Comment adresser une lettre de la bonne manière dans toutes les situations

Avant de vous écrire l'adresse, plier l'enveloppe, ou envoyer le courriel...

Arrêter.

Un document juridique important ? Il risque de prendre la poussière dans un centre de courrier pendant des semaines, tout cela parce que vous avez oublié le code ZIP+4.

L'emploi de vos rêves ? Vous risquez de ne jamais recevoir de réponse, simplement parce que vous avez écrit "Cher Monsieur/Madame" au lieu de prendre une minute pour chercher le nom du responsable du recrutement.

Cela note de remerciement sincère à votre mentor ? Il ne le verra jamais si vous avez bâclé son titre.

La plupart des gens pensent qu'adresser une lettre consiste simplement à donner à l'IA quelques indications, à ajouter un nom et une adresse et à plier l'enveloppe. 

C'est faux. 

C'est votre première impression, votre poignée de main silencieuse, votre chance de montrer que vous vous souciez suffisamment de l'essentiel pour bien faire les choses.

Dans ce blog, nous abordons tous les sujets, depuis les principes de base de la rédaction d'une lettre et la manière de l'adresser, jusqu'à des scénarios uniques tels que l'envoi d'une lettre à un juge, à un couple ou même sans nom.

Nous explorons également le système d'adressage international et les outils d'intelligence artificielle qui peuvent nous aider.

Plongeons dans le vif du sujet.

Ce qu'il faut savoir avant d'adresser une lettre

Avant d'écrire une lettre, assurez-vous que vous disposez des informations correctes. L'omission d'une seule petite chose peut retarder la livraison ou donner à la lettre un aspect non professionnel.

Voici ce qu'il faut savoir pour adresser correctement une lettre :

1. Nom légal complet du bénéficiaire

Utilisez toujours le nom légal complet de la personne : le prénom, le deuxième prénom (si vous le connaissez) et le nom de famille. C'est essentiel, surtout si vous cherchez à savoir comment adresser une lettre de motivation ou une lettre d'affaires formelle. 

Par exemple :
Jonathan Lee
Jonny L.

2. Adresse postale complète avec le code ZIP+4

Vérifiez toujours l'adresse. Si vous ne savez pas comment écrire une adresse sur une lettre, commencez par :

• Numéro et nom de la rue
  
• Ville, état, code ZIP+4

C'est particulièrement important lorsque vous envoyez un courrier formel ou si vous ne savez pas comment adresser une lettre de motivation sans nom et que vous devez vous contenter d'informations sur le service.

3. Titres propres et titres honorifiques

Les titres sont une marque de respect. Utilisez M., Mme, Dr. ou un titre de poste comme "Directeur du marketing". En 2025, options non sexistes comme Mx. sont plus courants, surtout si vous n'êtes pas sûr de l'identité sexuelle du destinataire.

Exemples :

• M. David Kim
• Dr. Aisha Patel
• Mx. Jordan Rivers (sans distinction de sexe)

4. Informations sur l'entreprise (le cas échéant)

Si vous écrivez à un employé d'une entreprise, indiquez le numéro de son service, de sa division ou de son bâtiment. Les grandes organisations ont souvent plusieurs sites et salles de courrier.

Exemple :
Jane Smith
Responsable du recrutement, département marketing
Société XYZ
200 West Main St, Bâtiment B

Vous pouvez utiliser ces ressources pour obtenir des informations précises :

• Outil de vérification d'adresse de l'USPS - Confirme les adresses américaines et les codes ZIP+4.

• Recherche de codes postaux internationaux - "Codes postaux Michigan, États-Unis".

• LinkedIn - Recherchez des titres de postes, des départements ou des entreprises.

• Sites web des entreprises - Les adresses postales figurent souvent dans la rubrique "Nous contacter".

Comment adresser une lettre : Format de la lettre

1. Placement de l'adresse de retour

L'adresse de retour figure sur l'enveloppe et parfois en haut de la lettre elle-même. 

Format standard (États-Unis et plupart des pays)

Vous pouvez omettre le numéro de téléphone et l'adresse électronique s'il s'agit d'une note personnelle, mais ils sont utiles dans les lettres d'affaires.

L'emplacement de l'adresse de retour dépend du type de lettre : 

Type	Placement
Affaires/Formel	Coin supérieur gauche, à 1 pouce du haut/de la gauche
Personnel (papier à en-tête)	Centré en haut
Enveloppe (personnelle)	Verso de l'enveloppe (facultatif)

Exemple de Lettres personnelles

Source = Aujourd'hui.com

Exemple de papier à en-tête de marque

Source = Laboratoire de modèles

2. Ligne de changement de date

Voici les différentes façons de formater et de placer la date :

Le format standard est le suivant : 

Exemple : 15 janvier 2025

• Format : Nom du mois complet + jour + année (avec une virgule)
• Utilisation : Préférence pour la correspondance professionnelle et d'entreprise basée aux États-Unis.

Les alternatives internationales sont les suivantes

Exemples :

• 15/01/2025 (utilisé au Royaume-Uni, dans l'UE et dans les pays du Commonwealth)
• 2025-01-15 (format ISO 8601 - courant dans les documents centrés sur les données ou internationaux)

Voici le guide de placement de la date :

Type de format	Placement	Alignement
Format du bloc	2-3 lignes sous l'adresse de retour	Aligné à gauche
Format semi-bloc ou bloc modifié	2-3 lignes sous l'adresse de retour	Aligné à droite

Par exemple ,

Source = Wikihow

3. Adresse intérieure

L'adresse intérieure apparaît deux lignes sous la ligne de la date, alignée à gauche, et suit ce format complet :

Format complet (de haut en bas)

Lignes directrices relatives au titre

Titre	Exemples	Notes
Traditionnel	M., Mme, Mlle, Dr, Prof.	Encore largement utilisé. La valeur par défaut est "Mme" si l'on n'est pas sûr de l'état civil.
Sans distinction de sexe	Mx., [Sans titre]	Utilisez "Mx." lorsque le sexe est inconnu ou non binaire ; l'omission du titre est également acceptable.
Professionnel	PDG, Directeur, Avocat, Officier, Ingénieur	Inclure après le nom lorsque cela est pertinent (par exemple, "Jane Doe, CEO").
Académique	PhD, MD, JD, DDS	Placé après le nom, par exemple "John Smith, PhD" (pas avec "Dr." dans ce cas).

Meilleures pratiques en matière d'adressage des entreprises

• Pour les grandes organisations : Utilisez la ligne d'attention (par exemple, "Attn : John Smith") pour un acheminement précis.
• Pour une communication spécifique au département : Indiquer le nom du département sous le nom de l'entreprise.
• Pour les campus d'entreprises à plusieurs bâtiments : Ajouter le numéro du bâtiment, de l'étage, de la suite ou de l'unité si nécessaire.
• Pour les envois internationaux : Indiquer le nom du pays en majuscules et respecter le format postal local.

Exemple d'adresse intérieure

Une mise en forme correcte de l'adresse intérieure améliore la livraison, le professionnalisme et la première impression, en particulier dans le cas d'une correspondance formelle ou à fort enjeu.

4. Exemples de salutation

La salutation apparaît deux lignes en dessous de l'adresse intérieure, alignée à gauche, et se termine par un deux points ( :) dans la rédaction formelle.

Salutations standard et modernes (2025)

Salutation	Meilleure utilisation
Cher Monsieur/Madame [Nom de famille]	Traditionnel, formel - à utiliser lorsque le sexe et le nom de famille sont connus.
Cher Dr. [Nom de famille]	Pour les personnes ayant des titres médicaux ou académiques.
Cher [Nom complet]	Lorsque le sexe est inconnu ou qu'une option neutre et respectueuse est nécessaire.
Cher [Prénom] [Nom de famille]	Aujourd'hui largement accepté dans les contextes professionnels (forme modernisée).
Bonjour [Nom]	Semi-formel - utilisation avec des contacts établis ou des industries moins formelles.
Salutations	Neutre et formel - à utiliser en cas de doute sur les titres ou les noms.

Scénarios particuliers : S'adresser à des destinataires uniques

La correspondance professionnelle ne suit pas toujours un format unique. Voici comment adapter votre approche :

Adresser une lettre à une entreprise

Utilisez cette option lorsque vous écrivez à une entité commerciale plutôt qu'à un particulier. La précision permet à votre message d'arriver rapidement sur le bon bureau.

Exemple de format :

ATTN : Service des comptes créditeurs  

Société XYZ  

123, avenue Enterprise, bureau 456  

San Diego, CA 92101

Voici les meilleures pratiques :

• Toujours inclure "ATTN pour un routage adéquat, en particulier dans les grandes entreprises.
  
• Utilisez des noms de départements plutôt que des titres vagues (par exemple, "Service de la comptabilité vs. "A qui de droit).

• Inclure un numéro de référence (par exemple, l'identifiant de la facture) pour un traitement interne plus rapide.

Exemple de lettre formelle

Source = Cadres de pointe

Adresser une lettre à un couple ou à une famille

Le contexte est essentiel : connaissez-vous bien ces personnes et quelle est l'occasion ?

Scénario	Format recommandé
Couple marié traditionnel	M. et Mme John Smith
Un titulaire d'un titre professionnel	Dr. et Mme Smith
Couple moderne, même nom de famille	John et Jane Smith
Couple de même sexe	M. John Smith et M. David Johnson
Différents noms de famille	Mme Jane Doe et M. John Smith
Y compris les enfants	La famille Smith OU M. et Mme Smith et leur famille

Adresser une lettre sans nom

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, envisagez l'une des options suivantes :

• Cher responsable du recrutement : À utiliser pour les candidatures à un emploi ou les communications liées aux ressources humaines.
  
• Chère équipe [département] : Idéal pour s'adresser à un groupe spécifique (par exemple, "Chère équipe financière").
  
• À qui de droit : Désuète et impersonnelle - à n'utiliser qu'en dernier recours lorsqu'aucune information d'identification n'est disponible.

Voici les meilleures pratiques à adopter rapidement :

• Recherchez toujours le nom du destinataire lorsque c'est possible - LinkedIn et les sites web des entreprises sont vos alliés.
  
• Ne présumez pas du sexe d'une personne. En cas de doute, utilisez les noms complets ou des options neutres comme "Salutations".
  
• Les start-ups, les organisations à but non lucratif ou les entreprises technologiques peuvent s'attendre à des salutations plus détendues que les entreprises traditionnelles ou les agences gouvernementales.

Exemples d'applications

• Chère Madame Thompson
• Bonjour Alex
• Chère équipe chargée de la réussite des clients
• Salutations

Si un message d'accueil vous semble trop décontracté, vous pouvez vous rendre à l'adresse suivante Chatbot AI. Par exemple, si vous n'êtes pas sûr du sexe d'une personne, demandez-lui AI de réécrire votre message d'accueil avec un langage neutre.

Vous pouvez également essayer d'autres messages tels que :

1. Donnez-moi 5 options d'accueil pour un poste à but non lucratif au sein d'une organisation de protection des animaux. Je ne connais pas le nom du destinataire.

2. Faites en sorte que cette salutation soit plus décontractée tout en restant respectueuse : Chère équipe de la réussite des clients.

3. Je rédige une lettre de motivation pour un poste de marketing chez Canva, mais je n'en connais pas le nom. Pouvez-vous me suggérer une bonne formule de politesse ?

Conseils pour l'adressage international

Avant de plonger dans les conseils d'adressage spécifiques à chaque pays, voici les principaux conseils d'adressage. principes universels que vous devez respecter dans chaque lettre internationale. 

• Inscrivez toujours le nom du pays de destination en anglais, en lettres capitales. (par exemple, USA, CANADA, INDE).

• Respectez le format et la langue de l'adresse locale pour éviter les retards. 

• Vérifiez les conditions d'affranchissement au niveau local (en personne ou en ligne), car les tarifs varient en fonction de la destination. 

• Les délais de livraison peuvent être plus longs dans les régions éloignées. Vous pouvez planifier votre suivi en conséquence.

Échantillon : Royaume-Uni, Canada, Inde

1 - Royaume-Uni

Si vous envoyez votre courrier au Royaume-Uni, votre adresse doit ressembler à ceci :

Le Royal Mail repose sur le code postal, qui est un code spécifique composé de lettres et de chiffres. 

Il doit être correct et placé au bon endroit. S'il est mal placé, votre courrier risque d'être bloqué lors du tri. 

De même, l'adresse ne doit pas dépasser 7 lignes pour pouvoir être insérée dans des enveloppes standard. Trop d'informations peuvent causer des problèmes, pas aider.

2 - Canada 

Adresses canadiennes sont simples, mais avec une touche de bilinguisme :

Le code postal suit un format très spécifique (comme M5V 3L9), essentiel pour un tri rapide. 

N'oubliez pas non plus que le Canada utilise officiellement l'anglais et le français. Faites correspondre la préférence linguistique de la région à laquelle vous envoyez votre courrier ; c'est une preuve de respect et d'attention aux détails. 

De même, utilisez toujours les abréviations provinciales officielles à deux lettres (par exemple, QC pour le Québec).

3 - Inde

Le système d'adressage indien utilise un code PIN à six chiffres pour trier les adresses. courrier en Inde efficacement :

Ce code PIN est essentiel. Ne le sautez pas ou ne vous trompez pas - c'est l'équivalent d'un code postal sous stéroïdes. A

Indiquez également l'État ou le territoire de l'Union approprié.

Contrairement à certains pays, l'Inde présente une grande diversité de langues et de coutumes d'adressage. L'ajout de la version anglaise de l'adresse permet donc à votre courrier de passer sans encombre par les canaux internationaux.

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FAQ

Conclusion

La présentation d'une lettre a-t-elle vraiment de l'importance ?

Absolument. 

Une lettre bien adressée crée la première impression. Que vous postuliez à un emploi, que vous vous adressiez à un juge dans une lettre ou que vous contactiez une entreprise, de petits détails tels que les titres, l'espacement et l'orthographe témoignent du professionnalisme et du respect.

Une erreur mineure, comme l'oubli d'un code postal ou l'utilisation d'une mauvaise formule de politesse, peut nuire à votre crédibilité. 

C'est pourquoi des outils intelligents comme notre Générateur de lettres de motivation, L'applicateur intelligentet Créateur de CV existent : automatiser les détails, réduire les erreurs humaines et vous aider à vous présenter en toute confiance.

Avant de fermer l'enveloppe (ou d'appuyer sur "envoyer"), posez-vous la question :

- Ce format est-il adapté au pays ou à la profession du destinataire ?
- Ai-je vérifié l'orthographe des noms et des titres ?
- Cette lettre me donnerait-elle l'air d'une personne bien organisée ou d'une personne négligente ?

Dernier conseil : Respectez l'étiquette culturelle, revérifiez tout et laissez les outils se charger de la mise en forme afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus : le message.