A videokonferenciák népszerűsége a COVID-19-et követően folyamatosan nőtt. A becslések szerint az amerikai videokonferencia-piac várhatóan legalább 8% 2030-ig minden évben.
És ez tökéletesen érthető. Miért ne akarná bármelyik vállalkozás megtakarítani az utazási költségeket és csökkenteni a rezsiköltségeket, ha ugyanazt a munkát egy online megbeszélésen keresztül is el tudja végezni, szemben a személyes találkozóval?
A videokonferenciákkal az egyetlen probléma az, hogy ha nem készülsz fel a megbeszélésre, azzal az te és a résztvevők idejét is elvesztegeted.
Fel kell készülnie az értekezlet tartalmára önmagában és a hardver, az internetkapcsolat, a hangeszközök, a videokamera stb. tekintetében.
Ebben a cikkben elárulom azokat a pontos tippeket, amelyekkel értékes időt takaríthat meg a videokonferenciák során, és a megbeszélések élményét is magával ragadóvá teheti.
Ezek a videokonferencia-tippek mindent lefednek a beállításoktól kezdve a csapat aktív részvételéig.
A legfontosabb tudnivalók
- Mindig készüljön fel a videokonferenciákra mind technikai, mind emberi szempontból.
- Ellenőrizze, hogy az internet, a hangszórók, a mikrofon és a webkamera rendben működik-e. Emellett készítse el előre a megbeszélés napirendjét.
- Tegye a videó hátterét rendezetlenné vagy homályossá. Némítsa el magát, amikor nem beszél, hogy senki ne szakadjon félbe a megbeszélés alatt.
- Tegye a videokonferenciákat vonzóvá azáltal, hogy a csapatot kisebb szüneti szobákra osztja, vagy fehér táblát vezet be az aktív ötleteléshez.
Mi az a videokonferencia?
A két vagy több egymástól távol ülő ember közötti kommunikáció bármely formáját hang- és képkapcsolaton keresztül videokonferenciának nevezzük.
Nyilvánvalóan sokkal jobb, mint egy csak hangalapú telefonhívás, mivel nyitott kamerával ülsz, és a személyes találkozókhoz hasonlóan kommunikálsz.
A videohívások már megszokottá váltak azok számára, akiknek családja és barátai külföldön élnek. Ugyanez a koncepció széles körben elterjedt a vállalkozások körében, különösen a COVID-19 világjárványt követően, amikor az emberek távmunkára kényszerültek.
Soha többé ne aggódj amiatt, hogy a mesterséges intelligencia felismeri a szövegeidet. Undetectable AI Segíthet:
- Tegye láthatóvá az AI-asszisztált írást ember-szerű.
- Bypass az összes főbb AI-érzékelő eszköz egyetlen kattintással.
- Használja a címet. AI biztonságosan és magabiztosan az iskolában és a munkahelyen.
És ahogy egyre több vállalat csökkenti a személyes munkaidőt, és a rugalmas munkakörnyezetek felé mozdul el, a videokonferenciák egyre inkább elterjednek.
Felkészülés a videós találkozó előtt
Ha még nem ismeri a videokonferenciát, akkor nagy valószínűséggel az első tizenöt percet azzal töltik, hogy kitalálják egymás hallhatóságát és a videoképernyőket.
A videokonferenciák javításának kulcsa, hogy biztosítsa a felkészültségét, mind technikai, mind emberi szempontból. Erre gondolok.
- A kamera és a hang korai ellenőrzése
Általában nem szokott gondot okozni a videohívások összekapcsolása a barátokkal vagy a családdal, mert nincs nyomás.
Ha a mikrofonja meghibásodik, egyszerűen csak átvált a fejhallgatóra, és újraindítja a hívást. Szakmai környezetben azonban nem ez a legmegfelelőbb etikett.
Ez különösen fontos, ha videokonferencia-interjú tippeket keres, mivel az első benyomás az állásinterjún a híváshoz való csatlakozás után másodperceken belül megtörténik.
Ezért a videokonferencia linkjére kell kattintania, és csatlakoznia kell a találkozó váróterméhez, ahol kipróbálhatja a video- és hangeszközöket.
Nyissa ki a kamerát, és nézze meg, hogy tiszta-e a kilátás. Ha szükséges, tisztítsa meg a kamerát.
Hasonlóképpen, tesztelje a készülék hangját, mind a hangszórót, mind a beépített mikrofonelemeket, hogy meggyőződjön arról, hogy azok jól működnek.
- Tesztelje az internetkapcsolatot
Magától értetődik, hogy az online videokonferenciák nem valósulhatnak meg aktív, stabil internetkapcsolat nélkül.
Győződjön meg róla, hogy a kapcsolat elég jól van beállítva ahhoz, hogy a megbeszélés alatt is fenntartsa a videót. Ideális esetben tartson a közelében egy tartalék internetszolgáltató eszközt arra az esetre, ha az elsődleges hálózat meghibásodna.
Kapcsolja ki azokat az okoseszközöket otthonában, amelyek hatalmas darabot vesznek el az internet sávszélességéből, azaz a playstationöket, a robot takarítógépeket, a 4K okostévéket, a HomePodot stb.
Az ilyen eszközök túlzott sávszélesség-használata megzavarhatja az értekezletet.
Ha valamilyen okból kifolyólag az internetkapcsolata instabil, és nem tud semmit sem tenni, hogy előzetesen megjavítsa, tájékoztassa a csapatát, hogy a megbeszélés alatt csak hangkapcsolat lesz. Ha kikapcsolja a videót, akkor a gyenge kapcsolaton keresztül jobban át tudja adni a hangját.
- Napirend és anyagok előkészítése
Most, hogy a technikai szempontok rendeződtek, meg kell győződnie arról, hogy ön is készen áll a találkozóra. Öltözz fel formálisan, szakmai öltözék és válasszon ki egy csendes zónát otthonában, ahol részt vehet a találkozón.
Ha tippeket keres a videokonferencia-interjú sikeréhez, már ez a lépés is megkülönböztetheti Önt a többi pályázótól.
És készítse elő, hogy miről fog beszélni a megbeszélésen.
Készítsen napirendet, azaz egy olyan dokumentumot, amely felvázolja, hogy miről fog szólni a megbeszélés, hogy aki lemarad a dokumentumról, megnézhesse azt, és bepótolhassa a megbeszélést.
Egy meghatározott napirend, amelynek címe és az ülések leírása lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy tudják, mire számíthatnak az üléstől.
A napirendhez használhatnád az észrevehetetlen mesterséges intelligenciát. Cím generátor eszközt az értekezletek címeinek és témáinak létrehozásához.
Egyértelmű virtuális találkozó lefuttatása
Amíg Ön a megbeszélésen van, bizonyos intézkedéseket kell tennie annak érdekében, hogy a megbeszélés mindenféle kellemetlenség nélkül folyjon.
- Tartsa magát némán, amikor nem beszél. Ideális esetben az adott pillanatban egyedül beszélő személyt nem kell elnémítani, hogy a többi résztvevő háttérzavara ne zavarja a beszélgetés menetét.
- Gondoskodjon arról, hogy a terem jól megvilágított legyen, és a videó jól látható legyen a résztvevők számára. Ha a háttér túlságosan zsúfolt, könnyen elmoshatja, ha olyan platformokat használ, mint például a Google Meet, Microsoft Teams vagy Zoom. Ezek a tippek arra is jó tippek, hogy jól nézzen ki a videokonferencia-hívásokon, ahol a megjelenése és a beállítások a professzionalizmusát tükrözik.
- A Microsoft Teams lehetővé teszi, hogy feliratozás bekapcsolása (élő feliratok). Egyszerűen lépjen a “További műveletek” menüpontra a megbeszélés vezérlőelemeinél, görgessen a “Nyelv és beszéd kiválasztása” szakaszon, és kapcsolja be az “Élő feliratok megjelenítése” kapcsolót. Ez segíteni fog abban, hogy világosan megértse, miről beszélnek az értekezleten.
- Jegyezze fel a megbeszélést, és írja le a megbeszélés minden fontosabb pontját egy helyen. A megbeszélés után az Undetectable AI Humanizer segítségével írja újra a megbeszélés szövegét világos, természetes hangnemben.
Videokonferencia tippek, amelyek minden héten órákat takarítanak meg
Az eddig ismertetett technikai tippek mellett, amelyek javítják a megbeszélések lebonyolításának élményét, néhány funkcionális szabályt is bevezethet, amelyekkel időt takaríthat meg az online megbeszélések során.
A konferencia alatt a csapattagokat konkrét feladatokkal bízhatja meg (és ideális esetben ugyanerre a feladatra egy személyt tartalékként is kijelölhet).
Például kérje meg a csapat egyik tagját, hogy rögzítse az értekezletet, és kérjen meg valaki mást, hogy jegyzeteljen.
Jelöljön ki egy csapattagot, aki a konferencia elején felolvassa a követendő szabályokat. Használhatja a AI termelékenységi eszközök mint az Otter.ai, hogy ezeket a feladatokat is automatizálják.
Próbáljon meg “emelt kéz” politikát bevezetni, ha valaki hozzá akar járulni a beszélgetéshez. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyszerre többen is megszólalnak, és ez csak megzavarja a beszélgetést.
Ezekkel a protokollokkal sok értékes időt takaríthat meg.
A csapatok elkötelezettségének fenntartása a hívások során
A videokonferencia túl monotonná, sőt néha unalmassá válhat a résztvevők számára. Ha azt szeretné, hogy a csapata elkötelezett maradjon, akkor aktív részvételt kell biztosítania a megbeszélésen, ahelyett, hogy csak ülne és hallgatná, amit mindenki mond.
A megbeszélés során megnyithat egy virtuális táblát, amelyen egyszerre többen is megtehetik a hozzászólásaikat.
Szinte az összes jó videokonferencia-fehér tábla végtelen vászonfelületet biztosít, egy helyen gyűjti össze mindenki inputját, és közösen vizualizálja azt.
Ha nagy a csapat, és egy projekt több aspektusát kell megvitatni, a konferenciát feloszthatja szüneti termekre, azaz a megbeszélés kisebb résztermeire, amelyek mindegyike más-más beszélgetést tart.
A házigazda korlátozott időre kisebb csoportokra oszthatja a csapatot, majd mindenkit visszakapcsolhat a fő konferenciára, hogy megosszák eredményeiket.
Bizonyos virtuális tárgyalási platformok lehetővé teszik, hogy személyre szabja a tárgyalóterem nevét, URL-címét, és olyan márkás képeket adjon hozzá, amelyekkel a csapatot leköti.
Engedélyezze a mesterséges intelligencia eszközeinek használatát a találkozási pontok egy helyre történő összevonásához. Észrevehetetlen mesterséges intelligencia használata AI SEO író, például igazán interaktív megközelítés lehet az összefoglalók és belső tartalmak létrehozásához a megbeszéléseken.
És ha az Ön csapata rendszeresen tart felvételi hívásokat, akkor ezek az interjúk videokonferenciájára vonatkozó tippek ugyanúgy alkalmazhatók a jelöltek átvilágítására is.
Okosabb megbeszélések észrevétlen AI-eszközökkel
Az idő és az erőfeszítés az a két üzleti árucikk, amivel takarékoskodnia kell. Az észrevehetetlen AI több olyan intelligens eszközt kínál, amelyek hasznosak a videokonferenciák során, és mindkettőt megspórolják Önnek.
- Világosabb tárgyalási anyagok létrehozása
Minden videokonferenciának lesz napirendje. Az észrevehetetlen AI írócsomag nagy segítséget nyújt Önnek a napirend elkészítésében.
Használja a AI tartalomíró a napirend tervezetének elkészítése, hogy az ülésen részt vevők tisztában legyenek azzal, hogy miről lesz szó.
- Gyorsan válaszoljon a csapat kérdéseire
Az Undetectable AI rendelkezik egy dedikált Kérdésmegoldóval, amelyet a videokonferencia mellett is nyitva tarthat.
Bármikor, amikor egy csapattag olyan kérdést tesz fel, amelyben nem vagy biztos, egyszerűen kérdezd meg az eszközt, és az megadja a megfelelő, kontextus-specifikus választ.
Csak fel kell töltenie a szöveg képernyőképeit, hogy az eszköznek némi kontextust adjon a kérdésével kapcsolatban. Az eszköz elemezni fogja a képeket, és részletes magyarázatokat ad, amelyek megválaszolják a kérdéseit.
- Szakmai összefoglalók készítése
Talán a legmenőbb észrevehetetlen AI funkció, amit találsz, a Human Auto Typer eszköz amely emberi gépelést szimulált bármilyen platformon.
A program automatikusan beírja az összes előre megírt vagy bemásolt pontot, amelyet a megbeszélésen megvitat, egy áttekinthető dokumentumba.
Remekül alkalmas arra, hogy a beszélgetés befejezése után összefoglalót készítsen a megbeszélésről.
A hamis plágiumvádakkal szembeni védelem érdekében a szövegét lefuttathatja az Undetectable AI AI Humanizer az ember által írt tartalom természetes sajátosságainak és árnyalatainak bemutatása.
Teszteld az AI Detector és Humanizer programunkat az alábbi widget segítségével!
Végső gondolatok
A videokonferenciák itt vannak, hogy maradjanak, és mivel a vállalati szektorban egyre nagyobb hangsúlyt kapnak a rugalmas szerepek, nincs más választásod, mint hogy egyre jobbá válj bennük.
Kövesse a fentebb tárgyalt videokonferencia tippeket, és biztos vagyok benne, hogy drasztikus javulást fog tapasztalni a megbeszéléseken.
Még jobb, ha az Undetectable AI-t beépíti a tárgyalási infrastruktúra-csomagjába, hogy gyors üzleti dokumentumokat, napirendeket, tárgyalási összefoglalókat és minden olyan jegyzetet írhasson, amelyet a megbeszélésről szeretne magával vinni.
Adja meg a Kimutathatatlan AI egy próbát még ma!