Comment écrire un courriel à un enseignant dans n'importe quelle situation ?

Les boîtes de réception des enseignants sont remplies de courriels provenant des élèves ou de leurs parents. 

Certains sont clairs, d'autres déroutants, et d'autres encore semblent avoir été tapés par des pouces pressés.

Si vous voulez que votre courriel reçoive une réponse (et ne tombe pas dans la pile "Je m'en occuperai plus tard"), il y a une certaine façon de procéder, respectueuse de la personne. 

Faut-il dire "Hé" ou "Cher professeur" ? Jusqu'à quel point les détails sont-ils trop nombreux ? Et comment faire en sorte que votre demande ne soit pas perçue comme une exigence ?

C'est exactement ce que couvre ce guide.

À la fin, vous saurez comment écrire un courriel à un enseignant qu'il ne voudra pas laisser sans réponse.

Quand envoyer un courriel à un enseignant (scénarios courants)

Certains parents sont friands d'e-mails. 

Ils aiment envoyer des messages à propos de chaque petit désagrément, comme une gomme manquante ou le fait que le petit Timmy a été marqué un peu trop agressivement à la balle au prisonnier. 

Par ailleurs, certains étudiants évitent complètement d'envoyer des courriels à leurs professeurs, même lorsque leur avenir académique est en jeu. 

Alors, quand faut-il envoyer un courriel à un enseignant ? Voici quelques raisons légitimes :

• Abandon de notes importantes : Si votre enfant, qui réussit normalement tous les tests, ramène soudain un D à la maison, cela vaut la peine de vérifier.
• Problèmes d'intimidation : Que ce soit en classe, à la récréation ou en ligne, les enseignants doivent savoir si un élève se sent en danger.
• Changements de comportement significatifs : Si votre enfant, autrefois bavard, est soudainement devenu silencieux, il se peut que quelque chose se passe à l'école.
• Confusion au sujet des affectations : Si un devoir n'est pas clair, un rapide courriel peut clarifier les instructions (mais vérifiez d'abord le syllabus).
• Urgences familiales : Si un élève est confronté à une crise familiale, les enseignants peuvent souvent lui apporter leur soutien ou faire preuve d'indulgence.
• Participation en classe : Vous voulez faire du bénévolat ou participer à un événement ? Les enseignants ne refuseront pas un coup de main supplémentaire (à moins que vous ne soyez ce parent).

Si ce sont là de bonnes raisons d'envoyer un courriel à un enseignant, certaines choses ne devraient pas être envoyées dans sa boîte de réception. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles il ne faut pas envoyer d'e-mail :

• Demander des informations qui sont dans le syllabus : Si la réponse se trouve littéralement dans le document remis le premier jour, n'envoyez pas d'e-mail.
• Se plaindre des notes sans preuve : Le fait de dire "Je mérite un A" n'est pas un argument convaincant.
• Réagir de manière excessive à de petits problèmes : Le crayon manquant ? Il a disparu. Passez à autre chose.
• Exiger un traitement spécial : Les enseignants ont plus de 30 enfants à gérer, pas seulement le vôtre. (À moins, bien sûr, qu'il ne s'agisse d'un problème grave, mais même dans ce cas, vous devez faire votre demande avec courtoisie).

Qu'attendent les enseignants d'un courriel bien rédigé ?

Les enseignants lisent des courriels toute la journée, tous les jours. Si vous voulez que le vôtre soit bien reçu, vous devez savoir que comment rédiger correctement un courrier électronique à un enseignant.

Les enseignants apprécient les courriels courts, clairs et respectueux.

Tout d'abord, commencez par une salutation correcte. Cela signifie "Cher M. Smith" ou "Bonjour Mme Johnson", et non pas "Hey teach" ou, Dieu nous en préserve, leur nom de famille suivi d'un point d'interrogation.

Ensuite, allez droit au but. Dites qui vous êtes (ou qui est votre enfant), quel est le problème et ce que vous attendez d'eux. 

Mon fils, Jake, suit votre cours d'anglais en deuxième période, et il a du mal avec le dernier devoir, en particulier sur [chose spécifique]. Pourriez-vous clarifier les exigences ? 

Boom. Droit au but.

Il ne s'agit pas de raconter inutilement que Jake aime les livres depuis l'âge de trois ans et qu'il a un lien émotionnel profond avec ce projet particulier.

Enfin, savoir terminer un courriel à un professeur est aussi important que la formule de politesse.

Il convient donc d'envelopper l'e-mail de manière agréable, sans formuler d'exigences. 

Terminer par quelque chose comme "Vous devez régler ce problème immédiatement" est la recette pour que votre courriel soit mentalement supprimé.

Par conséquent, soyez courtois et mettez fin à l'entretien poliment, comme un être humain raisonnable. 

Comment structurer un courriel à un enseignant (guide étape par étape)

Pour illustrer la manière d'écrire un courriel à un enseignant, nous avons couvert chaque étape ci-dessous.

Nous construirons également un e-mail hypothétique étape par étape. 

Dans notre exemple, un parent envoie un courriel à un enseignant pour l'informer que son enfant est resté à la maison à cause d'une peur très précise de "perdre une dent à l'école". 

Allons droit au but.

Étape 1 : Utiliser une ligne d'objet claire et professionnelle

Les enseignants reçoivent des tonnes de courriels, c'est pourquoi un objet clair les aide à identifier rapidement l'objet de votre courriel et à déterminer s'il est urgent d'y prêter attention.

Évitez donc les lignes d'objet telles que "Question" ou "Important", car elles sont trop vagues.

Une bonne ligne d'objet doit être spécifique et informative tout en restant courte. Vous devez également éviter une capitalisation excessiveIl est important de ne pas utiliser de mots ou de phrases trop longs, de points d'exclamation ou d'un ton trop décontracté. 

Par exemple, l'objet de notre courriel hypothétique est le suivant : 

Sujet

[Nom de l'enfant] Reste à la maison le [Date] - Peur de perdre une dent à l'école.

Remarquez qu'il indique immédiatement à l'enseignant la raison pour laquelle cet e-mail se trouve dans sa boîte de réception.

Étape 2 : Commencer par une salutation appropriée

Maintenant que nous avons une bonne ligne d'objet, nous allons vous montrer comment ouvrir correctement l'e-mail. 

Votre message d'accueil donne le ton à l'ensemble du message.

Un mauvais accueil (ou pire, pas d'accueil du tout) est une manière très impolie d'ouvrir.

Adressez-vous toujours à votre professeur de manière formelle, sauf si vous savez qu'il préfère qu'il en soit autrement. Les formules "Chère Madame" ou "Bonjour Professeur", suivies de leur nom de famille, sont des choix sûrs. 

Poursuivons avec notre e-mail hypothétique et appliquons cette étape :

Sujet	[Nom de l'enfant] Reste à la maison le [Date] - Peur de perdre une dent à l'école.
Cher Monsieur Johnson,

Nous commençons ainsi à être polis et à faire preuve de professionnalisme.

Étape 3 : Se présenter (si nécessaire)

Si l'enseignant vous connaît déjà bien, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un longue introduction.

Mais s'il y a un risque qu'ils ne vous reconnaissent pas immédiatement (en particulier dans les grandes classes ou écoles), il est préférable de vous présenter brièvement. 

Ceci est particulièrement important pour les parents qui prennent contact au nom de leur enfant, afin d'éviter des allers-retours inutiles. 

Si vous êtes étudiant, il suffit d'indiquer votre nom complet et votre section de classe.

Si vous êtes parent, le fait de mentionner le nom et la classe de votre enfant aidera l'enseignant à faire le lien.

Appliquons cela à notre exemple d'e-mail :

Sujet	[Nom de l'enfant] Reste à la maison le [Date] - Peur de perdre une dent à l'école.
Cher Monsieur Johnson, J'espère que tout va bien. Voici Sarah Thompson, la mère de Gerald de votre classe de deuxième année.

Oh, oui, se préoccuper du bien-être de l'enseignant n'a jamais fait de mal à personne. 

Étape 4 : Expliquez clairement votre demande ou votre question

Après l'introduction, vous devez entrer dans le vif du sujet. 

Les enseignants sont très occupés et n'ont pas le temps de déchiffrer des courriels vagues ou trop longs.

Votre message doit donc être clair et direct. 

Si vous avez une question spécifique, formulez-la de manière concise afin qu'ils puissent y répondre sans avoir à demander d'éclaircissements.

Ou, si vous faites une demande, donnez d'emblée tous les détails nécessaires (dates, heures, noms, ou tout autre contexte pertinent).

Dans le même temps, il convient de trouver un équilibre entre la concision et l'exhaustivité.

Vous ne devez pas être si vague que votre professeur n'ait aucune idée de ce dont vous avez besoin, et vous ne devez pas non plus le noyer dans des histoires inutiles. 

Revenons à notre courriel hypothétique et incluons les détails.

Sujet	Gerald Staying Home on [Date] - Peur de perdre une dent à l'école.
Cher Monsieur Johnson, J'espère que tout va bien. Voici Sarah Thompson, la mère de Gerald de votre classe de deuxième année.  Je voulais vous informer que Gérald restera à la maison le [Date] parce qu'il est extrêmement anxieux à l'idée d'avoir perdu une dent à l'école. Nous ne voulions pas que son malaise perturbe la classe.

Étape 5 : Soyez poli et respectueux dans votre langage

Même si vous êtes frustré ou pressé, utilisez toujours un ton poli et respectueux lorsque vous envoyez un courriel à un enseignant.

Votre ton peut influencer la façon dont votre professeur vous perçoit et la rapidité avec laquelle il réagit.

Évitez les formulations exigeantes telles que "J'ai besoin que tu..." ou "Vous devez..." Utilisez plutôt des formules de politesse telles que "Pourriez-vous..." ou "J'apprécierais vraiment si..."

Un langage respectueux signifie également qu'il faut tenir compte du temps de l'enseignant.

Si votre question nécessite une longue réponse, reconnaissez-le et remerciez-les pour leurs efforts.

Pour en revenir à notre exemple d'e-mail, nous devons veiller à ce que le ton reste poli.

Voici une petite touche d'attention :

Sujet

Gerald Staying Home on [Date] - Peur de perdre une dent à l'école.

Cher Monsieur Johnson, J'espère que tout va bien. Voici Sarah Thompson, la mère de Gerald de votre classe de deuxième année.  Je voulais vous informer que Gérald restera à la maison le [Date] parce qu'il est extrêmement anxieux à l'idée d'avoir perdu une dent à l'école. Nous ne voulions pas que son malaise perturbe la classe. J'espère que vous comprenez et j'apprécie votre soutien. N'hésitez pas à me faire savoir si nous devons faire quelque chose pour rattraper le jour perdu.

Étape 6 : Clôturez votre e-mail de manière professionnelle

Il est important de le terminer par une signature appropriée. 

Évitez les fins abruptes.

Incluez toujours une ligne de conclusion qui réitère la gratitude ou signale l'étape suivante.

Si vous attendez une réponse, soyez clair et dites "J'attends votre réponse avec impatience ou "Veuillez me le faire savoir dès que possible". 

Si vous n'avez pas nécessairement besoin d'une réponse mais que vous souhaitez maintenir la communication ouverte, vous pouvez terminer par , "Merci encore pour votre temps, je l'apprécie vraiment."

Une signature appropriée doit également être apposée. Les mots "Best", "Sincerely" ou "Thank you" sont des options sûres.

Pour notre courriel, nous ajouterons une conclusion courtoise. '

Voici le texte intégral de l'exemple de comment écrire un courriel à un enseignant :

Sujet

Gerald Staying Home on [Date] - Peur de perdre une dent à l'école.

Cher Monsieur Johnson, J'espère que tout va bien. Voici Sarah Thompson, la mère de Gerald de votre classe de deuxième année.  Je voulais vous informer que Gérald restera à la maison le [Date] parce qu'il est extrêmement anxieux à l'idée d'avoir perdu une dent à l'école. Nous ne voulions pas que son malaise perturbe la classe. J'espère que vous comprenez et j'apprécie votre soutien. N'hésitez pas à me faire savoir si nous devons faire quelque chose pour rattraper le jour perdu. Merci pour tout ce que vous faites, Sarah ThompsonMère de Gerald

Les erreurs à éviter lorsqu'on envoie un courriel à un enseignant

Vous venez d'apprendre comment écrire un courriel à un professeur, étape par étape. 

Pour vous assurer que le corps de votre courriel est exempt de toute erreur, voici quelques erreurs courantes que vous devez éviter à tout prix.

1. Utilisation d'argot ou d'un langage non professionnel

Si votre courriel commence par "Aye" ou "Hey whatsup", nous avons un problème. 

Votre professeur n'est pas votre compagnon de jeu.

Et même s'il est naturel d'écrire "Je ne serai pas là demain en cours", c'est un moyen infaillible d'envoyer votre courriel dans la pile "ignorer". 

Restez professionnel, ne prononcez que des mots entiers, et gardez le langage textuel pour vos discussions de groupe.

2. Envoi d'un courriel sans Relecture

Je ne saurais trop insister sur le fait qu'il faut toujours se relire avant d'envoyer un message. 

Les enseignants doivent déjà déchiffrer des écritures douteuses toute la journée. Ils ne devraient pas avoir à décoder un courriel truffé de fautes de frappe.

Si votre message donne l'impression d'avoir été écrit à la hâte, sans aucune ponctuation, ne vous étonnez pas qu'il se perde dans la masse.

Un peu d'effort ne suffit pas.

3. Être trop exigeant ou impoli

La frontière entre demander quelque chose et l'exiger est ténue. 

Envoyer un message du type "Retirez immédiatement le zéro que vous avez donné à mon enfant" ou "Je n'assisterai pas à votre cours demain, j'ai un match de football" n'est pas vraiment une demande. J'ai un match de football" n'est pas vraiment une demande. 

Les enseignants réagissent mieux aux demandes respectueuses qu'aux ultimatums.

Personne n'aime les courriels qui semblent avoir été rédigés par un juriste d'entreprise sous l'emprise de la caféine.

4. Oublier d'inclure des détails importants

Si votre professeur doit jouer au détective pour comprendre ce que vous demandez, c'est qu'il est déjà ennuyé. 

Les courriels qui disent simplement "Je ne comprends pas" ou "Pouvez-vous m'aider ?" sans mentionner le cours, le devoir ou le sujet auquel ils se réfèrent sont incroyablement déroutants pour les enseignants.

Incluez des détails pertinents afin que votre professeur n'ait pas à deviner ce que vous voulez dire.

Comment l'IA peut-elle vous aider à rédiger des courriels polis et efficaces ?

Rédiger un courriel bien structuré n'est pas le point fort de tout le monde. 

Les parents viennent d'horizons différents et tout le monde n'est pas familiarisé avec les formalités attendues pour envoyer un courrier électronique à un enseignant.

Certains écrivent de longs blocs de texte incohérents où manquent des détails essentiels, tandis que d'autres envoient des messages trop abrupts ou confus. 

Quant aux étudiants, certains ne les prennent tout simplement pas au sérieux (voir : "feelin' a lil down, so i am not gonna come tom").

C'est là que les chatbots d'IA, comme celui d'Undetectable AI Chat sur l'IAIl est possible d'intervenir pour sauver la situation. 

En utilisant l'IA pour rédiger des courriels, vous obtiendrez un courriel d'allure professionnelle qui suscitera une réponse utile. 

De plus, l'IA permet de s'assurer que le ton est approprié, car aucun enseignant n'a envie de lire un courriel qui semble avoir été tapé à la hâte et avec colère. 

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Derniers conseils pour rédiger un courriel percutant à un enseignant

Vous devriez maintenant savoir comment écrire un courriel à un enseignant.

Mais avant d'envoyer votre message, voici quelques conseils pour vous assurer qu'il sera bien reçu.

Des courriels courts et directs

Comme je l'ai mentionné précédemment, les enseignants sont des personnes très occupées.

Ils n'ont pas le temps de lire un long courrier électronique décrivant toutes les pensées qui vous traversent l'esprit. 

Veillez à ce que votre message soit concis, tenez-vous-en au point principal et ne prenez pas de tangentes inutiles.

Si votre courriel ne peut être compris en moins d'une minute ou deux, il est probablement trop long.

Savoir quand donner suite à la réponse d'un enseignant

Si vous n'avez pas reçu de réponse dans un délai raisonnable (généralement de 24 à 48 heures un jour d'école), vous pouvez envoyer un message poli à l'adresse suivante courriel de suivi sans réponse. 

Mais ne spammez pas la boîte de réception de votre professeur en lui disant "Avez-vous reçu mon e-mail ???" cinq fois de suite. La patience est la clé.

Respecter le temps de l'enseignant et les heures de bureau

N'oubliez pas que les enseignants ont une vie en dehors de l'école.

Envoyer un courriel à 23h59 et attendre une réponse immédiate n'est pas respecter leur vie privée. 

Si votre question peut attendre jusqu'aux heures de cours ou de bureau, envisagez de l'aborder à ce moment-là plutôt que d'envoyer un courriel.

Respectez leur temps et ils seront plus enclins à vous aider lorsque vous en aurez vraiment besoin.

Rédigez de meilleurs e-mails à votre professeur sans vous encombrer !

Ce guide vous explique comment rédiger un courriel à un enseignant et vous donne des conseils supplémentaires sur ce qu'il faut faire et ne pas faire.

Mais si la rédaction d'e-mails reste un défi, les outils d'Undetectable AI peuvent vous aider. 

Vous pouvez lui faire écrire un e-mail complet à un professeur ou à toute autre entité en respectant l'étiquette correcte en quelques minutes.

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