Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια συνοδευτική επιστολή; Πλήρης οδηγός

"Κρατήστε το σύντομο και γλυκό," λένε κάποιοι. 

"Κάντε το προσωπικό και δείξτε το πάθος σας". άλλοι ορκίζονται. 

Έχετε περιηγηθεί σε ιστολόγια με τίτλο 'Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή που θα σας προσλάβει' και 'Αποφύγετε αυτά τα κοινά λάθη της συνοδευτικής επιστολής'. 

Είναι μπερδεμένο. Αντιφατικό. Συγκλονιστικό.

Αλλά κανένα από αυτά τα στοιχεία δεν θα σας εξασφαλίσει από μόνο του τη θέση εργασίας. 

Μπορεί να αναρωτιέστε, τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια συνοδευτική επιστολή για να την κάνετε αποτελεσματική; Η απάντηση δεν είναι να τσεκάρετε κουτάκια ή να ακολουθήσετε κουρασμένες συμβουλές.

Πρόκειται για τη σύνταξη μιας επιστολής που απευθύνεται με σαφήνεια, αυτοπεποίθηση και αμεσότητα στον μελλοντικό εργοδότη σας.

Τι πρέπει λοιπόν να περιλαμβάνει μια καλή συνοδευτική επιστολή; Σε αυτό το ιστολόγιο, ξεπερνάμε τον θόρυβο. Θα σας δώσουμε μια έξυπνη, αποδεδειγμένη δομή για να φτιάξετε τη συνοδευτική σας επιστολή από το μηδέν.

Ας ξεκινήσουμε!

Στοιχεία επικοινωνίας στην κορυφή

Τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα στη συνοδευτική επιστολή σας - χωρίς εξαιρέσεις. Εδώ είναι η ιδανική σειρά:

1. Ονοματεπώνυμο: Χρησιμοποιήστε το νόμιμο ή το επαγγελματικό σας όνομα.

• Για παράδειγμα: Jane A. Smith

2. Αριθμός τηλεφώνου: Χρησιμοποιήστε έναν προσωπικό αριθμό κινητού που ελέγχετε ενεργά. Βεβαιωθείτε ότι ο τηλεφωνητής σας είναι επαγγελματικός και σαφής.
   
3. Επαγγελματικό email - Μείνετε στο όνομα που χρησιμοποιείτε στο Gmail ή στο Outlook. 

• Καλό παράδειγμα: [email protected] 
• Κακό παράδειγμα: [email protected] ή [email protected]

4. Προφίλ στο LinkedIn: Συμπεριλάβετε αυτό το στοιχείο μόνο εάν το προφίλ σας είναι ενημερωμένο και προσαρμοσμένο στους ρόλους για τους οποίους υποβάλλετε αίτηση.

• Για παράδειγμα: linkedin.com/in/janesmith

5. Σύνδεσμος χαρτοφυλακίου: Αυτό είναι απαραίτητο για ρόλους στον σχεδιασμό, τη συγγραφή, το μάρκετινγκ, το UX κ.λπ.

• Παραδείγματα:
  • janesmithdesign.com (προσωπική ιστοσελίδα)
  • behance.net/janesmith (για σχεδιαστές)
  • copyfolio.me/janesmith (για συγγραφείς)

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων δεν έχουν χρόνο να αναζητήσουν τα στοιχεία σας. Κάντε το εύκολο. Μια καθαρή διάταξη δείχνει επίσης ότι είστε οργανωμένοι και επαγγελματίες.

Καλό παράδειγμα (σωστή μορφή):

Αυτή η μορφή είναι: 

✔ Επαγγελματίας

✔ Εύκολη σάρωση

✔ Χρησιμοποιεί κατακόρυφες μπάρες ή διαλείμματα γραμμής

Κακό παράδειγμα (Μην το κάνεις αυτό):

✘ Πολύ λόγια
✘ Θάβει τις πληροφορίες επικοινωνίας
✘ Φαίνεται ερασιτεχνικό

Συμβουλή μορφοποίησης:  Μπορείτε να ευθυγραμμίσετε αριστερά ή στο κέντρο τις πληροφορίες σας - και τα δύο είναι αποδεκτά. Απλά μην το τοποθετήσετε στη μέση ή στο κάτω μέρος της επιστολής σας. 

Τα στοιχεία του διευθυντή πρόσληψης

Όταν γράφετε το όνομα του υπεύθυνου πρόσληψης στην αρχή της συνοδευτικής επιστολής σας, δείχνει ότι έχετε μελετήσει τα καθήκοντά σας. Και αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι νομίζουν οι περισσότεροι.

Τι πρέπει να συμπεριλάβετε λοιπόν σε μια συνοδευτική επιστολή για να αποδείξετε την προσοχή σας στη λεπτομέρεια;

Ξεκινήστε απευθύνοντάς το στο σωστό άτομο.

Βρείτε το όνομα του διευθυντή προσλήψεων με αυτές τις δύο μεθόδους: 

1. LinkedIn: Πληκτρολογήστε την επωνυμία της εταιρείας + το τμήμα.
   1. Για παράδειγμα, "Διευθυντής μάρκετινγκ στην [Όνομα εταιρείας]"). 

2 - Ιστοσελίδα της εταιρείας: Αν η παραπάνω μέθοδος δεν λειτουργεί, μεταβείτε στον ιστότοπο της εταιρείας και ελέγξτε τη σελίδα "Σχετικά" ή "Ομάδα". 

Μερικές φορές, θα εντοπίσετε ονόματα ακόμη και στην ίδια την προκήρυξη της θέσης εργασίας.

Μόλις βρείτε το όνομα, χρησιμοποιήστε τον σωστό τίτλο:

• Αν είναι άνδρας: κ. John Smith
• Αν είναι γυναίκα: Ms. Jane Smith (χρησιμοποιήστε το "Ms." εκτός αν γνωρίζετε ότι προτιμά το "Mrs.")
• Αν είναι γιατρός ή καθηγητής: Δρ Alex Lee

Τώρα, τι γίνεται αν δεν μπορείτε να βρείτε καθόλου το όνομα; Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια έξυπνη εναλλακτική λύση όπως: 

• Γεια σας Διευθυντής προσλήψεων
• Γεια σας, ομάδα [Τμήμα] (π.χ., "Γεια σας, ομάδα μάρκετινγκ")
• Γεια σας [Όνομα εταιρείας] Ομάδα προσλήψεων

Ποτέ μην γράφετε "Αγαπητέ" ή "Σε όποιον αφορά." Ακούγεται πολύ αντιεπαγγελματικό και ξεπερασμένο.

Ακολουθεί ο κατάλογος με τις 8 φράσεις που σκοτώνουν τη συνοδευτική σας επιστολή. 

Όσον αφορά τη διεύθυνση της εταιρείας - βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος της επιστολής. Διαμορφώστε την ως εξής:

[Όνομα Διευθυντή Πρόσληψης]  

[Όνομα εταιρείας]  

[Διεύθυνση οδού εταιρείας]  

[Πόλη, Πολιτεία, Ταχυδρομικός Κώδικας]

Οι εξατομικευμένες συνοδευτικές επιστολές λαμβάνουν πολύ περισσότερες απαντήσεις. Σύμφωνα με μελέτες, μπορούν να βελτιώσουν τις πιθανότητές σας να πάρετε μια συνέντευξη έως και 50%. 

Μια ισχυρή εναρκτήρια παράγραφος

Τι πρέπει να περιλαμβάνει η πρώτη παράγραφος μιας συνοδευτικής επιστολής;

Οι πρώτες γραμμές της συνοδευτικής σας επιστολής έχουν μεγάλη σημασία. Είναι η μοναδική σας ευκαιρία να τους κάνετε να συνεχίσουν να διαβάζουν. Γι' αυτό παραλείψτε τα βαρετά πράγματα όπως: 

"Γράφω για να υποβάλω αίτηση για τη θέση του..."

Γνωρίζουν ήδη για ποια θέση έχετε υποβάλει αίτηση. Αντ' αυτού, ξεκινήστε κάτι που τους τραβάει αμέσως και τους κάνει να θέλουν να μάθουν περισσότερα για εσάς.

Μπορείτε να δοκιμάσετε αυτά τα άγκιστρα: 

• Νέα της εταιρείας: Για παράδειγμα, Είδα ότι η ομάδα σας μόλις κυκλοφόρησε μια νέα εφαρμογή και ο σχεδιασμός της είναι καταπληκτικός. 
• Παραπομπή: Για παράδειγμα, ο πρώην συνάδελφός μου, Alex Torres, μίλησε με τα καλύτερα λόγια για τη δουλειά της ομάδας σας. 
• Δήλωση πάθους: Για παράδειγμα, Ως κάποιος που φτιάχνει ιστότοπους από το γυμνάσιο, αυτός ο ρόλος μου τράβηξε αμέσως την προσοχή. 

Στη συνέχεια, αναφέρετε τον τίτλο εργασίας (και το ID, αν αναφέρεται), ως εξής:

"Είμαι ενθουσιασμένος που θα κάνω αίτηση για τη θέση Junior Web Developer - Job ID 98321 στην [Όνομα Εταιρείας]."

Στη συνέχεια, πείτε πού βρήκατε τη θέση εργασίας: 

"Συνάντησα την αγγελία στο LinkedIn και ήξερα ότι ήταν μια πολύ καλή επιλογή". 

Κρατήστε αυτή την εισαγωγή σε 3-5 προτάσεις το πολύ. Όχι περισσότερο.

Εδώ είναι μερικά γρήγορα παραδείγματα για διαφορετικές καταστάσεις:

1 - Αλλαγή καριέρας

Μετά από 5 χρόνια στο λιανικό εμπόριο, ανακάλυψα ότι η πραγματική μου δύναμη είναι η οικοδόμηση πελατειακών σχέσεων - ειδικά σε ταχέως κινούμενους τεχνολογικούς χώρους. Γι' αυτό είμαι ενθουσιασμένος με την θέση του Συνεργάτη Πωλήσεων (Job ID #2445) στην BrightTech.

2 - Πρόσφατος απόφοιτος

Ως πρόσφατος απόφοιτος της Πληροφορικής με τρεις πρακτικές ασκήσεις στο ενεργητικό μου, ανυπομονώ να ενταχθώ σε μια ομάδα όπως η δική σας που εκτιμά τις φρέσκες ιδέες και την πρακτική μάθηση.

3 - Εσωτερικός ρόλος

Μετά από δύο χρόνια υποστήριξης πελατών στο help desk, είμαι έτοιμη να προχωρήσω σε μια νέα πρόκληση, και ο ανοιχτός ρόλος του IT Support Lead στην ομάδα μας μοιάζει με το τέλειο επόμενο βήμα.

Θυμηθείτε, αν οι πρώτες γραμμές σας ακούγονται όπως όλων των άλλων, θα σας παραλείψουν όπως όλους τους άλλους. Κάντε το προσωπικό. Κάντε το αληθινό. Κρατήστε το σύντομο.

Παρουσιάστε την αξία και τα επιτεύγματά σας

Τώρα ήρθε η ώρα να δείξουμε ότι είσαι πολύτιμος, με πραγματικές νίκες. 

Ξεκινήστε σκεπτόμενοι αυτή την ερώτηση: 

• Τι έχω κάνει ακαδημαϊκά και επαγγελματικά που ήταν ξεχωριστό; 

Αφού έχετε μια σαφή εικόνα στο μυαλό σας, να ένας απλός τρόπος για να το γράψετε:
👉 Ρήμα δράσης + Εργασία + Μετρήσιμο αποτέλεσμα

Για παράδειγμα, Αύξηση της διατήρησης πελατών κατά 25% με την έναρξη μιας μηνιαίας σειράς email.

Αυτό τους λέει τι κάνατε και τι άλλαξε εξαιτίας αυτού. Αυτό είναι που ενδιαφέρει τους διευθυντές προσλήψεων. 

Αν ακόμα δεν είστε σίγουροι για το τι να πείτε, χρησιμοποιήστε αυτό Μέθοδος STAR:

• Κατάσταση - Τι συνέβαινε;
• Εργασία - Τι έπρεπε να γίνει;
• Δράση - Τι έκανες;
• Αποτέλεσμα - Τι συνέβη εξαιτίας αυτού;

Για παράδειγμα, Η ομάδα πωλήσεών μας είχε μείνει πίσω (S). Μου ζητήθηκε να βελτιώσω τη διαδικασία παρακολούθησης (Τ). Δημιούργησα ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (A), το οποίο αύξησε τις απαντήσεις κατά 40% σε δύο μήνες (R).

Τώρα, επιστρέψτε στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Βλέπετε αυτές τις λέξεις-κλειδιά; Λέξεις όπως "συνεργασία", "ανάλυση δεδομένων" και "ιδιοκτησία έργου"; Χρησιμοποιήστε τις στην συνοδευτική σας επιστολή - φυσικά. Αυτό δείχνει ότι μιλάτε τη γλώσσα τους.

Επίσης, εξισορροπήστε τις δύσκολες δεξιότητές σας (όπως κωδικοποίηση, γραφή, Excel) με κοινωνικές δεξιότητες (όπως επικοινωνία, επίλυση προβλημάτων, ηγεσία). Χρειάζεστε και τα δύο.

Αν αλλάζετε καριέρα, επικεντρωθείτε σε μεταβιβάσιμες δεξιότητες - πράγματα που εξακολουθούν να ισχύουν στο νέο ρόλο.

Για παράδειγμα, Στο λιανικό εμπόριο, έμαθα πώς να χειρίζομαι δύσκολα ζητήματα πελατών - την ίδια ήρεμη, ξεκάθαρη σκέψη θα φέρω σε αυτόν τον ρόλο υποστήριξης πελατών.

Η ουσία είναι ότι μην λέτε απλώς ότι είστε "σκληρά εργαζόμενος".

Δείξτε το με αριθμούς, αποδείξεις και πραγματικά αποτελέσματα. Αυτό είναι που τραβάει την προσοχή.

Εξηγήστε γιατί θέλετε αυτή τη δουλειά σε αυτή την εταιρεία

Πριν γράψετε τη συνοδευτική σας επιστολή, αφιερώστε λίγα λεπτά για να ενημερωθείτε για την εταιρεία. 

Πηγαίνετε στο ιστοσελίδα. Διαβάστε τους αποστολή. Σαρώστε τους βασικές αξίες.

Ελέγξτε για πρόσφατα νέα - Ίσως λανσάρισαν ένα νέο προϊόν, πήραν ένα μεγάλο βραβείο ή έκαναν μια μεγάλη πρόσληψη. 

Αυτές οι λεπτομέρειες δείχνουν ότι δεν κάνετε απλώς αίτηση παντού - τις επιλέγετε.

Τώρα αναρωτηθείτε:

• Αισθάνομαι ότι αυτή η εταιρεία είναι ένα μέρος όπου θα ανήκα;

 Εάν ναι, εξηγήστε γιατί.

Παράδειγμα: Θαυμάζω τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας θέτει την ειλικρίνεια και τη φροντίδα του πελάτη σε προτεραιότητα - είναι κάτι σπάνιο και είναι κάτι που εκτιμώ βαθιά στη δική μου δουλειά.

Ενημερώστε τους για το πώς αυτός ο ρόλος ταιριάζει στην πορεία σας. Είναι το πρώτο σας βήμα σε αυτόν τον τομέα; Μια κίνηση ανάπτυξης; Μια ευκαιρία να μάθεις από μια ομάδα που σέβεσαι;

Παράδειγμα: Αυτός ο ρόλος μοιάζει με ένα φυσικό επόμενο βήμα για μένα - ένα μέρος όπου μπορώ να αναπτύξω τις συγγραφικές μου δεξιότητες, ενώ παράλληλα θα εξελιχθώ σε έναν πιο στρατηγικό ρόλο περιεχομένου.

Διατηρήστε τον τόνο σας ζεστό αλλά επαγγελματικό. Να είστε ενθουσιασμένοι - αλλά όχι πολύ χαλαροί.

Λάθος τόνος: Αυτή η εταιρεία φαίνεται χαλαρή και διασκεδαστική. Θα ήθελα να δουλέψω με ωραίους ανθρώπους.
Καλύτερος τόνος: Η εστίασή σας στη δημιουργικότητα και τη συνεργασία είναι ακριβώς αυτό που έψαχνα για την επόμενη ομάδα μου.

Αποφύγετε κοινές παγίδες όπως το να λέτε:

• Χρειάζομαι μια δουλειά.
• Είμαι ενθουσιασμένη που θα αναπτύξω την καριέρα μου. (Όλοι το λένε αυτό.)
• Αυτή θα είναι μια μεγάλη ευκαιρία για μένα. (Δεν αφορά μόνο εσένα.)

Αντίθετα, δείξτε πώς οι αξίες και οι δεξιότητές σας ταιριάζουν με αυτό που χρειάζονται. Έτσι θα καταλάβουν ότι είστε σοβαροί.

Κλείστε με μια πρόσκληση για δράση

Τους είπες ποιος είσαι. Τους είπες τι μπορείς να κάνεις.

Τώρα, μην τους αποχαιρετάτε απλώς - δείξτε τους ότι είστε έτοιμοι να κάνετε το επόμενο βήμα.

Εδώ είναι που ζητάτε τη συνέντευξη, αλλά το κάνετε με τρόπο που να ακούγεται σίγουρος, όχι πιεστικός.

Πείτε κάτι σαν:

Θα ήθελα πολύ να μιλήσουμε περισσότερο για το πώς μπορώ να βοηθήσω την ομάδα σας. Είμαι διαθέσιμος για μια συνέντευξη το συντομότερο δυνατό.

Αυτό είναι σαφές, ευγενικό και εστιασμένο στη δράση.

Αυτή η προσέγγιση δείχνει ότι είστε σοβαροί. Δεν "ελπίζετε" απλώς ότι θα σας καλέσουν. Τους διευκολύνετε να κάνουν αυτό το βήμα. Ανοίγετε την πόρτα.

Αποφύγετε αδύναμες γραμμές όπως:

• Ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.
• Ευχαριστώ για το χρόνο σας.

Αυτά ακούγονται παθητικά - σαν να περιμένετε απλώς. Αντ' αυτού, τυλίξτε την επιστολή σας με λίγη ενέργεια και σκοπό. Κάντε τους να νιώσουν ότι είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε και ενθουσιασμένοι να ξεκινήσετε.

Μπόνους: Συμβουλές μορφοποίησης και προσαρμογής

Πριν στείλετε τη συνοδευτική σας επιστολή, ας βεβαιωθούμε ότι είναι φαίνεται τόσο καλό όσο διαβάζεται.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε τσεκάρει τα πάντα σε αυτόν τον κατάλογο ελέγχου:

• Είναι η γραμματοσειρά σας ευανάγνωστη;
• Είναι το μέγεθος της γραμματοσειράς σας ρυθμισμένο μεταξύ 10,5 και 12 pt;
• Τα περιθώρια είναι ρυθμισμένα σε 1 ίντσα σε όλες τις πλευρές;
• Αποθηκεύσατε τη συνοδευτική επιστολή σας σε μορφή PDF;
• Το περιορίσατε σε 1 σελίδα;
• Έχετε χωρίσει το περιεχόμενο σε 3-4 σύντομες παραγράφους;
• Χρησιμοποιείτε λέξεις-κλειδιά απευθείας από την περιγραφή της θέσης εργασίας;

Οι ακατάστατες συνοδευτικές επιστολές δεν διαβάζονται. Η καθαρή, επαγγελματική μορφοποίηση σας κάνει να φαίνεστε έξυπνοι.

Συν, Συστήματα ATS χρησιμοποιούνται από τις εταιρείες για τη σάρωση βιογραφικών σημειωμάτων.

Τους αρέσει να είναι καθαρά.

Αν όλα αυτά σας φαίνονται πολλά, υπάρχει ένας πιο έξυπνος τρόπος να τα χειριστείτε.

Δοκιμάστε το μη ανιχνεύσιμο AI Γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής.
Απλά στείλτε το βιογραφικό σας και την ανάρτηση της θέσης εργασίας - το AI κάνει τη βαριά δουλειά.

Διαβάζει τι θέλει η εταιρεία, το συνδυάζει με τις δεξιότητές σας και γράφει μια ισχυρή, προσωπική επιστολή σε δευτερόλεπτα.

Γιατί το αγαπούν οι άνθρωποι:

• Εξοικονομεί χρόνο (μόλις 3 λεπτά για τη δημιουργία μιας πλήρους επιστολής)
• Είναι 100% προσαρμοσμένο για κάθε εργασία
• Βοήθησε χιλιάδες άτομα να πάρουν συνεντεύξεις
• Ένα βήμα πιο κοντά στη δουλειά που θέλετε

Αντί να εξετάζετε κάθε λέξη ή να παλεύετε με τη μορφοποίηση, αφήστε την ΤΝ να σας δώσει ώθηση. Εξακολουθείτε να έχετε τον έλεγχο, απλά χωρίς τον πονοκέφαλο.

Γνωρίστε τη δύναμη του AI Detector και του Humanizer στο widget που ακολουθεί!

Συμπέρασμα

Τα έχετε ακούσει όλα. Παίξτε το ασφαλές, τολμήστε, κρατήστε το σύντομο, ρίξτε το πάθος.

Αφού διαβάσατε τη μία συμβουλή μετά την άλλη, εξακολουθείτε να αναρωτιέστε - τι πραγματικά λειτουργεί;

Δεν υπάρχει καμία μαγική ή μονοσήμαντη φόρμουλα. Αλλά υπάρχει μια αποδεδειγμένη δομή για τη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής - ένας τρόπος να εμφανιστείτε με σαφήνεια, αυτοπεποίθηση και αρκετή προσωπικότητα για να μείνετε αξέχαστοι.

Αυτό ακριβώς καλύψαμε σε αυτό το ιστολόγιο. 

Η επιτυχία δεν είναι να κάνεις τα πάντα - είναι να κάνεις αυτό που έχει σημασία.

Αν λοιπόν έχετε πάψει να αμφιβάλλετε και είστε έτοιμοι να ξεχωρίσετε, αφήστε τα εργαλεία να σας υποστηρίξουν.

Τρία εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να σας βοηθήσουν σε αυτό. Γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής, Δημιουργός βιογραφικού σημειώματος, και Έξυπνη εφαρμογή έχουν σχεδιαστεί για να σας βοηθήσουν να κινηθείτε γρηγορότερα, να γράφετε πιο έξυπνα και να εφαρμόζετε με λιγότερο πονοκέφαλο.

Η επόμενη ευκαιρία σας περιμένει. Τώρα, βεβαιωθείτε ότι θα σας προσέξουν.