Laskutuspetokset maksavat yrityksille 3 miljardia dollaria vuodessa, ja se oli vasta vuonna 2024. Ja tilanne on pahenemassa. Väärennettyjä laskuja on nyt kaikkialla.
Se on ollut yksi yleisimmistä valituksista viime vuosina.
Tämä ei johdu siitä, että vanhenemme ja meitä on helpompi huijata. Kyse on vain siitä, että huijaukset ovat entistä vakuuttavampia.
Uusi tekoälytyökalu ilmestyy joka päivä, ja rikolliset ottavat yhtä nopeasti kiinni.
Teknologian avulla nämä huijarit hyödyntävät ChatGPT:n kaltaista teknologiaa samalla tavalla kuin me käytämme sitä henkilökohtaisen kuntosaliharjoittelusuunnitelman laatimiseen.
Rahoitustiimisi saattaa hyväksyä vilpillisiä maksuja tietämättään.
Pahin osa? Useimmat yritykset eivät tajua, että heitä on huijattu, ennen kuin rahat ovat jo poissa. Silloin varojen takaisin saaminen on lähes mahdotonta.
Joudut hoitamaan lainvalvontaviranomaiset, vakuutuskorvaukset ja koko paperisotkun, joka olisi voitu välttää.
Mutta tässä on hyvä uutinen: väärennettyjen laskujen havaitseminen ei ole rakettitiedettä.
Sinun on vain tiedettävä, mitä etsiä.
Tässä oppaassa käydään läpi luotettavia havaitsemismenetelmiä, jotka osoittavat, miten voit havaita väärennetyn laskun, aina manuaalisista perustarkistuksista siihen, että käytät kehittyneet tekoälytyökalut jotka nappaavat sen, mitä ihmissilmä ei huomaa.
Keskeiset asiat
- Manuaalisella tarkistuksella saadaan selville noin 60% ilmeisistä laskupetoksista perustarkastuksilla, kuten yhteystietojen tarkistamisella ja muodon epäjohdonmukaisuuksilla.
- Metatiedon analyysi paljastaa piilotetut manipulointimerkit, jotka petostentekijät usein unohtavat puhdistaa, kuten luontipäivämäärät ja muokkausohjelmistojen sormenjäljet.
- Tekoälyn tunnistustyökalut tunnistavat kehittyneet väärennökset ja tekoälyn luomat laskut 95%+-tarkkuudella sekunneissa.
- Välittömät reagointiprotokollat minimoivat taloudelliset vahingot, kun väärennettyjä laskuja havaitaan, mukaan lukien maksujen jäädyttäminen ja myyjien tarkistaminen.
- Automatisoidut tarkastusjärjestelmät vähentävät laskujen käsittelykustannuksia jopa 70% ja samalla ne paljastavat petoksia, jotka manuaaliset tarkastukset jättävät huomiotta.
Luotettavat menetelmät väärennettyjen laskujen tunnistamiseksi
Laskupetosten torjunta edellyttää monitasoinen lähestymistapa. Mikään yksittäinen menetelmä ei saa kaikkea kiinni.
Huijaajat ovat yhä fiksumpia, joten puolustuksen on oltava vahvempi.
Käydään läpi tehokkaimmat havaitsemismenetelmät alkaen perusasioista ja siirtyen edistyneempiin tekniikoihin.
Älä enää koskaan murehdi tekoälyn havaitsevan tekstejäsi. Undetectable AI Voi auttaa sinua:
- Tee tekoälyavusteinen kirjoittaminen näkyväksi ihmisen kaltainen.
- Bypass kaikki tärkeimmät tekoälyn tunnistustyökalut yhdellä napsautuksella.
- Käytä AI turvallisesti ja luottavaisesti koulussa ja työssä.
Ilmeisten virheiden manuaaliset tarkistukset
- Aloita perusasioista: Manuaalisen tarkastuksen avulla saadaan edelleen paljon väärennettyjä laskuja, ja kirjanpitovelvollisten tiimisi pitäisi tietää, mitä etsiä.
- Aloita laskun numerosta: Noudatetaanko siinä myyjän tavanomaista järjestystä? Useimmat yritykset käyttävät ennustettavia numerointijärjestelmiä. Satunnainen hyppy tai päällekkäinen numero on välitön varoitusmerkki, joten vertaa sitä aiempiin laskuihin.
- Tarkista yhteystiedot huolellisesti: Oikeat yritykset eivät yhtäkkiä vaihda pankkitilejään tai sähköpostejaan ilman ennakkoilmoitusta. Jos maksutiedot poikkeavat toisistaan, lopeta kaikki ja tarkista asia suoraan myyjältä käyttämällä yhteystietoja, jotka sinulla on jo tiedossasi. Älä koskaan luota epäilyttävässä laskussa mainittuun numeroon tai sähköpostiin.
- Muodon johdonmukaisuus on tärkeää: Lailliset myyjät käyttävät samaa mallia joka kerta. Muutokset logossa, fontissa tai ulkoasussa ovat punaisia lippuja. Tulosta muutama tuore lasku ja vertaa niitä vierekkäin. Erot erottuvat nopeasti.
- Kirjoitusvirheitä, kielioppivirheitä tai kömpelöitä muotoiluja: Ammattilaislaskut oikoluvataan. Virheet viittaavat siihen, että joku on laatinut asiakirjan nopeasti tai ei hallitse yrityksesi kieltä.
- Tarkista aina matematiikka: Välisummien, verojen ja loppusummien pitäisi täsmätä täydellisesti. Huijarit jättävät usein huomiotta pienet laskuvirheet. Vertaa hintoja myös aiempiin laskuihin; paisuneet yksikkökustannukset tai odottamattomat maksut ovat tutkimisen arvoisia.
Metatietojen ja tiedostojen tarkastelu
Jokainen digitaalinen lasku sisältää piilotettuja tietoja, jotka paljastavat, miten ja milloin se on tehty. Huijarit harvoin poistavat tämän metatiedot, ja se paljastaa usein väärennökset.
Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja tarkista sen ominaisuudet, luontipäivämäärä, muutospäivämäärä, tekijä ja käytetty ohjelmisto.
Jos 15. maaliskuuta päivätty lasku on todellisuudessa luotu 3. huhtikuuta, se on epäilyttävää.
Tiedoston ominaisuuksien ohjelmistorivi on myös paljastava. Jos myyjäsi käyttää tavallisesti QuickBooksia, mutta lasku tuli Adobe Photoshopista, lopeta heti.
Varoitusmerkkejä ovat myös useat muutospäivämäärät tai puuttuvat tekijöiden nimet.
Tiedostonimet, kuten "final_version3.pdf" tai "edited_invoice.pdf", voivat myös viitata peukalointiin. Erilaiset väritilat, kuten RGB- ja CMYK-värien sekoittuminen, merkitsevät myös sitä, että joku on todennäköisesti kopioinut elementtejä eri lähteistä.
Tekoälyn havaintotyökalujen käyttö
Manuaaliset tarkastukset estävät ilmeiset petokset, mutta kehittyneet huijaukset vaativat älykkäämpiä työkaluja. Tekoälyavusteinen laskujen tunnistus tutkii pikselitason yksityiskohtia, fonttien kohdistusta ja pakkausteknisiä virheitä.
Nämä järjestelmät oppivat miljoonista aidoista laskuista ja pystyvät tunnistamaan hienovaraiset epäjohdonmukaisuudet, joita ihmiset eivät huomaa. Ne analysoivat laskut sekunneissa, merkitsevät epäilyttävät tiedostot ja vapauttavat tiimisi keskittymään tarkastukseen.
Tekoäly tunnistaa jopa tekoälyn luomat laskut, jotka jäljittelevät täydellisesti oikeita laskuja. Integroidut työkalut ovat yhteydessä kirjanpito-ohjelmistoosi, jotta tarkastaminen voidaan automatisoida ja riskiä vähentää, mikä tekee petosten torjunnasta nopeaa, tarkkaa ja skaalautuvaa.
TruthScan auttaa talousosastoja, tilitoimistoja ja hankintatiimejä automatisoimaan laskujen tarkastuksen ja petosten torjunnan.
Heidän tekoälykäyttöinen alustansa analysoi asiakirjoja reaaliaikaisesti ja havaitsee kehittyneet väärennökset ja tekoälyn luomat laskut ennen kuin ne johtavat vilpillisiin maksuihin.
Lopeta jokaisen laskun tarkastaminen manuaalisesti ja anna teknologian merkitä epäilyttävät laskut välittömästi.
Lisätietoja osoitteessa TruthScan.
Mitä tehdä, jos saat väärennetyn laskun?
Väärennetyn laskun löytäminen järjestelmästäsi on stressaavaa, ja on tärkeää, että käytössäsi on joukko "seuraavia vaiheita".
Tarvitset selkeän suunnitelman ongelman hallitsemiseksi, tappioiden rajoittamiseksi ja sen toistumisen estämiseksi.
Välittömät toimet
Pysäytä kaikki maksut välittömästi. Jos huomaat väärennetyn laskun ennen rahan lähettämistä, pidätä se heti.
Ota yhteyttä pankkiin, jos käsittely on jo alkanut, sillä voit vielä pysäyttää siirron, erityisesti ACH-maksut, joiden selvittäminen kestää pari päivää.
Dokumentoi kaikki. Tallenna alkuperäinen tiedosto, ota kuvakaappauksia ja merkitse muistiin, milloin se saapui ja kuka sen lähetti.
Tämä todisteluketju on elintärkeä poliisiraportteja tai vakuutusvaatimuksia varten.
Ota yhteyttä varsinaiseen myyjään käyttämällä tarkistettuja yhteystietoja omista tiedoistasi, ei laskusta. Vahvista, onko hän laatinut laskun ja ovatko maksutiedot oikein.
Monet myyjät eivät tajua, että heidän nimeään käytetään väärin, ennen kuin joku ilmoittaa siitä heille.
Ilmoita tapauksesta tietoturvaryhmälle. Väärennetty lasku on saattanut tulla vaarannetun tilin kautta, joten IT-osaston on tarkistettava, onko tietoturvaloukkauksia, haittaohjelmia tai phishing-yrityksiä.
Riippumatta vahingon määrästä, tee poliisiraportti ja ilmoita asiasta välittömästi vakuutusyhtiöllesi. Kybervastuu- tai petosturva edellyttää usein nopeaa ilmoitusta.
Ilmoita asiasta myös muille myyjille. Pyydä heitä vahvistamaan, että heidän järjestelmässäsi olevat yhteys- ja maksutietonsa ovat oikein, jotta huijaus ei pääse leviämään edelleen.
Pitkän aikavälin ennaltaehkäisy
Aseta myyjän tarkastusprosessi joka sopii yrityksellesi.
Suuremmat yritykset saattavat tarvita monitasoisia hyväksyntöjä uusille toimittajille, kun taas pienemmät yritykset voivat tarkistaa muutokset puhelimitse.
Kouluta ostoreskontranhoitotiimiäsi säännöllisesti ja jaa todellisia esimerkkejä väärennetyistä laskuista. Ota käyttöön kaksoisvaltuutus suuria maksuja varten, ylläpidä lukittua toimittajaluetteloa ja vaadi pankkipäivityksiltä kaistan ulkopuolinen vahvistus.
Tarkista maksutiedot neljännesvuosittain epätavallisten mallien havaitsemiseksi ja harkitse verkkovakuutusta lisäsuojan saamiseksi.
Se on usein edullinen ja voi säästää tuhansia petoksiin liittyviä tappioita.
Miksi yritysten tulisi käyttää tekoälyn tunnistusta laskuissa?
Manuaalinen laskujen tarkistaminen vie aikaa ja resursseja, joihin yritykselläsi ei ole varaa. Tilitoimistotiimit käyttävät tuntikausia sellaisten asiakirjojen tarkistamiseen, jotka tekoäly voi analysoida sekunneissa.
Samaan aikaan kehittyneet petosjärjestelyt livahtavat edelleen ihmisten tarkastuksen läpi.
Ihmissilmällä on rajansa. Se väsyy, ei huomaa yksityiskohtia ja luottaa tuttuihin kaavoihin. Tekoäly ei luota.
Se tarkastaa jokaisen laskun yhtä tarkasti ja havaitsee epäjohdonmukaisuudet, jotka ihmiset eivät huomaa, erityisesti suurten laskujen aikana.
Petostentorjunnan lisäksi, Tekoäly vähentää käsittelyaikaa ja kustannuksia. AP-tiimisi keskittyy poikkeuksiin rutiinitarkastusten sijaan, mikä parantaa tehokkuutta ja tarkkuutta.
Kun laskujen määrä kasvaa, tekoäly skaalautuu vaivattomasti ilman lisähenkilöstöä, mikä sopii erinomaisesti nopeasti kasvaville tai kausiluonteisille yrityksille.
TruthScan on erikoistunut Tekoälyavusteinen laskujen tarkastus. Se integroituu olemassa oleviin järjestelmiin ja analysoi laskut automaattisesti niiden saapuessa.
Jokaiselle tiedostolle tehdään metatietojen tarkistus, visuaalinen yhdenmukaisuustarkistus ja vertailu myyjän historiatietoihin, jolloin riskipisteet saadaan alle 10 sekunnissa.
Vähäriskiset laskut käsitellään normaalisti. Keskisuuren riskin laskut merkitään tarkastettavaksi, ja korkean riskin laskut aiheuttavat välittömiä hälytyksiä ja maksukieltoja.
Ajan myötä TruthScan oppii myyjiesi toimintatapoja, havaitsee hienovaraiset poikkeamat ja tuottaa kuukausittaisia petosraportteja tarkastuksia ja vakuutusasiakirjoja varten.
Se on nopea, skaalautuva ja säästää todistetusti aikaa, rahaa ja mielenrauhaa.
Voit myös käyttää AI Checker tarkistaa, onko laskun sisältö tekoälyn kirjoittama tai manipuloima. Lataa tai liitä teksti, ja se analysoi välittömästi kielimallit ja sanamuodot havaitakseen tekoälyn luomisen.
Tämä nopea skannaus auttaa vahvistamaan aitouden ennen käsittelyä, mikä lisää suojaa tekoälyn väärentämiltä asiakirjoilta.
Tutustu AI Detectoriin ja Humanizeriin alla olevassa widgetissä!
Usein kysytyt kysymykset väärennettyjen laskujen havaitsemisesta
Mitä eroa on väärennetyillä ja tekoälyn luomisilla laskuilla?
Väärennettyjä laskuja muokataan manuaalisesti Photoshopin tai Wordin kaltaisilla työkaluilla, jolloin niihin jää artefakteja, kuten epäjohdonmukaisia fontteja tai väärin kohdistettuja elementtejä.
Tekoälyn luomat laskut luodaan kokonaan oikeiden asiakirjojen pohjalta koulutetulla tekoälyllä, joten ne ovat lähes virheettömiä ja vaikeammin havaittavissa.
Ero on luomisessa, ei tarkoituksessa. Molemmat ovat vilpillisiä. Perinteiset menetelmät jättävät usein huomiotta tekoälyllä tehdyt väärennökset, minkä vuoksi tekoälyn tunnistustyökalut ovat välttämättömiä.
Miten TruthScan havaitsee manipuloidut asiakirjat?
TruthScan yhdistää useita tekoälymalleja analysoidakseen visuaalisia elementtejä, metatietoja ja asiakirjamalleja.
Se oppii, miltä aidot myyjän laskut näyttävät, tunnistaa pienetkin poikkeamat ja nostaa epäilyttävät kohdat esiin tarkistusta varten.
Voiko TruthScan integroitua ERP- tai kirjanpito-ohjelmiston kanssa?
Kyllä. TruthScan integroituu suoraan järjestelmiin, kuten SAP, Oracle, QuickBooks ja Xero.
Se hakee laskut analysoitavaksi, lähettää tarkistustulokset takaisin ja jopa skannaa sähköpostilaskut automaattisesti ennen kuin ne saapuvat AP-tiimillesi.
Fiksu tapa tasapainottaa kirjanpito
Väärennetyt laskut eivät ole katoamassa. Se kehittyy, kehittyy yhä pidemmälle ja kohdistuu kaikenkokoisiin yrityksiin.
Manuaalisten tarkistusten tekeminen ei ole enää toimiva strategia. Taloudelliset ja maineeseen liittyvät riskit ovat liian suuret.
Hyvä uutinen on, että myös ilmaisinteknologia on kehittynyt. TruthScanin kaltaiset tekoälykäyttöiset työkalut antavat yrityksille valmiudet taistella tehokkaasti vastaan.
Perinteisten todentamismenetelmien yhdistäminen nykyaikaiseen tekoälyn havaitsemiseen luo puolustuksen, joka estää sekä yksinkertaiset huijaukset että kehittyneet petosjärjestelyt.
Aloita perusasioista. Kouluta tiimisi, ota käyttöön todentamiskäytännöt ja ota käyttöön selkeät menettelyt petoksiin vastaamiseksi.
Ota sitten käyttöön teknologia, joka skaalaa havaitsemisominaisuuksia ilman, että kustannukset kasvavat. Investointi automaattiseen todentamiseen maksaa itsensä nopeasti takaisin estettyjen tappioiden ja tehokkuushyötyjen ansiosta.
Yrityksesi ansaitsee suojan, joka toimii yhtä ahkerasti kuin sinä. Älä odota, että petos iskee, ennen kuin aloitat suojauksen rakentamisen.
Paras aika ottaa käyttöön vahva laskujen todentaminen oli eilen. Seuraavaksi paras aika on tänään.
Vahvista petostentorjuntatoimia Havaitsematon tekoäly luotettavaa, älykästä tunnistustukea varten.