在您 写下地址、 折叠信封，或点击发送电子邮件...
停下。
那份重要的法律文件？它可能会在邮政设施中尘封数周，而这一切都是因为您漏填了 ZIP+4 码。
那份梦寐以求的工作？你可能永远不会收到回复，就因为你写的是 "尊敬的先生/女士"，而不是花一分钟去查招聘经理的名字。
这 衷心感谢 给你的导师？如果你搞砸了他们的头衔，他们永远也不会看到。
大多数人认为写信就是给 AI 一些提示，加上名字和地址，然后折叠信封。
错了
这是你给人的第一印象，是你无声的握手，是你展示自己的机会，让别人知道你真的很在乎，会把最基本的事情做好。
在本博客中，我们将介绍写信的基本知识和如何写信，以及写信给法官、夫妇甚至无名氏等特殊情况。
我们还将探讨国际寻址系统和人工智能工具，这些工具可以在寻址过程中提供帮助。
让我们深入了解一下。
写信前需要准备什么
写信之前，请确保您掌握了正确的细节。只要漏掉一点，就可能延误投递或使信件看起来不专业。
以下是您需要了解的关于如何正确写信的内容：
1.收件人法定全名
再也不用担心人工智能检测到你的短信了 Undetectable AI 可以帮助您：
- 让人工智能辅助写作显现出来 像人一样
- 旁路 只需点击一下，就能使用所有主要的人工智能检测工具。
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一定要使用对方的法定全名--名、中间名（如果知道）和姓。这一点至关重要，尤其是当您在考虑如何称呼求职信或正式商务信函时。
例如
✔ Jonathan Lee
✘ Jonny L.
2.完整的邮寄地址（含 ZIP+4 码
一定要仔细检查地址。如果您不确定如何在信上写地址，请从以下方面入手：
- 街道编号和名称
- 城市、州、邮政编码+4
这一点在发送正式邮件时尤其重要，或者如果您不确定如何称呼没有姓名的求职信，而需要用部门信息来代替。
3.正式头衔和荣誉称号
头衔表示尊重。使用 "先生"、"女士"、"博士 "或 "营销总监 "这样的职称。2025 年 不分性别的选择 Mx. 这样的字眼更为常见，尤其是在不确定收件人性别身份的情况下。
例如
- 戴维-金先生
- 艾莎-帕特尔博士
- Mx.乔丹-里弗斯（不分性别）
4.公司信息（如适用）
如果写信给公司的某个人，请注明其部门、分部或楼宇编号。大型机构通常有许多办公地点和收发室。
例如
简-史密斯
市场部招聘经理
XYZ 公司
200 West Main St, Building B
您可以利用这些资源找到准确的详细信息：
- USPS 地址验证工具 - 确认美国地址和 ZIP+4 代码。
- 国际邮政编码搜索 "美国密歇根州邮政编码"。
- LinkedIn - 查找职位名称、部门或公司。
- 公司网站 - 通常在 "联系我们 "下列出邮寄地址。
如何写信：格式分解
1.回邮地址位置
回信地址部分写在信封上，有时也写在信的顶部。
标准格式（美国和大多数国家）
如果是私人信件，您可以省略电话号码和电子邮件，但在商务信函中，它们会有所帮助。
回信地址的位置取决于信件的类型：
| 类型 | 安置 |
| 商务/正装 | 左上角，距顶部/左侧 1 英寸 |
| 个人（信笺） | 顶部居中 |
| 信封（个人） | 信封背面翻页（可选） |
实例 私人信件
来源 = 今日网
品牌信笺示例
来源 = 模板实验室
2.日期线
以下是日期格式和位置的不同方法：
标准格式为
例如 2025 年 1 月 15 日
- 格式： 全月名 + 日 + 年（用逗号表示）
- 使用方法 美国公司和专业信函的首选。
国际替代方案有
例如
- 15/01/2025 （用于英国、欧盟和英联邦国家）
- 2025-01-15 （ISO 8601 格式 - 常见于以数据为中心的文件或国际文件）
以下是日期放置指南：
| 格式类型 | 安置 | 对齐 |
| 图块格式 | 回邮地址下方 2-3 行 | 左对齐 |
| 半区块或修改区块格式 | 回邮地址下方 2-3 行 | 右对齐 |
例如
来源 = Wikihow
3.内部地址
内页地址出现在日期行下面两行，向左对齐，并遵循此完整格式：
完整格式（从上到下）
标题指南
| 标题 | 实例 | 说明 |
| 传统 | 先生、女士、夫人、博士、教授 | 仍在广泛使用。如果不确定婚姻状况，则默认为 "女士"。 |
| 性别中立 | Mx. | 性别未知或非二元时使用 "Mx."；省略称谓也可接受。 |
| 专业人员 | 首席执行官、董事、律师、官员、工程师 | 在相关情况下，请在姓名后注明（如 "无名氏，首席执行官"）。 |
| 学术 | 博士、医学博士、法学博士、牙科医生 | 放在姓名之后，如 "约翰-史密斯，博士"（此处不含 "博士"）。 |
公司地址最佳做法
- 适用于大型组织： 使用备注栏（如 "收件人：John Smith"），以便准确转发。
- 部门专用通信： 在公司名称下方注明部门名称。
- 适用于多大楼企业园区： 根据需要添加大楼、楼层、套房或单元编号。
- 国际邮寄： 国名请使用大写字母，并遵循当地邮政格式。
内部地址示例
正确格式化内页地址可提高送达率、专业性和第一印象，尤其是在正式或高风险的信函中。
4.敬语范例
敬语位于内页地址下方两行，向左对齐，以"...... "结束。 冒号 在正式写作中。
标准和现代敬礼 (2025)
| 致辞 | 最佳用途 |
| 亲爱的 [姓氏] 先生/女士 | 传统、正式--在已知性别和姓氏的情况下使用。 |
| 亲爱的 [姓] 博士 | 针对拥有医学或学术头衔的人员。 |
| 亲爱的 [全名］ | 当性别未知或需要一个中性、受尊重的选项时。 |
| 亲爱的 [名] [姓］ | 现在已被专业领域广泛接受（现代化形式）。 |
| 您好 [姓名］ | 半正式--用于已建立联系或不太正式的行业。 |
| 问候 | 中性、正式--在不确定头衔或姓名时使用。 |
特殊情况：处理独特的收件人
专业信函并不总是采用一刀切的格式。以下是如何量身定制的方法：
致函公司
当写信给企业实体而非个人时使用。这里的精确度可确保您的信息快速送达正确的办公桌。
格式示例：
收件人：应付账款部
XYZ 公司
企业大道 123 号 456 室
加州圣地亚哥 92101
以下是最佳做法：
- 始终包括 "ATTN 特别是在规模较大的组织中。
- 使用部门名称，而不是含糊不清的称谓（例如： "会计部" 对 "致有关人士").
- 包括参考编号 (如发票 ID），以加快内部处理速度。
正式信函范例
来源 = 山顶框架
给夫妇或家庭写信
背景是关键--你对他们了解多少？
| 场景 | 推荐格式 |
| 传统夫妻 | 约翰-史密斯夫妇 |
| 一个拥有专业职称 | 史密斯博士和夫人 |
| 现代夫妇，同姓 | 约翰和简-史密斯 |
| 同性伴侣 | 约翰-史密斯先生和戴维-约翰逊先生 |
| 不同的姓氏 | 简-多伊女士和约翰-史密斯先生 |
| 包括儿童 | 史密斯一家 OR 史密斯夫妇及家人 |
给没有姓名的信件写信
如果您不知道收件人的姓名，请考虑以下选项之一：
- 亲爱的招聘经理 用于求职申请或与人力资源相关的交流。
- 亲爱的[部门]团队 适用于向特定群体致辞（如 "亲爱的财务团队"）。
- 敬启者 过时且缺乏人情味--只有在没有身份识别信息时才作为最后手段使用。
以下是快速最佳做法：
- 在可能的情况下，一定要调查收件人的姓名--LinkedIn 和公司网站是你的盟友。
- 不要假定任何人的性别。如有疑问，请使用全名或中性选项，如 "您好"。
- 与传统公司或政府机构相比，初创企业、非营利组织或科技公司可能会期待更轻松的敬语。
应用实例
- 亲爱的汤普森女士
- 你好，亚历克斯
- 亲爱的客户成功团队
- 问候
如果任何问候语听起来太随意，您可以转到 人工智能聊天机器人 例如，如果您不确定某人的性别，请询问 人工智能 用中性语言重写问候语。
您也可以尝试其他提示，例如
- 给我 5 个问候语选项，供一个动物救援组织的非营利性角色选择。我不知道收件人的姓名。
- 让这句问候语听起来更随意，但仍不失尊重：亲爱的客户成功团队
- 我正在为 Canva 的一个营销职位写求职信，但我不知道这个职位的名字。您能推荐一个好的问候语吗？
国际地址提示
在介绍针对具体国家的地址提示之前，先来看看以下内容 普遍原则 您在每封国际信函中都需要遵循的原则。
- 务必用英文大写字母书写目的地国家的名称。(例如：美国、加拿大、印度）。
- 请遵循当地的地址格式和语言，以免延误。
- 由于邮费因目的地而异，请在当地（亲自或在线）核实邮资要求。
- 偏远地区的送货时间可能更长。您可以据此计划您的后续行动。
样品：英国、加拿大、印度
1 - 英国
如果邮寄到英国，您的地址应如下所示：
"(《世界人权宣言》) 英国皇家邮政 邮政编码是由字母和数字组成的特定代码。
位置必须正确无误。如果放错或放错位置，您的邮件可能会在分拣时被卡住。
此外，地址应保持在 7 行或更少，以适合标准信封。信息过多会带来问题，而不是帮助。
2 - 加拿大
加拿大地址 虽然简单明了，但却带有双语色彩：
邮政编码采用非常特定的格式（如 M5V 3L9），这对快速分拣至关重要。
此外，请记住加拿大官方同时使用英语和法语。与您寄往地区的语言偏好相匹配；这体现了对细节的尊重和关注。
此外，请务必使用官方的双字母省缩写（如 QC 代表魁北克省）。
3 - 印度
印度的寻址系统使用六位数的 PIN 码进行分类 印度邮件 有效：
这个 PIN 码至关重要。不要漏掉或弄错，它相当于打了类固醇的邮政编码。A
此外，请指明正确的州或中央直辖区。
与某些国家不同，印度的语言和地址习惯多种多样，因此添加英文版地址可确保您的邮件顺利通过国际渠道。
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常见问题
结论
写信的格式真的重要吗？
当然可以。
一封措辞得体的信件会给人留下第一印象。无论您是在求职、写信给法官，还是联系公司，标题、间距和拼写等小细节都代表着专业和尊重。
一个小失误，比如放错邮编或用错敬语，都会影响你的可信度。
这就是为什么我们的 求职信生成器, 智能应用程序和 简历生成器 存在：自动处理细节，减少人为错误，帮助您自信地展示自己。
在封好信封（或点击发送）之前，问问自己：
- 对于收件人的国家或职业而言，这种格式是否正确？
- 我是否核实了姓名和头衔的拼写？
- 这封信会让我看起来利索还是邋遢？
最后的建议 尊重文化礼仪，仔细检查所有内容，让工具来处理格式问题，这样你就可以专注于最重要的事情：信息。