A comunicação influencia a sua experiência profissional e determina a forma como se relaciona com os seus colegas de trabalho e subordinados. Mostra como as suas ideias são aceites no trabalho.
A comunicação é importante porque, quando se entra numa organização e não se é ouvido, isso vai influenciar a nossa abordagem ao trabalho.
Quer esteja a trabalhar em equipa, a enviar um e-mail ou a dar a sua opinião numa reunião, a forma como transmite a sua mensagem é vital.
A maior parte das pessoas considera a comunicação um pouco difícil; no entanto, não é. A comunicação pode ser ensinada e aprendida, basta ter uma mente aberta para o fazer.
Nem sequer é necessário ser um orador público ou um grande escritor para se destacar neste domínio.
Vamos mergulhar no assunto.
Principais conclusões
- As competências de comunicação no local de trabalho envolvem falar, ouvir e dar feedback
- A comunicação escrita requer a mesma atenção que a comunicação oral
- A escuta ativa gera confiança e colaboração no espaço de trabalho.
O que são competências de comunicação no local de trabalho?
As competências de comunicação no local de trabalho são as competências que todos os trabalhadores devem possuir. São as competências que determinam a forma como partilha ideias, feedback e informações com outras pessoas no seu local de trabalho.
É mais do que apenas saber juntar frases.
Os elementos importantes da comunicação são:
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- Comunicação escrita: Tem a ver com a forma como transmite mensagens através de e-mails, Slack, relatórios e resumos.
- Comunicação Não-Verbal: Isto implica transmitir mensagens através dos movimentos do corpo, expressões faciais e tom.
- Comunicação verbal: Trata-se mais da forma como se fala em reuniões ou em conversas individuais com um colega.
- Inteligência emocional: Por vezes, a comunicação não se limita a saber falar ou ouvir. Tem também a ver com os sentimentos e as emoções que demonstramos. Inteligência emocional significa saber o que dizer e que emoções deve exprimir, consoante o interlocutor.
- Ouvir: As competências de comunicação eficazes no local de trabalho também envolvem ouvir, e não apenas acenar com a cabeça. Implica uma escuta ativa, ou seja, conseguir ouvir e compreender o que está a ser dito nesse momento sem interromper.
Ter competências de comunicação adequadas no local de trabalho é uma das formas mais eficazes de evitar mal-entendidos no escritório. Além disso, assegura o bom funcionamento da atividade da organização.
Se os membros de uma organização não tiverem esta competência, será difícil atingir os objectivos. Mesmo as ideias mais brilhantes falham quando não são transmitidas corretamente.
É por esta razão que as empresas tentam investir na formação em competências de comunicação no local de trabalho para promover melhores relações de trabalho entre os membros da equipa.
Praticar uma comunicação eficaz todos os dias
Sabe aquele ditado que diz que pequenas gotas fazem um pequeno oceano? É assim que a comunicação é eficaz. Uma das formas mais fáceis de desenvolver a comunicação é praticar todos os dias.
Não se acorda um dia com competências de comunicação, é preciso construí-las tijolo a tijolo, mas, neste caso, palavra a palavra, até acertar.
Os pequenos hábitos fazem de facto a diferença a longo prazo, no que diz respeito à comunicação. É necessário um esforço deliberado.
Imagine que é como ir ao ginásio e que não pode esperar obter os resultados desejados após uma única sessão. Tem de aparecer de forma consistente.
Os hábitos que podem ser utilizados para praticar uma comunicação eficaz todos os dias incluem
- Abrir uma reunião dizendo o que está na ordem de trabalhos, para que as pessoas possam ter uma ideia do que está a ser discutido.
- Acompanhar os seus colegas de equipa, não só para o caso de algo correr mal. É assim que se constrói a confiança.
- Procurar esclarecimentos em vez de agir como se soubesse.
- Complementando e fornecendo feedback de uma forma específica e acionável.
- Apresentar um resumo do que foi discutido ou do que vai acontecer a seguir
Por isso, antes de enviar essa mensagem ou iniciar essa conversa, é preciso parar um segundo para se perguntar: “O que é que eu quero realmente comunicar?” e ‘Como é que vou começar? Não sabe como pode sair de uma confusão simplesmente fazendo uma pausa.
Pode também participar em seminários ou workshops onde aprenderá sobre comunicação eficaz.
A comunicação assertiva, a capacidade de dar feedback ou mesmo de falar com as pessoas podem ser aprendidas com a ajuda do workshop correto. Pode parecer muito trabalhoso, mas são realmente úteis.
Antes de responder, pare um segundo para pôr os seus pensamentos em ordem. Desta forma, é mais fácil comunicar com clareza e confiança.
Escrever mensagens e e-mails claros no local de trabalho
Outra forma de comunicação mais utilizada num escritório é correio eletrónico. É por isso que é necessário saber como melhorar as competências de comunicação escrita no local de trabalho.
Um e-mail mal composto pode levar a falhas de comunicação e, quando outras pessoas entendem mal a sua mensagem, existe a possibilidade de conflito. Pode escrever com um tom na sua cabeça e o leitor ler com um tom completamente diferente.
Aqui está como escrever mensagens de correio eletrónico claras no local de trabalho e mensagens:
Mantenha os e-mails concisos e estruturados
Todas as pessoas num local de trabalho têm tarefas em mãos e não estão a tentar ler um romance na sua caixa de entrada. Por isso, se o seu correio eletrónico demorar mais de 30 segundos a ser lido, perdeu o fio à meada.
A pessoa a quem está a enviar o correio deve poder obter as informações nos primeiros 15 segundos após a abertura do correio.
Em vez de escrever uma epístola, eis o que pode fazer:
- Comece imediatamente pelo objetivo
- Dar contexto suficiente
- Ser direto quanto às acções ou decisões necessárias
- Utilize marcadores, especialmente se não conseguir evitar escrever um parágrafo longo
Tente sempre utilizar em seu benefício o facto de a maioria das pessoas passar os olhos pelas mensagens de correio eletrónico antes de as ler.
Utilizar um tom profissional mas amigável
A maioria das pessoas pensa que profissional significa automaticamente robótico. Não é o caso. Mesmo quando se está a tentar ser amigável, é possível enviar uma mensagem de correio eletrónico normalizada que seja casual mas profissional.
Um tom amigável pode tornar a comunicação mais fácil e também ajuda a construir melhores relações com os colegas de trabalho.
Em vez de dizer:
“Envia o relatório hoje.”
Tenta dizer:
“Olá Sarah, podes enviar o relatório hoje quando tiveres oportunidade? Obrigada!”
O truque é escrever como se estivesse a falar com um colega de quem gosta e que respeita. Dizer algo não demasiado casual nem formal, algo intermédio.
Evitar linguagem ambígua
O facto de tentar ser direto e breve não significa que deva ser vago. As mensagens ambíguas são susceptíveis de serem mal interpretadas, o que pode causar falhas de comunicação.
Então, em vez de escrever:
- “Tratar disto rapidamente”
- “Vamos discutir isso mais tarde”
- “Volte mais tarde”
Pode dizer-se:
- “Por favor, termine isto antes das 15 horas de hoje”
- “Podemos fazer uma chamada na sexta-feira até às 10 horas?”
- “Vamos discutir isto na reunião de amanhã”
Tem de ser sempre específico. O seu e-mail não deve fazer com que ninguém sinta que está a resolver um puzzle. Isso evita que toda a gente tenha de enviar mensagens de seguimento.
Para além de a leitura de longas mensagens de correio eletrónico ser um desperdício de tempo, outro desperdício de tempo no local de trabalho é pensar em como redigir uma boa mensagem de correio eletrónico.
Por vezes, por não fazermos ideia do que escrever, passamos um tempo precioso a olhar para um ecrã em branco. Mas não se preocupe, é isso que a IA Indetetável Gerador de correio eletrónico com IA ajuda com.
O AI Email Generator pode ajudá-lo a escrever o tipo de correio eletrónico que tem em mente.
Tudo o que tem de fazer é fornecer contexto à ferramenta. Essencialmente, a ferramenta deve saber para quem o e-mail está a ser enviado, o que está a tentar dizer e o tom que pretende comunicar.
O Undetectable AI Email Generator é muito útil, especialmente se estiver a tentar acelerar a comunicação sem parecer demasiado casual ou desinteressado.
Técnicas de escuta ativa para o trabalho em equipa
A comunicação não envolve apenas falar, mas também ouvir, e nem todas as pessoas são boas ouvintes. A maioria dos indivíduos que são bons em comunicação verbal ocasionalmente não consegue ouvir.
Isto não se deve ao facto de serem mal-educados. É mais uma questão de as pessoas estarem demasiado ocupadas para prestarem ativamente atenção.
Escuta ativa é um dos aspectos que desempenha um papel importante na melhoria das competências de comunicação no local de trabalho. Demonstra o nível de compreensão e assimilação do que uma pessoa está a dizer.
Quando o seu colega sente que é ouvido, isso cria confiança e trabalho de equipa. Também ajuda a resolver conflitos mais rapidamente.
Ouvir não é apenas ouvir o que uma pessoa está a dizer, mas também prestar muita atenção ao seu tom.
Pode ouvir ativamente:
- Prestar atenção: Quando se está a falar com uma pessoa, a atitude mais educada é acabar com as distracções. Não é altura de estar a mexer no telemóvel ou no computador. É preciso fazer algo que demonstre que se está a concentrar totalmente.
- Estabelecer contacto visual: Um bom ouvinte estabelece contacto visual. O contacto visual mostra que se está presente. Basta olhar para a pessoa que está a falar com calma nos olhos. O contacto visual não deve ser ameaçador. Deve olhar para o orador como se estivesse atento ao que está a ser dito e não como se lhe estivesse a dizer para se calar.
- Não interromper: Não interromper o orador. Tem de ouvir a outra pessoa e esperar até chegar a sua vez de responder. Faça uma anotação mental e continue a ouvir, mesmo que tenha algo vital para dizer.
- Resumir o que se ouviu: Fazer um resumo do que ouviu é uma boa forma de mostrar que está a ouvir.
- Fazer perguntas de seguimento: Como bom ouvinte, faz-se uma pergunta de seguimento. Pode perguntar sobre o desenvolvimento das coisas mais tarde, apenas para que o seu colega saiba que estava realmente a ouvir.
- Não tentar resolver os problemas: Por vezes, tudo o que precisa de fazer é ouvir. Algumas pessoas querem simplesmente descarregar as suas emoções sem ajuda. É preciso saber quando se deve simplesmente ouvir e quando se deve oferecer soluções.
Para melhorar as suas capacidades de escuta, pode gravar-se a si próprio enquanto conversa. Desta forma, poderá ver a sua aparência e a frequência com que interrompe, mesmo com a sua linguagem corporal.
Lidar profissionalmente com conversas difíceis
As conversas difíceis não são agradáveis, e não importa sobre o que se está a falar. Não é fácil dizer o que ninguém quer ouvir, ser capaz de dar feedback ou resolver um conflito.
Embora este tipo de conversa seja incómoda, não é a melhor decisão evitá-la. É preciso saber como lidar com discussões difíceis.
Pode começar por:
- Prestar atenção ao problema e não ao indivíduo. Torna a discussão mais impessoal.
- Não se ater a julgamentos pessoais, mas a factos.
- Saber quando e onde ter estas conversas
- Manter-se respeitoso e calmo
- Concentrar-se nas soluções
- Tentar não ser combativo
- Não tirar conclusões precipitadas
- Não empurrar a culpa
Depois de ter uma conversa difícil, também pode fazer perguntas de seguimento. Pode enviar uma mensagem breve que resuma a discussão ou fazer um check-in individual. Isto demonstra maturidade e vontade de seguir em frente.
Durante as conversas difíceis, é possível que se emocione. Por isso, precisa de estar preparado, e pode fazê-lo com o Undetectable Ferramenta de Parafraseamento AI.
Isto A ferramenta de IA pode ajudar parafrasear os seus pontos de discussão. Pode utilizá-la para tornar as suas respostas mais profissionais e calmas, especialmente as mensagens que foram redigidas quando estava zangado.
Como a IA indetetável pode ajudar na comunicação no local de trabalho
A tecnologia está a melhorar a comunicação nos locais de trabalho. Existem muitas ferramentas de IA que o ajudam a comunicar melhor dentro e fora do trabalho. A IA indetetável tem ferramentas que podem ajudar na comunicação no local de trabalho.
Algumas destas ferramentas incluem:
- Chatbot de IA indetetável
- Reescritor de frases com IA indetetável
As IA's indetectáveis Chatbot de IA ajuda-o a praticar a comunicação. Pode utilizar esta ferramenta para simular conversas no local de trabalho e ensaiar a forma de conduzir diálogos difíceis com um cliente ou um colega.
Há casos em que sabe o que dizer, mas não sabe bem como transmitir a mensagem. É aí que ferramentas como o Undetectable AI Reescrita de frases entra.
Esta ferramenta pode ser utilizada para reformular as frases e passar uma mensagem profissional. Tudo o que precisa de fazer é colar a sua frase e obter opções alternativas para dizer a mesma coisa com esta ferramenta.
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Considerações finais
Não é possível tornar-se um bom comunicador de um dia para o outro. É preciso praticar constantemente. Há sempre espaço para crescer. Uma pessoa com competências de comunicação dir-lhe-á que está a aprender a tornar-se melhor todos os dias.
Ao praticar conversas diárias, aprender a escrever e-mails, ouvir ativamente e lidar com discussões difíceis, pode melhorar as suas competências de comunicação no local de trabalho. Não tem de ser perfeito, apenas suficientemente intencional para pensar antes de falar e ouvir antes de responder.
Melhore a sua comunicação com uma escrita clara e natural, aperfeiçoando as suas mensagens utilizando IA indetetável.