Η απάτη με τα τιμολόγια κοστίζει στις επιχειρήσεις 3 δισεκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ ετησίως, και αυτό ήταν μόνο το 2024. Και η κατάσταση χειροτερεύει. Τα πλαστά τιμολόγια είναι παντού τώρα.
Πρόκειται για ένα από τα πιο συχνά παράπονα τα τελευταία χρόνια.
Αυτό δεν οφείλεται στο γεγονός ότι γερνάμε και είναι πιο εύκολο να μας ξεγελάσουν. Απλώς οι απάτες γίνονται όλο και πιο πειστικές από ποτέ.
Κάθε μέρα υπάρχει ένα νέο εργαλείο τεχνητής νοημοσύνης και οι εγκληματίες ακολουθούν το ίδιο γρήγορα.
Με τη βοήθεια της τεχνολογίας, αυτοί οι απατεώνες αξιοποιούν την τεχνολογία όπως το ChatGPT με τον ίδιο τρόπο που τη χρησιμοποιούμε για να δημιουργήσουμε ένα προσωπικό πρόγραμμα προπόνησης στο γυμναστήριο.
Η οικονομική σας ομάδα μπορεί να εγκρίνει δόλιες πληρωμές χωρίς καν να το γνωρίζει.
Το χειρότερο; Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν αντιλαμβάνονται ότι έχουν εξαπατηθεί μέχρι να χαθούν τα χρήματα. Μέχρι τότε, η ανάκτηση αυτών των κεφαλαίων είναι σχεδόν αδύνατη.
Θα μείνετε να ασχολείστε με την επιβολή του νόμου, τις ασφαλιστικές αξιώσεις και μια ολόκληρη γραφειοκρατία που θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί.
Αλλά εδώ είναι τα καλά νέα: ο εντοπισμός των πλαστών τιμολογίων δεν είναι επιστήμη πυραύλων.
Απλά πρέπει να ξέρετε τι να ψάξετε.
Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει με αξιόπιστες μεθόδους ανίχνευσης που σας δείχνουν πώς να εντοπίσετε ένα πλαστό τιμολόγιο, από βασικούς χειροκίνητους ελέγχους έως τη χρήση προηγμένα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης που πιάνουν αυτό που δεν βλέπει το ανθρώπινο μάτι.
Βασικά συμπεράσματα
- Η χειροκίνητη επαλήθευση εντοπίζει περίπου 60% προφανείς περιπτώσεις απάτης στα τιμολόγια μέσω βασικών ελέγχων, όπως η επαλήθευση επαφών και οι ασυμφωνίες μορφής.
- Η ανάλυση μεταδεδομένων αποκαλύπτει κρυμμένους δείκτες χειρισμού που οι απατεώνες συχνά ξεχνούν να καθαρίσουν, όπως ημερομηνίες δημιουργίας και αποτυπώματα λογισμικού επεξεργασίας.
- Τα εργαλεία ανίχνευσης τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να εντοπίσουν εξελιγμένες πλαστογραφίες και τιμολόγια που δημιουργούνται από τεχνητή νοημοσύνη με ακρίβεια 95%+ σε δευτερόλεπτα.
- Τα πρωτόκολλα άμεσης αντίδρασης ελαχιστοποιούν την οικονομική ζημιά όταν ανακαλύπτονται πλαστά τιμολόγια, συμπεριλαμβανομένου του παγώματος πληρωμών και της επαλήθευσης του προμηθευτή.
- Τα αυτοματοποιημένα συστήματα επαλήθευσης μειώνουν το κόστος επεξεργασίας τιμολογίων έως και 70%, ενώ ταυτόχρονα εντοπίζουν την απάτη που διαφεύγει από τους χειροκίνητους ελέγχους.
Αξιόπιστες μέθοδοι για τον εντοπισμό πλαστών τιμολογίων
Η καταπολέμηση της απάτης των τιμολογίων απαιτεί πολυεπίπεδη προσέγγιση. Καμία μέθοδος δεν πιάνει τα πάντα.
Οι απατεώνες γίνονται όλο και πιο έξυπνοι, οπότε η άμυνά σας πρέπει να είναι ισχυρότερη.
Ας αναλύσουμε τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους ανίχνευσης, ξεκινώντας από τα βασικά και προχωρώντας σε πιο προηγμένες τεχνικές.
Μην ανησυχείτε ποτέ ξανά για την τεχνητή νοημοσύνη που ανιχνεύει τα κείμενά σας. Undetectable AI Μπορεί να σας βοηθήσει:
- Κάντε το γραπτό σας με υποστήριξη AI να εμφανιστεί ανθρωποειδής.
- Παράκαμψη όλα τα κύρια εργαλεία ανίχνευσης AI με ένα μόνο κλικ.
- Χρήση AI με ασφάλεια και με αυτοπεποίθηση στο σχολείο και στην εργασία.
Χειροκίνητοι έλεγχοι για προφανή σφάλματα
- Ξεκινήστε με τα βασικά: Η χειροκίνητη επαλήθευση εξακολουθεί να εντοπίζει πολλά πλαστά τιμολόγια και η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών σας θα πρέπει να γνωρίζει τι να αναζητά.
- Ξεκινήστε με τον αριθμό του τιμολογίου: Ακολουθεί τη συνήθη ακολουθία του προμηθευτή; Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν προβλέψιμα συστήματα αρίθμησης. Ένα τυχαίο άλμα ή ένας διπλός αριθμός είναι άμεσο προειδοποιητικό σημάδι, οπότε διασταυρώστε τον με προηγούμενα τιμολόγια.
- Ελέγξτε προσεκτικά τα στοιχεία επικοινωνίας: Οι πραγματικές επιχειρήσεις δεν αλλάζουν ξαφνικά τους τραπεζικούς τους λογαριασμούς ή τα email τους χωρίς προειδοποίηση. Εάν οι λεπτομέρειες πληρωμής διαφέρουν, σταματήστε τα πάντα και επαληθεύστε απευθείας με τον πωλητή χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας που έχετε ήδη στο αρχείο σας. Ποτέ μην βασίζεστε στον αριθμό ή το email που αναγράφεται στο ύποπτο τιμολόγιο.
- Η συνέπεια της μορφής έχει σημασία: Οι νόμιμοι πωλητές χρησιμοποιούν το ίδιο πρότυπο κάθε φορά. Οι αλλαγές στο λογότυπο, τη γραμματοσειρά ή τη διάταξη αποτελούν κόκκινο πανί. Εκτυπώστε μερικά πρόσφατα τιμολόγια και συγκρίνετέ τα δίπλα-δίπλα. Οι διαφορές θα ξεχωρίσουν γρήγορα.
- Τυπογραφικά λάθη, γραμματικά λάθη ή αδέξιες διατυπώσεις: Τα επαγγελματικά τιμολόγια είναι διορθωμένα. Τα λάθη υποδηλώνουν ότι κάποιος δημιούργησε το έγγραφο γρήγορα ή δεν γνωρίζει άπταιστα τη γλώσσα της εταιρείας σας.
- Ελέγχετε πάντα τα μαθηματικά: Τα ενδιάμεσα αθροίσματα, οι φόροι και τα σύνολα θα πρέπει να αθροίζονται τέλεια. Οι απατεώνες συχνά παραβλέπουν μικρά λάθη υπολογισμού. Επίσης, συγκρίνετε τις τιμές με προηγούμενα τιμολόγια- διογκωμένο κόστος μονάδας ή απροσδόκητες χρεώσεις αξίζουν διερεύνησης.
Εξέταση μεταδεδομένων και αρχείων
Κάθε ψηφιακό τιμολόγιο περιέχει κρυφά δεδομένα που αποκαλύπτουν πώς και πότε δημιουργήθηκε. Οι απατεώνες σπάνια αφαιρούν αυτό το μεταδεδομένα, και συχνά αποκαλύπτει τα πλαστά.
Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και ελέγξτε τις ιδιότητές του, την ημερομηνία δημιουργίας, την ημερομηνία τροποποίησης, τον δημιουργό και το λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε.
Εάν ένα τιμολόγιο με ημερομηνία 15 Μαρτίου δημιουργήθηκε στην πραγματικότητα στις 3 Απριλίου, αυτό είναι ύποπτο.
Η γραμμή λογισμικού στις ιδιότητες του αρχείου είναι επίσης αποκαλυπτική. Αν ο προμηθευτής σας χρησιμοποιεί συνήθως το QuickBooks, αλλά το τιμολόγιο προήλθε από το Adobe Photoshop, σταματήστε αμέσως.
Άλλες προειδοποιητικές ενδείξεις είναι οι πολλαπλές ημερομηνίες τροποποίησης ή τα ονόματα των συγγραφέων που λείπουν.
Ονόματα αρχείων όπως "final_version3.pdf" ή "edited_invoice.pdf" μπορούν επίσης να υποδηλώνουν παραποίηση. Οι αναντίστοιχοι χρωματικοί τρόποι, όπως η ανάμειξη RGB και CMYK, σημαίνουν επίσης ότι κάποιος πιθανότατα αντέγραψε στοιχεία από διαφορετικές πηγές.
Χρήση εργαλείων ανίχνευσης AI
Οι χειροκίνητοι έλεγχοι εντοπίζουν προφανείς απάτες, αλλά οι προηγμένες απάτες απαιτούν πιο έξυπνα εργαλεία. Η ανίχνευση τιμολογίων με τεχνητή νοημοσύνη εξετάζει λεπτομέρειες σε επίπεδο εικονοστοιχείων, ευθυγράμμιση γραμματοσειρών και τεχνουργήματα συμπίεσης.
Αυτά τα συστήματα μαθαίνουν από εκατομμύρια αυθεντικά τιμολόγια και μπορούν να εντοπίσουν τις λεπτές ασυνέπειες που δεν εντοπίζουν οι άνθρωποι. Αναλύουν τα τιμολόγια σε δευτερόλεπτα, επισημαίνουν τα ύποπτα αρχεία και απελευθερώνουν την ομάδα σας ώστε να επικεντρωθεί στην αναθεώρηση.
Η τεχνητή νοημοσύνη εντοπίζει ακόμη και τα τιμολόγια που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη, τα οποία μιμούνται τέλεια τα πραγματικά. Τα ολοκληρωμένα εργαλεία συνδέονται με το λογιστικό σας λογισμικό για την αυτοματοποίηση της επαλήθευσης και τη μείωση του κινδύνου, καθιστώντας την πρόληψη της απάτης γρήγορη, ακριβή και επεκτάσιμη.
Το TruthScan βοηθά τα οικονομικά τμήματα, τις λογιστικές εταιρείες και τις ομάδες προμηθειών να αυτοματοποιήσουν την επαλήθευση τιμολογίων και την πρόληψη της απάτης.
Η πλατφόρμα τους που λειτουργεί με τεχνητή νοημοσύνη αναλύει έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, εντοπίζοντας εξελιγμένες πλαστογραφίες και τιμολόγια που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη πριν οδηγήσουν σε δόλιες πληρωμές.
Σταματήστε να εξετάζετε χειροκίνητα κάθε τιμολόγιο και αφήστε την τεχνολογία τους να επισημάνει αμέσως τα ύποπτα.
Μάθετε περισσότερα στο TruthScan.
Τι να κάνετε εάν λάβετε ένα πλαστό τιμολόγιο
Η εύρεση ενός ψεύτικου τιμολογίου στο σύστημά σας είναι αγχωτική και είναι σημαντικό να έχετε ένα σύνολο "επόμενων βημάτων".
Χρειάζεστε ένα σαφές σχέδιο για να περιορίσετε το πρόβλημα, να περιορίσετε τις απώλειες και να αποτρέψετε την επανάληψή του.
Άμεσες ενέργειες
Σταματήστε αμέσως όλες τις πληρωμές. Εάν εντοπίσετε ένα πλαστό τιμολόγιο πριν στείλετε χρήματα, κρατήστε το αμέσως.
Επικοινωνήστε με την τράπεζά σας εάν η επεξεργασία έχει ήδη ξεκινήσει, καθώς ενδέχεται να σταματήσετε τη μεταφορά, ειδικά για τις πληρωμές ACH που χρειάζονται μία ή δύο ημέρες για να εκκαθαριστούν.
Τεκμηριώστε τα πάντα. Αποθηκεύστε το αρχικό αρχείο, τραβήξτε στιγμιότυπα οθόνης και σημειώστε πότε έφτασε και ποιος το προώθησε.
Αυτή η αλυσίδα αποδεικτικών στοιχείων θα είναι ζωτικής σημασίας για τις εκθέσεις της αστυνομίας ή τις ασφαλιστικές αξιώσεις.
Επικοινωνήστε με τον πραγματικό πωλητή χρησιμοποιώντας επαληθευμένα στοιχεία επικοινωνίας από τα δικά σας αρχεία, όχι από το τιμολόγιο. Επιβεβαιώστε αν το εξέδωσε και αν τα στοιχεία πληρωμής είναι σωστά.
Πολλοί πωλητές δεν αντιλαμβάνονται ότι το όνομά τους χρησιμοποιείται καταχρηστικά μέχρι κάποιος να τους ειδοποιήσει.
Αναφέρετε το περιστατικό στην ομάδα ασφαλείας πληροφορικής σας. Το ψεύτικο τιμολόγιο μπορεί να προήλθε μέσω ενός παραβιασμένου λογαριασμού, οπότε το τμήμα πληροφορικής θα πρέπει να ελέγξει για παραβιάσεις, κακόβουλο λογισμικό ή απόπειρες phishing.
Ανεξάρτητα από το ύψος του ποσού, καταθέστε αναφορά στην αστυνομία και ειδοποιήστε αμέσως τον ασφαλιστή σας. Η κάλυψη αστικής ευθύνης ή απάτης στον κυβερνοχώρο συχνά απαιτεί γρήγορη ειδοποίηση.
Τέλος, ενημερώστε τους άλλους προμηθευτές σας. Ζητήστε τους να επιβεβαιώσουν ότι τα στοιχεία επικοινωνίας και πληρωμής τους στο σύστημά σας είναι ακριβή για να αποτρέψετε την περαιτέρω εξάπλωση της απάτης.
Μακροπρόθεσμη πρόληψη
Ρυθμίστε ένα διαδικασία επαλήθευσης προμηθευτών που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.
Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις μπορεί να χρειάζονται πολυεπίπεδες εγκρίσεις για νέους προμηθευτές, ενώ οι μικρότερες μπορούν να επαληθεύουν τις αλλαγές μέσω τηλεφώνου.
Εκπαιδεύστε τακτικά την ομάδα σας AP και μοιραστείτε πραγματικά παραδείγματα πλαστών τιμολογίων. Εφαρμόστε διπλή εξουσιοδότηση για μεγάλες πληρωμές, διατηρήστε έναν κλειδωμένο κατάλογο προμηθευτών και απαιτήστε επιβεβαίωση εκτός ζώνης για τραπεζικές ενημερώσεις.
Επανεξετάστε τα δεδομένα πληρωμών ανά τρίμηνο για να εντοπίσετε ασυνήθιστα μοτίβα και εξετάστε το ενδεχόμενο ασφάλισης στον κυβερνοχώρο για πρόσθετη προστασία.
Είναι συχνά προσιτή και μπορεί να σας εξοικονομήσει χιλιάδες απώλειες που σχετίζονται με απάτες.
Γιατί οι επιχειρήσεις πρέπει να χρησιμοποιούν την ανίχνευση AI για τιμολόγια
Η χειροκίνητη εξέταση τιμολογίων απορροφά χρόνο και πόρους που η επιχείρησή σας δεν μπορεί να αντέξει οικονομικά. Οι ομάδες πληρωτέων λογαριασμών ξοδεύουν ώρες για την επαλήθευση εγγράφων που η AI μπορεί να αναλύσει σε δευτερόλεπτα.
Εν τω μεταξύ, εξελιγμένα συστήματα απάτης συνεχίζουν να ξεφεύγουν από τον ανθρώπινο έλεγχο.
Το ανθρώπινο μάτι έχει όρια. Κουράζεται, του διαφεύγουν λεπτομέρειες και εμπιστεύεται τις οικείες διατάξεις. Η τεχνητή νοημοσύνη δεν το κάνει.
Εξετάζει κάθε τιμολόγιο με την ίδια ακρίβεια, εντοπίζοντας ασυνέπειες που οι άνθρωποι παραβλέπουν, ιδίως σε περιόδους υψηλού όγκου.
Πέρα από την πρόληψη της απάτης, Η τεχνητή νοημοσύνη μειώνει το χρόνο και το κόστος επεξεργασίας. Η ομάδα σας AP εστιάζει στις εξαιρέσεις αντί για ελέγχους ρουτίνας, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια.
Καθώς αυξάνεται ο όγκος των τιμολογίων, η AI κλιμακώνεται αβίαστα χωρίς επιπλέον προσλήψεις, ιδανικό για ταχέως αναπτυσσόμενες ή εποχιακές επιχειρήσεις.
TruthScan ειδικεύεται σε Επαλήθευση τιμολογίων με τεχνητή νοημοσύνη. Ενσωματώνεται με τα υπάρχοντα συστήματα, αναλύοντας αυτόματα τα τιμολόγια κατά την άφιξή τους.
Κάθε αρχείο υποβάλλεται σε ελέγχους μεταδεδομένων, οπτικό έλεγχο συνέπειας και σύγκριση με ιστορικά δεδομένα του προμηθευτή, με αποτέλεσμα τη δημιουργία μιας βαθμολογίας κινδύνου σε λιγότερο από 10 δευτερόλεπτα.
Τα τιμολόγια χαμηλού κινδύνου προχωρούν κανονικά. Τα στοιχεία μεσαίου κινδύνου επισημαίνονται για ανθρώπινη εξέταση, ενώ τα τιμολόγια υψηλού κινδύνου προκαλούν άμεσες ειδοποιήσεις και δεσμεύσεις πληρωμής.
Με την πάροδο του χρόνου, το TruthScan μαθαίνει τις συνήθειες των προμηθευτών σας, εντοπίζοντας λεπτές ανωμαλίες και δημιουργώντας μηνιαίες αναφορές απάτης για ελέγχους και ασφαλιστική τεκμηρίωση.
Είναι γρήγορο, επεκτάσιμο και αποδεδειγμένα εξοικονομεί χρόνο, χρήματα και ψυχική ηρεμία.
Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ελεγκτής AI για να επαληθεύει εάν το περιεχόμενο ενός τιμολογίου έχει συνταχθεί ή χειραγωγηθεί από ΤΝ. Ανεβάστε ή επικολλήστε το κείμενο και το πρόγραμμα αναλύει αμέσως τα γλωσσικά μοτίβα και τη διατύπωση για να ανιχνεύσει τη δημιουργία AI.
Αυτή η γρήγορη σάρωση συμβάλλει στην επιβεβαίωση της γνησιότητας πριν από την επεξεργασία, προσθέτοντας ένα ακόμη επίπεδο προστασίας από τα πλαστά έγγραφα της τεχνητής νοημοσύνης.
Ανακαλύψτε τον ανιχνευτή AI Detector και τον Humanizer στο widget παρακάτω!
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με την ανίχνευση πλαστών τιμολογίων
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των πλαστών τιμολογίων και των τιμολογίων που παράγονται από τεχνητή νοημοσύνη;
Τα πλαστά τιμολόγια επεξεργάζονται χειροκίνητα με εργαλεία όπως το Photoshop ή το Word, αφήνοντας τεχνουργήματα όπως ασυνεπείς γραμματοσειρές ή κακογραμμένα στοιχεία.
Τα τιμολόγια που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη δημιουργούνται εξ ολοκλήρου από τεχνητή νοημοσύνη που εκπαιδεύεται σε πραγματικά έγγραφα, καθιστώντας τα σχεδόν άψογα και πιο δύσκολο να εντοπιστούν.
Η διαφορά έγκειται στη δημιουργία, όχι στην πρόθεση. Και τα δύο είναι δόλια. Οι παραδοσιακές μέθοδοι συχνά δεν εντοπίζουν τις πλαστογραφίες που έχουν δημιουργηθεί με τεχνητή νοημοσύνη, γι' αυτό και τα εργαλεία ανίχνευσης τεχνητής νοημοσύνης είναι απαραίτητα.
Πώς ανιχνεύει το TruthScan τα παραποιημένα έγγραφα;
Το TruthScan συνδυάζει πολλαπλά μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης για την ανάλυση οπτικών στοιχείων, μεταδεδομένων και μοτίβων εγγράφων.
Μαθαίνει πώς μοιάζουν τα γνήσια τιμολόγια των προμηθευτών, επισημαίνει λεπτές αποκλίσεις και επισημαίνει ύποπτες περιοχές για επανεξέταση.
Μπορεί το TruthScan να ενσωματωθεί με το λογισμικό ERP ή το λογιστικό λογισμικό;
Ναι. Το TruthScan ενσωματώνεται απευθείας με συστήματα όπως το SAP, η Oracle, το QuickBooks και το Xero.
Αντλεί τιμολόγια για ανάλυση, στέλνει πίσω τα αποτελέσματα της επαλήθευσης και σαρώνει αυτόματα ακόμη και τα τιμολόγια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν φτάσουν στην ομάδα AP.
Ο έξυπνος τρόπος για να εξισορροπήσετε τα βιβλία
Η απάτη με πλαστά τιμολόγια δεν πρόκειται να εξαφανιστεί. Εξελίσσεται, γίνεται πιο εξελιγμένη και στοχεύει επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.
Το να βασίζεστε στις χειροκίνητες αναθεωρήσεις σας για να πιάσετε τα πάντα δεν είναι πλέον μια βιώσιμη στρατηγική. Οι οικονομικοί κίνδυνοι και οι κίνδυνοι φήμης είναι πολύ υψηλοί.
Τα καλά νέα είναι ότι η τεχνολογία ανίχνευσης έχει επίσης εξελιχθεί. Εργαλεία με τεχνητή νοημοσύνη, όπως το TruthScan, δίνουν στις επιχειρήσεις τις δυνατότητες να αντιδράσουν αποτελεσματικά.
Ο συνδυασμός των παραδοσιακών μεθόδων επαλήθευσης με τη σύγχρονη ανίχνευση τεχνητής νοημοσύνης δημιουργεί μια άμυνα που συλλαμβάνει τόσο τις απλές απάτες όσο και τα εξελιγμένα συστήματα απάτης.
Ξεκινήστε με τα βασικά. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας, εφαρμόστε πρωτόκολλα επαλήθευσης και καθιερώστε σαφείς διαδικασίες αντιμετώπισης της απάτης.
Στη συνέχεια, τοποθετήστε τεχνολογία που κλιμακώνει τις δυνατότητες ανίχνευσης χωρίς να κλιμακώνει το κόστος σας. Η επένδυση στην αυτοματοποιημένη επαλήθευση αποπληρώνεται γρήγορα μέσω της αποφυγής απωλειών και της αύξησης της αποδοτικότητας.
Η επιχείρησή σας αξίζει μια προστασία που εργάζεται τόσο σκληρά όσο και εσείς. Μην περιμένετε μέχρι να χτυπήσει η απάτη για να αρχίσετε να δημιουργείτε άμυνες.
Η καλύτερη στιγμή για την εφαρμογή ισχυρής επαλήθευσης τιμολογίων ήταν χθες. Η αμέσως επόμενη καλύτερη στιγμή είναι σήμερα.
Ενισχύστε τις προσπάθειές σας για την πρόληψη της απάτης με Μη ανιχνεύσιμο AI για αξιόπιστη, έξυπνη υποστήριξη ανίχνευσης.