商务信函写作：格式、范例和最佳做法

"亲爱的先生/女士......"  *删除*

"致有关人士......"*删除*

如果你现在正盯着一份空白的文件，想知道如何开始一封商业信函--请停止。

因为你永远不会有第二次机会留下第一印象，所以我们将指导你如何写一封有影响力和自信的商务信函。

这 综合指南 将向你展示

• 如何以专业格式书写商务信函
• 每个部分的分步指导
• 成功传播的真实案例
• 专业模板
• 如何根据需求进行调整

无论您是第一次撰写商务信函，还是希望重温您的写作技巧，您都将在阅读后清楚地了解如何撰写一封吸引眼球、取得成效的商务信函。 

我们走吧

什么是商务信函？

商务信函是 正式书面文件 用于组织之间或公司与其客户、员工或其他利益相关者之间的专业交流。 

这是一种书面形式的专业握手。掌握商务信函的写作方法非常重要，因为它在法律和专业上都具有举足轻重的地位。

何时以及为何要撰写商务信函

有些业务时刻需要的不仅仅是一个快速的 Slack 频道。

想想看...

您会通过短信解决重大合同纠纷吗？或者通过 WhatsApp 提交一份百万美元的提案？

从来没有，对吗？

这就是为什么公司的大多数重要文件都是格式正确的商务信函。 

我们需要一封正式的商务信函：

# 1 - 发挥威力

• 申请理想工作
• 为开创性的初创企业申请资金
• 提议建立主要合作伙伴关系

# 2 - 管理专业关系

• 与供应商签订大额订单（需要文件时）
• 合同谈判 
• 维护供应商关系

# 3 - 处理微妙的情况

• 处理客户投诉 
• 解决合同纠纷 
• 正式投诉 

# 4 - 建立商誉

• 向大客户表示感谢
• 祝贺业务合作伙伴取得的成就
• 撰写推荐信

这些时刻需要的不仅仅是一封正式的电子邮件。

商务信函与电子邮件的区别

我们过去通过邮局寄送商务信函的时代正在迅速改变。 

如今，几乎所有东西都是数字化的（邮寄商务信函也是如此）

澳大利亚邮政的信件投递量下降了 2023-24 年为 12.9%.

尽管商务信函和电子邮件都是通过互联网传输的，但它们之间仍有很大的不同。

商务信函的格式

如果您不确定如何开始一封商务信函或如何结束一封商务信函以达到最佳效果，选择正确的格式是关键。 

• 标准商务信函结构

每个专业人员 商业信函有六个核心组成部分 你绝对需要的。 

1. 发件人信息
2. 日期 
3. 受援国信息 
4. 致辞 
5. 身体 
6. 闭幕 

想让您的信件更专业吗？请考虑以下 5 个可选元素：

• 主题词 (非常适合快速参考）
• 参考线 (用于跟踪对话或文件）
• 附文说明 (包括其他文件时）
• CC 符号 (如果你抄袭他人）
• 附注 (用于重要的事后思考--但在商务信函中尽量少用）

来源 = Templatelab.com

• 正确的商务信函间距、页边距和字体

在读完一个字之前，收信人从商务信函中看到了什么？ 

是一份杂乱无章的文件，还是一份干净、专业的文件？第一印象是最后的印象。

以专业的格式撰写商务信函，让您的第一印象非常重要。

• 结盟： 整封信应偏向左侧。 

• 间距： 段落必须使用单倍行距。主要部分（日期、地址、致辞）之间要换行。

• 字体  使用经典、易读的字体，如 Times New Roman、Arial、Courier 或 Geneva，10-12 点。 

• 边缘 四边留出一英寸空白。 

• 正式与非正式商务信函的格式
  

根据您的目的，商务信函有两种格式。 

# 1 - 正式信函： 使用正文块格式，所有文字左对齐，无段落缩进。在以下情况下使用

• 申请工作
• 给政府官员写信
• 提出投诉
• 联系高级管理人员

# 2 - 非正式信函： 可使用修改后的块或半块格式，其中可能有缩进段落或日期和结尾的不同对齐方式。用于 

• 给长期客户写信
• 公司备忘录
• 会议后续行动
• 定期业务更新

来源 = Birdeye.com

商务信函模板及其使用时机

就像全球定位系统一样，模板也非常有用，但您仍然需要知道如何驾驶。 

切记不要上当受骗 "复制粘贴和祈祷 "a方法。 

模板可以是你的起点，但不能盲目照搬。 

因为说 "亲爱的先生/女士 2025 年就像 "我懒得去找你的名字".只有当您使用模板时，模板才能发挥最大作用：

• 是商务信函写作的新手
• 需要针对常见情况（投诉、询问、建议）的结构
• 使用非母语写作
• 在处理正式场合时，传统措辞非常重要

您可以从中选择 60+ 商业信函模板 但请记住，他们已经

1. 过时的语言（"致有关人员"--除非你很确定）
2. 适用于任何企业的通用短语
3. 为现代企业设计的模板语气过于正式
4. 在您的国家可能不适用的特定地区术语

既然您已经了解了何时以及为何要撰写商务信函，那就让我们深入了解一下实际的撰写过程吧。

如何撰写商业信函

在您坐下来写作之前，让我们先把基本要素准备好。一封专业的商务信函首先要具备四个基本要素：

# 1 - 返回地址

您的地址必须清晰完整。

• 如有公司信笺，请使用公司信笺
• 格式：街道、城市、州、邮政编码
• 添加您的电子邮件和电话号码，方便联系

即使您使用 公司信纸添加您的直接联系方式。让人们更容易联系到您，而不仅仅是您的公司。

# 2 - 日期

这很简单，但人们还是会搞砸。请遵循这一准则：

• 写完整"2025年2月9日"
• 不要缩写： "02/09/25 "或 "2025年2月9日"

不同国家的日期格式不同。对于国际商务信函，请写 "2025 年 2 月 9 日"，以免混淆。

# 3 - 内部地址

这是你展示自己做足功课的地方。添加：

• 收件人的全名和准确的职称
• 公司名称和详细地址
• 仔细检查拼写（尤其是姓名）

如果您不确定，请致电公司，再次确认收件人的头衔和首选名称。注重细节让专业商务信函大放异彩。

# 4 - 敬礼

像这样使用收件人的名字、

• "亲爱的约翰逊先生："（注意是冒号，不是逗号）
• "亲爱的马丁内斯博士："
• "亲爱的汤普森女士："

找不到姓名？使用 "尊敬的招聘经理："或 "尊敬的（部门）主任："--除了 "致有关人员"，其他任何称呼都可以。

格式示例

John Smith 营销经理 Tech Solutions Inc.123 Business Lane 纽约州纽约市 10001  2025 年 2 月 9 日

如何撰写商业信函 

在讨论了基础知识之后，我们来谈谈商务信函的写作过程。

步骤 1：撰写清晰、专业的标题

标题是信件的握手，因此要紧凑、专业。

• 干净、标准 格式化
• 一致的间距
• 专业人员 字体 (Arial 或 Times New Roman，11-12pt）
• 一切 结盟 正确

步骤 2：以有力而直接的介绍开始

第一段是决定成败的关键。 

• 请说明您的 目的 立即
• 提及任何 以前的联系
• 保留它 3 句以下

要实现目标，您可以使用我们的 人工智能聊天 提示如下

法律信函的提示（导言）：

"就[情况简述]为一封法律信函提供清晰、专业的介绍"。

人工智能将节省您的时间，并帮助您对要点进行头脑风暴。 

第 3 步：撰写主体和关键细节

这是您交付货物的地方。在这一部分，您可以使用

• 一个 大意 每段
• 支持性索赔 具体数字
• 简短段落 (最多 3-4 句话）
• 明确的例子

当您开始写信时，请向 AI Chat 提供以下详细信息：

法律信函提示（主体）：

"针对[问题]写一封法律信函。将其分成清晰的段落，并在必要时提供法律参考资料"。

少量使用要点来突出关键信息，但不要过度。

步骤 4：添加专业的结束语

如果您不确定如何表达您的结束语，请联系我们的 人工智能聊天 以下内容：

法律信函提示（结案陈词）：

"请帮我为一封要求采取[具体行动]的法律信函撰写一份专业的结束语。包括行动呼吁和联系信息"。

你的结案应

• 明确说明接下来会发生什么
• 感谢他们的时间
• 包括行动呼吁

如何结束商务信函

在最后一段之后，在赠言结尾之前留出两行空格。 

仅使用第一个大写单词，并以逗号结束。 

常见的关闭包括 "诚挚的"、"最良好的祝愿" 或 "恭敬不如从命"

手写签名时，请留下四行空白，并用蓝色或黑色墨水签名。 

在您的签名下方，请输入您的全名、职称以及必要的相关联系信息。

如果适用，请附加说明，例如 "附件：" 用于外壳或 "cc:" 复印件，并将其放在您所打姓名下方的单独一行中。

商业信函范例

普渡大学在线写作实验室 提供了一份商务信函样本。它还概述了专业信函的建议页边距和间距。

想要查看更多满足您特定需求的商业信函范例？

• 求职信 →
• 投诉解决函 →
• 合同终止书 →

商务信函中应避免的常见错误

写一封商务信函可能会让人感觉是一项高风险的任务--毕竟，这是你给人留下深刻印象的机会。 

但有一个 几个常见误区 你一定要避而远之。 

# 1 - 格式不专业

第一印象很重要，因此外表可以决定交易的成败。 

常见的商务信函格式错误包括

• 段落间距不一致
• 页边距和文本不对齐
• 在同一字母中使用多种字体样式或大小
• 商业信函结构不当（缺少日期、收件人地址或签名栏）

# 2 - 使用非正式语言

商务信函要求一定程度的正式性，以区别于随意的交流。避免这些常见的语言错误：

• 使用过多成语或短语: 

而不是写"让我们来谈谈跳出思维定式的问题" 

写："我想讨论该项目的创新方法"

• 被动语态:使用主动语态，使您的陈述更直接、更有影响力。

• 过多使用 "我:重复 "我 "会让你的信显得以自我为中心。不要写"我认为我可以帮助你完成你的项目，因为我有经验" 

写："这个项目与我们团队的丰富经验非常吻合"

# 3 - 含糊不清和模棱两可

在商务交流中，清晰是最重要的。避免：

• 要求或期限不明确 

含糊其辞的例子："请尽快给我回复 

更好的替代方案是："请在 2 月 16 日星期五之前提供反馈意见"。

• 语言不准确 

含糊其辞的例子："我们需要大量资源 

更好的替代方案："该项目需要增加 3 名工作人员和 $50,000 美元的预算"。

# 4 - 内容不够人性化

当然，数字信件很方便，人工智能聊天也能节省时间。

但是，如果您不将内容人性化，就会让人觉得您的内容是机器人或没有人情味的。 

使用我们的 人工智能人性化设计器 以确保它是由真人而不是机器撰写的。 

如何让你的信件更有说服力

说服不是巧妙的文字游戏或操纵。 

一封精心撰写的有说服力的信函可以帮助转变热情洋溢的业务关系，转化参与其中的合作伙伴，并提供明确、可操作的机会。

要想有效地做到这一点，请在商务信函中使用以下 3 种说服策略，让你的信函比没有这些策略时更出色。

# 1 - 制作引人注目的钩子

开头段必须给收件人一个继续阅读的理由。对于强有力的钩子，您可以包括以下任何一项：

1. 参考共同挑战
2. 提出引人注目的声明
3. 突出直接价值

# 2 - 提供令人信服的证据

通过以下方式将主张转化为论据

1. 数据与统计

• 使用具体数字："我们的系统将错误率从 8.5% 降低到 0.3%
• 包括时限："在 6 个月内，客户满意度提高了 45%
• 比较前后情景："生产效率从每天 1,000 件提高到 1,500 件

2. 案例研究

• 参考相关成功案例："在 ABC 公司实施类似项目的结果是......"
• 包括具体成果："他们的团队在 90 天内实现了 98% 自动化"。
• 突出可比情况："您所在地区的另一家制造商经历了......"

3. 专家验证

• 业界认可荣获《工业周刊》"最具创新解决方案 "奖
• 专业认证："ISO 9001 认证流程"
• 合作伙伴认可："自 2020 年起成为微软金牌合作伙伴

# 3 - 预测并处理反对意见

分析收信人可能对你的信件提出的任何异议，并在此立即予以解决。

(使用人工智能聊天工具分析反对意见）

他们可能会担心...

• 成本问题： "虽然初始投资为 $X，但通过......投资回报率通常在 6 个月内实现"。
• 实施时间： "我们的专业团队通过行之有效的 3 周过渡计划，确保将干扰降至最低"。
• 培训要求： "附带的综合培训计划每位员工只需 4 个小时"

结论

商务信函写作 在 2025 年仍有现实意义，但与你祖父所了解的方式不同。 

虽然大多数通信都已数字化，您可能不是每天都需要它，但一旦需要，它就是不可替代的。

一封精心制作的商务信函仍然可以打开一扇门，而快速电子邮件则无法做到这一点。 

无论是找到梦想的工作、达成价值百万美元的交易，还是化解客户危机，一封格式正确、文笔优美的商务信函都会让你获益匪浅。

• 保持专业性、 但不要听起来像上世纪 50 年代的机器人
• 使用人工智能工具集思广益、 但 增添人情味
• 请记住：您的信件可能是数字化的，但其 影响应针对个人

确保你的信件不会像那些未读条款和条件一样--没有人希望有这样的关系！