Η δημοτικότητα των βιντεοδιασκέψεων μετά το COVID-19 αυξάνεται διαρκώς. Εκτιμάται ότι η αμερικανική αγορά τηλεδιασκέψεων αναμένεται να αύξηση κατά τουλάχιστον 8% κάθε χρόνο έως το 2030.
Και είναι απολύτως λογικό. Γιατί οποιαδήποτε επιχείρηση να μην θέλει να εξοικονομήσει έξοδα ταξιδιού και να μειώσει τα γενικά έξοδα όταν μπορεί να κάνει την ίδια δουλειά μέσω μιας διαδικτυακής συνάντησης σε αντίθεση με την αυτοπρόσωπη;
Το μόνο πρόβλημα με τις βιντεοδιασκέψεις είναι ότι αν δεν είστε προετοιμασμένοι για τη συνάντηση, θα σπαταλήσετε το χρόνο σας και το χρόνο των συμμετεχόντων.
Πρέπει να προετοιμαστείτε για το περιεχόμενο της συνάντησης από μόνο του και από την άποψη του υλικού, της σύνδεσης στο διαδίκτυο, των συσκευών ήχου, της βιντεοκάμερας κ.λπ.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δώσω τις ακριβείς συμβουλές που θα σας εξοικονομήσουν πολύτιμο χρόνο κατά τη διάρκεια των τηλεδιασκέψεών σας και θα κάνουν την εμπειρία της συνάντησής σας συναρπαστική.
Αυτές οι συμβουλές για τις τηλεδιασκέψεις καλύπτουν τα πάντα, από τη διαμόρφωσή τους έως τη διατήρηση της ενεργούς συμμετοχής της ομάδας σας.
Βασικά συμπεράσματα
- Να είστε πάντα προετοιμασμένοι για τις τηλεδιασκέψεις τόσο από τεχνικής όσο και από ανθρώπινης πλευράς.
- Ελέγξτε το διαδίκτυο, τα ηχεία, το μικρόφωνο και την κάμερα web αν λειτουργούν κανονικά. Επίσης, προετοιμάστε εκ των προτέρων την ατζέντα της συνάντησής σας.
- Κάντε το φόντο του βίντεο καθαρό ή θολώστε το. Κάντε σίγαση όταν δεν μιλάτε, ώστε να μην διακόπτεται κανείς κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
- Κάντε τις τηλεδιασκέψεις σας ελκυστικές, χωρίζοντας την ομάδα σε μικρότερες αίθουσες διαλείμματος ή εισάγοντας έναν πίνακα για ενεργό καταιγισμό ιδεών.
Τι είναι η βιντεοδιάσκεψη;
Οποιαδήποτε μορφή επικοινωνίας μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων που βρίσκονται σε μεγάλη απόσταση μεταξύ τους μέσω ήχου και βίντεο είναι γνωστή ως τηλεδιάσκεψη.
Είναι προφανώς πολύ καλύτερο από μια τηλεφωνική κλήση μόνο με ήχο, επειδή κάθεστε με την κάμερα ανοιχτή και επικοινωνείτε πολύ παρόμοια με τον τρόπο που θα κάνατε σε προσωπικές συναντήσεις.
Οι βιντεοκλήσεις αποτελούν κανόνα για τους ανθρώπους των οποίων η οικογένεια και οι φίλοι ζουν στο εξωτερικό. Η ίδια ιδέα έγινε ευρέως δημοφιλής μεταξύ των επιχειρήσεων, ιδίως μετά την πανδημία COVID-19, όπου οι άνθρωποι αναγκάστηκαν να εργαστούν εξ αποστάσεως.
Μην ανησυχείτε ποτέ ξανά για την τεχνητή νοημοσύνη που ανιχνεύει τα κείμενά σας. Undetectable AI Μπορεί να σας βοηθήσει:
- Κάντε το γραπτό σας με υποστήριξη AI να εμφανιστεί ανθρωποειδής.
- Παράκαμψη όλα τα κύρια εργαλεία ανίχνευσης AI με ένα μόνο κλικ.
- Χρήση AI με ασφάλεια και με αυτοπεποίθηση στο σχολείο και στην εργασία.
Και καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες μειώνουν τις ώρες εργασίας τους και στρέφονται προς ευέλικτα περιβάλλοντα εργασίας, οι τηλεδιασκέψεις θα γίνονται όλο και πιο διαδεδομένες.
Προετοιμασία πριν από τη συνάντηση βίντεο
Αν είστε νέοι στη βιντεοδιάσκεψη, το πιθανότερο είναι ότι τα πρώτα δεκαπέντε λεπτά των συναντήσεών σας θα περάσουν για να καταλάβετε την ακουστότητα και τις οθόνες βίντεο του άλλου.
Το κλειδί για να βελτιώσετε τις βιντεοδιασκέψεις σας είναι να βεβαιωθείτε ότι είστε προετοιμασμένοι, τόσο από τεχνικής όσο και από ανθρώπινης πλευράς. Ακούστε τι εννοώ.
- Ελέγξτε την κάμερα και τον ήχο νωρίς
Συνήθως δεν έχουμε πρόβλημα να συνδέσουμε βιντεοκλήσεις με φίλους ή συγγενείς, επειδή δεν υπάρχει πίεση.
Αν το μικρόφωνό σας δεν λειτουργεί, απλά θα αλλάξετε στα ακουστικά σας και θα ξεκινήσετε ξανά την κλήση. Σε επαγγελματικά περιβάλλοντα, ωστόσο, δεν είναι η πλέον ενδεδειγμένη εθιμοτυπία.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν αναζητάτε συμβουλές για συνεντεύξεις μέσω βιντεοδιάσκεψης, καθώς η πρώτη εντύπωση κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης για δουλειά συμβαίνει μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα από την είσοδό σας στην κλήση.
Επομένως, πρέπει να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο της τηλεδιάσκεψης και να μπείτε στην αίθουσα αναμονής της συνάντησης, όπου μπορείτε να δοκιμάσετε τα εργαλεία βίντεο και ήχου.
Ανοίξτε την κάμερα και δείτε αν η εικόνα σας είναι καθαρή. Καθαρίστε την κάμερα εάν χρειάζεται.
Ομοίως, δοκιμάστε τον ήχο της συσκευής σας, τόσο το ηχείο όσο και τα ενσωματωμένα εξαρτήματα του μικροφώνου, για να επιβεβαιώσετε ότι λειτουργούν σωστά.
- Δοκιμάστε τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο
Είναι αυτονόητο ότι οι διαδικτυακές βιντεοδιασκέψεις δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς ενεργή και σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο.
Βεβαιωθείτε ότι η σύνδεσή σας είναι αρκετά καλά ρυθμισμένη ώστε να μπορεί να διατηρήσει το βίντεο κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Ιδανικά, κρατήστε κοντά σας μια εφεδρική συσκευή παροχής υπηρεσιών διαδικτύου σε περίπτωση που το πρωτεύον δίκτυό σας παρουσιάσει βλάβη.
Απενεργοποιήστε τις έξυπνες συσκευές στο σπίτι σας που καταλαμβάνουν ένα τεράστιο κομμάτι του εύρους ζώνης του διαδικτύου σας, π.χ. playstations, ρομποτικά καθαριστικά, έξυπνες τηλεοράσεις 4K, το HomePod σας κ.λπ.
Η υπερβολική χρήση εύρους ζώνης από αυτές τις συσκευές θα μπορούσε να διαταράξει τη συνάντησή σας.
Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, η σύνδεσή σας στο διαδίκτυο είναι ασταθής και δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα για να τη διορθώσετε εκ των προτέρων, ενημερώστε την ομάδα σας ότι θα είστε συνδεδεμένοι μόνο μέσω ήχου κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Η απενεργοποίηση του βίντεο θα βελτιώσει την απόδοση της φωνής σας μέσω μιας αδύναμης σύνδεσης.
- Προετοιμασία ημερήσιας διάταξης και υλικού
Τώρα που η τεχνική πτυχή μας έχει τακτοποιηθεί, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι εσείς οι ίδιοι είστε έτοιμοι για τη συνάντηση. Ντυθείτε επίσημα, επαγγελματική ενδυμασία και επιλέξτε μια ήσυχη ζώνη στο σπίτι σας για να παρακολουθήσετε τη συνάντηση.
Αν αναζητάτε συμβουλές για την επιτυχία της συνέντευξης μέσω βιντεοδιάσκεψης, αυτό και μόνο το βήμα μπορεί να σας κάνει να ξεχωρίσετε από τους άλλους υποψηφίους.
Και προετοιμάστε εκ των προτέρων ό,τι θα συζητήσετε στη συνάντηση.
Δημιουργήστε μια ατζέντα, δηλαδή ένα έγγραφο που περιγράφει το αντικείμενο της συνάντησης, ώστε όποιος χάσει το έγγραφο να μπορεί να το δει και να ενημερωθεί για τη συνάντηση.
Μια καθορισμένη ημερήσια διάταξη με τίτλο και περιγραφές των συνεδριάσεων θα επιτρέψει σε όλους τους συμμετέχοντες να γνωρίζουν τι να περιμένουν από τη συνεδρίαση.
Για την ατζέντα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την Απαρατήρητη Τεχνητή Νοημοσύνη. Γεννήτρια τίτλου εργαλείο για τη δημιουργία τίτλων συνεδριάσεων και θεμάτων συνεδριών.
Εκτέλεση μιας ξεκάθαρης εικονικής συνάντησης
Ενώ βρίσκεστε στη συνεδρίαση, πρέπει να λάβετε ορισμένα μέτρα για να διασφαλίσετε ότι η συνεδρίαση θα διεξαχθεί χωρίς προβλήματα.
- Κρατήστε τον εαυτό σας σιωπηλό όποτε δεν μιλάτε. Ιδανικά, το μόνο άτομο που μιλάει κάθε στιγμή θα πρέπει να είναι χωρίς σίγαση, ώστε οποιαδήποτε ενόχληση από το παρασκήνιο των άλλων παρευρισκομένων να μην διαταράσσει τη ροή της συζήτησης.
- Βεβαιωθείτε ότι η αίθουσά σας είναι καλά φωτισμένη και ότι το βίντεό σας είναι ευδιάκριτο στους παρευρισκόμενους. Εάν το φόντο σας είναι πολύ ακατάστατο, μπορείτε να το θολώσετε εύκολα εάν χρησιμοποιείτε πλατφόρμες όπως Google Meet, Microsoft Teams ή Ζουμ. Αυτές είναι επίσης καλές συμβουλές για την καλή εμφάνιση σε κλήσεις τηλεδιάσκεψης, όπου η εμφάνισή σας και το περιβάλλον αντανακλούν τον επαγγελματισμό σας.
- Η Microsoft Teams σας επιτρέπει να ενεργοποιήστε τους υπότιτλους (ζωντανές λεζάντες). Απλώς μεταβείτε στην ενότητα “Περισσότερες ενέργειες” στα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης, μετακινηθείτε στην ενότητα “Επιλογή γλώσσας και ομιλίας” και ενεργοποιήστε την επιλογή “Εμφάνιση ζωντανών λεζάντων”. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε με σαφήνεια τι συζητείται στη σύσκεψη.
- Καταγράψτε τη συνάντησή σας και καταγράψτε όλα τα σημαντικά σημεία της συζήτησης σε ένα μέρος. Μετά τη συνάντηση, χρησιμοποιήστε το Undetectable AI Humanizer για να ξαναγράψετε το σενάριο της συνάντησής σας σε σαφή, φυσικό τόνο.
Συμβουλές βιντεοδιάσκεψης που εξοικονομούν ώρες κάθε εβδομάδα
Εκτός από τις τεχνικές συμβουλές για τις οποίες μιλήσαμε μέχρι τώρα και οι οποίες βελτιώνουν την εμπειρία διεξαγωγής της συνάντησής σας, θα μπορούσατε επίσης να εφαρμόσετε ορισμένους λειτουργικούς κανόνες για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη διάρκεια των online συναντήσεων.
Θα μπορούσατε να αναθέσετε στα μέλη της ομάδας σας συγκεκριμένα καθήκοντα κατά τη διάρκεια του συνεδρίου (και ιδανικά, να έχετε επίσης ένα άτομο ως εφεδρικό για την ίδια εργασία).
Για παράδειγμα, ζητήστε από ένα μέλος της ομάδας σας να καταγράψει τη συνάντηση για απομαγνητοφώνηση και ζητήστε από κάποιον άλλο να κρατάει σημειώσεις.
Αναθέστε σε ένα μέλος της ομάδας να διαβάσει τους κανόνες που πρέπει να τηρούνται στην αρχή της διάσκεψης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Εργαλεία παραγωγικότητας AI όπως η Otter.ai για την αυτοματοποίηση αυτών των εργασιών.
Προσπαθήστε να εφαρμόσετε μια πολιτική “σηκωμένου χεριού” για όποιον θέλει να συνεισφέρει στη συζήτηση. Διαφορετικά, πολλοί άνθρωποι μπορεί να καταλήξουν να μιλούν ταυτόχρονα και αυτό θα διαταράξει τη συζήτησή σας.
Αυτά τα πρωτόκολλα θα σας εξοικονομήσουν πολύ πολύτιμο χρόνο.
Διατήρηση της συμμετοχής των ομάδων κατά τη διάρκεια των κλήσεων
Η τηλεδιάσκεψη μπορεί να γίνει πολύ μονότονη, μερικές φορές ακόμη και βαρετή, για τους συμμετέχοντες. Αν θέλετε να κρατήσετε την ομάδα σας απασχολημένη, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ενεργή συμμετοχή στη συνάντηση και όχι απλώς να κάθεστε εκεί και να ακούτε τι έχει να πει ο καθένας.
Θα μπορούσατε να ανοίξετε έναν εικονικό πίνακα κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, στον οποίο πολλά άτομα θα μπορούν να παρέχουν τις απόψεις τους ταυτόχρονα.
Σχεδόν όλοι οι καλοί πίνακες τηλεδιάσκεψης σάς δίνουν έναν άπειρο χώρο καμβά, συγκεντρώνουν τη συμβολή όλων σε ένα μέρος και την οπτικοποιούν μαζί.
Εάν η ομάδα σας είναι μεγάλη και πρέπει να συζητήσετε πολλαπλές πτυχές ενός έργου, μπορείτε να χωρίσετε τη διάσκεψη σε αίθουσες διαχωρισμού, δηλαδή σε μικρότερα υποσύνολα της διάσκεψης, σε κάθε μία από τις οποίες διεξάγεται διαφορετική συζήτηση.
Ο οικοδεσπότης μπορεί να χωρίσει την ομάδα σε μικρότερες ομάδες για περιορισμένο χρονικό διάστημα και στη συνέχεια να τους συνδέσει όλους πίσω στην κύρια διάσκεψη για να μοιραστούν τα ευρήματά τους.
Ορισμένες πλατφόρμες εικονικών συσκέψεων μπορεί ακόμη και να σας επιτρέπουν να εξατομικεύσετε το όνομα της αίθουσας συσκέψεων, τη διεύθυνση URL και να προσθέσετε επώνυμες εικόνες που κρατούν την ομάδα σας απασχολημένη.
Επιτρέψτε τη χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης για την ενοποίηση των σημείων συνάντησης σε ένα μέρος. Χρήση μη ανιχνεύσιμων ΤΝ Συγγραφέας AI SEO, για παράδειγμα, μπορεί να αποτελέσει μια πραγματικά διαδραστική προσέγγιση για τη δημιουργία περιλήψεων και εσωτερικού περιεχομένου για τη σύσκεψή σας.
Και αν η ομάδα σας διεξάγει τακτικά κλήσεις πρόσληψης, αυτές οι συμβουλές σχετικά με τη βιντεοδιάσκεψη συνέντευξης ισχύουν εξίσου καλά και για τις συνεδρίες διαλογής υποψηφίων.
Πιο έξυπνες συναντήσεις με μη ανιχνεύσιμα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης
Ο χρόνος και η προσπάθεια είναι τα δύο επιχειρηματικά αγαθά που πρέπει να εξοικονομήσετε. Το Undetectable AI προσφέρει πολλαπλά έξυπνα εργαλεία χρήσιμα κατά τη διάρκεια των τηλεδιασκέψεων που σας εξοικονομούν και τα δύο.
- Δημιουργία σαφέστερου υλικού συνεδριάσεων
Κάθε βιντεοδιάσκεψη θα έχει ημερήσια διάταξη. Η μη ανιχνεύσιμη σουίτα γραφής AI θα σας βοηθήσει πολύ στη δημιουργία της ατζέντας σας.
Χρησιμοποιήστε το Συγγραφέας περιεχομένου AI να προετοιμάσει ένα σχέδιο της ημερήσιας διάταξης έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση να είναι πολύ σαφείς σχετικά με το τι θα συζητηθεί.
- Απαντήστε γρήγορα στις ερωτήσεις της ομάδας
Το Undetectable AI διαθέτει ένα ειδικό πρόγραμμα επίλυσης ερωτήσεων που μπορείτε να διατηρείτε ανοιχτό παράλληλα με τη βιντεοδιάσκεψη.
Κάθε φορά που ένα μέλος της ομάδας σας θέτει μια ερώτηση για την οποία δεν είστε σίγουροι, απλά ρωτήστε το εργαλείο και αυτό θα σας δώσει μια σχετική, εξειδικευμένη απάντηση.
Απλά πρέπει να ανεβάσετε τα στιγμιότυπα οθόνης του κειμένου για να δώσετε στο εργαλείο κάποιο πλαίσιο σχετικά με την ερώτησή σας. Θα αναλύσει τις εικόνες και θα σας παρέχει λεπτομερείς εξηγήσεις που θα απαντούν στις ερωτήσεις σας.
- Δημιουργία επαγγελματικών περιλήψεων
Ίσως η πιο cool λειτουργία Undetectable AI που θα βρείτε είναι το Ανθρώπινο εργαλείο αυτόματης δακτυλογράφησης που προσομοίαζε την ανθρώπινη πληκτρολόγηση σε οποιαδήποτε πλατφόρμα.
Θα πληκτρολογήσει αυτόματα όλα τα προ-γραμμένα ή αντιγραμμένα σημεία που θα συζητήσετε στη συνάντηση σε ένα σαφές έγγραφο.
Είναι ιδανικό για τη δημιουργία μιας περίληψης της συνάντησής σας αφού τελειώσετε με τη συζήτηση.
Για ένα πρόσθετο επίπεδο προστασίας από ψευδείς κατηγορίες για λογοκλοπή, μπορείτε να περάσετε το κείμενό σας από το Undetectable AI's AI Humanizer για να εισαγάγετε τις φυσικές ιδιορρυθμίες και αποχρώσεις του περιεχομένου που γράφεται από ανθρώπους.
Δοκιμάστε τον ανιχνευτή AI και τον Humanizer με το παρακάτω widget!
Τελικές σκέψεις
Οι βιντεοδιασκέψεις ήρθαν για να μείνουν, και με την αυξανόμενη έμφαση στους ευέλικτους ρόλους στον εταιρικό τομέα, δεν έχετε άλλη επιλογή από το να γίνετε καλύτεροι σε αυτές.
Ακολουθήστε τις συμβουλές για τις βιντεοδιασκέψεις που ανέφερα παραπάνω και είμαι σίγουρος ότι θα παρατηρήσετε δραστική βελτίωση στην εμπειρία των συναντήσεών σας.
Ακόμα καλύτερα, συμπεριλάβετε το Undetectable AI στη στοίβα υποδομών σύσκεψης για τη σύνταξη γρήγορων επιχειρηματικών εγγράφων, ημερήσιας διάταξης, περιλήψεων σύσκεψης και οποιωνδήποτε σημειώσεων θέλετε να κρατήσετε από τη σύσκεψη.
Δώστε Μη ανιχνεύσιμο AI μια δοκιμή σήμερα!