Videokonferencernes popularitet har været støt stigende efter COVID-19. Det anslås, at det amerikanske marked for videokonferencer forventes at øges med mindst 8% hvert år indtil 2030.
Og det giver rigtig god mening. Hvorfor skulle en virksomhed ikke ønske at spare på rejseudgifterne og reducere de faste omkostninger, når de kan få det samme arbejde gjort gennem et onlinemøde i stedet for personligt?
Det eneste problem med videokonferencer er, at hvis du er uforberedt til mødet, spilder du din og deltagernes tid.
Du skal forberede dig på mødets indhold i sig selv og med hensyn til hardware, internetforbindelse, lydenheder, videokamera osv.
I denne artikel vil jeg give dig de præcise tips, som vil spare dig dyrebar tid under dine videokonferencer og gøre din mødeoplevelse mere engagerende.
Disse tips til videokonferencer dækker alt fra opsætning til at holde dit team aktivt involveret.
Det vigtigste at tage med
- Vær altid forberedt på videokonferencer, både hvad angår det tekniske og det menneskelige aspekt.
- Tjek, om dit internet, dine højttalere, din mikrofon og dit webcam fungerer. Forbered også mødets dagsorden på forhånd.
- Gør din videobaggrund fri for rod eller slør den. Sæt dig selv på lydløs, når du ikke taler, så ingen bliver afbrudt under mødet.
- Gør dine videokonferencer engagerende ved at opdele teamet i mindre grupperum eller indføre et whiteboard til aktiv brainstorming af ideer.
Hvad er en videokonference?
Enhver form for kommunikation mellem to eller flere personer, der sidder langt fra hinanden via lyd og video, kaldes videokonference.
Det er naturligvis meget bedre end et telefonopkald med kun lyd, fordi du sidder med kameraet åbent og kommunikerer på samme måde som ved et personligt møde.
Videoopkald har været en norm for folk, hvis familie og venner bor i udlandet. Det samme koncept blev meget populært blandt virksomheder, især i kølvandet på COVID-19-pandemien, hvor folk blev tvunget til at arbejde på afstand.
Du skal aldrig bekymre dig om, at AI opdager dine tekster igen. Undetectable AI Kan hjælpe dig:
- Få din AI-assisterede skrivning til at fremstå Menneskelignende.
- Bypass alle større AI-detektionsværktøjer med bare ét klik.
- Brug AI sikkert og selvsikkert i skolen og på arbejdet.
Og efterhånden som flere og flere virksomheder reducerer deres personlige arbejdstid og går over til fleksible arbejdsmiljøer, vil videokonferencer kun blive mere udbredte.
Forberedelse før videomødet
Hvis det er nyt for jer at holde videokonferencer, er der stor sandsynlighed for, at de første femten minutter af jeres møder går med at finde ud af hinandens hørbarhed og videoskærme.
Nøglen til at forbedre dine videokonferencer er at sørge for, at du er forberedt, både på det tekniske og det menneskelige plan. Her er, hvad jeg mener.
- Tjek kamera og lyd tidligt
Vi har normalt ikke noget problem med at forbinde videoopkald med venner eller familie, fordi der ikke er noget pres.
Hvis din mikrofon driller, skifter du bare til dine hovedtelefoner og genstarter opkaldet. I professionelle sammenhænge er det dog ikke den mest hensigtsmæssige etikette.
Det er især vigtigt, hvis du leder efter tips til videokonferencesamtaler, da førstehåndsindtrykket under en jobsamtale sker inden for få sekunder efter, at du har deltaget i samtalen.
Du skal derfor klikke på videokonferencelinket og gå ind i mødets venteværelse, hvor du kan afprøve dine video- og lydværktøjer.
Åbn kameraet, og se, om udsynet er klart. Rengør kameraet, hvis det er nødvendigt.
På samme måde skal du teste enhedens lyd, både højttaleren og de indbyggede mikrofonkomponenter, for at bekræfte, at de kører godt.
- Test din internetforbindelse
Det siger sig selv, men online videokonferencer kan ikke finde sted uden en aktiv, stabil internetforbindelse.
Sørg for, at din forbindelse er sat godt nok op til at opretholde din video under mødet. Ideelt set bør du have en backup-internetforbindelse i nærheden af dig, hvis dit primære netværk går i stykker.
Sluk for de intelligente enheder i dit hjem, som tager en stor del af din internetbåndbredde, f.eks. playstations, rengøringsrobotter, 4K smart-tv'er, din HomePod osv.
Overdreven brug af båndbredde fra disse enheder kan forstyrre dit møde.
Hvis din internetforbindelse af en eller anden grund er ustabil, og du ikke kan gøre noget for at løse det på forhånd, skal du informere dit team om, at du kun vil være forbundet via lyd under mødet. Hvis du slår videoen fra, vil din stemme bedre kunne høres på en svag forbindelse.
- Forbered dagsorden og materialer
Nu hvor vi har styr på det tekniske, skal du sørge for, at du selv er klar til mødet. Klæd dig formelt på, professionel påklædning og vælg en stille zone i dit hjem til at deltage i mødet.
Hvis du leder efter tips til at få succes med videokonferenceinterviewet, kan dette skridt alene skille dig ud fra andre kandidater.
Og forbered det, du skal tale om på mødet, på forhånd.
Lav en dagsorden, dvs. et dokument, der skitserer, hvad mødet skal handle om, så alle, der savner dokumentet, kan se det og indhente det forsømte.
En defineret dagsorden med en titel og beskrivelser af sessionerne gør det muligt for alle deltagere at vide, hvad de kan forvente af mødet.
Til dagsordenen kan du bruge Undetectable AI's Titelgenerator værktøj til at skabe mødetitler og sessionsemner.
At køre et klart virtuelt møde
Mens du er til møde, er der visse forholdsregler, du bør tage for at sikre, at mødet forløber uden problemer.
- Sæt dig selv på lydløs, når du ikke taler. Ideelt set bør den eneste person, der taler på et tidspunkt, have lyden slået fra, så eventuelle forstyrrelser fra de andre deltageres baggrund ikke forstyrrer samtalens flow.
- Sørg for, at lokalet er godt oplyst, og at din video er tydeligt synlig for deltagerne. Hvis din baggrund er for rodet, kan du nemt sløre den, hvis du bruger platforme som Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Det er også gode tips til at se godt ud på videokonferencer, hvor dit udseende og dine omgivelser afspejler din professionalisme.
- Microsoft Teams giver dig mulighed for at slå undertekster til (live undertekster). Gå blot til “Flere handlinger” i din mødekontrol, rul gennem afsnittet “Vælg sprog og tale”, og slå “Vis live-tekster” til. Det vil hjælpe dig med tydeligt at forstå, hvad der bliver talt om i mødet.
- Optag dit møde, og skriv alle de vigtigste diskussionspunkter ned på ét sted. Efter mødet kan du bruge Undetectable AI Humanizer til at omskrive dit mødescript i en klar, naturlig tone.
Tips til videokonferencer, der sparer timer hver uge
Ud over de tekniske tips, vi har talt om indtil nu, som forbedrer oplevelsen af dit møde, kan du også implementere nogle funktionelle regler for at spare tid under onlinemøder.
Du kan tildele dine teammedlemmer specifikke opgaver under konferencen (og ideelt set også have en person som backup til det samme job).
Bed f.eks. et af dine teammedlemmer om at optage mødet til transskribering, og bed en anden om at tage noter.
Udpeg et teammedlem til at læse de regler, der skal følges, op i begyndelsen af konferencen. Du kan også bruge AI-produktivitetsværktøjer som Otter.ai til også at automatisere disse opgaver.
Prøv at indføre en politik med “oprakte hænder” for alle, der ønsker at bidrage til samtalen. Ellers kan flere personer ende med at tale på samme tid, og det vil kun forstyrre jeres diskussion.
Disse protokoller vil spare dig for en masse dyrebar tid.
Hold holdene engagerede under opkald
Videokonferencer kan blive for monotone, nogle gange endda kedelige, for deltagerne. Hvis du vil holde dit team engageret, er du nødt til at inddrage aktiv deltagelse i mødet i stedet for bare at sidde der og lytte til, hvad alle har at sige.
Du kan åbne et virtuelt whiteboard under mødet, hvor flere personer kan komme med deres input på samme tid.
Næsten alle gode whiteboards til videokonferencer giver dig uendelig meget plads på lærredet, så du kan samle alles input på ét sted og visualisere det sammen.
Hvis dit team er stort, og du har brug for at diskutere flere aspekter af et projekt, kan du opdele konferencen i breakout rooms, dvs. mindre dele af mødet, som hver især rummer en anden samtale.
Værten kan dele holdet op i mindre grupper i et begrænset tidsrum og derefter samle alle til hovedkonferencen for at dele deres resultater.
Visse virtuelle mødeplatforme kan endda give dig mulighed for at personliggøre mødelokalets navn, URL og tilføje brandede billeder, der holder dit team engageret.
Tillad brug af AI-værktøjer til at konsolidere mødepunkterne på ét sted. Brug af usynlig AI AI SEO-skribent, kan for eksempel være en virkelig interaktiv tilgang til at skabe resuméer og internt indhold til dit møde.
Og hvis dit team jævnligt gennemfører ansættelsessamtaler, kan disse tips til videokonferencer lige så godt bruges til screening af kandidater.
Smartere møder med usynlige AI-værktøjer
Tid og kræfter er de to forretningsvarer, du skal spare på. Undetectable AI tilbyder flere smarte værktøjer, der er nyttige under videokonferencer, og som sparer dig for begge dele.
- Generer klarere mødematerialer
Hver videokonference skal have en dagsorden. Undetectable AI writing suite vil være til stor hjælp for dig, når du skal lave din dagsorden.
Brug AI-indholdsforfatter at udarbejde et udkast til dagsordenen, så alle, der deltager i mødet, er helt klar over, hvad der skal diskuteres.
- Besvar teamets spørgsmål hurtigt
Undetectable AI har en dedikeret Question Solver, som du kan holde åben sideløbende med din videokonference.
Hver gang du får et spørgsmål fra et teammedlem, som du ikke er sikker på, skal du bare spørge værktøjet, og det vil give dig et relevant, kontekstspecifikt svar.
Du skal bare uploade skærmbillederne af teksten for at give værktøjet en kontekst for dit spørgsmål. Det vil analysere billederne og give dig detaljerede forklaringer, der besvarer dine spørgsmål.
- Lav professionelle resuméer
Den måske sejeste Undetectable AI-funktion, du kan finde, er Human Auto Typer-værktøj der simulerede menneskelig indtastning på enhver platform.
Den skriver automatisk alle dine forudskrevne eller copy-pastede punkter, som du vil diskutere på mødet, ind i et overskueligt dokument.
Den er fantastisk til at lave et resumé af dit møde, når du er færdig med samtalen.
For at få et ekstra lag beskyttelse mod falske plagiatanklager kan du køre din tekst gennem Undetectable AI's AI Humanizer for at introducere de naturlige særheder og nuancer i menneskeskrevet indhold.
Test vores AI Detector og Humanizer med widgetten nedenfor!
Afsluttende tanker
Videokonferencer er kommet for at blive, og med stigende vægt på fleksible roller i erhvervslivet har du intet andet valg end at blive bedre til dem.
Følg de tips til videokonferencer, jeg har diskuteret ovenfor, og jeg er ret sikker på, at du vil mærke drastiske forbedringer i din mødeoplevelse.
Endnu bedre er det at inkludere Undetectable AI i din mødeinfrastruktur, så du kan skrive hurtige forretningsdokumenter, dagsordener, mødereferater og andre noter, du gerne vil have med fra mødet.
Giv Uopdagelig AI et forsøg i dag!