Como escrever um e-mail para um professor em qualquer situação

As caixas de entrada dos professores estão cheias de mensagens electrónicas dos alunos ou dos pais. 

Algumas são claras, outras são confusas e outras parecem ter sido escritas com os polegares à pressa.

Se quiser que o seu e-mail obtenha realmente uma resposta (e não caia na pilha "Tratarei disto mais tarde"), há uma forma certa e respeitosa de o fazer. 

Deve dizer-se "Olá" ou "Caro Professor"? Quanto pormenor é demasiado? E como é que se certifica de que o seu pedido não parece exigente?

É exatamente isso que este guia aborda.

No final, saberá como escrever uma mensagem de correio eletrónico para um professor que ele não gostaria de deixar sem resposta.

Quando deve enviar um e-mail a um professor (cenários comuns)

Alguns pais são felizes com o correio eletrónico. 

Gostam de enviar mensagens sobre qualquer pequeno inconveniente, como a falta de uma borracha ou o facto de o pequeno Timmy ter sido apanhado de forma demasiado agressiva no dodgeball. 

Entretanto, alguns estudantes evitam completamente enviar mensagens de correio eletrónico aos professores, mesmo quando o seu futuro académico está em risco. 

Então, quando é que se deve enviar um e-mail a um professor? Eis algumas razões legítimas:

• Grandes descidas de nota: Se o seu filho, que normalmente tira nota máxima em todos os testes, de repente traz para casa um D, vale a pena informar-se.
• Preocupações com o bullying: Quer esteja a acontecer na aula, no recreio ou online, os professores precisam de saber se um aluno se está a sentir inseguro.
• Alterações comportamentais significativas: Se o seu filho, outrora tagarela, ficou subitamente silencioso, é possível que algo se passe na escola.
• Confusão sobre as tarefas: Se um trabalho não for claro, uma mensagem de correio eletrónico rápida pode clarificar as instruções (mas talvez seja melhor consultar primeiro o programa de estudos).
• Emergências familiares: Se um aluno estiver a lidar com uma crise familiar, os professores podem muitas vezes oferecer apoio ou clemência.
• Participação na sala de aula: Quer ser voluntário ou ajudar num evento? Os professores não recusam um par de mãos extra (a não ser que seja um dos pais).

Embora todas estas sejam boas razões para enviar um e-mail a um professor, algumas coisas não devem ser enviadas para a sua caixa de correio eletrónico. Aqui estão alguns exemplos de quando não enviar um e-mail:

• Pedir informação que está no programa de estudos: Se a resposta estiver literalmente no documento que distribuíram no primeiro dia, não envie um e-mail.
• Reclamar das notas sem provas: "Eu mereço um A" não é um argumento persuasivo.
• Reagir de forma exagerada a pequenos problemas: O lápis que faltava? Desapareceu. Avança.
• Exigir um tratamento especial: Os professores têm mais de 30 crianças para gerir, não apenas a sua. (A não ser, claro, que se trate de um assunto sério, mas, mesmo assim, é preciso fazer o pedido com cortesia).

O que é que os professores esperam de um e-mail bem escrito?

Os professores lêem e-mails o dia todo, todos os dias, por isso, se quiser que os seus sejam bem recebidos, precisa de saber como escrever corretamente uma mensagem de correio eletrónico a um professor.

Os professores gostam de receber mensagens de correio eletrónico curtas, claras e respeitosas.

Em primeiro lugar, comece com uma saudação correta. Isso significa "Caro Sr. Smith" ou "Olá Sra. Johnson", e não "Olá, professor" ou, Deus nos livre, apenas o último nome seguido de um ponto de interrogação.

Depois disso, vá direto ao assunto. Diga quem é (ou quem é o seu filho), qual é o problema e o que precisa da parte deles. 

O meu filho, Jake, está na sua turma de Inglês do segundo período e está a ter dificuldades com o último trabalho, em particular sobre [algo específico]. Pode clarificar os requisitos? 

Bum. Direto ao assunto.

Nada de conversa fiada desnecessária sobre o facto de o Jake adorar livros desde os três anos e ter uma ligação emocional profunda a este projeto em particular.

Por último, saber como terminar um e-mail para um professor é tão importante como a saudação.

Por isso, envolva a mensagem de correio eletrónico de forma simpática, sem fazer exigências. 

Terminar com algo como "Tem de resolver isto imediatamente" é a receita para que o seu e-mail seja mentalmente apagado.

Por conseguinte, seja cortês e termine a sua participação educadamente, como um ser humano razoável. 

Como estruturar um e-mail para um professor (guia passo a passo)

Para ilustrar como escrever uma mensagem de correio eletrónico para um professor, abordámos cada passo abaixo.

Também criaremos um e-mail hipotético passo a passo. 

O nosso exemplo envolve um pai que envia uma mensagem eletrónica a um professor sobre o facto de o seu filho ficar em casa devido a um medo muito específico de "perder um dente na escola". 

Vamos diretos ao assunto.

Passo 1: Utilizar uma linha de assunto clara e profissional

Os professores recebem imensas mensagens de correio eletrónico, pelo que uma linha de assunto clara ajuda-os a identificar rapidamente o assunto da mensagem e se esta requer atenção urgente.

Por isso, evite linhas de assunto como "Pergunta" ou "Importante", pois são demasiado vagas.

Uma boa linha de assunto deve ser específica e informativa, mas curta. Também deve evitar a capitalização excessiva, pontos de exclamação ou um tom demasiado informal. 

Por exemplo, a linha de assunto do nosso e-mail hipotético é: 

Assunto

[Nome da criança] Ficar em casa em [Data] - Medo de perder um dente na escola.

Repare como diz imediatamente ao professor porque é que este e-mail está na sua caixa de entrada.

Passo 2: Começar com uma saudação adequada

Agora que temos uma boa linha de assunto, vamos mostrar-lhe como abrir corretamente o e-mail. 

A sua saudação dá o mote para toda a mensagem.

Uma má saudação (ou, pior ainda, a ausência de saudação) é uma forma muito rude de abrir.

Dirija-se sempre formalmente ao seu professor, a menos que saiba que ele prefere outra forma. "Cara Sra." ou "Olá Professor" seguido do último nome é uma escolha segura. 

Vamos continuar com o nosso e-mail hipotético e aplicar este passo:

Assunto	[Nome da criança] Ficar em casa em [Data] - Medo de perder um dente na escola.
Caro Sr. Johnson,

Agora estamos a começar de forma educada e profissional.

Passo 3: Apresente-se (se necessário)

Se o professor já o conhece bem, pode não precisar de um longa introdução.

Mas se houver alguma hipótese de não o reconhecerem imediatamente (especialmente em turmas ou escolas grandes), é melhor apresentar-se brevemente. 

Isto é particularmente importante para os pais que contactam em nome do seu filho, para evitar reviravoltas desnecessárias. 

Se for estudante, basta indicar o seu nome completo e a secção da turma.

Se for pai ou mãe, mencionar o nome e o ano escolar do seu filho ajudará o professor a ligar os pontos.

Agora, vamos aplicar isto ao nosso exemplo de correio eletrónico:

Assunto	[Nome da criança] Ficar em casa em [Data] - Medo de perder um dente na escola.
Caro Sr. Johnson, Espero que esteja tudo bem. Esta é a Sarah Thompson, a mãe do Gerald da vossa turma do segundo ano.

Oh, sim, mostrar preocupação com o bem-estar do professor nunca fez mal a ninguém. 

Passo 4: Explicar claramente o seu pedido ou pergunta

Após a introdução, deve ir direto ao assunto. 

Os professores estão ocupados e não têm tempo para decifrar mensagens de correio eletrónico vagas ou demasiado longas.

Por isso, a sua mensagem deve ser clara e direta. 

Se tiver uma pergunta específica, formule-a de forma concisa para que possam responder-lhe sem necessidade de pedir esclarecimentos.

Ou, se estiver a fazer um pedido, inclua todos os detalhes necessários antecipadamente (datas, horas, nomes ou qualquer contexto relevante).

Ao mesmo tempo, equilibrar a brevidade com a exaustividade.

Não quer ser tão vago que o seu professor não faça ideia do que precisa, nem quer afogá-lo em histórias de fundo desnecessárias. 

Vamos voltar ao nosso e-mail hipotético e incluir os pormenores.

Assunto	Gerald fica em casa em [Data] - Medo de perder um dente na escola.
Caro Sr. Johnson, Espero que esteja tudo bem. Esta é a Sarah Thompson, a mãe do Gerald da vossa turma do segundo ano.  Queria informá-lo que o Gerald vai ficar em casa no dia [Data] porque está extremamente ansioso por ter perdido um dente solto na escola. Não queríamos que o seu desconforto perturbasse a aula.

Passo 5: Seja educado e respeitoso na sua linguagem

Mesmo que esteja frustrado ou com pressa, utilize sempre um tom educado e respeitoso quando enviar uma mensagem de correio eletrónico a um professor.

O seu tom pode influenciar a perceção que o professor tem de si e a rapidez com que responde.

Evitar linguagem exigente como "Preciso que..." ou "Tens de..." Em vez disso, utilize frases educadas como "Serias capaz de..." ou "Agradecia imenso que..."

Uma linguagem respeitosa significa também ter em conta o tempo do professor.

Se a sua pergunta exigir uma resposta longa, reconheça esse facto e mostre o seu apreço pelo esforço.

Voltando ao nosso exemplo de correio eletrónico, temos de nos certificar de que o tom permanece educado.

Aqui está um toque de consideração:

Assunto

Gerald fica em casa em [Data] - Medo de perder um dente na escola.

Caro Sr. Johnson, Espero que esteja tudo bem. Esta é a Sarah Thompson, a mãe do Gerald da vossa turma do segundo ano.  Queria informá-lo que o Gerald vai ficar em casa no dia [Data] porque está extremamente ansioso por ter perdido um dente solto na escola. Não queríamos que o seu desconforto perturbasse a aula. Espero que compreendam e agradeço o vosso apoio. Por favor, digam-me se há alguma coisa que devamos fazer para compensar o dia perdido.

Passo 6: Feche o seu e-mail de forma profissional

É importante terminar com uma assinatura adequada. 

Evitar finais abruptos.

Inclua sempre uma frase final que reitere a gratidão ou indique o próximo passo.

Se estiver à espera de uma resposta, deixe-o bem claro e diga "Aguardo com expetativa a vossa resposta" ou "Por favor, avise-me assim que possível." 

Se não precisa necessariamente de uma resposta, mas quer manter a comunicação aberta, pode terminar com, "Mais uma vez, obrigado pelo vosso tempo, agradeço-vos muito."

Também deve haver uma assinatura adequada. "Melhor", "Sinceramente" ou "Obrigado" são opções seguras.

Para o nosso e-mail, acrescentaremos um fecho cortês. '

Aqui está o texto completo do exemplo de como escrever um e-mail para um professor:

Assunto

Gerald fica em casa em [Data] - Medo de perder um dente na escola.

Caro Sr. Johnson, Espero que esteja tudo bem. Esta é a Sarah Thompson, a mãe do Gerald da vossa turma do segundo ano.  Queria informá-lo que o Gerald vai ficar em casa no dia [Data] porque está extremamente ansioso por ter perdido um dente solto na escola. Não queríamos que o seu desconforto perturbasse a aula. Espero que compreendam e agradeço o vosso apoio. Por favor, digam-me se há alguma coisa que devamos fazer para compensar o dia perdido. Obrigada por tudo o que fazem, Sarah ThompsonMãe de Geralda

Erros comuns a evitar quando se envia um e-mail a um professor

Acabou de aprender a escrever um e-mail para um professor, passo a passo. 

Para garantir que o corpo do seu e-mail está completamente isento de erros, eis alguns erros comuns que deve evitar a todo o custo.

1. Utilização de calão ou linguagem não profissional

Se o seu e-mail começa com "Aye" ou "Hey whatsup", temos um problema. 

O teu professor não é o teu companheiro de jogo.

E embora possa ser uma segunda natureza escrever "Não vou estar presente na nossa aula de amanhã", essa é uma forma infalível de colocar o seu e-mail na pilha "ignorar". 

Mantenha uma linguagem profissional, apenas com palavras completas, e guarde a linguagem de texto para as conversas de grupo.

2. Enviar um e-mail sem Revisão de provas

Nunca é demais sublinhar que deve sempre rever o texto antes de o enviar. 

Os professores já têm de decifrar uma caligrafia duvidosa durante todo o dia. Não deviam ter de descodificar também um e-mail cheio de erros tipográficos.

Se a sua mensagem parecer ter sido escrita à pressa e sem pontuação, não se surpreenda se se perder no meio da confusão.

Um pouco de esforço é muito importante.

3. Ser demasiado exigente ou rude

Há uma linha ténue entre pedir algo e exigi-lo. 

Enviar uma mensagem com os seguintes dizeres: "Retire imediatamente o zero que deu ao meu filho" ou "Não vou à sua aula amanhã. Tenho um jogo de futebol." não é propriamente um pedido. 

Os professores respondem muito melhor a pedidos respeitosos do que a ultimatos.

Ninguém gosta de um e-mail que soa como se tivesse sido escrito por um advogado de uma empresa numa bebedeira de cafeína.

4. Esquecer-se de incluir pormenores importantes

Se o seu professor tiver de fazer de detetive só para perceber o que está a pedir, já está irritado. 

Os e-mails que dizem simplesmente "Não percebo" ou "Pode ajudar?" sem mencionar a aula, o trabalho ou o tópico a que se refere são incrivelmente confusos para os professores.

Inclua pormenores relevantes para que o seu professor não tenha de adivinhar o que quer dizer.

Como é que a IA o pode ajudar a escrever e-mails educados e eficazes?

Escrever um e-mail bem estruturado não é o ponto forte de toda a gente. 

Os pais têm origens diferentes e nem todos estão familiarizados com as formalidades esperadas para enviar um e-mail a um professor.

Alguns escrevem blocos de texto longos e incoerentes, sem pormenores importantes, enquanto outros enviam mensagens demasiado abruptas ou confusas. 

E os alunos, bem, alguns simplesmente não o levam a sério (ver: "feelin' a lil down, so i am not gonna come tom").

É aqui que os chatbots de IA, como o Undetectable AI's Conversa com IA, pode intervir para salvar o dia. 

Utilizando a IA para escrever mensagens de correio eletrónico, obterá uma mensagem de correio eletrónico que soa a profissional e que obtém uma resposta útil. 

Além disso, a IA pode garantir que o seu tom é adequado, porque nenhum professor quer ler um e-mail que pareça ter sido escrito à pressa e com raiva. 

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Dicas finais para escrever um e-mail forte para um professor

Neste momento, já deve ter uma boa noção de como escrever um e-mail para um professor.

Mas antes de clicar em enviar, aqui estão algumas dicas finais para garantir que a sua mensagem é bem recebida.

Manter os e-mails curtos e diretos

Como referi anteriormente, os professores são pessoas ocupadas.

Não têm tempo para ler uma longa mensagem de correio eletrónico sobre cada um dos seus pensamentos. 

Mantenha a sua mensagem concisa, mantenha-se fiel ao ponto principal e não entre em tangentes desnecessários.

Se o seu correio eletrónico não puder ser compreendido em menos de um ou dois minutos, é provável que seja demasiado longo.

Saber quando dar seguimento à resposta de um professor

Se não obtiver resposta dentro de um prazo razoável (normalmente 24-48 horas num dia de aulas), não faz mal enviar uma mensagem educada correio eletrónico de seguimento sem resposta. 

Mas não envie spam para a caixa de correio eletrónico do seu professor com "Recebeu o meu e-mail???" cinco vezes seguidas. A paciência é fundamental.

Respeitar o tempo do professor e o horário de expediente

Lembrem-se que os professores têm vidas fora da escola.

Enviar um e-mail às 23:59 e esperar uma resposta imediata não é respeitar a sua vida pessoal. 

Se a sua pergunta puder esperar até às aulas ou às horas de expediente, considere colocá-la nessa altura em vez de enviar uma mensagem de correio eletrónico.

Respeite o tempo deles e eles estarão mais dispostos a ajudá-lo quando realmente precisar.

Escreva melhores e-mails para o seu professor sem complicações!

Este guia explica-lhe como escrever uma mensagem de correio eletrónico para um professor e fornece outras recomendações.

Mas se escrever mensagens de correio eletrónico continua a ser uma tarefa difícil, as ferramentas da Undetectable AI podem ajudar. 

Pode fazê-lo escrever um e-mail completo para um professor ou qualquer outra entidade seguindo a etiqueta correta numa questão de minutos.

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