Η συγγραφή του σώματος μιας επιστολής είναι εύκολη υπόθεση, αλλά όταν πρόκειται για το τέλος, ακόμη και οι επαγγελματίες συγγραφείς μπορεί να κολλήσουν.
Τι είναι, λοιπόν, αυτό που ξαφνικά κάνει τους περισσότερους από εμάς να νιώθουν συγγραφικό μπλοκάρισμα;
Είναι επειδή το τέλος είναι το μέρος που θυμούνται οι άνθρωποι.
Ανεξάρτητα από το αν γράφετε ένα γρήγορο σημείωμα στο αφεντικό ή ένα επικό ερωτικό γράμμα, το τέλος είναι το γραπτό ισοδύναμο μιας πτώσης μικροφώνου.
Κατά βάθος, γνωρίζουμε ότι πρέπει όχι μόνο να έχει αντίκτυπο, αλλά και να είναι σωστά διαμορφωμένο.
Έτσι, αν έχετε ψάξει ποτέ στο Google πώς να τελειώσετε μια επιστολή και έχετε μείνει να κοιτάτε δέκα διαφορετικές επιλογές "με εκτίμηση", μην ανησυχείτε. Είναι πολύ πιο συνηθισμένο απ' ό,τι νομίζετε.
Είτε γράφετε σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων είτε σε κάποιον που αγαπάτε, αυτός ο οδηγός θα αναλύσει τους τρόπους για να τελειώσετε μια επιστολή δυνατά.
Βασικά συμπεράσματα
- Το τέλος της επιστολής σας πρέπει να ταιριάζει με τον τόνο και τον σκοπό του μηνύματος: επίσημο, φιλικό ή συναισθηματικό.
- Η τελευταία παράγραφος είναι η τελευταία σας ευκαιρία να ενισχύσετε το μήνυμά σας και να λάβετε απάντηση.
- Οι φράσεις κλεισίματος θα πρέπει να είναι φυσικές για τη σχέση και το πλαίσιο.
- Η μορφοποίηση είναι σημαντική, οπότε συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας όπου χρειάζεται.
- Τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης καθιστούν τη συγγραφή γυαλισμένων και κατάλληλων για τον τόνο τελειωμάτων επιστολών πολύ πιο εύκολη.
Γιατί η κατάληξη μιας επιστολής έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι νομίζετε
Οι περισσότεροι άνθρωποι επικεντρώνονται στο κύριο περιεχόμενο της επιστολής τους και στη συνέχεια αντιμετωπίζουν το τέλος σαν μια δεύτερη σκέψη. Αυτό είναι επικίνδυνο.
Το κλείσιμο είναι το μέρος που πραγματικά μένει και μπορεί να δώσει τον τόνο για ολόκληρη την επιστολή.
Σκεφτείτε το.
Μην ανησυχείτε ποτέ ξανά για την τεχνητή νοημοσύνη που ανιχνεύει τα κείμενά σας. Undetectable AI Μπορεί να σας βοηθήσει:
- Κάντε το γραπτό σας με υποστήριξη AI να εμφανιστεί ανθρωποειδής.
- Παράκαμψη όλα τα κύρια εργαλεία ανίχνευσης AI με ένα μόνο κλικ.
- Χρήση AI με ασφάλεια και με αυτοπεποίθηση στο σχολείο και στην εργασία.
Ένα συναισθηματικό μήνυμα που τελειώνει με το "ευχαριστώ πολύ" θα αφήσει πιθανότατα τον αναγνώστη μπερδεμένο, ενώ μια επίσημη επιστολή που τελειώνει με το "στην υγειά μας!" θα καταστρέψει κάθε επαγγελματισμό που προσπαθούσατε να μεταδώσετε.
A πρόσφατη μελέτη της Preply διαπίστωσε ότι οι πιο συνηθισμένες υπογραφές στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν οι εξής: "Ευχαριστώ", "Ευχαριστώ", υπογραφή μόνο με ένα όνομα και "Ευχαριστώ εκ των προτέρων".
Αυτές οι καταλήξεις είναι καλές για ένα γρήγορο email, αλλά σε μια επιστολή, φαίνονται πολύ απότομες ή και επιθετικές.
Φανταστείτε να στέλνετε μια επιστολή παραίτησης που τελειώνει με "Ευχαριστώ" αντί για "Με εκτίμηση". Ίδια βασική ιδέα, τελείως διαφορετικός τόνος.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η γνώση του τρόπου λήξης μιας επαγγελματικής επιστολής (ή οποιασδήποτε επιστολής, για την ακρίβεια) μπορεί να αλλάξει ολόκληρο το μήνυμα.
Τα βασικά στοιχεία μιας επιστολής που τελειώνει
Μια ισχυρή κατάληξη επιστολής αποτελείται από πολλά μέρη. Κάθε ένα από αυτά παίζει ρόλο στο πώς αισθάνεται ο αναγνώστης μόλις τελειώσει:
- Η τελευταία παράγραφος: Όπου όλα συνδέονται μεταξύ τους. Εδώ, θα επαναδιατυπώσετε το κύριο σημείο (τα κύρια σημεία) σας, θα εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας που διαβάσατε μέχρι εδώ και θα δώσετε ένα σαφές επόμενο βήμα.
- Φράση κλεισίματος (sign-off): Αυτή είναι η γέφυρα μεταξύ του μηνύματός σας και του ονόματός σας.
- Υπογραφή και στοιχεία επικοινωνίας: Στις επαγγελματικές ρυθμίσεις, προσθέτετε το πλήρες όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
- (Προαιρετικά) P.S.: Κάτι επιπλέον ή συμπληρωματικό που πρέπει να προσθέσετε ακριβώς στο τέλος με μία μόνο πρόταση. Χρήσιμο την εποχή που τα γράμματα ήταν όλα χειρόγραφα.
Αν δεν είστε σίγουροι για τον γενικό τόνο του τέλους σας, ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι να χρησιμοποιήσετε το Undetectable AI's AI Humanizer.
Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε επιλογές όπως "συνοδευτική επιστολή", "επαγγελματική" ή "προσωπική", και το πρόγραμμα θα επαναδιατυπώσει την κατάληξή σας έτσι ώστε να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για τη συγκεκριμένη περίπτωσή σας.
Πώς να γράψετε την τελική παράγραφο
Η τελευταία παράγραφος είναι το σημείο όπου ολοκληρώνετε την επιστολή σας ομαλά και φυσικά.
Μπορείτε να το θεωρήσετε ως την "τελευταία σας λέξη". Είναι η στιγμή που μπορείτε να ενισχύσετε την άποψή σας χωρίς να αναμασάτε όλα όσα έχετε ήδη πει.
Αν γράφετε την τελευταία παράγραφο για μια επαγγελματική επιστολή σε επίσημο περιβάλλον, η παράγραφος αυτή θα πρέπει να είναι εστιασμένη και σκόπιμη.
Αν είστε σύνταξη συνοδευτικής επιστολής, η τελευταία παράγραφος θα επαναλάβει το ενδιαφέρον σας για τον ρόλο και στη συνέχεια θα καλέσει τον εργοδότη να επικοινωνήσει μαζί σας.
Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να κάνετε την τελευταία παράγραφο να λειτουργήσει για την επιστολή σας:
- Επαναδιατυπώστε την πρόθεσή σας σε μία πρόταση. Για παράδειγμα: επιβεβαιώστε τη συνάντηση, εκφράστε το ενδιαφέρον σας και ευχαριστήστε τους για το χρόνο τους.
- Προσθέστε μια πρόσκληση για δράση (CTA), ώστε ο αναγνώστης να γνωρίζει το επόμενο βήμα που πρέπει να κάνει. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια απάντηση, ένας αριθμός τηλεφώνου, ο καθορισμός μιας συνάντησης ή το πάτημα ενός συνδέσμου.
- Αφήστε πάντα θετική εντύπωση δείχνοντας εκτίμηση ή εμπιστοσύνη.
- Ταιριάξτε τον τόνο με τον τύπο της επιστολής σας. Ζεστή και προσωπική για φίλους, συνοπτική και επίσημη για επιχειρήσεις.
Αν δεν έχετε ιδέες για το πώς να κλείσετε την επιστολή σας, το Undetectable AI's Γεννήτρια συμπερασμάτων AI μπορεί να αναλύσει το τρέχον περιεχόμενό σας και να δημιουργήσει το τέλειο τέλος με βάση τον τόνο της φωνής, το ύφος και το θέμα σας.
Είναι τόσο εύκολο όσο το να επικολλήσετε την ημιτελή επιστολή σας στο εργαλείο και να δημιουργήσετε ένα συμπέρασμα.
Κοινές φράσεις κλεισίματος επιστολών
Η επιλογή της σωστής φράσης κλεισίματος μπορεί να φαίνεται σαν μια μικρή λεπτομέρεια, αλλά στην πραγματικότητα είναι ένα από τα πιο ισχυρά μέρη ολόκληρης της επιστολής σας.
Η φράση υπογραφής αρχίζει πάντα με κεφαλαίο γράμμα στην πρώτη λέξη και τελειώνει με κόμμα.
Παρακάτω παρατίθενται ορισμένα κοινά παραδείγματα τόσο επίσημων όσο και περιστασιακών φράσεων κλεισίματος.
Ακολουθούν οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες επιλογές και πότε να τις χρησιμοποιείτε:
- Ειλικρινά: Θα το δείτε αυτό στις περισσότερες επίσημες επιστολές της αμερικανικής αγγλικής γλώσσας και λειτουργεί καλά σχεδόν σε κάθε επαγγελματικό πλαίσιο.
- Με εκτίμηση: Λίγο πιο ζεστό από το "Sincerely", είναι μια άλλη κοινή κατάληξη της αμερικανικής αγγλικής γλώσσας.
- Με εκτίμηση: Χρησιμοποιήστε το όταν θέλετε να εκφράσετε κάποια ζεστασιά αλλά να διατηρήσετε έναν επίσημο τόνο φωνής.
- Θερμές ευχές: Μια ζεστή, ευγενική και προσωπική υπογραφή που μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί σε ορισμένα επαγγελματικά πλαίσια.
- Όλη μου η αγάπη: Χρησιμοποιήστε αυτό το sign off μόνο με στενές σχέσεις και αγαπημένα πρόσωπα. Δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείται σε επαγγελματικό περιβάλλον.
- Να προσέχετε: Πολύ προσιτός, ζεστός και άνετος. Χρησιμοποιείται καλύτερα με φίλους, οικογένεια ή συναδέλφους στη δουλειά που γνωρίζετε καλά.
Υπάρχουν ορισμένες λεπτές αλλά σημαντικές διαφορές μεταξύ Αμερικανικά και βρετανικά αγγλικά όταν πρόκειται για τη χρήση των πιο επίσημων τελικών φράσεων.
Το "Yours sincerely" χρησιμοποιείται στα βρετανικά αγγλικά μόνο όταν το άνοιγμα της επιστολής απευθύνεται σε κάποιον ονομαστικά (για παράδειγμα: Dear Alex Johnson).
Στα βρετανικά αγγλικά, το "Yours faithfully" προορίζεται μόνο για επιστολές που ξεκινούν με το "Dear Sir/Madam".
Εάν γράφετε αλληλογραφία στα βρετανικά αγγλικά, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας αυτούς τους κανόνες. Ωστόσο, στις ΗΠΑ, το "Sincerely" ή το "Yours Sincerely" λειτουργούν για κάθε επίσημη επιστολή.
Πώς να μορφοποιήσετε την υπογραφή
Η υπογραφή στο τέλος της επιστολής σας αντιπροσωπεύει τόσο το όνομά σας όσο και την αξιοπιστία σας.
Η υπογραφή είναι το μοναδικό προσωπικό σας σημάδι που αντιπροσωπεύει εσάς, την έγκριση και τη συγγραφή των γραπτών σας.
Όταν υπογράφετε κάτι, ουσιαστικά λέτε "Συμφωνώ με αυτό" ή "Στέκομαι σ' αυτό."
Σε νομικό πλαίσιο, είναι μια αναγνώριση ότι έχει την ίδια νομική βαρύτητα ως προφορική συμφωνία σας.
Όσον αφορά τις επιστολές, υπάρχουν τρεις κοινές μορφές:
- Τυπωμένο ή χειρόγραφο: Το πιο παραδοσιακό. Μια χειρόγραφη υπογραφή μοιάζει προσωπική, ειδικά σε επίσημες έντυπες επιστολές.
- Πληκτρολογημένο όνομα: Λειτουργεί για εσωτερικές επικοινωνίες ή ανεπίσημες ανταλλαγές όταν δεν απαιτείται φυσική υπογραφή.
- Ψηφιακές υπογραφές: Αυτές είναι ασφαλείς, νομικά δεσμευτικές και βολικές για απομακρυσμένες ή ευαίσθητες στον χρόνο επικοινωνίες. Χρησιμοποιούν κρυπτογράφηση για την επαλήθευση της ταυτότητας του υπογράφοντος και την αποτροπή παραποίησης.
Σε ένα παραδοσιακό κλείσιμο, η υπογραφή σας βρίσκεται κάτω από τη φράση κλεισίματος και πάνω από το τυπωμένο όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Για παράδειγμα:
Ειλικρινά,
[Χειρόγραφη/τυπωμένη υπογραφή]
Alex Johnson
Διευθυντής μάρκετινγκ
+1 (555) 123-4567
LinkedIn: linkedin.com/in/alexjohnsson
WhatsApp: +1 (555) 123-4567
Εάν η επιστολή είναι ψηφιακή, μπορείτε να αντικαταστήσετε τη χειρόγραφη ή τυπωμένη υπογραφή με ένα αρχείο ψηφιακής υπογραφής, αλλά θα εξακολουθεί να εμφανίζεται στην ίδια θέση.
Πλατφόρμες όπως DocuSign, Υπογραφή Adobe Acrobat, και HelloSign σας επιτρέπουν να δημιουργείτε, να αποθηκεύετε και να εισάγετε μια υπογραφή απευθείας στο έγγραφό σας.
Πώς να τελειώσετε μια επιστολή στα ισπανικά
Το κλείσιμο μιας επιστολής στα ισπανικά ακολουθεί πολλές από τις ίδιες αρχές με τα αγγλικά, αλλά η επιλογή του κλεισίματος μπορεί να εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την τυπικότητα και τους περιφερειακούς κανόνες.
Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, η τυπικότητα συνήθως διατηρείται. Στις προσωπικές επιστολές, η κατάληξη μπορεί να είναι πολύ πιο ζεστή.
Αυτά είναι τρία κοινά ισπανικά κλεισίματα για να ξεκινήσετε:
- Atentamente: Ισοδύναμο με το "Ειλικρινά", που χρησιμοποιείται σε επίσημες επαγγελματικές ή επίσημες επιστολές.
- Cordialmente: Παρόμοιο με το "Kind regards", ευγενικό και ελαφρώς θερμότερο από το "Kind regards". Atentamente.
- Con cariño: Μεταφράζεται ως "Με στοργή", καλύτερα για στενούς φίλους ή οικογένεια.
Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες γλώσσες που μιλιούνται σε διάφορες περιοχές, υπάρχουν κάποιες διαφορές από χώρα σε χώρα.
Σε ορισμένες χώρες της Λατινικής Αμερικής, Atentamente χρησιμοποιείται σχεδόν πάντα για επαγγελματικούς λόγους. Στην Ισπανία, Cordialmente είναι πιο συνηθισμένο στην ευγενική αλλά όχι υπερβολικά επίσημη αλληλογραφία.
Για περισσότερα παραδείγματα, SpanishDictionary έχει μερικές εξαιρετικές επεξηγήσεις και πηγαίνει σε μεγαλύτερο βάθος για τους αγγλόφωνους που ενδιαφέρονται για την αλληλογραφία στην ισπανική γλώσσα.
Δείγμα επιστολής κλεισίματος
Μερικές φορές είναι ευκολότερο να βλέπεις τους κανόνες σε δράση.
Παρακάτω, παραθέτουμε μερικά παραδείγματα για το πώς τελειώνουν οι διάφοροι τύποι γραμμάτων. Κάθε ένα από αυτά είναι σύντομο, σαφές και ταιριάζει στον τόνο και τον σκοπό του μηνύματος.
Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως πρότυπα και στη συνέχεια να τα προσαρμόσετε στη δική σας φωνή και κατάσταση.
Πώς να τελειώσετε μια συνοδευτική επιστολή ή μια επιστολή αίτησης εργασίας
Εκτιμώ τον χρόνο που αφιερώσατε για να εξετάσετε την αίτησή μου. Προσβλέπω στην ευκαιρία να συζητήσουμε πώς μπορώ να συνεισφέρω στην ομάδα σας.
Ειλικρινά,
[Υπογραφή]
Τζόρνταν Σμιθ
555-123-4567
Χαρτοφυλάκιο: jordansmithcontentcreator.com
Πώς να τελειώσετε μια επίσημη επαγγελματική επιστολή
Παρακαλούμε μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε πρόσθετη διευκρίνιση σχετικά με το θέμα αυτό.
Με εκτίμηση,
[Υπογραφή]
Michael Brown
Διευθυντής Επιχειρήσεων
Πώς να τελειώσετε μια προσωπική ευχαριστήρια επιστολή
Η καλοσύνη σας σημαίνει τόσα πολλά για μένα και είμαι πραγματικά ευγνώμων για τη γενναιοδωρία και την υποστήριξή σας.
Θερμές ευχές,
[Υπογραφή]
Mayal Patel
Facebook: facebook.com/mayascharity
Πώς να τελειώσετε μια επιστολή προς έναν δάσκαλο ή μέντορα
Σας ευχαριστώ για την καθοδήγηση και τα πολύτιμα μαθήματα που μοιραστήκατε όλα αυτά τα χρόνια.
Με εκτίμηση,
[Υπογραφή]
Emma Wilson
Πώς να τελειώσετε ένα ερωτικό γράμμα
Αγάπη μου, μετράω τις μέρες, τις ώρες και τα λεπτά μέχρι να μπορέσω να σε κρατήσω ξανά στην αγκαλιά μου. Είσαι το ασφαλές μου μέρος, η χαρά μου και σε αγαπώ με όλη μου την καρδιά.
Όλη μου η αγάπη,
[Υπογραφή]
💖Isabella
Χρησιμοποιώντας τη σουίτα Undetectable AI για να πετύχετε το τέλειο τέλος
Αν χρειάζεστε κάποια βοήθεια στη διατύπωση της τελικής υπογραφής της επιστολής σας, το Undetectable AI's AI Chatbot είναι ένα διαδραστικό εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει σε αυτό το έργο και σε πολλά άλλα.
Με βάση τις υποδείξεις σας, θα δημιουργήσει ένα καλογυαλισμένο και έτοιμο προς χρήση τέλος για τις επιστολές σας σε δευτερόλεπτα, ανεξάρτητα από το θέμα και το ύφος.
Παρακάτω περιγράφουμε πώς να το χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε την τελευταία παράγραφο και την υπογραφή σας.
1. Πηγαίνετε στο Undetectable AI Chatbot και εισαγάγετε την προτροπή σας.
Στο Undetectable AI Chatbot, πληκτρολογήστε ένα λεπτομερές αίτημα για αυτό που χρειάζεστε. Όσο πιο συγκεκριμένοι είστε, τόσο καλύτερα και ακριβέστερα θα είναι τα αποτελέσματά σας.
Ακολουθεί η προτροπή που χρησιμοποιήσαμε:
Ο προσδιορισμός λεπτομερειών, όπως η ανάγκη για μια drop-in έκδοση της κατάληξης της επιστολής, θα βοηθήσει στη σωστή διαμόρφωσή της.
2. Επανεξέταση πολλαπλών εκδόσεων
Το AI Chatbot θα επιστρέψει διάφορες τελικές παραγράφους και συνδυασμούς υπογραφής.
Διαβάστε τα προσεκτικά και επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στον τόνο και το στυλ που θέλετε.
Αν χρειαστεί να το βελτιώσετε, μπορείτε να ζητήσετε από τον βοηθό να κάνει αλλαγές.
Για παράδειγμα, αν θέλετε να ακούγεστε πιο σίγουροι, ζητήστε από το Chatbot να αναδιαμορφώσει και να προσαρμόσει τη γλώσσα ώστε να φαίνεται πιο επαγγελματική.
Αν χρειάζεστε μια πιο δημιουργική απάντηση, βάλτε το Chatbot να δημιουργήσει ένα πιο φυσικό και δημιουργικό ύφος και τόνο.
3. Εξανθρωπίστε την απόκριση για να ακούγεται ακόμα πιο φυσική
Το κείμενο που παράγεται απευθείας από τεχνητή νοημοσύνη μπορεί μερικές φορές να φαίνεται αρκετά άκαμπτο ή υπερβολικά επίσημο.
Για να δημιουργήσετε πιο ανθρώπινες και φυσικές καταλήξεις γραμμάτων, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Undetectable AI Humanizer μέσα στο Chatbot ή το AI Humanizer εργαλείο.
Μπορείτε να επιλέξετε το επίπεδο αναγνωσιμότητας ώστε να ταιριάζει με αυτό του κοινού σας και να προσαρμόσετε την έξοδο ώστε να είναι πιο επαγγελματική, δημιουργική ή ακόμη και ειδική για τη συνοδευτική επιστολή.
Απλώς επικολλήστε το κείμενο στο Humanizer και παρακολουθήστε το εργαλείο να δημιουργεί μια πιο ανθρώπινη παράγραφο τέλους που μοιάζει φυσική, ενώ παραμένει επαγγελματική.
Δοκιμάστε τον AI Detector και τον Humanizer στο widget παρακάτω!
Τυλίγοντας το με τον σωστό τρόπο
Αν θέλετε η επιστολή σας να έχει τον αντίκτυπο που επιδιώκετε, πρέπει να κλείσει με μια δυνατή νότα.
Τελικά, αυτή η τελευταία παράγραφος και οι λέξεις που επιλέγετε να υπογράψετε διαμορφώνουν την αντίληψη του αναγνώστη για το περιεχόμενο που προηγήθηκε.
Ο καλύτερος τρόπος για να αφήσετε τη σωστή εντύπωση είναι να χρησιμοποιήσετε τον αυθεντικό σας τόνο σε συνδυασμό με μια σαφή δομή.
Έχετε κολλήσει στο πώς να ολοκληρώσετε την επιστολή σας; το Undetectable AI AI Humanizer και Γεννήτρια συμπερασμάτων μπορεί να σας καθοδηγήσει προς τη σωστή κατεύθυνση, δημιουργώντας τελειώματα σε επιστολές που να φαίνονται πάντα κατάλληλα, φυσικά και αυθεντικά για το μοναδικό σας μήνυμα και το στυλ σας.
Η σουίτα εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης που διαθέτουμε μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε και να διορθώσετε αδέξιες διατυπώσεις που διαφορετικά θα έκαναν τα γράμματά σας να πέσουν στο κενό.
Εξερευνήστε το σειρά εργαλείων γραφής σήμερα να δημιουργείτε επιστολές, άρθρα και ιστολόγια που να έχουν πάντα αυτοπεποίθηση και να είναι απολύτως δικά σας.