Що має містити супровідний лист? Повний посібник

"Нехай це буде коротко і солодко". дехто каже. 

"Зробіть це особистим і покажіть свою пристрасть". інші присягаються. 

Ви прокручували блоги під назвами "Як написати супровідний лист, щоб вас взяли на роботу і "Уникайте цих поширених помилок у супровідному листі". 

Це заплутано. Суперечлива. Приголомшливо.

Але жоден з цих пунктів сам по собі не принесе вам роботу. 

Ви можете задатися питанням, що потрібно включити в супровідний лист, щоб він був ефективним? Відповідь полягає не в тому, щоб просто поставити галочку чи слідувати заїждженим порадам.

Йдеться про написання листа, в якому ви говорите чітко, впевнено і безпосередньо з вашим майбутнім роботодавцем.

Отже, що повинен містити хороший супровідний лист? У цьому блозі ми розберемося з цим питанням. Ми дамо вам розумну, перевірену структуру для створення супровідного листа з нуля.

Починаємо!

Контактна інформація вгорі

Ваша контактна інформація повинна бути першою в супровідному листі - без винятків. Ось ідеальна послідовність:

1. Повне ім'я: Використовуйте своє юридичне або професійне ім'я.

• Наприклад: Джейн А. Сміт

2. Номер телефону: Використовуйте особистий мобільний номер, який ви активно перевіряєте. Переконайтеся, що ваша голосова пошта професійна та чітка.
   
3. Професійна електронна пошта - Дотримуйтеся свого імені в Gmail або Outlook. 

• Гарний приклад: [email protected] 
• Поганий приклад: [email protected] або [email protected]

4. Профіль на LinkedIn: Включайте цей пункт, тільки якщо ваш профіль оновлений і адаптований до ролей, на які ви претендуєте.

• Наприклад: linkedin.com/in/janesmith

5. Посилання на портфоліо: Це важливо для ролей у дизайні, написанні текстів, маркетингу, UX тощо.

• Приклади:
  • janesmithdesign.com (персональний сайт)
  • behance.net/janesmith (для дизайнерів)
  • copyfolio.me/janesmith (для письменників)

Менеджери з підбору персоналу не мають часу шукати ваші дані. Зробіть це простіше. Чистий макет також показує, що ви організовані та професійні.

Хороший приклад (правильний формат):

Цей формат є таким: 

✔ Професійний

✔ Легко сканується

✔ Використовує вертикальні смуги або розриви рядків

Поганий приклад (не робіть цього):

✘ Занадто багатослівний
✘ Приховує контактну інформацію
Виглядає дилетантськи

Підказка щодо форматування:  Ви можете вирівняти по лівому краю або по центру ваші дані - Обидва варіанти прийнятні. Просто не розміщуйте його в середині або внизу листа. 

Дані менеджера з персоналу

Коли ви пишете ім'я менеджера з персоналу у верхній частині супровідного листа, це свідчить про те, що ви виконали свою домашню роботу. І це має більше значення, ніж багато хто думає.

Отже, що ви повинні включити в супровідний лист, щоб продемонструвати свою увагу до деталей?

Почніть з того, що зверніться до правильної людини.

Знайдіть ім'я менеджера з персоналу за допомогою цих двох методів: 

1. LinkedIn: Введіть назву компанії + відділ.
   1. Наприклад, "Менеджер з маркетингу в [назва компанії]"). 

2 - Веб-сайт компанії: Якщо вищевказаний спосіб не спрацював, перейдіть на сайт компанії та перевірте сторінку "Про компанію" або "Команда". 

Іноді ви навіть побачите імена на самій вакансії.

Знайшовши назву, використовуйте правильний заголовок:

• Якщо це чоловік: Містер Джон Сміт
• Якщо це жінка: Пані Джейн Сміт (використовуйте "пані", якщо не знаєте, що вона віддає перевагу "місіс")
• Якщо це лікар або професор: Доктор Алекс Лі

А що, якщо ви взагалі не можете знайти назву? У цьому випадку ви можете використати розумний запасний варіант like: 

• Привіт, менеджер з персоналу
• Привіт команді [відділу] (наприклад, "Привіт команді маркетингу")
• Привіт [Назва компанії] Команда з підбору персоналу

Ніколи не пишіть "Любий" або "Кому це може стосуватися". Це звучить дуже непрофесійно і застаріло.

Ось список з 8 фраз, які вбивають ваш супровідний лист. 

Що стосується адреси компанії - вона знаходиться в самому верхньому лівому кутку листа. Відформатуйте її таким чином:

[Ім'я менеджера з персоналу]  

[Назва компанії]  

[Вулична адреса компанії]  

[Місто, штат, поштовий індекс]

Персоналізовані супровідні листи отримують набагато більше відповідей. Згідно з дослідженнями, вони можуть підвищити ваші шанси потрапити на співбесіду до 50%. 

Сильний вступний абзац

Що повинен містити перший абзац супровідного листа?

Перші кілька рядків вашого супровідного листа мають велике значення. Це ваш єдиний шанс змусити їх продовжити читання. Тому пропустіть нудні речі на кшталт: 

"Я пишу, щоб подати заявку на посаду..."

Вони вже знають, на яку посаду ви подали заявку. Натомість почніть з того, що миттєво зачепить їх і викличе бажання дізнатися про вас більше.

Ви можете спробувати ці гачки: 

• Новини компанії: Наприклад, Я бачив, що ваша команда щойно запустила новий додаток, і дизайн просто чудовий. 
• Направлення: Наприклад, Мій колишній колега, Алекс Торрес, високо оцінив роботу вашої команди. 
• Заява про пристрасть: Наприклад, Як людина, яка займається створенням веб-сайтів ще з середньої школи, ця роль миттєво привернула мою увагу. 

Далі вкажіть назву посади (та ідентифікаційний код, якщо він вказаний), наприклад, так:

"Я дуже хочу подати заявку на посаду молодшого веб-розробника - Job ID 98321 в [Назва компанії]".

Потім скажіть, де ви знайшли роботу: 

"Я натрапив на вакансію на LinkedIn і зрозумів, що це чудова можливість". 

Обмежте вступ до 3-5 речень. Не більше.

Ось деякі з них короткі приклади для різних ситуацій:

1 - Зміна кар'єри

Після 5 років роботи в роздрібній торгівлі я зрозуміла, що моя справжня сила - це побудова відносин з клієнтами, особливо в технологічних сферах, що швидко розвиваються. Саме тому я дуже радий вакансії Sales Associate (Job ID #2445) у BrightTech.

2 - Нещодавній "Град

Як нещодавній випускник факультету комп'ютерних наук з трьома стажуваннями за плечима, я прагну приєднатися до такої команди, як ваша, яка цінує свіжі ідеї та практичне навчання.

3 - Внутрішня роль

Після двох років підтримки клієнтів у службі підтримки я готовий до нових викликів, і відкрита вакансія керівника відділу ІТ-підтримки в нашій команді здається мені ідеальним наступним кроком.

Пам'ятайте, якщо ваші перші репліки звучать як у всіх, вас пропустять, як і всіх інших. Зробіть це особистим. Зробіть його справжнім. Нехай це буде коротко.

Продемонструйте свою цінність та досягнення

Настав час показати, що ти цінний.з реальними перемогами. 

Почніть з того, що подумайте над цим питанням: 

• Що я зробив в академічному та професійному плані, що було особливим? 

Після того, як у вас з'явився чіткий образ, ось простий спосіб написати його:
Дієслово дії + Завдання + Вимірюваний результат

Наприклад, Збільшили утримання клієнтів на 25%, запустивши щомісячну серію електронних листів.

Це говорить їм про те, що ви зробили і що змінилося завдяки цьому. Це те, що цікавить менеджерів з персоналу. 

Якщо ви все ще не знаєте, що сказати, скористайтеся цим Метод СТАР:

• Ситуація - Що відбувалося?
• Завдання - Що потрібно було зробити?
• Дія - Що ви зробили?
• Результат - Що сталося через це?

Наприклад, Наш відділ продажів відставав (S). Мене попросили вдосконалити процес подальшої роботи з клієнтами (T). Я створив автоматизовану систему електронної пошти (A), яка збільшила кількість відповідей на 40% за два місяці (R).

Негайно, поверніться до опису роботи. Бачите ці ключові слова? Слова "співпраця", "аналіз даних" і "власність проекту"? Використовуйте їх у своєму супровідному листі - природно. Це покаже, що ви розмовляєте їхньою мовою.

А ще, збалансуйте свої hard skills (наприклад, кодування, написання текстів, Excel) з м'якими навичками (наприклад, комунікація, вирішення проблем, лідерство). Вам потрібно і те, і інше.

Якщо ви змінюєте кар'єру, зосередьтеся на навички, що передаються - речі, які залишаються актуальними і в новій ролі.

Наприклад, У роздрібній торгівлі я навчився вирішувати складні проблеми клієнтів - це те саме спокійне, ясне мислення, яке я принесу в цю роль підтримки клієнтів.

Суть в тому, що не варто просто говорити, що ви "працьовитий".

Покажіть це з цифрами, доказами та реальними результатами. Це те, що привертає увагу.

Поясніть, чому ви хочете працювати в цій компанії

Перш ніж писати супровідний лист, витратьте кілька хвилин на вивчення компанії. 

Перейдіть до їхнього сайт. Прочитайте їх місія. Проскануйте їх основні цінності.

Перевірте наявність останні новини - можливо, вони випустили новий продукт, отримали велику нагороду або уклали великий контракт. 

Ці деталі показують, що ви не просто подаєте заявки скрізь - ви їх обираєте.

А тепер запитай себе:

• Чи відчуваю я себе в цій компанії як у місці, де мені місце?

 Якщо так, поясніть чому.

Приклад: Я захоплююся тим, як ваша команда ставить чесність і турботу про клієнтів на перше місце - це рідкість, і це те, що я глибоко ціную в своїй роботі.

Дайте їм зрозуміти, як ця роль відповідає вашому шляху. Це ваш перший крок у цій сфері? Крок до зростання? Шанс навчитися у команди, яку ви поважаєте?

Приклад: Ця роль здається мені природним наступним кроком для мене - місцем, де я можу розвивати свої навички написання текстів, водночас зростаючи до більш стратегічної ролі контент-менеджера.

Зберігайте теплий, але професійний тон. Будьте схвильованими, але не надто недбалими.

Неправильний тон: Ця компанія здається прохолодною і веселою. Мені б хотілося працювати з класними людьми.
Кращий тон: Ваша орієнтація на творчість та співпрацю - це саме те, що я шукав у своїй наступній команді.

Уникайте поширених пасток, як-от

• Мені потрібна робота.
• Я дуже хочу розвивати свою кар'єру. (Всі так кажуть.)
• Для мене це буде чудова можливість. (Мова йде не тільки про вас.)

Натомість покажіть, як ваші цінності та навички відповідають їхнім потребам. Так вони зрозуміють, що ви налаштовані серйозно.

Закінчення із закликом до дії

Ви розповіли їм, хто ви. Ви поділилися тим, що можете зробити.

Не прощайтеся просто так - покажіть їм, що ви готові зробити наступний крок.

Тут ви просите про співбесіду, але робите це впевнено, а не наполегливо.

Скажи щось на кшталт:

Я був би радий можливості поговорити більше про те, як я можу допомогти вашій команді. Я готовий до співбесіди за першої ж нагоди.

Це чітко, ввічливо і зосереджено на дії.

Такий підхід показує, що ви налаштовані серйозно. Ви не просто "сподіваєтеся", що вони зателефонують. Ви полегшуєте їм цей крок. Ви відкриваєте двері.

Уникайте слабких ліній, таких як:

• Сподіваємось почути вас незабаром.
• Дякую за ваш час.

Це звучить пасивно, ніби ви просто чекаєте. Натомість додайте у свій лист трохи енергії та цілеспрямованості. Дайте їм відчути, що ви готові до роботи і з нетерпінням чекаєте початку.

Бонус: Поради щодо форматування та налаштування

Перш ніж надсилати супровідний лист, давайте переконаємося, що він зовнішній вигляд так само добре, як і читається.

Переконайтеся, що ви поставили всі галочки в цьому контрольному списку:

• Чи легко читається ваш шрифт?
• Ваш розмір шрифту встановлений між 10,5 та 12 кеглем?
• Ваші поля встановлені на 1 дюйм з усіх боків?
• Ви зберегли супровідний лист у форматі PDF?
• Ви обмежилися 1 сторінкою?
• Ви розбили контент на 3-4 коротких абзаци?
• Чи використовуєте ви ключові слова безпосередньо з опису вакансії?

Неохайні супровідні листи не читають. Чисте, професійне форматування допоможе вам виглядати чітко.

Плюс, Системи АВР використовуються компаніями для сканування резюме.

Їм подобається, коли все чисто.

Якщо все це звучить забагато, є більш розумний спосіб впоратися з цим.

Спробуйте невидимий ШІ Генератор супровідних листів.
Просто надішліть своє резюме та оголошення про вакансію - на ШІ робить важку роботу.

Він читає, чого хоче компанія, співставляє це з вашими навичками і пише сильний, персональний лист за лічені секунди.

Чому люди це люблять:

• Це економить час (лише 3 хвилини на створення повного листа)
• 100% налаштований для будь-якої роботи
• Це допомогло тисячам людей пройти співбесіди
• Це на крок ближче до бажаної роботи

Замість того, щоб обдумувати кожне слово або боротися з форматуванням, дозвольте штучному інтелекту допомогти вам. Ви все одно тримаєте все під контролем, тільки без головного болю.

Відчуйте силу нашого ШІ-детектора та гуманізатора у віджеті нижче!

Висновок

Ви все це вже чули. Грайте безпечно, будьте сміливими, будьте короткими, виливайте пристрасть.

Читаючи пораду за порадою, ви все ще задаєтесь питанням - що ж насправді працює?

Не існує чарівної чи універсальної формули. Але є перевірена структура написання супровідного листа - спосіб заявити про себе чітко, впевнено і достатньо індивідуально, щоб запам'ятатися.

Це саме те, про що ми розповідали в цьому блозі. 

Успіх полягає не в тому, щоб робити все, а в тому, щоб робити те, що має значення.

Тож якщо ви більше не сумніваєтеся і готові виділитися, нехай інструменти вас підтримають.

У цьому вам допоможуть три інструменти штучного інтелекту. Генератор супровідних листів, Конструктор резюме, і Розумний додаток покликані допомогти вам рухатися швидше, писати розумніше і подавати заявки з меншим головним болем.

Ваша наступна можливість чекає на вас. Переконайтеся, що вас помітили.