Como melhorar as competências de comunicação de forma eficaz

Se perguntar às pessoas o que faz um bom comunicador, ouvirá “alguém que fala bem” ou “uma pessoa com quem é fácil falar”.”

Embora estas caraterísticas sejam, sem dúvida, uma boa parte do que faz uma boa comunicação no local de trabalho, há muito mais para além disso. 

A maioria dos problemas de comunicação no local de trabalho resulta da falta de competências que nunca foram deliberadamente desenvolvidas. 

Os profissionais que se destacam em qualquer organização são quase sempre aqueles que conseguem explicar o que sabem e alinhar as pessoas em torno disso.

Sabem como dirigir uma reunião, como lidar com um conflito, como redigir uma proposta, como reagir quando alguém lhes dá notícias que não queriam ouvir.

E cada uma destas competências pode ser aprendida.

Neste artigo, encontrará muitos conselhos sobre como melhorar as competências de comunicação, mas só você pode decidir pô-los em prática.

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Principais conclusões

• Ser naturalmente falador tem muito pouco a ver com ser um bom comunicador. As competências de comunicação no local de trabalho são aprendidas e desenvolvidas e não algo com que se nasce. 

• Uma boa comunicação inclui a forma como escreve, como ouve, como se comporta numa sala e como está emocionalmente consciente das pessoas que o rodeiam

• As pessoas que comunicam melhor simplesmente prestaram uma atenção constante durante um longo período de tempo. 

• Pode praticar todas as dicas sobre como melhorar as competências de comunicação com as ferramentas de IA indetetável em ambientes de baixo risco e em tempo real. 

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O que são competências de comunicação?

Na sua essência, a comunicação é uma das mais importantes competências transversais. É a troca de informações entre pessoas. Bastante simples.

Num local de trabalho, o intercâmbio ocorre em dezenas de formatos todos os dias, por exemplo, uma conversa a sós com o seu chefe, uma mensagem no Slack da equipa, uma apresentação perante toda a equipa, uma conversa rápida no corredor, etc. 

As competências de comunicação são, portanto, as ferramentas que se utilizam para fazer com que essas trocas de impressões corram bem.

Estas categorias são as seguintes: 

• Comunicação verbal, que inclui a forma como fala, as palavras que escolhe e a clareza com que transmite o seu ponto de vista

• A comunicação escrita é mais central para a cultura de trabalho em modelos remotos e híbridos. Um relatório de 2023 da Grammarly concluiu que os profissionais de negócios gastam um média de 19 horas por semana a escrever no trabalho. 

• Comunicação não verbal, que consiste na escuta ativa, na sua linguagem corporal, no contacto visual, no tom de voz e na pausa antes de responder a uma pergunta difícil

• Inteligência emocional, ou seja, a capacidade de ler a sala e comunicar com consciência do que os outros podem estar a sentir. 

Por outras palavras, as competências de comunicação são um conjunto de hábitos e práticas que, em conjunto, determinam a sua capacidade de se movimentar no lado humano do trabalho.

Praticar uma comunicação eficaz diariamente

Há um pressuposto comum de que a comunicação é algo que ou se tem ou não se tem. Algumas pessoas são naturalmente boas faladoras, naturalmente boas ouvintes, naturalmente capazes de entrar numa sala e fazer com que todos se sintam à vontade.

Embora a sua personalidade desempenhe um papel importante, não podemos tratar a comunicação como um traço fixo. A boa comunicação é uma competência e, como qualquer competência, melhora com a prática.

Pense nisto da mesma forma que pensaria na boa forma física. Ninguém corre uma maratona à primeira tentativa, pois não? 

As pessoas que parecem ser facilmente boas em alguma coisa têm quase sempre uma quantidade de repetição pouco glamorosa que não se vê.

Da mesma forma, os seus colegas que parecem sempre calmos e claros sob pressão, que nunca se atrapalham com as palavras numa reunião, aprenderam a fazê-lo com a prática. 

E na secção seguinte, aprenderá quais os passos exactos que precisa de praticar todos os dias para melhorar a comunicação. 

Aumentar a clareza das suas mensagens

• Utilizar uma linguagem simples e precisa

Em ambientes profissionais, existe uma certa pressão, muitas vezes não dita, para parecer sofisticado.

Utilizar o tipo de linguagem que mostra que se pertence à sala, que se pensou cuidadosamente sobre o assunto. Por isso, muitos de nós tentam usar palavras maiores e mais formais.

Na maior parte das vezes, as palavras mais pequenas são mais adequadas. Usando uma linguagem simples, respeita o tempo e a atenção da outra pessoa o suficiente para ir direto ao assunto sem a obrigar a trabalhar para isso.

Um teste útil é perguntar a si próprio, depois de ter dito algo: uma pessoa razoavelmente inteligente que não saiba nada sobre este assunto poderia seguir o que acabei de dizer? 

Grupo Nielsen Norman conduziu um estudo entre peritos em ciência e tecnologia, onde descobriram que a linguagem simples melhora a compreensão e a retenção. Afinal, os especialistas apreciam a linguagem simples tanto como toda a gente.

• Evitar termos demasiado complicados

Cada sector tem o seu próprio vocabulário e, até certo ponto, é muito útil para as pessoas que trabalham no mesmo mundo comunicarem eficazmente. 

Mas muitas vezes ficamos tão habituados a usar esses termos que acabamos por usá-los mesmo quando o público não está familiarizado. Naturalmente, qualquer pessoa fora do sector passará o resto da conversa a tentar perceber o que quis dizer com essa palavra, em vez de se interessar pelo seu ponto de vista. 

Os comunicadores fortes preferem dizer palavras específicas, honestas e simples do que esconder-se atrás de terminologia.

Claro que não quero dizer que se deva abandonar completamente a linguagem técnica. Se estiver numa sala cheia de engenheiros a discutir infra-estruturas, não precisa de traduzir todos os termos para inglês simples.

Basta estar atento ao que o rodeia. E se não tiver a certeza de que todos os intervenientes na conversa partilham a sua definição de um termo, defina-o bem ou substitua-o por palavras simples.

• Estruturar as frases de forma clara

A comunicação verbal é mais difícil de seguir do que a comunicação escrita, uma vez que não é possível voltar a ler. Por isso, os comunicadores mais claros tendem a partilhar alguns hábitos. 

1. O ponto de partida é o ponto principal e não o ponto de chegada.

2. Não carregam as frases com contexto excessivo antes de chegarem ao que realmente querem dizer.

3. Param depois de terem comunicado o seu ponto de vista. Não enchem o final de um pensamento com qualificativos e apartes que diluem o ponto original.

Estruture sempre a sua comunicação em torno da manchete mais importante, em vez de gastar o seu tempo a dar antecedentes, contexto e advertências.

Inicialmente, pode obter alguma ajuda da IA Indetetável Reescrita de frases para manter as suas frases claras e diretas. 

Além disso, uma pausa bem colocada depois de um ponto-chave dá à outra pessoa tempo para absorver o que acabou de ser dito. E é muito mais eficaz do que passar imediatamente para o pensamento seguinte, como se estivesse a correr para terminar antes que alguém o interrompa.

Melhorar as competências de escrita para a comunicação

A primeira coisa que vale a pena compreender é que escrever bem no local de trabalho não é o mesmo que ser um escritor dotado. Não se espera que tenha uma voz distinta com a qual construa frases bonitas. 

Tudo o que deve fazer é ser adequado ao contexto e suficientemente claro para que o leitor obtenha o que precisa das suas palavras. 

Eis algumas dicas úteis sobre como melhorar as competências profissionais de comunicação escrita: 

• Reserve sempre trinta segundos para pensar no que precisa que o seu destinatário saiba/faça e, em seguida, escreva em função disso. 

• Certifique-se de que a sua escrita, em todos os contextos profissionais, é tão curta quanto possível. 

• Adquira o hábito de ler as suas próprias mensagens antes de as enviar, para garantir que não parece frio ou desdenhoso para ninguém. 

• Releia tudo o que for importante em voz alta, de preferência 10 minutos depois de o ter escrito, para detetar quaisquer erros que possa corrigir. As pessoas que revêem a sua escrita pelo menos uma vez produzem um trabalho significativamente mais persuasivo e credível do que aquelas que enviam o primeiro rascunho.

• Adapte o seu estilo de escrita ao meio. Por exemplo, não deve enviar mensagens formais e elaboradas num canal do Slack em que todos os outros comunicam em pequenos intervalos. 

• Passar todos os documentos escritos por IA's indetectáveis Verificador de plágio de IA para evitar plágios acidentais. 

Técnicas de escuta ativa a dominar

A maioria de nós admite prontamente que poderia escrever e-mails melhores ou ser mais claro quando fala. Mas se perguntarmos a alguém se é um bom ouvinte, a resposta é quase sempre afirmativa. 

É um ponto cego interessante. Os estudos dizem que retemos apenas cerca de 50% do que ouvimos numa conversa de 10 minutos imediatamente a seguir, e 25% após 48 horas. 

Eis como melhorar as suas capacidades de comunicação apenas ouvindo melhor: 

• Estar genuinamente presente nas conversas, pousar os dispositivos e limpar todos os registos mentais

• Resista ao impulso de formular a sua resposta enquanto a outra pessoa ainda está a falar. É muito difícil, eu sei, mas pode ouvir uma pessoa a falar ou preparar-se para elaborar uma resposta na sua cabeça. A sua capacidade cognitiva não consegue fazer as duas coisas ao mesmo tempo. 

• Faça perguntas de esclarecimento! De acordo com a investigação, fazer perguntas de seguimento nas conversas torna-o significativamente mais simpático e mais competente. 

• Parafraseie o que acabou de ouvir de alguém com as suas próprias palavras para confirmar se realmente o compreendeu corretamente. 

Além disso, a pessoa que fala observa-o, conscientemente ou não, para ver se as suas palavras chegam até si. A sua linguagem corporal deve demonstrá-lo, através do contacto visual, de uma ligeira inclinação para a frente, de um aceno de cabeça no momento certo, etc. 

As pessoas também tendem a comunicar mais abertamente e com mais exatidão quando se sentem genuinamente escutadas. 

Atualmente, uma parte significativa das conversas no local de trabalho é feita digitalmente. Ouvir ativamente por escrito significa ler uma mensagem na íntegra antes de responder à mesma.

Significa reparar no tom do texto e não fazer com que as pessoas se repitam porque fez uma pergunta que já foi respondida dois parágrafos acima. 

Os princípios são os mesmos, quer se trate de uma conversa cara a cara ou de uma conversa digital. 

Como a IA indetetável pode ajudar nas competências de comunicação

Durante muito tempo, para melhorar a comunicação era necessário frequentar um curso ou obter feedback de alguém em quem se confiava. 

Temos a sorte de ter Ajuda da IA para escrever, aprendizagem, e praticamente tudo. Está disponível a pedido e não requer agendamento de nada com ninguém.

A IA indetetável tem funcionalidades úteis de reescrita de frases e parágrafos que podem pegar numa peça escrita e ajudá-lo a vê-la de forma diferente.

Também lhe oferece uma Chatbot de IA para simular a comunicação em tempo real. Eis como melhorar as competências de comunicação no local de trabalho utilizando o chatbot de IA Undetectable: 

• Colar um rascunho de correio eletrónico e perguntar se o seu tom é suficientemente bom 

• Crie cenários no local de trabalho em que atribua um papel à IA e repita a conversa as vezes que forem necessárias

• Pedir-lhe uma versão mais simples de um parágrafo que suspeita estar sobrescrito

• Pedir três versões diferentes para formular o mesmo pedido e compará-las

Verifique o seu conteúdo utilizando o nosso Detetor de IA e o Humanizador abaixo!

Considerações finais

Se há um fio condutor em tudo o que falei neste guia, é o facto de a comunicação não ser um problema que se resolve uma vez e se deixa para trás.

As pessoas que comunicam melhor no trabalho conseguiram-no através de um esforço acumulado e contínuo. Por isso, pare de pesquisar no Google como melhorar as capacidades de comunicação para ter um momento de descoberta sempre que estraga uma conversa. 

A partir de hoje, cada conversa que tiver é uma oportunidade para praticar uma maior clareza e presença. E continue a fazê-lo, apesar das conversas que correm mal, apesar da sua melhor preparação.

Utilize a IA indetetável como seu parceiro de comunicação durante todo o processo. Aperfeiçoe a sua escrita em tempo real e simule a conversa que teme antes de a ter de verdade.

Dar IA indetetável uma tentativa hoje!