Ett personligt brev är din första riktiga chans att tala direkt till den person som anställer dig.
Det är där du förklarar varför du passar in och att du har gjort din hemläxa om företaget för att få din arbetsgivare att tänka, jag vill prata med den här personen.
För att ditt personliga brev verkligen ska bli läst finns det vissa formateringsregler som du måste följa. Och i den här guiden förklarar jag exakt hur du formaterar ett personligt brev från början till slut.
Viktiga slutsatser
- Det perfekta följebrevet följer denna struktur: rubrik, hälsning, intro, brödtext, avslutning och signatur.
- Använd klassiska typsnitt som Calibri, Arial eller Georgia i storlek 11 eller 12. Håll dig till en tumsmarginaler, vänsterställ allt, hoppa över styckeindrag och använd mellanrum för att bryta upp texten så att den blir lättläst.
- Om inte annat anges i platsannonsen ska du exportera ditt personliga brev som en PDF-fil.
- Använd Undetectable AI:s Smart Applier, AI Cover Letter Generator och Resume Builder för att automatisera jobbsökningsprocessen och samtidigt se till att ditt CV och personliga brev formateras på rätt sätt.
Hur en ren layout ökar läsbarheten och genomslagskraften
Om ditt personliga brev använder konstiga teckensnitt, trånga stycken eller kaotisk anpassning ber du i princip läsaren att göra mental gymnastik bara för att ta reda på vad du ens gör.
Det kan aldrig framställa dig som någon som tillför klarhet och kompetens till bordet.
En ren layout, å andra sidan, får allt att falla på plats. Korrekt avstånd, läsbara teckensnitt och tydlig struktur leder läsarens ögon exakt dit de behöver gå.
Oroa dig aldrig för att AI upptäcker dina texter igen. Undetectable AI Kan hjälpa dig:
- Få din AI-assisterade skrivning att synas människoliknande.
- Bypass alla större AI-detekteringsverktyg med bara ett klick.
- Användning AI säkert och självsäkert i skolan och på jobbet.
Ett välformaterat personligt brev visar också att du respekterar läsarens tid.
Dessutom signalerar det omdöme. Om du inte kan organisera ditt eget personliga brev, hur ska du då kunna organisera ett projekt eller ett team?
Slarvig formatering får dig att framstå som slarvig och oerfaren, även om din arbetshistoria är gedigen.
Å andra sidan kan en ett personligt brev som är visuellt balanserat och genomtänkt arrangemang visar att du vet vad du gör.
Standardstruktur för följebrev
Nu när vi har konstaterat att det är viktigt att lära sig hur man formaterar ett personligt brev på rätt sätt så att det blir läst, låt oss prata om vad som faktiskt ska ingå i det.
Rubrik: Kontaktuppgifter
Rubriken innehåller din kontaktinformation och är inte rätt plats att vara kreativ på.
Du vill ha ditt namn högst upp, följt av ditt telefonnummer, din e-postadress (se till att den är professionell och inte något i stil med [email protected]) och en länk till din LinkedIn-profil.
Därefter kommer företagsinformationen, dvs. företagets namn och adress.
Även om du skickar ditt personliga brev via e-post är det fortfarande det förväntade formatet att inkludera adressen.
Hälsning eller hälsning
Snälla, för allt läsbarhets skull, försök att hitta namnet på den anställande chefen. Inget skriker "massansökan" högre än "Till den som det kan beröra".
Om du gräver lite, söker på företagets LinkedIn eller kollar jobbannonsen, är chansen stor att du hittar deras namn.
Om du inleder ditt personliga brev med "Kära [namn]" visar du omedelbart att du anstränger dig.
Om du absolut inte kan hitta ett namn räcker det med "Dear Hiring Manager".
Inledning Paragraf
Inledningsraderna i ditt personliga brev är din krok. Slösa inte bort dem genom att säga "Mitt namn är [Ditt namn] och jag skriver för att ansöka om ..." eftersom de redan vet denna information.
Gå rakt på sak. Nämn något som du tycker är intressant med den roll/det företag du söker.
Försök att förmedla att du har gjort mer än att läsa jobbtiteln och att du faktiskt har ägnat tid åt att undersöka företaget.
Stycke(n) i brödtexten
Här är köttet av det. Det största misstaget jag har sett kandidater göra här är att de antingen svamlar eller kopierar sitt CV i styckeform.
Istället bör du välja ut två eller tre nyckelkvalifikationer från platsannonsen och matcha dem specifikt mot vad du har gjort.
Om de behöver någon som kan hantera projekt kan du till exempel säga: "På mitt förra jobb ledde jag ett team på sex personer genom en två månader lång deadline och levererade ändå ett helt nytt varumärke före utsatt tid."
Lägg till siffror om du har några, till exempel procentandelar, deadlines som hållits, budgetar som sparats, teamstorlekar - allt som konkret visar vilken inverkan du haft på dina tidigare arbetsplatser.
Avslutande stycke
Det sista stycket är helt enkelt en sammanfattning där du tackar för att de läst och bekräftar ditt intresse för rollen.
Låt dem veta att du ser fram emot möjligheten att diskutera tjänsten ytterligare.
Ett snabbt tips här är att inte låta som om du ber om tjänsten. Överförklara inte något i din slutsats.
Och skriv inte ett helt stycke där du ber om ursäkt för att du inte har alla kvalifikationer som anges i platsannonsen.
Avsluta bara med att säga att du är öppen för nästa steg.
Underskrift
Om det är ett maskinskrivet e-postmeddelande räcker det med ditt namn. Om det är en PDF kan du inkludera en digital signatur om du vill. Det viktiga är att ditt namn finns med och att det är rättstavat.
Under ditt namn skadar det inte att inkludera din e-postadress och ditt telefonnummer igen. Gör det enkelt för dem att kontakta dig utan att skrolla upp igen.
Odetekterbar AI:s generator för följebrev följer exakt den här strukturen. Du kan bara välja din roll eller bransch, fylla i dina uppgifter och låta programmet skapa ett välformaterat personligt brev som ser ut som om du skrev det på din bästa dag.
Om du föredrar att gå den manuella vägen kan du också lära dig hur man använder ChatGPT för att skriva ett personligt brev.
Riktlinjer för formatering
När du har bestämt dig för innehållet i ditt personliga brev måste du titta på utformningen.
Om ditt brev är svårt för ögonen kommer ingen att komma till den del där du räddade ditt senaste företag $50K eller lanserade en kampanj som tredubblade engagemanget.
Här är de viktigaste formateringsreglerna som du faktiskt behöver följa.
Typsnitt: Typ, storlek och läsbarhet
Ditt val av teckensnitt bör säga professionell vuxen som respekterar din tidistället för en uttråkad tonåring som upptäcker Microsoft Word för första gången.
Håll dig till beprövade typsnitt som Calibri, Arial, Cambria, Georgia eller Times New Roman. Om du vill göra det lite mer avancerat är Garamond och Helvetica också lätta att se på och de ser snygga ut på alla enheter.
En teckenstorlek på 11 eller 12 är perfekt. Rekryterande chefer ska inte behöva zooma in för att läsa din erfarenhet. Undvik också att klämma in för mycket text i fetstil eller kursiv stil. Använd det bara sparsamt om du verkligen vill betona något.
Avstånd och marginaler
Vi blir alla frestade att packa in alla detaljer om vår karriär i det personliga brevet som om det vore vår sista chans. Men ju mer trångt ditt brev ser ut, desto mer överväldigad blir läsaren.
Använd enkelt radavstånd inom stycken och dubbelt radavstånd mellan dem, dvs. lämna en tom rad mellan varje avsnitt eller stycke för att skapa visuellt andrum.
När det gäller marginaler, håll dig till en tum runt om. Krymp dem inte för att klämma in mer text. Om ditt innehåll inte får plats på en sida med normalt avstånd och normala marginaler är svaret inte "krymp marginalerna", utan "skär bort lite fluff".
Inriktning
Du vill bara ha vänsterjustering i ditt personliga brev, punkt. Centrera inte din text, högerställ den inte, endast vänsterjustering anses vara professionellt.
Gör inte heller indrag i dina stycken. Använd i stället tomma rader mellan styckena eftersom de gör texten lättare att skumma.
Se till att formateringen är konsekvent. Om du fetstilar rubrikerna i dina avsnitt, fetstila dem på samma sätt i alla avsnitt. Om du använder en viss punktstil eller ett visst radavstånd i en del av brevet ska du inte slentrianmässigt ändra det halvvägs igenom.
Filformat och namngivning
När du äntligen har strukturen och formateringen för ditt personliga brev klar för dig, behöver du bara spara filen i rätt format.
Spara som PDF (om inte annat begärs)
Spara alltid, alltid, ditt personliga brev som en PDF, såvida inte jobbannonsen uttryckligen säger något annat. PDF-filer låser formateringen så att det du ser är det de ser, oavsett vilken dator, vilket operativsystem eller vilken e-postapp de använder.
Om du skickar en .docx- eller .odt-fil kan den öppnas med annan formatering eller text som plötsligt flyttar sig över hela sidan.
De flesta skrivverktyg (Word, Google Docs, Pages) låter dig exportera eller "ladda ner som" en PDF med ett klick. Dubbelkolla din sparade fil och om du ser något fel, åtgärda det och exportera på nytt.
Exempel på namngivning av filer
Nu till den del som får folk att bli konstigt kreativa, ditt filnamn ska innehålla tre saker: ditt namn, dokumenttypen och eventuellt jobbtitel eller företagsnamn.
Det var allt.
Här är några exempel på hur man gör det på rätt sätt:
- Sarah_Khan_omslagsbrev.pd
- MichaelJames_ProductManager_omslagsbrev.pdf
- John_Doe_översiktsbrev_Google.pdf
Se till att filnamnet inte innehåller några versionsnummer, specialtecken eller ordet "FINAL", som om det här vore en uppsats.
Om du vill vara säker på att du aldrig missar en detalj kan Undetectable AI:s Smart applikator tar hand om hela formateringsprocessen åt dig.
Programmet genererar automatiskt ett korrekt strukturerat och professionellt utformat personligt brev, sparar det i rätt PDF-format och namnger filen med de exakta namnkonventioner som rekryteringsteamen föredrar.
Koppla ihop den med vår AI Generator för personliga brev för skräddarsydda, mänskligt klingande brev baserade på det jobb du söker och våra CV-skapare som matchar formateringsstilen så att allt ser sammanhängande ut, och du har en komplett verktygslåda för jobbansökningar.
UK-format personligt brev
Grundprinciperna för hur man utformar ett personligt brev i Storbritannien är desamma som vi har diskuterat tidigare.
Brittiska personliga brev har dock en något mer formell ton. Den typ av konversationston som fungerar bra i USA anses vara lite för avslappnad där.
Branscher som juridik, finans, utbildning och myndigheter betonar ofta en formell ton.
Formateringsmässigt hamnar datumet längst upp till vänster och följer det brittiska formatet, dvs. dag månad år, så det är "11 juli 2025" i stället för "11 juli 2025".
I USA brukar man hoppa över mottagarens fullständiga adress eller lägga den någonstans i mitten.
Men i Storbritannien är det standard att ange både din och arbetsgivarens adress högst upp. Din egen i det högra hörnet och företagets till vänster, under datumet.
Storbritanniens nationella karriärtjänst föreslår att du i ditt personliga brev, om du tilltalar läsaren med namn, avslutar brevet med "Med vänlig hälsning".
Och om du inte vet namnet och använder något i stil med "Dear Sir or Madam" eller "Dear Hiring Manager" är den korrekta avslutningen "Yours faithfully".
Format för personliga brev för olika situationer
Formatet på ett personligt brev är mer eller mindre detsamma i de flesta situationer, med rubrik, hälsning, inledning, brödtext, avslutning och signatur.
Det finns några små ändringar beroende på brevets fokus.
Hur formaterar man till exempel ett personligt brev för en praktikplats när man sannolikt inte har flera års polerad, branschspecifik erfarenhet?
I det här scenariot kommer huvuddelen att koppla ihop dina kurser, akademiska projekt, volontärarbete eller deltidsjobb med kraven för praktikplatsen.
Om du gör en karriärväxling vill du använda introduktionen för att snabbt nämna den roll du är ute efter och varför du växlar.
Om du till exempel går från hotellbranschen till teknikbranschen kan du visa hur du genom att leda team under press eller bygga upp kundrelationer har förberett dig för den roll du söker.
Undvik att förklara din karriärförändring för mycket. Var bara tydlig, knyt an till den nya rollen och fokusera sedan på vad du har att tillföra.
När det gäller en kall ansökan, där du tar kontakt utan en specifik jobbannons, ska du uttrycka intresse för företaget i sig och helst en specifik avdelning eller ett team.
Eftersom det inte finns någon jobbannons att hänvisa till kan du istället nämna en gemensam kontakt eller en ny företagsnyhet för att visa att det inte var ett copy-paste-brev.
Oavsett situation ändras inte de grundläggande formateringsreglerna. Ditt personliga brev måste ha en ren layout, ett läsbart teckensnitt, en stabil struktur och en tydlig avsikt.
Scrolla ner och se vad vår AI Detector och Humanizer kan göra!
Avslutande tankar
Jag hoppas att den här artikeln har hjälpt dig att lära dig en sak eller två om hur du formaterar ett personligt brev.
När din layout är ren, ditt typsnitt är läsbart och din struktur faktiskt hjälper läsaren att följa din berättelse ökar dina chanser att bli uppmärksammad.
Så ta dig tid att göra det rätt, eller ännu bättre, gå till Undetectable AI's Generator för personliga brevoch skapa ett korrekt formaterat, jobbspecifikt brev på bara några minuter.
Kombinera den med Smart applikator för att exportera det som en PDF, namnge det korrekt, skicka in det med självförtroende och börja förbereda dig för den intervju som följer efter att den rekryterande chefen har läst ditt personliga brev.
Kolla upp Odetekterbar AI idag!