skickar meddelanden som är alltför abrupta eller förvirrande. 

Och studenter, ja, vissa tar det helt enkelt inte på allvar (se: "känner mig lite nere, så jag kommer inte hit").

Det är här AI-chattbottar, som Undetectable AI:s AI-chattkan träda in och rädda dagen. 

Genom att använda AI för att skriva e-postmeddelanden får du ett professionellt klingande e-postmeddelande som faktiskt får ett användbart svar. 

Dessutom kan AI se till att din ton är lämplig eftersom ingen lärare vill läsa ett e-postmeddelande som låter som om det skrevs i ilska i all hast. 

Glöm inte att förmänskliga ditt e-postmeddelande. Testa vår AI Humanizer nu i widgeten nedan!

Sista tipsen för att skriva ett starkt e-postmeddelande till en lärare

Vid det här laget bör du ha en god uppfattning om hur du skriver ett e-postmeddelande till en lärare.

Men innan du trycker på skicka, här är några sista tips för att säkerställa att ditt meddelande tas emot väl.

Håll e-postmeddelanden korta och direkta

Som jag nämnde tidigare är lärare upptagna människor.

De har inte tid att läsa ett långt mejl om varenda tanke som far genom huvudet på dig. 

Håll ditt budskap kortfattat, håll dig till huvudpoängen och gå inte in på onödiga sidospår.

Om ditt e-postmeddelande inte kan förstås på mindre än en minut eller två är det förmodligen för långt.

Att veta när man ska följa upp en lärares svar

Om du inte har fått något svar inom en rimlig tid (vanligtvis 24-48 timmar på en skoldag) är det okej att skicka ett artigt no-response-follow-up e-post. 

Men skicka inte spam till din lärares inkorg med "Fick du mitt mejl???" fem gånger i rad. Tålamod är nyckeln.

Respekt för lärarens tid och kontorstid

Kom ihåg att lärare har ett liv utanför skolan.

Att skicka e-post kl. 23.59 och förvänta sig ett omedelbart svar är inte att respektera deras privatliv. 

Om din fråga kan vänta till lektionen eller kontorstid kan du överväga att ta upp den då istället för att skicka ett e-postmeddelande.

Respektera deras tid, så kommer de att vara mer benägna att hjälpa dig när du verkligen behöver det.

Skriv bättre e-postmeddelanden till din lärare utan krångel!

Den här guiden gick igenom hur du skriver ett e-postmeddelande till en lärare och gav ytterligare information om vad du bör och inte bör göra.

Men om det fortfarande känns svårt att skriva e-postmeddelanden kan Undetectable AI:s verktyg hjälpa till. 

Du kan få den att skriva ett komplett e-postmeddelande till en lärare eller någon annan enhet enligt rätt etikett på några minuter.

Anmäl dig till Undetectable AI nu och skicka professionella och respektfulla e-postmeddelanden till lärare.