A számlákkal kapcsolatos csalás sokba kerül a vállalkozásoknak 3 milliárd USD évente, és ez csak 2024-ben volt. És ez egyre rosszabb lesz. A hamis számlák már mindenhol ott vannak.
Az utóbbi években ez volt az egyik leggyakoribb panasz.
Ez nem azért van, mert öregszünk, és könnyebb minket becsapni. Csak arról van szó, hogy a csalások egyre meggyőzőbbek, mint valaha.
Minden nap van egy új mesterséges intelligencia eszköz, és a bűnözők is ugyanilyen gyorsan felzárkóznak.
A technológia segítségével ezek a csalók ugyanúgy kihasználják az olyan technológiákat, mint a ChatGPT, mint ahogyan mi használjuk azt egy személyes edzőtermi edzésterv elkészítéséhez.
A pénzügyi csoportja akár tudtán kívül is jóváhagyhat csalárd kifizetéseket.
A legrosszabb? A legtöbb vállalkozás nem veszi észre, hogy átverték, amíg a pénz már el nem tűnt. Ekkorra már szinte lehetetlen visszaszerezni a pénzt.
Ön a bűnüldözéssel, a biztosítási igényekkel és egy csomó papírmunkával fog foglalkozni, amit meg lehetett volna előzni.
De van egy jó hír: a hamis számlák kiszűrése nem rakétatudomány.
Csak tudnia kell, hogy mit kell keresnie.
Ez az útmutató végigvezeti Önt a megbízható felismerési módszereken, amelyek megmutatják, hogyan ismerheti fel a hamis számlákat, az alapvető kézi ellenőrzésektől kezdve a fejlett AI eszközök amelyek elkapják azt, amit az emberi szem nem vesz észre.
A legfontosabb tudnivalók
- A kézi ellenőrzés a nyilvánvaló számlacsalások 60%-nyi esetét fedezi fel olyan alapvető ellenőrzésekkel, mint a kapcsolattartás ellenőrzése és a formátumbeli ellentmondások.
- A metaadatok elemzése feltárja a rejtett manipulációs jeleket, amelyeket a csalók gyakran elfelejtenek megtisztítani, beleértve a létrehozási dátumokat és a szerkesztőszoftverek ujjlenyomatait.
- A mesterséges intelligencia felismerő eszközök 95%+ pontossággal képesek másodpercek alatt azonosítani a kifinomult hamisítványokat és az AI által generált számlákat.
- Azonnali reagálási protokollok minimalizálják a pénzügyi károkat, ha hamis számlákat fedeznek fel, beleértve a kifizetések befagyasztását és a szállítók ellenőrzését.
- Az automatizált ellenőrző rendszerek akár 70%-tel is csökkentik a számlafeldolgozás költségeit, miközben egyidejűleg olyan csalásokat is kiszűrnek, amelyeket a kézi ellenőrzések nem vesznek észre.
Megbízható módszerek a hamis számlák azonosítására
A számlacsalás elleni küzdelemhez többrétegű megközelítés. Egyetlen módszer sem képes mindent elkapni.
A csalók egyre okosabbak, ezért a védelemnek erősebbnek kell lennie.
Vegyük sorra a leghatékonyabb észlelési módszereket, kezdve az alapokkal, és haladva a fejlettebb technikák felé.
Soha többé ne aggódj amiatt, hogy a mesterséges intelligencia felismeri a szövegeidet. Undetectable AI Segíthet:
- Tegye láthatóvá az AI-asszisztált írást ember-szerű.
- Bypass az összes főbb AI-érzékelő eszköz egyetlen kattintással.
- Használja a címet. AI biztonságosan és magabiztosan az iskolában és a munkahelyen.
Kézi ellenőrzések nyilvánvaló hibák esetén
- Kezdje az alapokkal: A kézi ellenőrzés még mindig rengeteg hamis számlát fedez fel, és a könyvelőcsapatnak tudnia kell, hogy mit kell keresnie.
- Kezdje a számla számával: Követi az eladó szokásos sorrendjét? A legtöbb vállalat kiszámítható számozási rendszert használ. A véletlenszerű ugrás vagy a duplikált szám azonnali figyelmeztető jel, ezért kereszthivatkozással hasonlítsa össze a korábbi számlákkal.
- Alaposan ellenőrizze a kapcsolattartási adatokat: A valódi vállalkozások nem változtatják meg hirtelen, értesítés nélkül a bankszámlájukat vagy az e-mail címüket. Ha a fizetési adatok eltérnek, állítson le mindent, és ellenőrizze közvetlenül az eladóval a már meglévő elérhetőségi adatok segítségével. Soha ne hagyatkozzon a gyanús számlán szereplő telefonszámra vagy e-mail címre.
- A formátum konzisztenciája számít: A legális eladók mindig ugyanazt a sablont használják. A logó, a betűtípus vagy az elrendezés megváltoztatása piros zászlót jelent. Nyomtasson ki néhány friss számlát, és hasonlítsa össze őket egymás mellett. A különbségek hamar feltűnnek.
- Gépelési hibák, nyelvtani hibák vagy esetlen megfogalmazások: A professzionális számlákat lektorálják. A hibák arra utalnak, hogy valaki gyorsan készítette a dokumentumot, vagy nem beszéli folyékonyan az Ön vállalatának nyelvét.
- Mindig ellenőrizze a matematikát: A részösszegeknek, az adóknak és a végösszegeknek tökéletesen össze kell adódniuk. A csalók gyakran figyelmen kívül hagyják az apró számítási hibákat. Emellett hasonlítsa össze az árakat a korábbi számlákkal; a túl magas fajlagos költségek vagy a váratlan díjak vizsgálatot érdemelnek.
Metaadatok és fájlok vizsgálata
Minden digitális számla rejtett adatokat tartalmaz, amelyekből kiderül, hogyan és mikor készült. A csalók ritkán távolítják el ezt metaadatok, és gyakran leleplezi a hamisítványokat.
Kattintson a jobb gombbal a fájlra, és ellenőrizze a tulajdonságait, a létrehozás dátumát, a módosítás dátumát, a szerzőt és a használt szoftvert.
Ha egy március 15-i keltezésű számlát valójában április 3-án állítottak ki, az gyanús.
A fájl tulajdonságai között található szoftver sor szintén árulkodó. Ha a szállítója általában QuickBooks programot használ, de a számla Adobe Photoshopból érkezett, azonnal állítsa le.
További figyelmeztető jelek a többszörös módosítási dátumok vagy a hiányzó szerzői nevek.
Az olyan fájlnevek, mint a "final_version3.pdf" vagy a "edited_invoice.pdf" szintén manipulációra utalhatnak. Az eltérő színmódok, például az RGB és a CMYK keveredése szintén azt jelenti, hogy valaki valószínűleg különböző forrásokból másolt elemeket.
AI észlelőeszközök használata
A kézi ellenőrzésekkel a nyilvánvaló csalásokat lehet elkapni, de a fejlett csalásokhoz okosabb eszközökre van szükség. A mesterséges intelligencia által vezérelt számlafelismerés megvizsgálja a pixelszintű részleteket, a betűtípus-kiigazítást és a tömörítési hibákat.
Ezek a rendszerek több millió hiteles számlából tanulnak, és képesek azonosítani a finom ellentmondásokat, amelyeket az emberek nem vesznek észre. Másodpercek alatt elemzik a számlákat, megjelölik a gyanús fájlokat, és felszabadítják a csapatát, hogy az ellenőrzésre összpontosíthasson.
A mesterséges intelligencia még a mesterséges intelligencia által generált számlákat is felismeri, amelyek tökéletesen utánozzák a valódi számlákat. Az integrált eszközök csatlakoznak a könyvelési szoftverhez az ellenőrzés automatizálása és a kockázat csökkentése érdekében, így a csalás megelőzése gyors, pontos és skálázható.
A TruthScan segít a pénzügyi osztályoknak, könyvelő cégeknek és beszerzési csapatoknak a számlák ellenőrzésének automatizálásában és a csalás megelőzésében.
A mesterséges intelligencia alapú platformjuk valós időben elemzi a dokumentumokat, és még azelőtt felismeri a kifinomult hamisítványokat és az AI által generált számlákat, mielőtt azok csalárd kifizetéseket eredményeznének.
Hagyjon fel minden számla kézi ellenőrzésével, és hagyja, hogy technológiájuk azonnal jelezze a gyanús számlákat.
További információ a TruthScan.
Mi a teendő, ha hamis számlát kap
Ha hamis számlát talál a rendszerében, az stresszes, és fontos, hogy legyen egy sor "következő lépés".
Egyértelmű tervre van szüksége a probléma megfékezésére, a veszteségek korlátozására és az újbóli előfordulásának megakadályozására.
Azonnali intézkedések
Azonnal állítson le minden kifizetést. Ha hamis számlát észlel, mielőtt pénzt küldene, azonnal tartsa vissza.
Vegye fel a kapcsolatot bankjával, ha a feldolgozás már megkezdődött, mivel még mindig leállíthatja az átutalást, különösen az ACH-fizetések esetében, amelyeknek egy-két napot vesz igénybe az elszámolás.
Dokumentáljon mindent. Mentse el az eredeti fájlt, készítsen képernyőfotókat, és jegyezze fel, hogy mikor érkezett, és ki továbbította.
Ez a bizonyítéklánc létfontosságú lesz a rendőrségi jelentésekhez vagy a biztosítási igényekhez.
Vegye fel a kapcsolatot a tényleges eladóval a saját nyilvántartásában szereplő, ellenőrzött elérhetőségek, nem pedig a számla alapján. Erősítse meg, hogy ők állították-e ki, és hogy a fizetési adatok helyesek-e.
Sok eladó nem veszi észre, hogy a nevével visszaélnek, amíg valaki nem figyelmezteti őket.
Jelentse az incidenst az informatikai biztonsági csoportnak. A hamis számla egy kompromittált fiókon keresztül érkezhetett, ezért az informatikai részlegnek ellenőriznie kell a biztonsági rések, rosszindulatú programok vagy adathalász kísérletek meglétét.
Az összeg nagyságától függetlenül tegyen rendőrségi feljelentést, és azonnal értesítse a biztosítót. A kiberfelelősség vagy csalás fedezete gyakran gyors értesítést igényel.
Végül tájékoztassa a többi szállítót. Kérje meg őket, hogy erősítsék meg, hogy az Ön rendszerében szereplő kapcsolattartási és fizetési adataik pontosak, hogy megakadályozzák a csalás további terjedését.
Hosszú távú megelőzés
Állítson be egy eladói ellenőrzési folyamat amely megfelel az Ön vállalkozásának.
A nagyobb cégeknek többszintű jóváhagyásra lehet szükségük az új beszállítókhoz, míg a kisebbek telefonon is ellenőrizhetik a változásokat.
Rendszeresen képezze a számlázási csoportját, és ossza meg a hamis számlák valós példáit. Vezessen be kettős engedélyezést a nagy összegű kifizetésekhez, vezessen zárolt szállítói listát, és kérjen sávon kívüli megerősítést a banki frissítésekhez.
Negyedévente vizsgálja felül a fizetési adatokat a szokatlan minták észlelése érdekében, és fontolja meg a kiberbiztosítás megkötését a további védelem érdekében.
Ez gyakran megfizethető, és több ezer csalással kapcsolatos veszteséget takaríthat meg.
Miért érdemes a vállalkozásoknak AI detektálást használniuk a számlákhoz?
A kézi számlaellenőrzés időt és erőforrásokat emészt fel, amit a vállalkozása nem engedhet meg magának. A fizetendő számlákért felelős csapatok órákat töltenek olyan dokumentumok ellenőrzésével, amelyeket a mesterséges intelligencia másodpercek alatt elemezhet.
Eközben a kifinomult csalási rendszerek továbbra is átcsúsznak az emberi ellenőrzésen.
Az emberi szemnek vannak határai. Elfárad, nem vesz észre részleteket, és megbízik az ismerős elrendezésben. A mesterséges intelligencia nem.
Minden számlát egyforma pontossággal vizsgál át, és észreveszi azokat a következetlenségeket, amelyek felett az emberek átsiklanak, különösen a nagy volumenű időszakokban.
A csalás megelőzésén túl, Az AI csökkenti a feldolgozási időt és költségeket. Az Ön AP csapata a rutinellenőrzések helyett a kivételekre összpontosít, javítva ezzel a hatékonyságot és a pontosságot.
A számlák mennyiségének növekedésével a mesterséges intelligencia könnyedén skálázható további alkalmazottak nélkül, ami tökéletes a gyorsan növekvő vagy szezonális vállalkozások számára.
TruthScan szakterülete AI-alapú számlaellenőrzés. Integrálódik a meglévő rendszerekbe, automatikusan elemzi a számlákat érkezéskor.
Minden fájl metaadat-ellenőrzésen, vizuális konzisztencia-ellenőrzésen és a korábbi szállítói adatokkal való összehasonlításon megy keresztül, és kevesebb mint 10 másodperc alatt kockázati pontszámot kap.
Az alacsony kockázatú számlák a szokásos módon folytatódnak. A közepes kockázatú tételek emberi felülvizsgálatra kerülnek, míg a magas kockázatú számlák azonnali figyelmeztetést és fizetési tilalmat váltanak ki.
Idővel a TruthScan megtanulja a szállítók szokásait, felismeri a finom anomáliákat, és havi csalási jelentéseket készít az ellenőrzésekhez és a biztosítási dokumentációhoz.
Gyors, skálázható, és bizonyítottan időt, pénzt és nyugalmat takarít meg.
Használhatja a AI Checker annak ellenőrzése, hogy egy számla tartalmát mesterséges intelligencia írta vagy manipulálta-e. Töltse fel vagy illessze be a szöveget, és a program azonnal elemzi a nyelvi mintákat és a megfogalmazást, hogy felismerje a mesterséges intelligencia létrehozását.
Ez a gyors szkennelés segít megerősíteni a hitelességet a feldolgozás előtt, ami egy újabb védelmi szintet jelent az AI-hamisított dokumentumokkal szemben.
Fedezze fel az AI Detector és Humanizer termékünket az alábbi widgetben!
GYIK a hamis számlák felderítéséről
Mi a különbség a hamisított és az AI-generált számlák között?
A hamisított számlákat kézzel szerkesztik olyan eszközökkel, mint a Photoshop vagy a Word, ami olyan leleteket hagy maga után, mint például a következetlen betűtípusok vagy a rosszul elhelyezett elemek.
A mesterséges intelligencia által generált számlákat teljes egészében valódi dokumentumokon kiképzett mesterséges intelligencia hozza létre, így azok szinte hibátlanok és nehezebben felismerhetők.
A különbség a teremtésben rejlik, nem a szándékban. Mindkettő csalás. A hagyományos módszerek gyakran nem veszik észre a mesterséges intelligenciával készült hamisítványokat, ezért a mesterséges intelligencia felismerő eszközök nélkülözhetetlenek.
Hogyan észleli a TruthScan a manipulált dokumentumokat?
A TruthScan több mesterséges intelligencia-modellt kombinál a vizuális elemek, metaadatok és dokumentumminták elemzéséhez.
Megtanulja, hogyan néznek ki a valódi szállítói számlák, jelzi a finom eltéréseket, és kiemeli a gyanús területeket felülvizsgálatra.
Integrálható-e a TruthScan az ERP vagy könyvelési szoftverrel?
Igen. A TruthScan közvetlenül integrálható olyan rendszerekkel, mint az SAP, az Oracle, a QuickBooks és a Xero.
Elemzésre hívja ki a számlákat, visszatolja az ellenőrzés eredményét, és még az e-mail számlákat is automatikusan átvizsgálja, mielőtt azok eljutnának az AP csapatához.
A könyvelési egyensúly okos módja
A hamis számlákkal való csalás nem tűnik el. Fejlődik, egyre kifinomultabbá válik, és mindenféle méretű vállalkozást megcéloz.
A manuális felülvizsgálatokra hagyatkozva már nem életképes stratégia, hogy mindent elkapjon. A pénzügyi és a hírnevet érintő kockázatok túl magasak.
A jó hír az, hogy az észlelési technológia is fejlődött. Az olyan AI-alapú eszközök, mint a TruthScan, lehetővé teszik a vállalkozások számára a hatékony visszavágást.
A hagyományos ellenőrzési módszerek és a modern mesterséges intelligencia-érzékelés kombinálása olyan védelmet hoz létre, amely mind az egyszerű csalásokat, mind a kifinomult csalási módszereket elkapja.
Kezdje az alapokkal. Képezze a csapatát, vezessen be ellenőrzési protokollokat, és hozzon létre egyértelmű csaláselhárítási eljárásokat.
Ezután építsen be olyan technológiát, amely az észlelési képességeket a költségek növelése nélkül skálázza. Az automatizált ellenőrzésbe való befektetés gyorsan megtérül a megelőzött veszteségek és a hatékonyságnövekedés révén.
Vállalkozása olyan védelmet érdemel, amely ugyanolyan keményen dolgozik, mint Ön. Ne várja meg, amíg a csalás lecsap, hogy elkezdje kiépíteni a védelmet.
Az erős számlaellenőrzés bevezetésének legjobb ideje a tegnapi nap volt. A következő legjobb időpont a mai nap.
Erősítse csalásmegelőzési erőfeszítéseit a következőkkel Kimutathatatlan AI a megbízható, intelligens észlelési támogatásért.