Mitä saatekirjeen pitäisi sisältää? Täydellinen opas

"Pidä se lyhyenä ja ytimekkäänä," jotkut sanovat. 

"Tee siitä henkilökohtaista ja näytä intohimosi". muut vannovat. 

Olet selaillut blogeja otsikolla 'Kuinka kirjoittaa saatekirje, jolla saat työpaikan' ja 'Vältä näitä yleisiä saatekirjeen virheitä'. 

Se on hämmentävää. Ristiriitainen. Ylivoimainen.

Mikään näistä osista ei kuitenkaan yksinään tuo sinulle työpaikkaa. 

Saatat miettiä, mitä saatekirjeeseen pitäisi sisällyttää, jotta se olisi tehokas? Vastauksessa ei ole kyse laatikoiden rastittamisesta tai väsyneiden neuvojen noudattamisesta.

Kyse on siitä, että kirjoitat kirjeen, joka puhuu selkeästi, itsevarmasti ja suoraan tulevalle työnantajallesi.

Mitä hyvän saatekirjeen pitäisi sisältää? Tässä blogissa selvitämme, mistä on kyse. Annamme sinulle älykkään, todistetun rakenteen, jonka avulla voit rakentaa saatekirjeesi tyhjästä.

Aloitetaan!

Yhteystiedot ylhäällä

Yhteystietojesi on oltava saatekirjeessäsi ensimmäisenä - ei poikkeuksia. Tämä on ihanteellinen järjestys:

1. Koko nimi: Käytä laillista tai ammatillista nimeäsi.

• Esimerkiksi: Jane A. Smith

2. Puhelinnumero: Käytä henkilökohtaista matkapuhelinnumeroa, jonka tarkistat aktiivisesti. Varmista, että vastaajasi on ammattimainen ja selkeä.
   
3. Ammatillinen sähköposti - Pidä kiinni nimipohjaisesta Gmail- tai Outlook-tunnuksestasi. 

• Hyvä esimerkki: [email protected] 
• Huono esimerkki: [email protected] tai [email protected]

4. LinkedIn-profiili: Lisää tämä vain, jos profiilisi on päivitetty ja räätälöity hakemaasi tehtävään sopivaksi.

• Esimerkiksi: linkedin.com/in/janesmith

5. Salkun linkki: Tämä on tärkeää esimerkiksi suunnittelun, kirjoittamisen, markkinoinnin ja UX:n aloilla.

• Esimerkkejä:
  • janesmithdesign.com (henkilökohtainen sivusto)
  • behance.net/janesmith (suunnittelijoille)
  • copyfolio.me/janesmith (kirjailijoille)

Palkkaavilla johtajilla ei ole aikaa etsiä tietojasi. Tee siitä helppoa. Siisti ulkoasu osoittaa myös, että olet järjestelmällinen ja ammattimainen.

Hyvä esimerkki (oikea muoto):

Tämä muoto on: 

✔ Ammattilainen

✔ Helppo skannata

✔ Käyttää pystypalkkeja tai rivinvaihtoja

Huono esimerkki (älä tee tätä):

✘ Liian paljon sanoja
✘ Hautaa yhteystiedot
✘ Näyttää amatöörimäiseltä

Muotoiluvinkki:  Voit kohdistaa vasemmalle tai keskittää tietosi - molemmat ovat hyväksyttäviä. Älä vain laita sitä kirjeen keskelle tai pohjaan. 

Palkkaavan johtajan tiedot

Kun kirjoitat palkkaavan johtajan nimen saatekirjeesi alkuun, se osoittaa, että olet tehnyt kotiläksysi. Ja sillä on enemmän merkitystä kuin useimmat luulevat.

Mitä saatekirjeeseen pitäisi siis sisällyttää, jotta se osoittaisi, että kiinnität huomiota yksityiskohtiin?

Aloita osoittamalla se oikealle henkilölle.

Etsi palkkaavan johtajan nimi näillä kahdella menetelmällä: 

1. LinkedIn: Kirjoita yrityksen nimi + osasto.
   1. Esimerkiksi, "Markkinointipäällikkö [yrityksen nimi]"). 

2 - Yrityksen verkkosivusto: Jos edellä mainittu menetelmä ei toimi, mene yrityksen verkkosivustolle ja tarkista "Tietoja" tai "Tiimi" -sivu. 

Joskus nimiä on jopa itse työpaikkailmoituksessa.

Kun olet löytänyt nimen, käytä oikeaa otsikkoa:

• Jos se on mies: John Smith
• Jos se on nainen: Ms Jane Smith (käytä "Ms.", ellet tiedä, että hän haluaa "Mrs.").
• Jos he ovat lääkäreitä tai professoreita: Tohtori Alex Lee

Entä jos et löydä nimeä lainkaan? Siinä vaiheessa voit käyttää älykästä varasuunnitelmaa, kuten: 

• Hei Hiring Manager
• Hei [osaston] tiimi (esim. "Hei markkinointitiimi")
• Hei [Yrityksen nimi] rekrytointitiimi

Älä koskaan kirjoita "Rakas" tai "Kenelle tahansa." Se kuulostaa hyvin epäammattimaiselta ja vanhentuneelta.

Tässä on luettelo 8 lauseesta, jotka tappavat saatekirjeesi. 

Yrityksen osoite tulee kirjeen vasempaan yläreunaan. Muotoile se näin:

[Palkkaavan johtajan nimi]  

[Yrityksen nimi]  

[Yrityksen katuosoite]  

[Kaupunki, osavaltio, postinumero]

Henkilökohtaiset saatekirjeet saavat paljon enemmän vastauksia. Tutkimusten mukaan ne voivat parantaa mahdollisuuksiasi saada haastattelu jopa 50%. 

Vahva avauskappale

Mitä saatekirjeen ensimmäisen kappaleen tulisi sisältää?

Saatekirjeesi ensimmäisillä riveillä on paljon merkitystä. Se on ainoa mahdollisuutesi saada heidät jatkamaan lukemista. Joten jätä tylsät jutut väliin, kuten: 

"Kirjoitan hakemukseni virkaan..."

He tietävät jo, mitä paikkaa olet hakenut. Aloita sen sijaan jotain sellaista, joka kiinnostaa heitä välittömästi ja saa heidät haluamaan tietää sinusta lisää.

Voit kokeilla näitä koukkuja: 

• Yrityksen uutiset: Esimerkiksi, Näin, että tiimisi on juuri julkaissut uuden sovelluksen, ja sen muotoilu on uskomaton. 
• Lähete: Esimerkiksi, entinen työtoverini Alex Torres kehui suuresti tiiminne työtä. 
• Intohimonilmaus: Esimerkiksi, Koska olen rakentanut verkkosivuja yläasteelta lähtien, tämä tehtävä kiinnitti heti huomioni. 

Mainitse seuraavaksi tehtävänimike (ja tunnus, jos se on mainittu), esimerkiksi näin:

"Olen innoissani hakiessani työpaikkaa Junior Web Developer - Job ID 98321 [yrityksen nimi]."

Kerro sitten, mistä löysit työpaikan: 

"Törmäsin avautuvaan työpaikkaan LinkedInissä ja tiesin, että se sopisi hyvin." 

Pidä esittely enintään 3-5 lauseessa. Ei enempää.

Tässä on muutamia nopeita esimerkkejä eri tilanteisiin:

1 - Uramuutos

Viisi vuotta vähittäiskaupassa työskenneltyäni olen huomannut, että todellinen vahvuuteni on asiakassuhteiden rakentaminen - erityisesti nopeasti muuttuvissa teknologia-aloissa. Siksi olen innoissani BrightTechin avoinna olevasta myyntityöntekijän paikasta (työnumero #2445).

2 - Vastavalmistunut

Olen vastavalmistunut tietojenkäsittelytieteilijä, jolla on takanaan kolme harjoittelupaikkaa, ja olen innokas liittymään kaltaiseenne tiimiin, jossa arvostetaan tuoreita ideoita ja käytännönläheistä oppimista.

3 - Sisäinen rooli

Kahden vuoden asiakastuen jälkeen olen valmis kasvamaan uuteen haasteeseen, ja tiimissämme avoinna oleva IT Support Lead -tehtävä tuntuu täydelliseltä seuraavalta askeleelta.

Muista, että jos ensimmäiset repliikkisi kuulostavat samanlaisilta kuin kaikkien muidenkin, sinut ohitetaan kuten kaikki muutkin. Tee siitä henkilökohtainen. Tee siitä aitoa. Pidä se lyhyenä.

Esittele arvosi ja saavutuksesi

Nyt on aika näyttää, että olet arvokas, todellisia voittoja. 

Aloita miettimällä tätä kysymystä: 

• Mitä erityistä olen tehnyt akateemisesti ja ammatillisesti? 

Kun sinulla on selkeä kuva mielessäsi, voit kirjoittaa sen yksinkertaisesti näin:
👉 Toimintaverbi + tehtävä + mitattavissa oleva tulos

Esimerkiksi, Lisäsimme asiakaspysyvyyttä 25%:llä käynnistämällä kuukausittaisen sähköpostisarjan.

Tämä kertoo heille, mitä teit ja mikä muuttui sen ansiosta. Juuri siitä rekrytointipäälliköt ovat kiinnostuneita. 

Jos et vieläkään ole varma, mitä sanoa, käytä tätä. STAR-menetelmä:

• Tilanne - Mitä oli tekeillä?
• Tehtävä - Mitä piti tehdä?
• Toiminta - Mitä sinä teit?
• Tulos - Mitä sen vuoksi tapahtui?

Esimerkiksi, Myyntitiimimme oli jäämässä jälkeen (S). Minua pyydettiin parantamaan seurantaprosessiamme (T). Rakensin automaattisen sähköpostijärjestelmän (A), joka lisäsi vastauksia 40% kahdessa kuukaudessa (R).

Nyt, palaa takaisin työnkuvaan. Näetkö nuo avainsanat? Sellaiset sanat kuin "yhteistyö", "data-analyysi" ja "projektin omistajuus"? Käytä niitä saatekirjeessäsi - luonnollisesti. Se osoittaa, että puhut heidän kieltään.

Myös, tasapainottaa kovat taidot (kuten koodaus, kirjoittaminen, Excel) pehmeät taidot (kuten viestintä, ongelmanratkaisu, johtajuus). Tarvitset molempia.

Jos olet vaihtamassa uraa, keskity seuraaviin asioihin siirrettävät taidot - asiat, jotka pätevät edelleen uudessa roolissa.

Esimerkiksi, Vähittäiskaupassa opin käsittelemään vaikeita asiakaskysymyksiä - samaa rauhallista ja selkeää ajattelua tuon tähän asiakastukitehtävään.

Tärkeintä on, että älä vain sano olevasi "ahkera työntekijä".

Näytä se numeroin, todistein ja todellisilla tuloksilla. Ne saavat huomiota.

Selitä, miksi haluat tämän työn tässä yrityksessä.

Ennen kuin kirjoitat saatekirjeen, tutustu yritykseen muutaman minuutin ajan. 

Mene heidän verkkosivusto. Lue heidän tehtävä. Skannaa heidän keskeiset arvot.

Tarkista viimeaikaiset uutiset - Ehkä he toivat markkinoille uuden tuotteen, saivat suuren palkinnon tai palkkasivat suuren työntekijän. 

Nämä yksityiskohdat osoittavat, ettet vain hae kaikkialle, vaan valitset ne.

Kysy nyt itseltäsi:

• Tuntuuko tämä yritys paikalta, johon kuulun?

 Jos vastasitte myöntävästi, selittäkää miksi.

Esimerkki: Ihailen sitä, miten tiimisi asettaa rehellisyyden ja asiakaspalvelun etusijalle - se on harvinaista, ja arvostan sitä syvästi omassa työssäni.

Kerro heille, miten tämä tehtävä sopii sinun polullesi. Onko tämä ensimmäinen askeleesi tällä alalla? Kasvusiirto? Mahdollisuus oppia arvostamaltasi tiimiltä?

Esimerkki: Tämä tehtävä tuntuu luonnolliselta seuraavalta askeleelta minulle - paikka, jossa voin kehittää kirjoitustaitojani ja kasvaa samalla strategisempaan sisältötehtävään.

Pidä äänensävysi lämpimänä mutta ammattimaisena. Ole innostunut - mutta älä liian rento.

Väärä ääni: Tämä yritys vaikuttaa rauhalliselta ja hauskalta. Haluaisin työskennellä siistien ihmisten kanssa.
Parempi sävy: Keskittymisesi luovuuteen ja yhteistyöhön on juuri sitä, mitä olen etsinyt seuraavalta tiimiltäni.

Vältä yleisiä ansoja, kuten sanomalla:

• Tarvitsen työtä.
• Olen innoissani urani kasvattamisesta. (Kaikki sanovat näin.)
• Tämä on minulle loistava tilaisuus. (Kyse ei ole vain sinusta.)

Osoita sen sijaan, miten arvosi ja taitosi vastaavat heidän tarpeitaan. Siitä he tietävät, että olet tosissasi.

Lopeta toimintakutsulla

Olet kertonut heille, kuka olet. Olet kertonut, mitä voit tehdä.

Älä vain hyvästele, vaan näytä, että olet valmis ottamaan seuraavan askeleen.

Tässä vaiheessa pyydät haastattelua, mutta teet sen tavalla, joka kuulostaa itsevarmalta, ei päällekäyvältä.

Sano jotain sellaista kuin:

Haluaisin mielelläni puhua lisää siitä, miten voin auttaa tiimiäsi. Olen käytettävissäsi haastatteluun mahdollisimman pian.

Se on selkeä, kohtelias ja toimintaan keskittyvä.

Tämä lähestymistapa osoittaa, että olet tosissasi. Et vain "toivo", että he soittavat. Teet sen helpoksi, että he ottavat sen askeleen. Avaat oven.

Vältä heikkoja repliikkejä kuten:

• Toivottavasti kuulemme sinusta pian.
• Kiitos ajastanne.

Nuo kuulostavat passiivisilta - kuin olisit vain odottelemassa. Kääri sen sijaan kirjeeseesi hieman energiaa ja tarkoitusta. Anna heidän tuntea, että olet valmis aloittamaan ja innostunut aloittamaan.

Bonus: Vinkkejä muotoiluun ja mukauttamiseen

Ennen kuin lähetät saatekirjeesi, varmista, että se on näyttää yhtä hyvä kuin se lukee.

Varmista, että olet rastittanut kaiken tästä tarkistuslistasta:

• Onko fontti helppolukuinen?
• Onko fonttikoko asetettu välille 10,5 ja 12 pt?
• Ovatko marginaalit asetettu 1 tuumaan joka puolella?
• Tallensitko saatekirjeesi PDF-tiedostona?
• Piditkö sen yhdellä sivulla?
• Oletko jakanut sisällön 3-4 lyhyeen kappaleeseen?
• Käytätkö avainsanoja suoraan työnkuvauksesta?

Sotkuisia saatekirjeitä ei lueta. Siisti, ammattimainen muotoilu saa sinut näyttämään terävältä.

Plus, ATS-järjestelmät joita yritykset käyttävät ansioluetteloiden skannaamiseen.

He pitävät siitä siistinä.

Jos tämä kaikki kuulostaa paljolta, on olemassa fiksumpi tapa hoitaa asia.

Kokeile huomaamatonta tekoälyä Saatekirjegeneraattori.
Pistä vain ansioluettelosi ja työpaikkailmoitus - the AI tekee raskaan työn.

Se lukee, mitä yritys haluaa, sovittaa sen yhteen taitojesi kanssa ja kirjoittaa vahvan, henkilökohtaisen kirjeen muutamassa sekunnissa.

Miksi ihmiset rakastavat sitä:

• Se säästää aikaa (vain 3 minuuttia kokonaisen kirjeen rakentamiseen).
• 100% räätälöidään jokaiseen työhön.
• Se on auttanut tuhansia saamaan haastatteluja
• Se on askel lähemmäs haluamaasi työpaikkaa.

Sen sijaan, että joutuisit miettimään jokaista sanaa tai kamppailemaan muotoilun kanssa, anna tekoälyn auttaa sinua. Sinä pysyt silti hallinnassa, mutta ilman päänsärkyä.

Koe AI Detectorin ja Humanizerin teho alla olevassa widgetissä!

Päätelmä

Olet kuullut kaiken. Pelaa varman päälle, ole rohkea, pidä se lyhyenä, anna intohimoa.

Kun olet lukenut vinkki toisensa jälkeen, ihmettelet yhä - mikä todella toimii?

Ei ole olemassa mitään taikuutta tai yhden koon kaavaa. On kuitenkin olemassa todistettu rakenne saatekirjeen kirjoittamiseen - tapa esiintyä selkeästi, itsevarmasti ja juuri niin persoonallisesti, että se jää mieleen.

Juuri tätä olemme käsitelleet tässä blogissa. 

Menestyminen ei ole kaiken tekemistä, vaan sen tekemistä, millä on merkitystä.

Jos et enää epäröi ja olet valmis erottumaan muista, anna työkalujen tukea sinua.

Kolme tekoälytyökalua voi auttaa sinua tässä. Saatekirjeen generaattori, Ansioluettelon rakentaja, ja Smart Applier on suunniteltu auttamaan sinua liikkumaan nopeammin, kirjoittamaan älykkäämmin ja hakemaan vähemmän päänvaivaa aiheuttaen.

Seuraava tilaisuutesi odottaa. Varmista, että he huomaavat sinut.