Wie man AI zum Schreiben von E-Mails nutzt: 7 wirksame Methoden

Wir alle haben schon einmal auf einen leeren Bildschirm gestarrt, mit blinkendem Cursor, während wir versuchten, die perfekte E-Mail zu verfassen.

Egal, ob es sich um eine kurze Notiz an einen Kollegen oder eine wichtige Nachricht an einen Kunden handelt, das Schreiben von E-Mails kann zeitaufwändig und manchmal geradezu frustrierend sein.

Aber was wäre, wenn es einen Weg gäbe, diesen Prozess einfacher und schneller zu gestalten, und wenn er vielleicht sogar ein bisschen Spaß machen würde?

Eingabe KI-unterstütztes Schreiben von E-Mails. Es ist, als hätte man einen superschlauen Schreibkumpel, der immer bereit ist zu helfen, keine Kaffeepause braucht und dich nicht für deine Tippfehler verurteilt. Klingt ziemlich toll, oder?

Wir wissen, was Sie jetzt denken. "KI? Schreibt meine E-Mails? Ist das nicht ein bisschen... unpersönlich?" Wir haben es verstanden.

Wir waren auch skeptisch. Aber nachdem wir in die Welt des KI-gestützten E-Mail-Schreibens eingetaucht sind, haben wir festgestellt, dass es weniger darum geht, die eigene Stimme zu ersetzen, sondern sie zu verstärken.

Bedenken Sie, dass es heute über vier Milliarden tägliche E-Mail-Nutzer gibt, und diese Zahl wird voraussichtlich auf 4,6 Milliarden bis 2025.

Bei einer so großen Zielgruppe ist der Einsatz von KI zur Erstellung personalisierter, ansprechender E-Mails nicht nur effizient, sondern auch unerlässlich, um die Nase vorn zu haben.

 Es geht darum, Ihnen die Mittel an die Hand zu geben, um effektiver, effizienter und ja, auch persönlicher zu kommunizieren.

7 Wege zur effektiven Nutzung von AI beim Schreiben von E-Mails

Lassen Sie uns also sieben Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie KI nutzen können, um Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern. Glauben Sie mir, am Ende werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne Ihren neuen KI-Schreibassistenten ausgekommen sind.

1. Automatisieren von Routine-E-Mails

Wir alle haben E-Mails, die wir immer und immer wieder verschicken. Sie wissen schon: Sitzungsbestätigungen, Danksagungen, Nachfassaktionen.

Sie sind notwendig, aber seien wir ehrlich, sie sind nicht gerade der Höhepunkt unseres Tages. Hier kann KI glänzen.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen virtuellen Assistenten, der genau weiß, wie Sie diese Routine-E-Mails formulieren möchten. Sie geben ihm ein paar wichtige Details, und schon ist eine perfekt gestaltete E-Mail fertig.

Es ist wie eine Sammlung Ihrer besten E-Mail-Vorlagen, nur intelligenter und anpassungsfähiger.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie planen viele Kundentermine. Sie könnten eine KI-Eingabeaufforderung wie diese einrichten:

"Generieren Sie eine E-Mail zur Bestätigung eines Meetings für [Name des Kunden] am [Datum] um [Uhrzeit]. Fügen Sie eine Wegbeschreibung zum Büro und Informationen zum Parken bei." 

Die KI erstellt dann eine personalisierte E-Mail mit allen erforderlichen Angaben, so dass Sie nicht immer wieder dieselben Informationen eintippen müssen.

Im Gegensatz zu statischen Vorlagen kann AI den Ton und den Inhalt an den jeweiligen Kunden oder die Situation anpassen. Es ist, als hätte man eine Vorlage, die sich für jede Verwendung neu schreibt. Ziemlich raffiniert, oder?

2. Ansprechende Betreffzeilen formulieren

Lassen Sie uns über Betreffzeilen sprechen. Sie sind die Pförtner Ihrer E-Mail, der erste Eindruck, der Moment, der entscheidet, ob Sie Erfolg haben oder nicht.

Machen Sie es richtig, und Ihre E-Mail wird geöffnet. Machen Sie es falsch, und... nun ja, hallo, Mülleimer. In der Tat, 34% der Empfänger schauen zuerst auf die Betreffzeile wenn sie entscheiden, ob sie eine E-Mail öffnen.

Hier kann KI Ihre Geheimwaffe sein. KI-Tools können erfolgreiche Betreffzeilen in verschiedenen Branchen analysieren und Optionen generieren, die wahrscheinlich Aufmerksamkeit erregen.

Sie können Faktoren wie die Anzahl der Zeichen (denn niemand möchte, dass seine brillant gestaltete Betreffzeile auf dem Handy abgeschnitten wird), aussagekräftige Wörter und sogar emotionale Ansprache berücksichtigen.

Wenn Sie beispielsweise einen Newsletter über eine neue Produkteinführung versenden, könnten Sie die KI bitten, "fünf ansprechende Betreffzeilen für eine E-Mail zur Produkteinführung zu erstellen, die Exklusivität und zeitlich begrenzte Angebote hervorheben."

Die KI könnte Optionen wie diese vorschlagen:

• "Exklusive Vorschau: Seien Sie der Erste, der unser bahnbrechendes Produkt sieht"
• "Begrenzte Plätze: Beteiligen Sie sich an der Revolution, bevor es zu spät ist"
• "Ihre Einladung im Inneren: Verpassen Sie nicht diesen einmaligen Start"

Sie können dann diejenige auswählen, die am besten zu Ihrer Marke und Ihrer Zielgruppe passt. Es ist, als hätten Sie ein Team von Werbetextern, die nur für Sie brainstormen, nur schneller und ohne endlose Meetings.

3. Personalisierung von Massen-E-Mails

Massen-E-Mails haben einen etwas schlechten Ruf, nicht wahr? Sie wirken oft unpersönlich und allgemein, so dass man schneller auf "löschen" drückt, als man "abbestellen" sagen kann.

Aber was wäre, wenn sich Ihre Massen-E-Mails so anfühlen würden, als wären sie nur für den Empfänger geschrieben worden? Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel und verwandelt Ihre One-to-Many-Kommunikation in eine One-to-One-Kommunikation.

KI kann Ihnen helfen, E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Feldern zu erstellen, die über das Einfügen eines Namens hinausgehen. Sie kann auf Ihre Kundendaten zurückgreifen, um auf frühere Käufe, Interessen oder Interaktionen zu verweisen.

Sie könnten die KI z. B. bitten, eine E-Mail-Vorlage für unseren Sommerschlussverkauf zu erstellen, die auf der Grundlage der früheren Einkäufe und des Surfverhaltens des Kunden personalisiert ist.

Und das Ergebnis? Eine E-Mail, die etwa so aussehen könnte: "Hey Sarah, erinnerst du dich an die Wanderschuhe, die du letzten Monat ins Auge gefasst hast?

In unserem Sommerschlussverkauf gibt es sie jetzt 30% günstiger! Und da Ihnen die wasserdichte Jacke, die Sie letztes Jahr gekauft haben, so gut gefallen hat, dachten wir uns, dass Sie vielleicht an unserer neuen Kollektion von Allwetterkleidung interessiert sind..."

Es ist, als hätte man einen Verkäufer, der sich an jede Kundeninteraktion erinnert und dieses Wissen nutzt, um ein maßgeschneidertes Erlebnis zu bieten - aber in großem Maßstab. Ziemlich cool, nicht wahr?

4. Polierte Antworten generieren

Wir alle kennen diese E-Mails, die uns einfach nicht weiterbringen. Vielleicht handelt es sich um eine komplexe Kundenanfrage, eine heikle Personalangelegenheit oder ein Feedback, das eine durchdachte Antwort erfordert.

Das sind die E-Mails, die oft in unserem "Ich kümmere mich später darum"-Ordner landen (geben Sie es zu, wir alle haben einen).

Hier kann KI ein Lebensretter sein. Sie kann Ihnen helfen, Antworten auf schwierige E-Mails zu verfassen, indem sie einen soliden Ausgangspunkt bietet.

Sie könnten zum Beispiel Folgendes eingeben: "Verfassen Sie eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde über eine verspätete Lieferung. Zeigen Sie Mitgefühl, erklären Sie die Situation und bieten Sie eine Lösung an.

Die KI könnte etwas wie folgt erzeugen:

"Sehr geehrter [Name des Kunden],

Ich möchte mich aufrichtig für die Verzögerung Ihrer Lieferung entschuldigen. Ich verstehe, wie frustrierend es sein kann, auf eine Bestellung zu warten, vor allem, wenn man sich auf seinen Kauf freut.

Die Verzögerung wurde durch ein unerwartetes Lagerproblem in unserem Lager verursacht. Wir arbeiten hart daran, dieses Problem zu lösen und haben neue Prozesse eingeführt, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Um Sie für diese Unannehmlichkeiten zu entschädigen, möchte ich Ihnen einen 20%-Rabatt für Ihren nächsten Einkauf anbieten.

Außerdem haben wir Ihren Versand ohne zusätzliche Kosten auf Expressversand umgestellt, damit Sie Ihre Bestellung so schnell wie möglich erhalten.

Ich möchte mich nochmals für die Unannehmlichkeiten entschuldigen, und wir sind Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis sehr dankbar.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]"

Von dort aus können Sie die Antwort personalisieren, den Tonfall anpassen oder bestimmte Details hinzufügen. Es ist, als hätten Sie einen ersten Entwurf, der für Sie geschrieben wurde. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Punkte übersehen.

5. Erstellen von Marketing- und Vertriebs-E-Mails

Marketing- und Vertriebs-E-Mails sind eine ganz andere Sache. Sie müssen überzeugend, ansprechend und fesselnd genug sein, um zum Handeln anzuregen.

Es ist teils Kunst, teils Wissenschaft und oft eine ganze Menge an Versuch und Irrtum. Schließlich ist die E-Mail nach wie vor eines der wirkungsvollsten Verkaufsinstrumente, mit einer gemeldeten ROI von 44:1.

KI kann diesen Prozess optimieren, indem sie E-Mail-Texte auf der Grundlage bewährter Marketingprinzipien und erfolgreicher E-Mail-Kampagnen erstellt.

Sie könnten die KI etwa mit folgenden Worten auffordern: "Erstellen Sie eine Marketing-E-Mail für unsere neue umweltfreundliche Wasserflasche. Heben Sie die Eigenschaften der Flasche hervor, betonen Sie die Vorteile für die Umwelt und enthalten Sie einen starken Aufruf zum Handeln.

Die künstliche Intelligenz könnte etwas wie folgt vorschlagen:

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Natürlich müssen Sie dies überprüfen und anpassen, damit es perfekt zu Ihrer Marke passt. Aber es gibt Ihnen eine solide Grundlage, von der aus Sie arbeiten können. Das spart Zeit und kann Sie zu neuen Ideen inspirieren.

6. Anpassen des Tons an unterschiedliche Zielgruppen

Eine der schwierigsten Aufgaben beim Schreiben von E-Mails ist es, den richtigen Ton zu treffen. Was bei einer zwanglosen E-Mail an einen Kollegen funktioniert, ist bei einem formellen Angebot an einen potenziellen Kunden nicht unbedingt angebracht.

Hier kann die KI überraschend hilfreich sein.

KI-Tools können den Ton Ihrer E-Mails an den Empfänger, den Kontext und den Zweck der E-Mail anpassen.

Sie könnten die KI bitten, diese E-Mail in einem förmlicheren Ton für einen leitenden Angestellten umzuschreiben" oder diese Nachricht so anzupassen, dass sie für unsere Millennial-Kunden lockerer und freundlicher klingt".

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine einfache E-Mail über eine Produktaktualisierung:

• "Wir haben unsere App aktualisiert. Sehen Sie sich die neuen Funktionen an."

Sie könnten die KI bitten, dies für verschiedene Zielgruppen umzuschreiben:

Für einen offiziellen Geschäftspartner: 

• "Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir unsere Anwendung umfassend aktualisiert haben. Wir laden Sie ein, die neuen Funktionen zu erkunden, von denen wir glauben, dass sie Ihre Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessern werden."

Für ein jüngeres, ungezwungenes Publikum: 

• "Ratet mal, was? Wir haben gerade ein paar tolle neue Funktionen in unsere App integriert! Schau rein und sieh sie dir an - wir glauben, du wirst sie lieben! 😎"

Es ist, als hätten Sie einen Redakteur, der Ihnen hilft, mit jeder E-Mail den richtigen Ton zu treffen.

7. Verbesserung von Grammatik und Stil

Zu guter Letzt sollten wir noch über Grammatik und Stil sprechen. Selbst die besten Autoren können von einem zweiten Paar Augen profitieren, und KI kann der unermüdliche Korrekturleser sein, den Sie sich schon immer gewünscht haben.

KI-Schreibwerkzeuge können mehr als nur Tippfehler aufspüren. Sie können Verbesserungen der Satzstruktur vorschlagen, auf überflüssige Wörter hinweisen und sogar Alternativen vorschlagen, um Ihren Text ansprechender zu gestalten.

Es ist, als hätte man einen Schreibcoach, der immer auf Abruf zur Verfügung steht.

Sie könnten zum Beispiel schreiben:

• "Wir schreiben Ihnen, dass Ihre Bestellung versandt wurde und in 3 bis 5 Werktagen bei Ihnen eintreffen wird."

Ein KI-Schreibassistent könnte das vorschlagen:

• "Gute Nachrichten! Ihre Bestellung ist auf dem Weg und sollte Sie innerhalb von 3-5 Werktagen erreichen."

Die überarbeitete Version ist prägnanter, freundlicher und aktiver. Es sind diese kleinen Änderungen, die Ihre E-Mails effektiver und angenehmer zu lesen machen.

Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, Ihre Texte roboterhaft oder übermäßig poliert klingen zu lassen. Es geht darum, Ihre natürliche Stimme zu betonen und sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar und effektiv rüberkommt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben von E-Mails mit AI

Sind Sie bereit, das KI-gestützte Schreiben von E-Mails kennenzulernen? Hier ist eine kurze Zusammenfassung.

Eingabe der richtigen Prompts für AI

Erfolg mit künstlicher Intelligenz beginnt mit klaren, detaillierten Aufforderungen. Stellen Sie sich vor, Sie geben einem Freund Anweisungen, der sehr wortgewandt ist. Je spezifischer, desto besser. Beginnen Sie damit, den Empfänger, den Zweck der E-Mail und den Tonfall zu bestimmen. 

Zum Beispiel:

"Schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail an eine potenzielle Kundin namens Sarah nach einem Gespräch über unsere Marketingdienstleistungen. Erinnern Sie sie an unsere wichtigsten Punkte und schlagen Sie ein zweites Treffen vor. Bleiben Sie dabei professionell, aber freundlich."

Erinnern Sie sich, KI braucht Kontext um relevante Ergebnisse zu liefern.

Anpassen von AI-generierten E-Mails

Sobald Sie den von der künstlichen Intelligenz erstellten Entwurf erhalten haben, sollten Sie ihn personalisieren. Stellen Sie sicher, dass er nach Ihnen klingt und die wichtigsten Punkte enthält.

Zögern Sie nicht, Formulierungen zu verbessern, persönliche Anekdoten hinzuzufügen oder den Text umzugestalten, um den Lesefluss zu verbessern. Betrachten Sie den Entwurf der künstlichen Intelligenz als einen ersten Durchgang - Ihr Beitrag verfeinert ihn.

Bearbeiten und Personalisieren von AI-geschriebenen E-Mails

Überprüfen Sie den Text noch einmal auf sachliche Richtigkeit und Konsistenz, da KI Fehler machen kann. Fügen Sie dann eine persönliche Note hinzu, z. B. indem Sie auf vergangene Gespräche verweisen oder Ihren eigenen Stil einbringen. Sie können eine E-Mail-Signatur-Generator um Ihren eigenen, unverwechselbaren Stil zu kreieren und das Gesamtbild zu verbessern.

Diese kleinen Details sorgen dafür, dass sich die E-Mail authentisch anfühlt.

Nicht nachweisbare KI: Sicherstellen, dass Ihre E-Mails authentisch sind

Kommen wir nun zum Kern der Sache - der Angst, wie ein Roboter zu klingen. Wir alle haben schon einmal diese offensichtlich automatisierten E-Mails erhalten, die uns erschaudern lassen, oder?

Die gute Nachricht ist, dass mit den richtigen Tools Ihre KI-unterstützten E-Mails praktisch nicht von den von Menschen geschriebenen zu unterscheiden sind.

Nicht nachweisbare AI ist hier Ihre Geheimwaffe. Durch den Einsatz seiner fortschrittlichen Erkennungsalgorithmen stellt dieses Tool sicher, dass Ihre KI-generierten E-Mails natürlich, menschlich und persönlich klingen.

Egal, ob Sie einen schnellen Folgetext verfassen oder KI für InhaltserstellungUnerkennbare KI analysiert Ihren Text und leitet Sie an, ihn zu verfeinern, damit er sich nicht zu glatt und roboterhaft anfühlt, wie es manchmal bei KI der Fall ist.

Der Schlüssel ist die Verwendung von Nicht nachweisbare AI als Teil Ihres E-Mail-Schreibprozesses und Gesamtmarketinginstrument.

Auf diese Weise können Sie Ideen entwickeln, Ihre Gedanken strukturieren und den Tonfall verfeinern, während Sie gleichzeitig die Freiheit haben, Ihre eigene Persönlichkeit in den endgültigen Entwurf einfließen zu lassen.

Betrachten Sie es als die perfekte Balance zwischen Technologie und Authentizität.

Erinnern Sie sich an die persönliche Note, über die wir vorhin gesprochen haben? Mit Undetectable AI können Sie sicherstellen, dass Ihre Stimme immer im Mittelpunkt steht.

Bewertung des #1 AI-Detektors durch Forbes

Sie hilft Ihnen, Ihre Satzstrukturen zu variieren, menschliche Nuancen hinzuzufügen und den Gesprächsfluss aufrechtzuerhalten, der Ihr Publikum bei der Stange hält.

Schlussfolgerung

Und da haben Sie ihn: Ihren Leitfaden zur Nutzung von KI für das Schreiben von E-Mails.

Von der Gestaltung der perfekten Betreffzeile bis hin zur Sicherstellung, dass Ihre KI-gestützten E-Mails immer noch unverwechselbar nach Ihnen klingen, haben wir eine Menge Themen behandelt.

Denken Sie daran: KI ist ein mächtiges Werkzeug, aber eben nur ein Werkzeug. Sie ist dazu da, Ihr Leben zu erleichtern, Zeit zu sparen und Ihnen zu helfen, effektiver zu kommunizieren.

Aber letzten Endes sind Sie selbst der wichtigste Bestandteil Ihrer E-Mails.

Das ist der Ort, an dem Nicht nachweisbare AI glänzt. Durch die Beibehaltung der authentischen Stimme wird Ihr KI-gestütztes Schreiben auf die nächste Stufe gehoben.

Wenn Sie also mit verschiedenen Prompts und KI-generierten Inhalten experimentieren, sollten Sie nicht vergessen, das volle Potenzial von Undetectable AI zu nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails so menschlich wie möglich sind.

Mit KI als Schreibpartner und unerkennbarer KI, die Ihre Authentizität sicherstellt, freuen Sie sich vielleicht schon darauf, Ihren Posteingang zu bearbeiten.

Okay, das ist vielleicht ein bisschen optimistisch, aber zumindest wird sich das Schreiben von E-Mails flüssiger, schneller und ansprechender anfühlen.

Viel Spaß beim Schreiben, und möge Ihr Posteingang immer überschaubar, Ihre E-Mails immer ansprechend und Ihre KI immer unauffindbar sein!