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不容忽视的 Excel 和 Google 电子表格公式

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克里斯蒂安-佩里
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常见公式错误

如果你在日常工作中使用 Excel/Google Sheets，你会发现有一些非常有用的公式，只要你学会一次，就会经常使用。.  

可能有一百多种不同的电子表格公式适用于不同类型的计算。.

我在本博客中的目的是讨论最简单的计算，它们是您以后学习所有这些高级计算的基础。. 

我们先来学习一些基本的算术计算命令，然后再向大家介绍几种可以进行更高级分析的方法。.

它们包括 IF 语句、VLOOKUP、INDEX 和 MATCH 命令等。. 

而且比你想象的还要简单！

主要收获

  • Excel 和 Google Sheets 有许多用于计算的内置公式命令。.

  • SUM、AVERAGE、COUNT、VLOOKUP、INDEX 和 MATCH 是一些有助于日常计算的公式。您还可以通过引入条件逻辑来玩转它们。.

  • 在编写公式时不能有任何错误，否则将无法得到结果。尤其要确保避免循环引用，防止 Excel 进入无限计算循环。. 

什么是电子表格公式

用于计算数据的命令称为电子表格公式。.

Microsoft Excel 和 Google Docs 都包含此类命令，这也是它们成为工作场所主要工具的部分原因。. 

在 Excel 中书写的任何公式前都有一个 (=) 符号。它表示 Excel 将后面的文本视为执行所需计算的公式，而不是纯文本输入。.

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除了使用 Google Sheets 或 Excel 电子表格公式来计算日期外，Excel 和 Google Sheets 还拥有数百条公式命令，原因如下： 

  • 快速自动计算

无论工作性质如何，我们每个人都需要进行一些基本计算，如算术或计算平均数。. 

如果您的工作数据量大，则需要以更高的频率进行更广泛的计算。. 

如果您能在存储数据的电子表格中进行这些计算，而不必导入计算器，那就非常方便了。.

您也可以只设置一次公式，然后它就会根据您输入的行数或数据持续运行。.

  • 减少人工错误

将数据导出到计算器应用程序不仅费时，而且容易出错。一旦输入错误，整个计算过程就会变得不可靠。.

即使经过多次校对，您也无法确定是否准确输入了所有数值。. 

使用电子表格公式可以减少这一点的失误。. 

  • 逻辑连接数据

通过计算，您可以更合理地理解您的数据集。对数据进行排序、过滤、分析，从而更好地理解电子表格中每个单元格中的所有数字所对应的含义。. 

它非常适合 

  • 预算编制 
  • 保存个人或企业财务记录 
  • 希望记录学生作业/考试成绩的教师 
  • 研究数据 
  • 计算投资回报 

现在，无论你是需要了解 Google 电子表格公式，还是想要 Excel 电子表格公式列表，都可以在下一节中找到它们。.

每个用户都需要的基本公式

Excel 和 Google Sheets 都有数百个执行不同计算的公式。如果你想学会所有的公式，恐怕要花上几个月的时间。不过，我在下面介绍了一些非常方便的公式。.

  • SUM 表示总数

命令 SUM() 用于将所有选中的单元格相加。当然，必须在单元格中输入数值才能起作用。该公式对任何非数值单元格都不起作用。. 

在括号内，您需要指定要添加的电子表格段的第一个和最后一个单元格，中间用冒号隔开。. 

因此，如果我想将第 3 行至第 7 行的内容添加到第一列，我会将公式写为SUM(A3:A7)。该公式也适用于多行。.

此外，该公式在 Google Sheets 和 Excel 中均保持不变。.

请看这个例子： 

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除了最简单的 SUM 函数外，您还可以进行以下类型的加法运算：

  • SUMIF：将一个范围内满足一个条件的数字相加
  • SUMIFS：将一个范围内符合多个条件的数字相加
  • SUMPRODUCT：将数组中的相应值相乘，然后将结果相加
  • SUMSQ：将一定范围内数字的平方相加
  • SUMX2MY2：将两个范围内相应数值的 (x² - y²) 结果相加
  • SUMX2PY2：将两个范围内相应数值的 (x² + y²) 结果相加
  • SUMXMY2：将两个范围内的 (x - y)² 差的平方相加
  • DSUM： 在符合数据库表中定义的标准的列中添加值
  • IMSUM：复数加法。.
  • 幂级数：利用给定的系数计算幂级数之和。.
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  • 洞察力平均值

AVERAGE() 公式用于计算电子表格中给定单元格集的平均值。. 

同样，操作方法也大致相同。在括号中输入第一个和最后一个单元格的编号，中间用冒号隔开，例如，输入 AVERAGE(E2:E11)，就能得到所选单元格的平均值。.

同样，平均值的计算公式在 Excel 中和在 Google Sheets 中是一样的。.

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平均值公式的细微变化可以帮助您进行条件计算，例如 

  • 平均数：计算一定范围内数字的算术平均数
  • AVERAGEA：需要平均值时使用，包括数字、文本和逻辑值
  • AVERAGEIF：该命令用于求满足一个条件的数字的平均值
  • AVERAGEIFS：计算满足多个条件的数字的平均值
  • 平均值计算数据库列中符合指定条件的值的平均值
  • COUNT 追踪项目

该命令用于计算电子表格中包含数字数据的单元格数量。. 

如果您的数据只有几行，使用它就没有意义，但如果您有几百行数据，并想知道其中有多少是数值，这就是您要达到的目的。.

其写法也类似，即以 = 号开始，然后提及 COUNT 命令，打开括号，提及用冒号分隔的第一个和最后一个单元格，然后关闭括号。.

该公式在 Google Sheets 和 Excel 中都是一样的。.

例如 =count(e1:e100)

与 SUM 和 AVERAGE 公式一样，COUNT 也有几种不同的使用方法，例如, 

  • COUNTA： 计算非空单元格（数字、文本或数值）。.
  • COUNTBLANK：只计算范围内的空单元格
  • COUNTIF：它计算满足一个条件的单元格
  • COUNTIFS： 用它来计算满足多个条件的单元格
  • DCOUNT：对数据库列中符合指定条件的数值进行计数
  • DCOUNTA：用于计算数据库列中符合指定条件的非空值
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数据分析高级公式

对于大多数用户来说，我前面讨论的公式已经足够了。不过，有些公式是高级计算所必需的，如果你的工作涉及数据分析，它们就会非常有用。.

  • 用于搜索的 VLOOKUP

VLOOKUP 公式用于查找表格中的某个值，并返回同一行中的相关信息。.

简单地说，输入 VLOOKUP 时，电子表格会提示您搜索表格第一列中的某个值，然后给出该行另一列中的某个值。.

在示例工作表中，如果 A 列有产品 ID，C 列有单位价格，我们就可以使用 VLOOKUP 搜索某个产品 ID，并从 C 列获得其价格。. 

将写成 VLOOKUP（“P-1001”，A:C，3，FALSE）

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  • 逻辑 IF 语句

IF 函数用于在电子表格中做出逻辑判断。它只是告诉工作表，当条件为真时该怎么做，当条件为假时该怎么做。.

要编写 IF 语句，需要以 = 符号开始，包含 IF 命令，打开括号，然后描述条件。.

之后加上逗号，并说明如果满足条件，您希望工作表做什么。之后再加上一个逗号，并说明如果不满足该命令，您希望发生什么。.

举例来说，如果我们设想一张包含学生成绩的表单，想要指定一个条件，即 50 分或以上为及格，50 分以下为不及格，我们可以使用 IF 逻辑。. 

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具体写法如下： =IF(A1>=50, “Pass”, “Fail”)

工作表会扫描单元格中的数值，如果数值大于 50，就会显示学生通过了考试。否则，它将显示学生不及格。.

  • 用于查询的 INDEX 和 MATCH

与 LOOKUP 公式相比，INDEX 和 MATCH 一起使用时，可以更灵活地查找表中的信息。. 

MATCH 函数负责查找一个值在一行或一列中的位置。使用 MATCH 在表格中查找值，它不会返回值本身。它将返回一个数字，代表该值出现的位置。.

例如，如果产品 ID 是列表中的第五个项目，MATCH 将返回 5。.

INDEX 函数使用位置编号从表或列的特定位置返回值。因此，它只需检索您指定的行中存在的任何值。. 

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避免常见公式错误的小窍门

正如您可能已经看到的，Excel 和 Google Sheets 都要求您以 100% 的精度输入公式。.

公式中的任何错误都不会产生结果，只会显示 #N/A 的错误信息。.

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以下是一些帮助您避免此错误信息的提示。. 

  • 仔细检查括号

公式必须按照上述格式书写。如果您不加括号或只描述单元格区域而不加括号，您将无法计算数据。. 

请务必将开括号和闭括号都设置好。此外，确保有一个冒号来区分范围内的第一个和最后一个单元格。.

  • 观察数据类型

电子表格公式只对某些类型的数据最有效。例如，对于无法量化的数据（即描述性数据），就不能期望得到平均值。. 

插入公式时，请仔细检查单元格的数据，以免输入无效的单元格区域。. 

  • 避免循环引用

循环引用是指电子表格会循环回到它所描述的单元格。这会造成一个无限循环，在这个循环中你无法得到答案，而只会显示一条错误信息。.

例如，如果您在 A10 单元格中输入 SUM(A1:A10)，就会创建一个循环，在这个循环中，该单元格将不断添加在 A10 单元格中求和的任何值，而且这个过程永远不会结束。.

公式需要知道自己的结果，才能找到 A10 单元格的值。.

始终确保输入电子表格公式的单元格不属于公式单元格区域。. 

组合公式，提高效率

在电子表格中组合公式可以更高效地解决复杂问题。在使用我前面提到的简单公式时，你需要在许多单元格中一步一步地计算。.

在组合公式中，可以嵌套多个计算，使一个公式直接进入另一个公式。.

例如，您可以将 IF 与 SUM 结合起来，将仅满足特定条件的值相加。.

您还可以将 COUNT 或 AVERAGE 与条件相结合，更精确地分析数据。.

不过，一开始组合公式并不容易。这确实是一个学习曲线，如果你在没有多次使用简单公式的情况下就贸然使用复杂的嵌套公式，最终会把自己搞糊涂。.

因此，一定要先练习简单的公式。一旦适应了，就可以通过组合两个函数，然后是三个，最后是更高级的设置来逐步提高。.

使用公式完成实际任务

一旦你掌握了这些公式，你就会开始注意到它们是如何频繁地应用到你已经在做的事情中。.

例如

  • 小企业主可以使用以下公式 SUMIF 按类别跟踪支出
  • 或者，教师可以将 IF 与 COUNTIF 标记作业落后学生的功能
  • 管理客户发票的自由职业者也是如此。他们可以使用一个简单的 VLOOKUP 命令从主列表中提取客户费率，而无需手动滚动行。.

问题是，了解哪种配方适合您的具体情况几乎是成功的一半。而这正是 Undetectable 的 人工智能聊天机器人 可以成为你的向导。. 

您可以用简单的语言描述您要做的事情，它就会为您的任务推荐合适的公式。.

现在，你有了一个精通电子表格的同事，只要你遇到困难，就可以随时联系他，而且这不仅限于 Excel 或 Google 电子表格查询。.

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最终想法

希望这篇文章能帮助你了解一些电子表格公式。. 

只有使用得越多，你才能越熟练掌握这些公式。 人工智能聊天, 它将帮助您决定哪条命令最适合您所需的计算。. 

您还可以通过 AI Chat 来仔细检查您的公式，以确认您没有犯任何错误。.

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