Co by měl obsahovat průvodní dopis? Úplný průvodce

"Buďte struční a milí," někteří říkají. 

"Udělejte to osobně a ukažte svou vášeň." ostatní přísahají. 

Procházeli jste blogy s názvem "Jak napsat motivační dopis, který vás zaměstná a "Vyhněte se těmto častým chybám v průvodním dopise". 

Je to matoucí. Rozporuplné. Ohromující.

Žádná z těchto částí vám však sama o sobě práci nezajistí. 

Možná se ptáte, co byste měli uvést v průvodním dopise, aby byl účinný? Odpověď nespočívá v zaškrtávání kolonek nebo v dodržování otřepaných rad.

Jde o to napsat dopis, který jasně, sebejistě a přímo osloví vašeho budoucího zaměstnavatele.

Co by tedy měl obsahovat dobrý motivační dopis? V tomto blogu se snažíme proniknout do této problematiky. Nabídneme vám chytrou a osvědčenou strukturu, podle které můžete svůj motivační dopis od základu sestavit.

Začněme!

Kontaktní informace nahoře

Vaše kontaktní údaje by měly být v průvodním dopise na prvním místě - bez výjimky. Zde je ideální pořadí:

1. Celé jméno: Používejte své zákonné nebo profesní jméno.

• Například: Jane A. Smith

2. Telefonní číslo: Používejte osobní mobilní číslo, které aktivně kontrolujete. Ujistěte se, že vaše hlasová schránka je profesionální a jasná.
   
3. Profesionální e-mail - V Gmailu nebo Outlooku se držte svého jména. 

• Dobrý příklad: [email protected] 
• Špatný příklad: [email protected] nebo [email protected]

4. Profil na LinkedIn: Uveďte ji pouze v případě, že je váš profil aktualizovaný a přizpůsobený pozicím, o které se ucházíte.

• Například: linkedin.com/in/janesmith

5. Odkaz na portfolio: To je důležité pro pozice v oblasti designu, psaní, marketingu, UX atd.

• Příklady:
  • janesmithdesign.com (osobní stránky)
  • behance.net/janesmith (pro designéry)
  • copyfolio.me/janesmith (pro spisovatele)

Personalisté nemají čas hledat vaše údaje. Usnadněte si to. Přehledné uspořádání také ukazuje, že jste organizovaní a profesionální.

Dobrý příklad (správný formát):

Tento formát je následující: 

✔ Profesionální

✔ Snadné skenování

✔ Používá svislé čáry nebo zalomení řádků

Špatný příklad (Nedělejte to):

✘ Příliš heslovité
✘ Pohřbívá kontaktní informace
✘ Vypadá amatérsky

Tip pro formátování:  Můžete zarovnat vlevo nebo na střed vaše informace - obojí je přijatelné. Jen ho neumisťujte doprostřed nebo na konec dopisu. 

Údaje o náborovém manažerovi

Když v horní části motivačního dopisu uvedete jméno vedoucího náboru, ukážete tím, že jste si udělali domácí úkol. A to je důležitější, než si většina lidí myslí.

Co byste tedy měli uvést v průvodním dopise, abyste prokázali, že věnujete pozornost detailům?

Začněte tím, že se obrátíte na správnou osobu.

Pomocí těchto dvou metod zjistěte jméno vedoucího náboru: 

1. LinkedIn: Zadejte název společnosti + oddělení.
   1. Například, "Marketingový manažer ve společnosti [název společnosti]"). 

2 - Webové stránky společnosti: Pokud výše uvedený způsob nefunguje, přejděte na webové stránky společnosti a podívejte se na stránku "O společnosti" nebo "Tým". 

Někdy dokonce najdete jména i na samotné pracovní nabídce.

Jakmile najdete název, použijte správný název:

• Pokud je to muž: Pan John Smith
• Pokud je to žena: Slečna Jane Smithová (pokud nevíte, že dává přednost "paní", použijte "paní")
• Pokud je to lékař nebo profesor: Dr. Alex Lee

Co když se vám nepodaří jméno vůbec najít? V tu chvíli můžete použít inteligentní nouzový postup, jako je např: 

• Dobrý den, náborový manažer
• Hi [Department] Team (např. "Hi Marketing Team")
• Ahoj [název společnosti] Náborový tým

Nikdy nepište "Vážený" nebo "Komukoli, koho se to týká." Zní to velmi neprofesionálně a zastarale.

Zde je seznam 8 frází, které zabíjejí váš motivační dopis. 

Pokud jde o adresu společnosti, ta se uvádí úplně vlevo nahoře. Formátujte ji takto:

[jméno vedoucího náboru]  

[Název společnosti]  

[Adresa společnosti]  

[město, stát, PSČ]

Osobní motivační dopisy získávají mnohem více odpovědí. Podle studií mohou zvýšit vaše šance na získání pohovoru až o 50%. 

Silný úvodní odstavec

Co by měl obsahovat první odstavec motivačního dopisu?

Na prvních několika řádcích motivačního dopisu velmi záleží. Je to vaše jediná šance, jak je přimět k dalšímu čtení. Vynechejte proto nudné věci jako např: 

"Chci se ucházet o místo..."

Už vědí, o jakou pozici jste se ucházeli. Místo toho začněte něčím, co je okamžitě zaujme a přiměje je dozvědět se o vás více.

Můžete vyzkoušet tyto háčky: 

• Novinky ve společnosti: Například, Viděl jsem, že váš tým právě spustil novou aplikaci a její design je úžasný. 
• Doporučení: Například, můj bývalý spolupracovník Alex Torres se o práci vašeho týmu vyjádřil pochvalně. 
• Prohlášení o vášni: Například, Jako člověka, který vytváří webové stránky už od střední školy, mě tato role okamžitě zaujala. 

Dále uveďte název pracovní pozice (a ID, pokud je uvedeno), například takto:

"Rád bych se přihlásil na pozici Junior Web Developer - ID pozice 98321 ve společnosti [název společnosti]."

Pak řekněte, kde jste práci našli: 

"Narazila jsem na nabídku na LinkedIn a věděla jsem, že to bude skvělá volba." 

V úvodu se omezte na maximálně 3-5 vět. Ne více.

Zde je několik z nich rychlé příklady pro různé situace:

1 - Změna povolání

Po pěti letech v maloobchodě jsem zjistil, že mou skutečnou silnou stránkou je budování vztahů se zákazníky - zejména v rychle se rozvíjejících technologických oblastech. Proto jsem nadšený z otevření pozice obchodního zástupce (ID pracovní pozice #2445) ve společnosti BrightTech.

2 - Nedávný absolvent

Jako čerstvý absolvent informatiky, který má za sebou tři stáže, se chci připojit k týmu, jako je ten váš, který si cení nových nápadů a praktického učení.

3 - Interní role

Po dvou letech podpory klientů na helpdesku jsem připraven na novou výzvu a volná pozice vedoucího IT podpory v našem týmu mi připadá jako ideální další krok.

Pamatujte si, že pokud vaše první řádky znějí stejně jako u ostatních, budou vás přeskakovat stejně jako ostatní. Udělejte to osobně. Ať je to opravdové. Ať je to krátké.

Prezentujte svou hodnotu a úspěchy

Nyní je čas ukázat, že jste cenní, se skutečnými výhrami. 

Začněte tím, že se zamyslíte nad touto otázkou: 

• Čím jsem se v akademické a profesní oblasti odlišoval? 

Jakmile máte v hlavě jasný obrázek, zde je jednoduchý způsob, jak to napsat:
👉 Akční sloveso + úkol + měřitelný výsledek

Například, Zvýšení retence zákazníků o 25% spuštěním měsíční e-mailové série.

Dozví se, co jste udělali a co se díky tomu změnilo. To je to, co personalisty zajímá. 

Pokud si stále nejste jisti, co říct, použijte tento návod. Metoda STAR:

• Situace - Co se děje?
• Úkol - Co je třeba udělat?
• Akce - Co jste udělali?
• Výsledek - Co se kvůli tomu stalo?

Například, Náš prodejní tým zaostával (S). Byl jsem požádán, abych zlepšil náš proces následné kontroly (T). Vytvořil jsem automatizovaný e-mailový systém (A), který během dvou měsíců zvýšil počet odpovědí o 40% (R).

Nyní, vrátit se k popisu práce. Vidíte ta klíčová slova? Slova jako "spolupráce", "analýza dat" a "vlastnictví projektu"? Použijte je ve svém motivačním dopise - přirozeně. Ukážete tím, že mluvíte jejich jazykem.

Také, vyvážit své tvrdé dovednosti (jako je kódování, psaní, Excel) s měkkými dovednostmi (jako je komunikace, řešení problémů, vedení). Potřebujete obojí.

Pokud měníte zaměstnání, zaměřte se na. přenositelné dovednosti - věci, které platí i v nové roli.

Například, V maloobchodě jsem se naučila, jak řešit těžké problémy zákazníků - stejné klidné a jasné myšlení přenesu i do této role klientské podpory.

Podtrženo a sečteno, neříkejte jen, že jste "pracovitý".

Ukažte to na číslech, důkazech a skutečných výsledcích. Tím si získáte pozornost.

Vysvětlete, proč chcete pracovat právě v této společnosti

Než napíšete motivační dopis, věnujte několik minut tomu, abyste si společnost prověřili. 

Přejděte na jejich webové stránky. Přečtěte si jejich mise. Naskenujte jejich základní hodnoty.

Zkontrolujte, zda nedávné novinky - možná uvedli na trh nový produkt, získali velké ocenění nebo přijali nového zaměstnance. 

Tyto údaje ukazují, že se všude jen nehlásíte - vybíráte si je.

Nyní si položte otázku:

• Připadá mi tato společnost jako místo, kam bych patřil?

 Pokud ano, vysvětlete proč.

Příklad: Obdivuji, že váš tým klade na první místo poctivost a péči o zákazníka - to je vzácné a je to něco, čeho si ve své práci velmi cením.

Řekněte jim, jak tato role zapadá do vaší cesty. Je to váš první krok v této oblasti? Je to krok k růstu? Šance učit se od týmu, kterého si vážíte?

Příklad: Tato pozice mi připadá jako přirozený další krok - místo, kde mohu rozvíjet své spisovatelské dovednosti a zároveň se rozvíjet v roli strategičtějšího obsahového pracovníka.

Udržujte vřelý, ale profesionální tón. Buďte nadšení, ale ne příliš ležérní.

Špatný tón: Tato společnost se zdá být pohodová a zábavná. Rád bych pracoval s pohodovými lidmi.
Lepší tón: Vaše zaměření na kreativitu a spolupráci je přesně to, co jsem hledal pro svůj další tým.

Vyhněte se běžným pastem, jako je například:

• Potřebuji práci.
• Těším se, že budu moci rozvíjet svou kariéru. (To říká každý.)
• Bude to pro mě skvělá příležitost. (Nejde jen o tebe.)

Místo toho ukažte, jak vaše hodnoty a dovednosti odpovídají jejich potřebám. Podle toho poznají, že to myslíte vážně.

Ukončení výzvou k akci

Řekli jste jim, kdo jste. Sdělili jste jim, co umíte.

Nerozloučte se s nimi jen tak - ukažte jim, že jste připraveni udělat další krok.

V této fázi požádáte o pohovor, ale uděláte to tak, aby to znělo sebejistě, nikoli vlezle.

Řekněte něco jako:

Rád bych si s vámi promluvil o tom, jak mohu vašemu týmu pomoci. Jsem vám k dispozici pro rozhovor v nejbližším možném termínu.

Je to jasné, zdvořilé a zaměřené na akci.

Tento přístup ukazuje, že to myslíte vážně. Nedoufáte, že vám zavolají. Usnadňujete jim, aby tento krok učinili. Otevíráte jim dveře.

Vyhněte se slabým řádkům, jako jsou:

• Doufám, že se brzy ozvete.
• Děkujeme za váš čas.

Ty zní pasivně - jako byste jen čekali. Místo toho svůj dopis obalte trochou energie a cílevědomosti. Dejte jim pocítit, že jste připraveni začít a těšíte se, až začnete.

Bonus: Tipy pro formátování a přizpůsobení

Než odešlete motivační dopis, ujistěte se, že je. Podívejte se na tak dobrý, jak se čte.

Ujistěte se, že jste v tomto kontrolním seznamu zaškrtli všechny položky:

• Je vaše písmo dobře čitelné?
• Je velikost písma nastavena mezi 10,5 a 12 pt?
• Máte nastaveny okraje na 1 palec na všech stranách?
• Uložili jste motivační dopis do formátu PDF?
• Omezili jste se na jednu stránku?
• Rozdělili jste obsah do 3-4 krátkých odstavců?
• Používáte klíčová slova přímo z popisu práce?

Chaotické motivační dopisy se nečtou. Čisté a profesionální formátování vám dodá na ostrosti.

Navíc, Systémy ATS používají firmy ke skenování životopisů.

Mají to rádi čisté.

Pokud vám to všechno připadá moc, existuje chytřejší způsob, jak to zvládnout.

Vyzkoušejte nezjistitelné AI Generátor průvodních dopisů.
Stačí vložit svůj životopis a nabídku práce. AI provádí těžkou práci.

Přečte si, co společnost požaduje, porovná to s vašimi schopnostmi a během několika sekund napíše silný, osobní dopis.

Proč ji lidé milují:

• Šetří čas (pouhé 3 minuty na sestavení celého dopisu).
• Je to 100% na míru pro každou práci
• Pomohlo to tisícům lidí získat pohovory
• O krok blíže k vytoužené práci.

Namísto toho, abyste se trápili s každým slovem nebo s formátováním, nechte se podpořit umělou inteligencí. Stále máte vše pod kontrolou, jen vás nemusí bolet hlava.

Vyzkoušejte si sílu našeho detektoru umělé inteligence a nástroje Humanizer ve widgetu níže!

Závěr

Už jste to slyšeli. Hrajte na jistotu, odvažte se, buďte struční, přilijte vášeň.

Po přečtení jednoho tipu za druhým se stále ptáte - co vlastně funguje?

Neexistuje žádný zázračný nebo univerzální recept. Existuje však osvědčená struktura pro psaní motivačního dopisu - způsob, jak se projevit jasně, sebejistě a dostatečně osobitě, abyste si ho zapamatovali.

Přesně o tom jsme psali v tomto blogu. 

Úspěch nespočívá v tom, že děláte všechno - ale v tom, že děláte to, co je důležité.

Pokud jste tedy přestali váhat a jste připraveni vyniknout, nechte se podpořit nástroji.

V tom vám mohou pomoci tři nástroje umělé inteligence. Generátor průvodních dopisů, Nástroj pro tvorbu životopisů, a Smart Applier jsou navrženy tak, aby vám pomohly postupovat rychleji, psát chytřeji a podávat žádosti s menšími obtížemi.

Další příležitost na vás čeká. Teď se ujistěte, že si vás všimnou.