Cara Menggunakan AI untuk Menulis Email: 7 Cara Efektif

Kita semua pasti pernah menatap layar kosong, kursor berkedip-kedip, sambil mencoba membuat email yang sempurna.

Entah itu catatan singkat untuk kolega atau pesan penting untuk klien, menulis email bisa memakan waktu dan terkadang membuat frustrasi.

Tetapi, bagaimana jika ada cara untuk membuat proses ini lebih mudah, lebih cepat, dan bahkan mungkin sedikit menyenangkan?

Masukkan Penulisan email yang didukung AI. Ini seperti memiliki teman menulis yang sangat pintar yang selalu siap membantu, tidak perlu istirahat minum kopi, dan tidak akan menghakimi Anda atas kesalahan ketik Anda. Kedengarannya cukup hebat, bukan?

Sekarang, kami tahu apa yang Anda pikirkan. "AI"? Menulis email saya? Bukankah itu sedikit ... impersonal?" Kami mengerti.

Kami juga sempat skeptis. Namun setelah menyelami dunia penulisan email berbantuan AI ini, kami menemukan bahwa ini bukan tentang menggantikan suara Anda dan lebih kepada memperkuatnya.

Saat ini terdapat lebih dari empat miliar pengguna email harian, dan jumlah tersebut diperkirakan akan terus meningkat hingga 4,6 miliar pada tahun 2025.

Dengan jumlah audiens yang begitu besar, menggunakan AI untuk membantu membuat email yang dipersonalisasi dan menarik tidak hanya efisien, tetapi juga penting untuk tetap unggul.

 Ini adalah tentang memberi Anda alat untuk berkomunikasi secara lebih efektif, efisien, dan ya, bahkan lebih personal.

7 Cara Menggunakan AI Secara Efektif untuk Menulis Email

Jadi, mari kita bahas tujuh cara yang bisa Anda lakukan untuk menggunakan AI untuk meningkatkan permainan email Anda. Percayalah, di akhir pembahasan ini, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa melakukannya tanpa asisten penulis AI yang baru.

1. Mengotomatiskan Email Rutin

Kita semua memiliki email yang kita kirimkan berulang kali. Anda tahu yang mana saja-konfirmasi pertemuan, catatan terima kasih, tindak lanjut.

Semua itu memang diperlukan, tetapi mari kita akui saja, semua itu bukanlah hal yang paling penting dalam hidup kita. Di sinilah AI bersinar.

Bayangkan memiliki asisten virtual yang tahu persis bagaimana Anda ingin menulis email rutin ini. Anda memberikan beberapa detail penting, dan boom-email yang dibuat dengan sempurna siap dikirim.

Ini seperti memiliki koleksi templat email terbaik Anda, tetapi lebih cerdas dan lebih mudah beradaptasi.

Sebagai contoh, katakanlah Anda sedang menjadwalkan banyak pertemuan klien. Anda dapat menyiapkan perintah AI seperti ini:

"Buatlah email konfirmasi pertemuan untuk [Nama Klien] untuk [Tanggal] pada [Waktu]. Sertakan petunjuk arah ke kantor dan informasi parkir." 

AI kemudian akan membuat email yang dipersonalisasi dengan semua detail yang diperlukan, sehingga Anda tidak perlu mengetikkan informasi yang sama berulang kali.

Tidak seperti templat statis, AI dapat menyesuaikan nada dan konten berdasarkan klien atau situasi tertentu. Ini seperti memiliki templat yang menulis ulang sendiri untuk setiap penggunaan. Cukup bagus, bukan?

2. Membuat Baris Subjek yang Menarik

Mari kita bahas tentang baris subjek. Mereka adalah penjaga gerbang email Anda, kesan pertama, momen yang menentukan.

Lakukan dengan benar, dan email Anda akan dibuka. Salah, dan... halo, tempat sampah. Bahkan, 34% penerima melihat baris subjek terlebih dahulu ketika memutuskan apakah akan membuka email.

Di sinilah AI dapat menjadi senjata rahasia Anda. Alat bantu AI dapat menganalisis lini subjek yang sukses di seluruh industri dan menghasilkan opsi yang cenderung menarik perhatian.

Mereka dapat mempertimbangkan faktor-faktor seperti jumlah karakter (karena tidak ada yang ingin baris subjek yang dibuat dengan brilian terpotong di ponsel), kata-kata yang kuat, dan bahkan daya tarik emosional.

Misalnya, jika Anda mengirimkan buletin tentang peluncuran produk baru, Anda dapat meminta AI untuk "Buat lima baris subjek yang menarik untuk email peluncuran produk, dengan menekankan eksklusivitas dan penawaran waktu terbatas."

AI mungkin akan memberikan opsi seperti:

• "Pratinjau Eksklusif: Jadilah yang Pertama Melihat Produk Pengubah Permainan Kami"
• "Tempat Terbatas: Bergabunglah dengan Revolusi Sebelum Terlambat"
• "Undangan Anda Ada di Dalam: Jangan Lewatkan Peluncuran Sekali Seumur Hidup Ini"

Anda kemudian dapat memilih salah satu yang paling sesuai dengan suara merek dan audiens Anda. Ini seperti memiliki tim copywriter yang melakukan brainstorming hanya untuk Anda, tetapi lebih cepat dan tanpa pertemuan yang tak ada habisnya.

3. Mempersonalisasi Email Massal

Email massal memiliki sedikit reputasi yang buruk, bukan? Email ini sering kali terasa impersonal dan umum, jenis email yang membuat Anda menekan tombol hapus lebih cepat daripada berhenti berlangganan.

Namun, bagaimana jika email massal Anda bisa terasa seperti ditulis hanya untuk penerima? Di sinilah AI berperan, mengubah komunikasi satu-ke-banyak menjadi komunikasi satu-ke-satu.

AI dapat membantu Anda membuat templat email dengan bidang dinamis yang lebih dari sekadar memasukkan nama. AI dapat mengambil dari data pelanggan Anda untuk merujuk pada pembelian, minat, atau interaksi di masa lalu.

Misalnya, Anda dapat meminta AI untuk "Membuat templat email untuk penjualan musim panas kami, mempersonalisasikannya berdasarkan pembelian dan riwayat penelusuran pelanggan sebelumnya."

Hasilnya? Sebuah email yang mungkin berbunyi seperti, "Hei Sarah, ingat sepatu hiking yang Anda incar bulan lalu?

Sekarang harganya 30% dalam obral musim panas kami! Dan karena Anda menyukai jaket tahan air yang Anda beli tahun lalu, kami pikir Anda mungkin tertarik dengan produk baru kami untuk segala cuaca..."

Ini seperti memiliki tenaga penjual yang mengingat setiap interaksi pelanggan dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk memberikan pengalaman yang disesuaikan - tetapi dalam skala besar. Cukup keren, bukan?

4. Menghasilkan Tanggapan yang Dipoles

Kita semua pasti pernah menerima email yang membuat kita bingung. Mungkin itu adalah pertanyaan pelanggan yang rumit, masalah SDM yang rumit, atau umpan balik yang membutuhkan tanggapan yang bijaksana.

Ini adalah email yang sering kali berakhir di folder "Saya akan menanganinya nanti" (akui saja, kita semua memilikinya).

Di sinilah AI dapat menjadi penyelamat. AI dapat membantu Anda menyusun tanggapan terhadap email yang rumit dengan memberikan titik awal yang solid.

Misalnya, Anda dapat memasukkan, "Susun tanggapan terhadap keluhan pelanggan tentang keterlambatan pengiriman. Ungkapkan empati, jelaskan situasinya, dan tawarkan solusi."

AI mungkin menghasilkan sesuatu seperti:

"Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Saya ingin meminta maaf dengan tulus atas keterlambatan pengiriman Anda. Saya mengerti betapa frustrasinya menunggu pesanan, terutama ketika Anda sangat antusias dengan pembelian Anda.

Penundaan ini disebabkan oleh masalah persediaan yang tidak terduga di gudang kami. Kami bekerja keras untuk mengatasi hal ini dan telah menerapkan proses baru untuk mencegah masalah serupa di masa mendatang.

Untuk menebus ketidaknyamanan ini, saya ingin menawarkan diskon 20% pada pembelian Anda berikutnya.

Selain itu, kami telah meningkatkan pengiriman Anda menjadi ekspres tanpa biaya tambahan untuk mengirimkan pesanan Anda secepat mungkin.

Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini, dan kami sangat menghargai kesabaran dan pengertian Anda.

Hormat kami, [Nama Anda]"

Dari sana, Anda dapat mempersonalisasi tanggapan, menyesuaikan nada, atau menambahkan detail spesifik. Ini seperti memiliki draf pertama yang ditulis untuk Anda, menghemat waktu Anda dan memastikan Anda tidak melewatkan poin-poin penting.

5. Membuat Email Pemasaran dan Penjualan

Email pemasaran dan penjualan adalah hal yang berbeda. Email ini harus persuasif, menarik, dan cukup menarik untuk mendorong tindakan.

Ini adalah sebagian seni, sebagian ilmu pengetahuan, dan sering kali merupakan sebuah proses coba-coba. Bagaimanapun juga, email tetap menjadi salah satu alat penjualan yang paling ampuh di luar sana, dengan laporan ROI sebesar 44:1.

AI dapat membantu menyederhanakan proses ini dengan membuat salinan email berdasarkan prinsip-prinsip pemasaran yang telah terbukti dan kampanye email yang sukses.

Anda dapat meminta AI dengan sesuatu seperti, "Buat email pemasaran untuk botol air minum ramah lingkungan kami yang baru. Soroti fitur-fiturnya, tekankan manfaat lingkungannya, dan sertakan ajakan bertindak yang kuat."

AI mungkin akan menghasilkan sesuatu seperti:

Perihal: Puaskan Dahaga Anda, Selamatkan Planet 🌍💧

Hai, pejuang lingkungan!

Siap untuk membuat gebrakan dalam dunia keberlanjutan? Memperkenalkan botol air EcoSip baru kami - sahabat baru Anda dalam memerangi sampah plastik!

• 🌿 Terbuat dari bahan daur ulang 100%
• ❄️ Menjaga minuman tetap dingin selama 24 jam (atau panas selama 12 jam!) 
• 💪 Hampir tidak bisa dihancurkan (kami sudah mencobanya, percayalah pada kami) 
• 🎨 Tersedia dalam 5 warna yang terinspirasi dari alam

Setiap botol EcoSip dapat mencegah 167 botol plastik masuk ke lautan. Bagaimana dengan efek riak?

Siap untuk menyelam? Gunakan kode ECOSAVER untuk mendapatkan diskon 15% untuk EcoSip pertama Anda. Tapi cepatlah - penawaran ini akan habis dalam 48 jam!

Belanja Sekarang dan Nikmati Secara Berkelanjutan! 🌊

[Tombol CTA: Dapatkan EcoSip Saya Sekarang!]"

Tentu saja, Anda ingin meninjau dan menyesuaikannya agar sesuai dengan suara merek Anda dengan sempurna. Namun, hal ini memberikan Anda dasar yang kuat untuk bekerja, menghemat waktu Anda dan berpotensi menginspirasi ide-ide baru.

6. Mengadaptasi Nada untuk Audiens yang Berbeda

Salah satu bagian tersulit dalam menulis email adalah menentukan nada yang tepat. Apa yang cocok untuk email santai kepada kolega mungkin tidak cocok untuk proposal formal kepada klien potensial.

Di sinilah AI bisa sangat membantu.

Alat bantu AI dapat menyesuaikan nada email Anda berdasarkan penerima, konteks, dan tujuan email.

Anda dapat meminta AI untuk "Menulis ulang email ini dengan nada yang lebih formal untuk eksekutif senior" atau "Sesuaikan pesan ini agar terdengar lebih santai dan ramah untuk pelanggan milenial kita."

Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki email dasar tentang pembaruan produk:

• "Kami telah memperbarui aplikasi kami. Lihatlah fitur-fitur barunya."

Anda dapat meminta AI untuk menulis ulang untuk audiens yang berbeda:

Untuk mitra bisnis formal: 

• "Dengan bangga kami umumkan bahwa kami telah mengimplementasikan pembaruan yang signifikan pada aplikasi kami. Kami mengundang Anda untuk menjelajahi fitur-fitur baru, yang kami yakini akan meningkatkan pengalaman pengguna Anda."

Untuk audiens yang lebih muda dan santai: 

• "Coba tebak? Kami baru saja meluncurkan beberapa fitur baru yang mengagumkan di aplikasi kami! Langsung saja masuk dan lihatlah - kami rasa Anda akan menyukainya! 😎"

Ini seperti memiliki editor yang mengerti nada yang dapat membantu Anda membuat nada yang tepat untuk setiap email yang Anda kirimkan.

7. Meningkatkan Tata Bahasa dan Gaya

Terakhir, mari kita bahas tentang tata bahasa dan gaya. Bahkan penulis terbaik pun bisa mendapatkan manfaat dari sepasang mata kedua, dan AI bisa menjadi korektor tak kenal lelah yang selalu Anda inginkan.

Alat bantu penulisan AI dapat melakukan lebih dari sekadar menangkap kesalahan ketik. Alat bantu ini dapat menyarankan perbaikan struktur kalimat, menandai kata-kata yang terlalu sering digunakan, dan bahkan menawarkan alternatif untuk membuat tulisan Anda lebih menarik.

Ini seperti memiliki pelatih menulis yang selalu siap sedia.

Sebagai contoh, Anda dapat menulis:

• "Kami menulis untuk memberi tahu Anda bahwa pesanan Anda telah dikirim dan akan tiba dalam 3-5 hari kerja."

Seorang asisten penulis AI mungkin menyarankan:

• "Berita bagus! Pesanan Anda sedang dalam perjalanan dan akan sampai ke tangan Anda dalam waktu 3-5 hari kerja."

Versi revisi ini lebih ringkas, ramah, dan aktif. Perubahan kecil inilah yang dapat membuat email Anda lebih efektif dan menyenangkan untuk dibaca.

Ingat, tujuannya bukan untuk membuat tulisan Anda terdengar seperti robot atau terlalu dipoles. Ini adalah tentang meningkatkan suara alami Anda dan memastikan pesan Anda tersampaikan dengan jelas dan efektif.

Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Menulis Email dengan AI

Siap menjelajahi penulisan email dengan bantuan AI? Berikut ini penjelasan singkatnya.

Memasukkan Petunjuk yang Tepat untuk AI

Kesuksesan dengan AI dimulai dengan petunjuk yang jelas dan terperinci. Bayangkan memberikan instruksi kepada seorang teman yang sangat literal. Semakin spesifik, semakin baik. Mulailah dengan mengidentifikasi penerima, tujuan email, dan nada. 

Sebagai contoh:

"Tulislah email tindak lanjut kepada klien potensial bernama Sarah setelah pertemuan tentang layanan pemasaran kita. Ingatkan dia tentang poin-poin penting kita dan sarankan pertemuan kedua. Jaga agar tetap profesional namun tetap bersahabat."

Ingat, AI membutuhkan konteks untuk memberikan hasil yang relevan.

Menyesuaikan Email yang Dihasilkan AI

Setelah Anda mendapatkan draf yang dibuat oleh AI, sesuaikan dengan keinginan Anda. Pastikan itu terdengar seperti Anda dan mencakup poin-poin penting.

Jangan ragu untuk mengubah frasa, menambahkan anekdot pribadi, atau mengatur ulang untuk alur yang lebih baik. Anggaplah draf AI sebagai umpan pertama-masukan Anda akan menyempurnakannya.

Mengedit dan Mempersonalisasi Email yang Ditulis dengan AI

Periksa kembali keakuratan dan konsistensi faktual, karena AI dapat membuat kesalahan. Kemudian, tambahkan sentuhan pribadi, seperti merujuk ke percakapan sebelumnya atau menyertakan gaya khas Anda.

Detail-detail kecil ini membuat email terasa seperti milik Anda sendiri.

AI yang Tidak Terdeteksi: Memastikan Email Anda Asli

Sekarang, mari kita bahas gajah di dalam ruangan - ketakutan akan terdengar seperti robot. Kita semua pernah menerima email yang jelas-jelas otomatis yang membuat kita merasa ngeri, bukan?

Kabar baiknya adalah bahwa dengan alat yang tepat, email Anda yang dibantu oleh AI bisa hampir tidak bisa dibedakan dari email yang ditulis oleh manusia.

AI yang tidak terdeteksi adalah senjata rahasia Anda di sini. Dengan memanfaatkan algoritme pendeteksiannya yang canggih, alat ini membantu memastikan bahwa email Anda yang dihasilkan oleh AI terdengar alami, manusiawi, dan personal.

Apakah Anda sedang menyusun tindak lanjut cepat atau menggunakan AI untuk pembuatan kontenAI yang tidak terdeteksi menganalisis teks Anda, memandu Anda untuk menyempurnakannya dan mencegah kesan robotik yang terlalu dipoles yang terkadang diperkenalkan oleh AI.

Kuncinya adalah menggunakan AI yang tidak terdeteksi sebagai bagian dari proses penulisan email Anda dan alat pemasaran secara keseluruhan.

Hal ini memungkinkan Anda untuk menghasilkan gagasan, menyusun pemikiran Anda, dan menyempurnakan nada, sekaligus memberi Anda kebebasan untuk menyuntikkan kepribadian Anda ke dalam draf akhir.

Anggap saja sebagai keseimbangan sempurna antara teknologi dan keaslian.

Ingat sentuhan pribadi yang kita bicarakan sebelumnya? Dengan Undetectable AI, Anda dapat memastikan bahwa suara Anda tetap menjadi yang terdepan dan utama.

Dinilai #1 AI Detector oleh Forbes

Ini akan membantu Anda memvariasikan struktur kalimat Anda, menambahkan nuansa seperti manusia, dan mempertahankan alur percakapan yang membuat audiens Anda tetap terlibat.

Kesimpulan

Dan begitulah panduan Anda untuk memanfaatkan kekuatan AI untuk menulis email.

Mulai dari membuat baris subjek yang sempurna hingga memastikan email Anda yang dibantu oleh AI tetap terdengar jelas seperti Anda, kami telah membahas banyak hal.

Ingat, AI adalah alat yang ampuh, tetapi itu hanya alat. Alat ini ada untuk membuat hidup Anda lebih mudah, menghemat waktu, dan membantu Anda berkomunikasi dengan lebih efektif.

Namun pada akhirnya, unsur terpenting dalam email Anda tetaplah Anda.

Di situlah AI yang tidak terdeteksi bersinar. Membantu Anda mempertahankan suara otentik tersebut membawa tulisan Anda yang dibantu AI ke tingkat berikutnya.

Jadi, saat Anda bereksperimen dengan berbagai petunjuk dan konten yang dihasilkan AI, jangan lupa untuk memanfaatkan potensi penuh dari AI yang tidak terdeteksi untuk memastikan email Anda tetap manusiawi.

Dengan AI sebagai teman menulis Anda dan AI yang tidak terdeteksi yang memastikan keaslian tulisan Anda, Anda mungkin akan mulai menantikan untuk menangani kotak masuk Anda.

Oke, mungkin itu sedikit optimis, tetapi paling tidak, penulisan email akan terasa lebih lancar, lebih cepat, dan lebih menarik.

Selamat menulis, dan semoga kotak masuk Anda selalu dapat dikelola, email Anda selalu menarik, dan AI Anda selalu tidak terdeteksi!