Como utilizar a IA para escrever e-mails: 7 maneiras eficazes

Todos nós já estivemos a olhar para um ecrã em branco, com o cursor a piscar, enquanto tentávamos criar o e-mail perfeito.

Quer se trate de uma nota rápida para um colega ou de uma mensagem crítica para um cliente, escrever mensagens de correio eletrónico pode consumir muito tempo e, por vezes, ser absolutamente frustrante.

Mas e se houvesse uma forma de tornar este processo mais fácil, mais rápido e talvez até um pouco divertido?

Entrar Escrita de correio eletrónico com inteligência artificial. É como ter um companheiro de escrita super inteligente que está sempre pronto a ajudar, não precisa de pausas para café e não o julga pelas suas gralhas. Parece ótimo, não é?

Agora, sabemos o que está a pensar. "IA? A escrever os meus e-mails? Isso não é um bocado... impessoal?" Nós percebemos.

Nós também estávamos cépticos. Mas depois de mergulharmos neste mundo da escrita de e-mails assistida por IA, descobrimos que não se trata tanto de substituir a sua voz, mas sim de a amplificar.

Considere-se que existem atualmente mais de quatro mil milhões de utilizadores diários de correio eletrónico e que se espera que esse número aumente para 4,6 mil milhões de euros até 2025.

Com um público tão grande, usar a IA para ajudar a criar e-mails personalizados e envolventes não é apenas eficiente, é essencial para se manter à frente.

 Trata-se de lhe dar as ferramentas para comunicar de forma mais eficaz, eficiente e, sim, ainda mais pessoal.

7 maneiras de utilizar eficazmente a IA para escrever e-mails

Portanto, vamos analisar sete formas de utilizar a IA para melhorar o seu jogo de correio eletrónico. Confie em mim, no final, vai estar a pensar como é que conseguiu passar sem o seu novo assistente de escrita com IA.

1. Automatizar os e-mails de rotina

Todos nós temos e-mails que enviamos vezes sem conta. Sabe quais são: confirmações de reuniões, notas de agradecimento, acompanhamentos.

São necessárias, mas, convenhamos, não são exatamente o ponto alto do nosso dia. É aqui que a IA brilha.

Imagine ter um assistente virtual que sabe exatamente como gosta de redigir estes e-mails de rotina. Dá-lhe alguns detalhes importantes e pronto - uma mensagem de correio eletrónico perfeitamente elaborada está pronta a ser enviada.

É como ter uma coleção dos seus melhores modelos de correio eletrónico, mas mais inteligente e adaptável.

Por exemplo, digamos que está a agendar muitas reuniões com clientes. Pode configurar um prompt de IA como este:

"Gerar um e-mail de confirmação de reunião para [Nome do cliente] para [Data] à [Hora]. Incluir direcções para o escritório e informações sobre o estacionamento." 

A IA criará então uma mensagem de correio eletrónico personalizada com todos os detalhes necessários, evitando que tenha de escrever repetidamente as mesmas informações.

Ao contrário dos modelos estáticos, a IA pode ajustar o tom e o conteúdo com base no cliente ou na situação específica. É como ter um modelo que se reescreve a si próprio para cada utilização. Muito fixe, não é?

2. Criar linhas de assunto cativantes

Vamos falar de linhas de assunto. São os guardiões do seu e-mail, a primeira impressão, o momento decisivo.

Se o fizer corretamente, o seu e-mail será aberto. Se o fizer mal, e... bem, olá, caixote do lixo. De facto, 34% dos destinatários olham primeiro para a linha de assunto ao decidir se quer abrir uma mensagem de correio eletrónico.

É aqui que a IA pode ser a sua arma secreta. As ferramentas de IA podem analisar linhas de assunto bem-sucedidas em todos os setores e gerar opções que provavelmente chamarão a atenção.

Podem considerar factores como a contagem de caracteres (porque ninguém quer que a sua linha de assunto brilhantemente elaborada seja cortada no telemóvel), palavras poderosas e até apelo emocional.

Por exemplo, se estiver a enviar um boletim informativo sobre o lançamento de um novo produto, pode pedir à IA para "Gerar cinco linhas de assunto cativantes para um e-mail de lançamento de um produto, realçando a exclusividade e as ofertas por tempo limitado".

A IA pode apresentar opções como:

• "Pré-visualização exclusiva: Seja o primeiro a ver o nosso produto revolucionário"
• "Vagas limitadas: Junte-se à revolução antes que seja tarde demais"
• "O seu convite está no interior: Não perca este lançamento único na vida"

Pode então escolher o que melhor se adequa à voz da sua marca e ao seu público. É como ter uma equipa de redactores a fazer brainstorming só para si, mas mais rapidamente e sem as reuniões intermináveis.

3. Personalização de mensagens de correio eletrónico em massa

Os e-mails em massa têm uma má reputação, não é? Muitas vezes parecem impessoais e genéricos, o tipo de coisa que faz com que carregue no botão apagar mais depressa do que consegue dizer cancelar a subscrição.

Mas e se as suas mensagens de correio eletrónico em massa pudessem parecer que foram escritas só para o destinatário? É aí que entra a IA, transformando a sua comunicação de um para muitos numa comunicação que parece ser de um para um.

A IA pode ajudá-lo a criar modelos de correio eletrónico com campos dinâmicos que vão para além da simples inserção de um nome. Pode obter dados dos seus clientes para fazer referência a compras, interesses ou interações anteriores.

Por exemplo, pode pedir à IA que "Crie um modelo de correio eletrónico para os nossos saldos de verão, personalizando-o com base nas compras anteriores e no histórico de navegação do cliente".

O resultado? Um e-mail que pode dizer algo como: "Olá Sarah, lembras-te daquelas botas de caminhada que estavas a ver no mês passado?

Estão agora com um desconto de 30% nos nossos saldos de verão! E como adorou o casaco impermeável que comprou no ano passado, pensámos que poderia estar interessado na nossa nova linha de equipamento para todas as condições meteorológicas..."

É como ter um vendedor que se lembra de cada interação com o cliente e utiliza esse conhecimento para proporcionar uma experiência personalizada - mas em grande escala. Muito fixe, não é?

4. Geração de respostas polidas

Todos nós já recebemos aqueles e-mails que nos deixam perplexos. Talvez seja um pedido de informação complexo de um cliente, um assunto delicado de RH ou um feedback que exija uma resposta ponderada.

Estes são os e-mails que muitas vezes acabam na nossa pasta "Vou tratar disto mais tarde" (admita, todos temos uma).

É aqui que a IA pode ser um salva-vidas. Pode ajudá-lo a redigir respostas a e-mails complicados, fornecendo um ponto de partida sólido.

Por exemplo, pode introduzir: "Redigir uma resposta a uma reclamação de um cliente sobre um envio atrasado. Expresse empatia, explique a situação e ofereça uma solução."

A IA pode gerar algo do género:

"Caro [Nome do cliente],

Gostaria de pedir as minhas sinceras desculpas pelo atraso no envio da encomenda. Compreendo como pode ser frustrante esperar por uma encomenda, especialmente quando se está entusiasmado com a compra.

O atraso foi causado por um problema inesperado de inventário no nosso armazém. Estamos a trabalhar arduamente para resolver este problema e implementámos novos processos para evitar problemas semelhantes no futuro.

Para compensar este incómodo, gostaria de lhe oferecer um desconto 20% na sua próxima compra.

Além disso, actualizámos o seu envio para expresso sem custos adicionais para que a sua encomenda lhe chegue o mais rapidamente possível.

Mais uma vez, peço desculpa pelo incómodo e agradecemos sinceramente a vossa paciência e compreensão.

Com os melhores cumprimentos, [Seu nome]"

A partir daí, pode personalizar a resposta, ajustar o tom ou adicionar detalhes específicos. É como ter um primeiro rascunho escrito para si, poupando-lhe tempo e garantindo que não perde nenhum ponto importante.

5. Criar e-mails de marketing e vendas

As mensagens electrónicas de marketing e vendas são completamente diferentes. Precisam de ser persuasivos, envolventes e suficientemente convincentes para levar à ação.

É em parte arte, em parte ciência e, muitas vezes, uma grande dose de tentativa e erro. Afinal de contas, o correio eletrónico continua a ser uma das ferramentas de vendas mais poderosas que existem, com uma taxa de ROI de 44:1.

A IA pode ajudar a simplificar este processo, gerando um texto de correio eletrónico baseado em princípios de marketing comprovados e em campanhas de correio eletrónico bem sucedidas.

Pode pedir à IA algo como: "Crie um e-mail de marketing para a nossa nova garrafa de água ecológica. Destaque as suas caraterísticas, realce os benefícios ambientais e inclua um forte apelo à ação."

A IA pode responder com algo do género:

Assunto: Mate a sua sede, salve o planeta 🌍💧

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É claro que deve rever e ajustar isto para se adequar perfeitamente à voz da sua marca. Mas isto dá-lhe uma base sólida para trabalhar, poupando-lhe tempo e potencialmente inspirando novas ideias.

6. Adaptar o tom a diferentes audiências

Uma das partes mais complicadas da escrita de uma mensagem de correio eletrónico é conseguir o tom certo. O que funciona num e-mail informal para um colega pode não funcionar numa proposta formal para um potencial cliente.

É aqui que a IA pode ser surpreendentemente útil.

As ferramentas de IA podem adaptar o tom dos seus e-mails com base no destinatário, no contexto e na finalidade do e-mail.

Pode pedir à IA para "Reescrever este e-mail num tom mais formal para um executivo sénior" ou "Ajustar esta mensagem para soar mais informal e amigável para os nossos clientes millennials".

Por exemplo, digamos que tem um e-mail básico sobre uma atualização de produto:

• "Actualizámos a nossa aplicação. Veja as novas funcionalidades."

Pode pedir à IA que reescreva este texto para diferentes públicos:

Para um parceiro de negócios formal: 

• "Temos o prazer de anunciar que implementámos actualizações significativas na nossa aplicação. Convidamo-lo a explorar as novas funcionalidades, que acreditamos que irão melhorar muito a sua experiência de utilizador."

Para um público mais jovem e informal: 

• "Adivinha? Acabámos de lançar algumas novas funcionalidades fantásticas na nossa aplicação! Entre e confira - achamos que você vai adorar! 😎"

É como ter um editor experiente que o pode ajudar a atingir o tom certo em cada e-mail que envia.

7. Melhorar a gramática e o estilo

Por último, mas não menos importante, vamos falar de gramática e estilo. Até os melhores escritores podem beneficiar de um segundo par de olhos, e a IA pode ser o revisor incansável que sempre quis.

As ferramentas de escrita com IA podem fazer mais do que apenas detetar erros tipográficos. Podem sugerir melhorias na estrutura das frases, assinalar palavras demasiado usadas e até oferecer alternativas para tornar a sua escrita mais cativante.

É como ter um treinador de escrita que está sempre à disposição.

Por exemplo, pode escrever:

• "Estamos a escrever para informar que a sua encomenda foi enviada e chegará dentro de 3-5 dias úteis."

Um assistente de escrita com IA pode sugerir:

• "Óptimas notícias! A sua encomenda está a caminho e deverá chegar dentro de 3 a 5 dias úteis."

A versão revista é mais concisa, amigável e ativa. São estes pequenos ajustes que podem tornar as suas mensagens electrónicas mais eficazes e agradáveis de ler.

Lembre-se, o objetivo não é fazer com que a sua escrita soe robótica ou demasiado polida. O objetivo é melhorar a sua voz natural e garantir que a sua mensagem é transmitida de forma clara e eficaz.

Guia passo-a-passo para escrever e-mails com IA

Pronto para explorar a escrita de correio eletrónico assistida por IA? Aqui está uma breve descrição.

Introduzir as instruções corretas para a IA

O sucesso com a IA começa com instruções claras e pormenorizadas. Imagine dar instruções a um amigo que é muito literal. Quanto mais específico, melhor. Comece por identificar o destinatário, o objetivo do e-mail e o tom. 

Por exemplo:

"Escreva uma mensagem de correio eletrónico de seguimento a uma potencial cliente chamada Sara após uma reunião sobre os nossos serviços de marketing. Relembre-lhe os nossos pontos principais e sugira uma segunda reunião. Mantenha o tom profissional, mas amigável."

Lembrar, A IA precisa de contexto para obter resultados relevantes.

Personalizar os e-mails gerados por IA

Quando receber o rascunho gerado pela IA, personalize-o. Certifique-se de que soa a si e inclui os pontos-chave.

Não hesite em ajustar as frases, adicionar anedotas pessoais ou reorganizar para uma melhor fluidez. Pense no rascunho da IA como uma primeira passagem - o seu contributo refina-o.

Editar e personalizar e-mails escritos com IA

Verifique novamente a exatidão e a coerência dos factos, uma vez que a IA pode cometer erros. Depois, acrescente toques pessoais, como fazer referência a conversas anteriores ou incluir o seu estilo de assinatura.

Estes pequenos pormenores fazem com que a mensagem de correio eletrónico seja autenticamente sua.

IA indetetável: garantir que os seus e-mails são autênticos

Agora, vamos abordar o elefante na sala - o medo de parecer um robot. Todos nós já recebemos aqueles e-mails obviamente automatizados que nos fazem estremecer, certo?

A boa notícia é que, com as ferramentas certas, os seus e-mails assistidos por IA podem ser praticamente indistinguíveis dos escritos por humanos.

IA indetetável é a sua arma secreta aqui. Ao utilizar os seus algoritmos de deteção avançados, esta ferramenta ajuda a garantir que os seus e-mails gerados por IA soam naturais, humanos e pessoais.

Quer esteja a redigir um acompanhamento rápido ou a utilizar a IA para geração de conteúdosA IA indetetável analisa o seu texto, guiando-o para o aperfeiçoar e evitar aquela sensação robótica e demasiado polida que a IA por vezes introduz.

A chave é utilizar IA indetetável como parte do seu processo de redação de correio eletrónico e ferramenta de marketing global.

Permite-lhe gerar ideias, estruturar os seus pensamentos e afinar o tom, ao mesmo tempo que lhe dá a liberdade de injetar a sua própria personalidade no rascunho final.

Pense nisto como o equilíbrio perfeito entre tecnologia e autenticidade.

Lembra-se dos toques pessoais de que falámos anteriormente? Com a IA indetetável, pode garantir que a sua voz se mantém no centro das atenções.

Classificado como Detetor de IA #1 pela Forbes

Ajudá-lo-á a variar as estruturas das frases, a acrescentar nuances humanas e a manter o fluxo de conversação que mantém o seu público envolvido.

Conclusão

E aí tem: o seu guia para aproveitar o poder da IA para escrever e-mails.

Desde a elaboração da linha de assunto perfeita até à garantia de que os seus e-mails assistidos por IA continuam a soar inconfundivelmente a si, já cobrimos muito terreno.

Lembre-se, a IA é uma ferramenta poderosa, mas é apenas isso - uma ferramenta. Existe para facilitar a sua vida, para lhe poupar tempo e para o ajudar a comunicar de forma mais eficaz.

Mas, no fim de contas, o ingrediente mais importante nos seus e-mails continua a ser o utilizador.

É aí que IA indetetável brilha. Ajudá-lo a manter essa voz autêntica leva a sua escrita assistida por IA para o nível seguinte.

Assim, ao experimentar diferentes prompts e conteúdos gerados por IA, não se esqueça de explorar todo o potencial da IA indetetável para garantir que os seus e-mails são tão humanos quanto possível.

Com a IA como sua companheira de escrita e a IA indetetável a garantir a sua autenticidade, pode começar a ansiar por enfrentar a sua caixa de entrada.

Está bem, talvez isso seja um pouco otimista, mas, no mínimo, a escrita de e-mails será mais suave, mais rápida e mais envolvente.

Boa escrita, e que a sua caixa de entrada seja sempre gerível, os seus e-mails sempre cativantes e a sua IA sempre indetetável!