Si vous utilisez Excel/Google Sheets dans le cadre de votre travail quotidien, il existe des formules très utiles auxquelles vous reviendrez si vous les apprenez une fois.
Il existe probablement plus d'une centaine de formules de tableur différentes qui fonctionnent pour différents types de calculs.
Mon objectif dans ce blog est de parler des plus simples d'entre eux, ceux qui forment la base de tous les calculs avancés que vous apprendrez plus tard.
Nous allons d'abord passer en revue quelques commandes de calcul arithmétique de base, puis je vous présenterai quelques moyens d'effectuer des analyses plus avancées.
Il s'agit notamment des instructions IF, des commandes VLOOKUP, INDEX et MATCH, etc.
Et c'est plus simple que vous ne le pensez !
Principaux enseignements
- Excel et Google Sheets intègrent de nombreuses commandes de formules utiles pour effectuer des calculs.
- SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX et MATCH sont des formules qui peuvent vous aider dans vos calculs quotidiens. Vous pouvez également jouer avec elles en introduisant des logiques conditionnelles.
- L'écriture d'une formule ne doit pas comporter d'erreurs, sinon vous n'obtiendrez pas vos résultats. Veillez notamment à éviter les références circulaires et à empêcher Excel d'entrer dans une boucle de calcul infinie.
Qu'est-ce qu'une formule de tableur ?
Les commandes qui vous permettent d'effectuer des calculs sur vos données sont appelées formules de tableur.
Microsoft Excel et Google Docs sont tous deux dotés de telles commandes, ce qui explique en partie pourquoi ils sont les outils de base de tout lieu de travail.
Le signe (=) précède toute formule écrite dans Excel. Il indique qu'Excel doit considérer le texte qui suit comme une formule permettant d'effectuer le calcul requis plutôt que comme une simple entrée de texte.
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Outre l'utilisation des formules de Google Sheets ou d'Excel pour les dates, voici quelques raisons pour lesquelles Excel et Google Sheets disposent de centaines de commandes de formules :
- Automatise rapidement les calculs
Nous avons tous besoin d'effectuer des calculs de base, comme l'arithmétique ou le calcul de moyennes, quelle que soit la nature de notre travail.
Si vous travaillez avec beaucoup de données, vous avez besoin de calculs plus poussés à une fréquence beaucoup plus élevée.
Il est très pratique de pouvoir effectuer ces calculs dans la feuille de calcul où sont stockées vos données, plutôt que de devoir les importer sur une calculatrice.
Vous pouvez également définir la formule une seule fois, et elle continuera à fonctionner pour autant de lignes ou de données que vous saisirez.
- Réduction des erreurs manuelles
L'exportation de vos données dans une application de calculatrice ne prend pas seulement du temps, elle est aussi sujette à des erreurs. Une seule entrée erronée et c'est tout le calcul qui s'ensuit qui n'est plus fiable.
Même avec plusieurs relectures, vous ne pouvez pas vraiment être sûr d'avoir saisi toutes les valeurs avec précision.
L'utilisation d'une formule de tableur permet de réduire le nombre d'erreurs.
- Connecte les données de manière logique
Les calculs vous permettent de donner un sens beaucoup plus logique à vos ensembles de données. Triez vos données, filtrez-les, effectuez une analyse et comprenez mieux à quoi correspondent tous ces chiffres dans chaque cellule de votre feuille de calcul.
Il est idéal pour :
- Budgétisation
- Tenir un registre financier personnel ou professionnel
- Enseignants souhaitant disposer d'un registre des travaux/examens de leurs élèves
- Données de recherche
- Calculer le rendement des investissements
Maintenant, que vous ayez besoin de connaître les formules du tableur Google ou que vous souhaitiez une liste de formules du tableur Excel, vous les trouverez dans la section suivante.
Formules de base dont tout utilisateur a besoin
Excel et Google Sheets disposent tous deux de centaines de formules permettant d'effectuer différents calculs. Il vous faudra plusieurs mois pour les apprendre toutes. Cependant, j'en ai décrit quelques-unes très pratiques ci-dessous.
- SUM pour les totaux
La commande SUM() permet d'additionner toutes les cellules sélectionnées. Bien entendu, la cellule doit contenir une valeur numérique pour que la formule fonctionne. La formule ne fonctionnera pas dans une cellule non numérique.
À l'intérieur du crochet, vous devez spécifier la première et la dernière cellule du segment de feuille de calcul que vous souhaitez ajouter, en les séparant par deux points.
Ainsi, si je veux ajouter le contenu des lignes 3 à 7 dans la première colonne, j'écrirai la formule comme suit : SUM(A3:A7). La formule fonctionne également sur plusieurs lignes.
De plus, cette formule reste la même pour Google Sheets et Excel.
Prenons l'exemple suivant :
Outre la fonction SUM la plus simple, vous pouvez également effectuer les types d'ajouts suivants :
- SUMIF : Additionne les nombres d'une plage qui remplissent une condition
- SUMIFS : Additionner des nombres dans une plage qui remplit plusieurs conditions
- SUMPRODUIRE : Multiplier les valeurs correspondantes dans des tableaux, puis additionner les résultats.
- SUMSQ : Additionner les carrés des nombres d'une plage.
- SUMX2MY2 : Additionner le résultat de (x² - y²) pour des valeurs correspondantes dans deux plages.
- SUMX2PY2 : Additionner le résultat de (x² + y²) pour des valeurs correspondantes dans deux plages.
- SUMXMY2 : Additionne les carrés des différences (x - y)² pour deux plages.
- DSUM : Ajouter des valeurs dans une colonne qui répondent à des critères définis dans une table de base de données
- IMSUM : Additionner des nombres complexes.
- SÉRIE : Calculer la somme d'une série de puissances en utilisant des coefficients donnés.
- MOYENNE pour les aperçus
La formule MOYENNE() est utilisée pour calculer la moyenne d'un ensemble donné de cellules dans votre feuille de calcul.
Là encore, le fonctionnement est à peu près le même. Vous mettez le premier et le dernier numéro de cellule dans les parenthèses séparées par deux points, par exemple, MOYENNE(E2:E11), et vous obtiendrez la moyenne pour les cellules sélectionnées.
Là encore, la formule de calcul de la moyenne est la même dans Excel que dans Google Sheets.
De légères variations dans la formule de la MOYENNE peuvent vous aider à effectuer des calculs conditionnels, comme par exemple :
- MOYENNE : Calculer la moyenne arithmétique des nombres d'un intervalle.
- AVERAGEA : Utilisez-le lorsque vous souhaitez obtenir la moyenne, y compris pour les nombres, le texte et les valeurs logiques.
- MOYENNEIF : Cette commande permet de calculer la moyenne des nombres qui remplissent une condition.
- AVERAGEIFS : Celui-ci calcule la moyenne des nombres qui remplissent plusieurs conditions.
- DAVERAGE : Calcule la moyenne des valeurs d'une colonne de la base de données qui répondent à des critères spécifiques.
- COUNT pour le suivi des articles
Cette commande est utile pour calculer le nombre de cellules de votre feuille de calcul qui contiennent des données numériques.
Cela n'a pas de sens si vos données sont limitées à quelques lignes seulement, mais si vous avez des centaines de lignes de données et que vous voulez savoir combien d'entre elles sont des valeurs numériques, c'est ce que vous obtiendrez.
Il s'écrit également de manière similaire, c'est-à-dire en commençant par le signe =, en mentionnant la commande COUNT, en ouvrant la parenthèse, en mentionnant votre première et votre dernière cellule séparées par deux points, et en fermant la parenthèse.
La formule est la même dans Google Sheets et dans Excel.
Par exemple , =COUNT(E1:E100)
Comme les formules SUM et AVERAGE, COUNT peut également être utilisé de différentes manières, c'est-à-dire,
- COUNTA : pour compter les cellules qui ne sont pas vides (nombres, texte ou valeurs).
- COUNTBLANK : Ne compte que les cellules vides dans une plage.
- COUNTIF : Il compte les cellules qui remplissent une condition
- COUNTIFS : Utilisez-le pour compter les cellules qui remplissent plusieurs conditions.
- DCOUNT : Cette fonction permet de compter les valeurs numériques d'une colonne de la base de données qui répondent à des critères spécifiques.
- DCOUNTA : Il est utilisé pour compter les valeurs non vides d'une colonne de base de données qui répondent à des critères spécifiés
Formules avancées pour l'analyse des données
Pour la plupart des utilisateurs, les formules dont j'ai parlé précédemment suffisent amplement. Cependant, certaines formules sont nécessaires pour des calculs avancés, et elles sont très utiles si votre travail implique l'analyse de données.
- VLOOKUP pour les recherches
La formule VLOOKUP est utilisée pour rechercher une valeur dans un tableau et renvoyer des informations connexes à partir de la même ligne.
En termes plus simples, lorsque vous saisissez VLOOKUP, vous demandez à votre tableur de rechercher une valeur dans la première colonne d'un tableau, puis de vous donner une valeur provenant d'une autre colonne de cette ligne.
Dans notre feuille d'exemple, si la colonne A contient les identifiants des produits et la colonne C le prix unitaire, nous pouvons utiliser VLOOKUP pour rechercher un certain identifiant de produit et obtenir son prix à partir de la colonne C.
Elle s'écrit VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)
- Instructions IF pour la logique
La fonction IF est utilisée pour prendre des décisions logiques dans une feuille de calcul. Elle indique simplement à la feuille de calcul ce qu'il faut faire lorsqu'une condition est vraie et ce qu'il faut faire lorsqu'elle est fausse.
Pour écrire une instruction IF, vous commencez par le signe =, vous incluez la commande IF, vous ouvrez les parenthèses, puis vous décrivez votre condition.
Ensuite, ajoutez une virgule et indiquez ce que vous voulez que la feuille fasse si la condition est remplie. Faites suivre d'une autre virgule et indiquez ce que vous voulez qu'il se passe si la condition n'est pas remplie.
Par exemple, si nous imaginons une feuille contenant les résultats des élèves et que nous voulons spécifier une condition selon laquelle une note égale ou supérieure à 50 est une réussite et une note inférieure à 50 est un échec, nous pouvons utiliser la logique IF.
Voici comment vous allez l'écrire : =IF(A1>=50, “Pass”, “Fail”)
La feuille recherchera la valeur de la cellule, si elle est supérieure à 50, elle indiquera que l'étudiant a réussi. Dans le cas contraire, elle mentionnera qu'il a échoué.
- INDEX & MATCH pour la recherche
INDEX et MATCH sont utilisés conjointement pour rechercher des informations dans un tableau d'une manière plus souple que la formule LOOKUP.
La fonction MATCH est chargée de trouver la position d'une valeur dans une ligne ou une colonne. Utilisez la fonction MATCH pour rechercher une valeur dans votre tableau, et elle ne renverra pas la valeur elle-même. Elle renvoie un nombre qui représente l'endroit où la valeur apparaît.
Par exemple, si l'ID d'un produit est le cinquième élément d'une liste, MATCH renverra 5.
La fonction INDEX utilise ce numéro de position pour renvoyer une valeur à partir d'un emplacement spécifique dans un tableau ou une colonne. Elle récupère donc simplement la valeur qui existe à la ligne spécifiée.
Conseils pour éviter les erreurs de formule les plus courantes
Comme vous l'avez peut-être déjà constaté, Excel et Google Sheets exigent que vous saisissiez vos formules avec une précision de 100%.
Toute erreur dans l'écriture de votre formule ne vous donnera pas de résultats, vous n'aurez qu'un message d'erreur indiquant #N/A.
Voici quelques conseils pour vous aider à éviter ce message d'erreur.
- Vérifier soigneusement les parenthèses
La formule doit être écrite dans le format exact décrit ci-dessus. Si, par hasard, vous avez laissé les parenthèses ouvertes ou décrit votre plage de cellules sans les parenthèses, vos données ne seront pas calculées.
Veillez toujours à ce que les parenthèses ouvrantes et fermantes soient bien en place. Veillez également à ce qu'il y ait un deux-points pour différencier la première et la dernière cellule de votre plage.
- Types de données de surveillance
Les formules de tableur ne fonctionnent mieux qu'avec certains types de données. Par exemple, vous ne pouvez pas vous attendre à une valeur moyenne pour des données qui ne sont pas quantifiables, c'est-à-dire des données descriptives.
Lorsque vous insérez des formules, vérifiez à nouveau les données de vos cellules afin de ne pas saisir une plage de cellules non valide.
- Éviter les références circulaires
Une référence circulaire signifie que votre feuille de calcul revient en boucle à la cellule où elle est décrite. Cela crée une boucle de circulation infinie dans laquelle vous ne pouvez pas obtenir de réponse, et qui n'affiche qu'un message d'erreur à la place.
Par exemple, si vous entrez SUM(A1:A10) dans la cellule A10, vous avez créé une boucle circulaire dans laquelle la cellule devra continuellement ajouter la valeur additionnée dans la cellule A10, et ce processus ne se terminera jamais.
La formule doit connaître son propre résultat pour trouver la valeur de la cellule A10.
Assurez-vous toujours que la cellule dans laquelle vous avez saisi votre formule de feuille de calcul ne fait pas partie de la plage de cellules de la formule elle-même.
Combiner les formules pour une meilleure efficacité
La combinaison de formules dans les feuilles de calcul vous permet de résoudre des problèmes complexes de manière plus efficace. Lorsque vous utilisez les formules simples dont j'ai parlé précédemment, vous calculez les choses étape par étape dans de nombreuses cellules.
Dans une formule combinée, vous pouvez imbriquer plusieurs calculs de manière à ce qu'une formule en alimente directement une autre.
Par exemple, vous pouvez combiner IF et SUM pour additionner les valeurs qui répondent à certaines conditions seulement.
Vous pouvez également combiner COUNT ou AVERAGE avec des conditions pour analyser les données avec plus de précision.
Cela dit, il n'est pas facile de combiner des formules au début. Il y a une véritable courbe d'apprentissage, et si vous vous lancez dans des formules complexes imbriquées sans avoir utilisé des formules simples un bon nombre de fois, vous finirez par vous embrouiller.
Par conséquent, commencez toujours par vous entraîner avec des formules simples. Une fois que vous vous sentez à l'aise, augmentez progressivement votre niveau en combinant deux fonctions, puis trois, et enfin des configurations plus avancées.
Utiliser des formules pour des tâches concrètes
Une fois que vous aurez assimilé ces formules, vous remarquerez qu'elles s'appliquent souvent à des choses que vous faites déjà.
Par exemple :
- Le propriétaire d'une petite entreprise peut utiliser la formule suivante SUMIF pour suivre les dépenses par catégorie
- Un enseignant peut aussi combiner SI avec COUNTIF des fonctions permettant de signaler les élèves qui prennent du retard dans leurs devoirs
- Il en va de même pour les freelances qui gèrent les factures de leurs clients. Ils peuvent utiliser un simple VLOOKUP pour extraire les taux des clients d'une liste principale sans avoir à faire défiler les lignes manuellement.
Le fait de savoir quelle formule correspond à votre situation spécifique est presque la moitié de la bataille. Et c'est exactement là que la solution Undetectable's Chatbot IA peut être votre guide.
Vous pouvez décrire ce que vous essayez de faire dans un langage simple, et il vous proposera la formule adaptée à votre tâche.
Vous disposez désormais d'un collègue expert en feuilles de calcul que vous pouvez contacter lorsque vous êtes bloqué, et cela ne se limite pas à des requêtes sur Excel ou Google spreadsheet.
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Réflexions finales
J'espère que cet article vous a permis d'en apprendre un peu plus sur les formules des tableurs.
Plus vous les utilisez, plus vous vous améliorez. Si vous ne savez pas quelle chaîne de caractères utiliser, il vous suffit de consulter le guide de l'IA indétectable. Chat sur l'IA, Il vous aidera à déterminer la commande la plus adaptée au calcul que vous souhaitez effectuer.
Vous pouvez également revérifier votre formule en la soumettant à AI Chat pour vous assurer que vous ne faites pas d'erreurs.
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