undetectableTM AI BLOG

Cara Mengakhiri Email dengan Cara yang Benar (Dengan Contoh)

Beranda / Blog / Cara Mengakhiri Email dengan Cara yang Benar (Dengan Contoh)
Christian Perry
▪

Baru minggu lalu, seorang teman perekrut saya meneruskan email dari seorang kandidat yang akan dia rekrut.

Permulaannya sungguh luar biasa. Sambutan yang hangat, pesan yang ditulis dengan baik, dan bahkan kegembiraan yang tulus untuk pekerjaan ini.

Lalu saya sampai pada bagian akhir.

Tidak ada tanda tangan. Tidak, terima kasih. Hanya: "Baiklah, beritahu saya."

Dia mengatakan bahwa rasanya seperti seseorang yang menutup pintu di tengah-tengah percakapan. Rasanya canggung dan tiba-tiba, untuk sedikitnya.

Kebanyakan orang tidak menyadari bahwa akhir dari sebuah email dapat memberikan keuntungan bagi mereka atau malah membuat mereka gagal.

Tetapi, ini adalah hal terakhir yang dilihat oleh pembaca Anda, dan ini memberi tahu mereka, apakah Anda bijaksana, terburu-buru, atau bahkan dapat diandalkan.

Mari kita bahas tentang cara mengakhiri email agar email tersebut bekerja untuk Anda, bukan untuk Anda.

Hal-hal Penting yang Dapat Dipetik

  • Cara Anda menutup email dapat meninggalkan kesan yang lebih kuat daripada pembukaannya.

  • Anda harus memilih tanda tangan yang sesuai dengan siapa Anda menulis dan mengapa Anda menulis.

  • Saat mengakhiri email, Anda harus menjelaskan apa yang harus dilakukan selanjutnya agar tidak terjadi kebingungan.

  • Jika tidak, penerima mungkin akan bertanya-tanya, "Apa yang harus saya lakukan?"

  • Ucapan terima kasih yang singkat bisa membuat pesan Anda terasa lebih manusiawi. Jadi, jangan menghindar untuk mengucapkan "terima kasih" dengan suara Anda sendiri.

  • Tanda tangan email penting untuk berbagai alasan. Gunakan tanda tangan yang sederhana dan mudah dibaca.

Elemen-elemen Penutupan Email yang Kuat

Penutupan email yang baik tidak hanya berasal dari penandatanganan nama Anda.

Hal ini harus meninggalkan kesan yang jelas bagi pembaca tentang siapa Anda dan apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya.

Untuk melakukannya dengan benar, penutup email Anda harus berisi elemen-elemen yang tercantum di bawah ini.

Jangan Pernah Khawatir AI Mendeteksi Teks Anda Lagi. Undetectable AI Dapat Membantu Anda:

  • Membuat tulisan dengan bantuan AI Anda muncul seperti manusia.
  • Bypass semua alat pendeteksi AI utama hanya dengan satu klik.
  • Gunakan AI dengan aman dan dengan percaya diri di sekolah dan tempat kerja.
Coba GRATIS
  1. Sebuah Tanda Tangan Alami

Tanda tangan Anda harus sesuai dengan nada dan tujuan email Anda. Terlalu santai bisa terasa tidak profesional. Terlalu formal bisa terasa kaku.

  • Profesional namun hangat: Salam hormat, Salam hormat, Hormat kami
  • Bersahabat namun penuh hormat: Terbaik, Terima kasih., Hangat
  • Santai dan cepat: Terima kasih lagi., Bicara segera, Hati-hati.

Hindari penutupan yang ketinggalan zaman atau terlalu pribadi dalam konteks yang berhubungan dengan pekerjaan (Hormat kami., Bersulang., Cinta.).

  1. Langkah Selanjutnya yang Jelas

Jangan biarkan pembaca menebak-nebak. Akhiri dengan kalimat yang memberi tahu mereka apa yang terjadi selanjutnya atau apa yang Anda ingin mereka lakukan. Sebagai contoh:

  • "Saya menantikan pendapat Anda tentang hal ini."
  • "Tolong beritahu saya hari Kamis jika Anda ingin melanjutkannya."
  • "Saya akan menindaklanjuti awal minggu depan untuk mengeceknya."

Orang-orang sibuk. Jika Anda tidak memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan selanjutnya, mereka mungkin tidak akan melakukan apa-apa.

  1. Ucapan Terima Kasih (Jika Sesuai)

Jika orang tersebut telah memberikan waktu, perhatian, atau bantuan kepada Anda, ucapkan terima kasih. Hal ini bisa sesederhana:

  • "Terima kasih atas waktu Anda hari ini."
  • "Saya menghargai Anda yang begitu cepat menghubungi saya."

Rasa syukur membuat pesan Anda terasa manusiawi dan meninggalkan kesan akhir yang positif.

  1. Nama Anda (Selalu)

Kedengarannya sudah jelas, tetapi tidak mencantumkan nama Anda (atau hanya menggunakan inisial) dapat membuat email Anda terasa mendadak atau ceroboh.

Hal ini lebih penting jika Anda belum pernah bertemu dengan orang tersebut sebelumnya.

  • Nama lengkap jika ini adalah kontak pertama kali atau email resmi.
  • Hanya nama depan saja jika itu adalah percakapan yang sedang berlangsung atau pertukaran persahabatan.
  1. Blok Tanda Tangan Profesional

Tanda tangan Anda harus memudahkan pembaca untuk menemukan detail dasar Anda, tanpa mengubah bagian akhir email Anda menjadi sebuah dinding teks.

Sertakan yang berikut ini.

  • Nama lengkap
  • Jabatan atau peran pekerjaan
  • Perusahaan (jika relevan)
  • Info kontak (email, telepon, LinkedIn)

Jangan gunakan kutipan inspiratif, emoji, atau penafian yang panjang. Jaga agar tetap bersih. Ini bisa sesederhana ini:

6. Akhiri dengan Catatan yang Tepat

Sebelum Anda menekan tombol kirim, baca kembali penutup Anda dan tanyakan pada diri Anda sendiri:

"Jika saya berbicara dengan orang ini secara langsung, apakah saya akan mengatakannya seperti ini?" Nada bicara yang sesuai akan membangun kepercayaan dan menunjukkan kecerdasan emosional.

Menggunakan alat bantu untuk membantu Anda dengan nuansa ini, juga merupakan ide yang bagus. Sebagai contoh, saya menggunakan aplikasi AI Humanizer oleh Undetectable AI untuk memperlancar penutupan email saya.

Ini menulis ulang kalimat yang canggung agar terasa lebih alami.

Garis Penutup yang Berhasil

Mengetahui bagaimana cara mengakhiri sebuah email adalah sebuah keterampilan. Selama beberapa tahun terakhir, saya telah berhasil mengumpulkan beberapa trik yang benar-benar berhasil.

Setiap saat.

Saat Anda Menunggu Balasan

  • "Menantikan untuk mendengar pendapat Anda."
  • "Dapatkah Anda mengonfirmasi apakah ini cocok untuk Anda?"
  • "Beritahu saya jika Anda membutuhkan hal lain dari saya."

Kalimat penutup seperti itu menandakan bahwa tanggapan diharapkan tanpa terdengar menuntut. Nada bicaranya terbuka dan kolaboratif, sehingga lebih mudah bagi pembaca untuk membalas.

Saat Anda Mengirim Informasi

  • "Saya harap ini bisa membantu membuat segalanya bergerak."
  • "Beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan."
  • "Saya akan berada di sini jika Anda membutuhkan detail lebih lanjut."

Contoh-contoh ini menunjukkan bahwa Anda siap untuk ditindaklanjuti dan tetap membuka pintu untuk percakapan lebih lanjut. Hal ini juga membuat Anda terlihat mendukung.

Saat Anda Menyentuh Pangkalan Lagi

  • "Hanya mengecek untuk mengetahui posisi kami saat ini."
  • "Saya ingin menindaklanjuti kalau-kalau email terakhir saya terkubur."
  • "Ada kabar terbaru mengenai hal ini dari pihak Anda?"

Mereka mengakui kenyataan bahwa email tidak terjawab, yang melunakkan tindak lanjut. Anda juga tidak terlihat terlalu putus asa.

Mereka adalah pengingat yang sopan yang masih menciptakan rasa urgensi yang lembut.

Saat Anda Mengakhiri Interaksi yang Positif

  • "Sangat menyenangkan bekerja sama dengan Anda dalam hal ini."
  • "Sekali lagi terima kasih atas waktu dan wawasan Anda."
  • "Menantikan percakapan kita selanjutnya."

Kalimat-kalimat ini memperkuat niat baik dan meninggalkan kesan akhir yang positif. Hal ini membantu memperkuat hubungan dan membuat komunikasi di masa depan menjadi lebih lancar.

Saat Anda Mengambil Keputusan

  • "Jika saya tidak mendengar kabar dari Anda pada hari Jumat, saya akan menganggap ini tidak cocok untuk saat ini." (sopan tapi jelas)
  • "Kita bisa melanjutkannya segera setelah saya mendapatkan persetujuan Anda."
  • "Senang untuk maju kapan pun Anda siap."

Ini adalah cara Anda menjaga segala sesuatunya tetap jelas namun tetap menghormati. Pembaca tahu apa yang Anda tunggu, tetapi mereka tidak merasa terdesak atau tidak nyaman.

Kalimat penutup terbaik, terutama untuk pemasaran emailsingkat dan langsung pada intinya. Dan, seperti yang telah kita bicarakan sebelumnya, kalimat-kalimat tersebut harus sesuai dengan nada keseluruhan email Anda.

Jika itu adalah area yang Anda perjuangkan, cobalah Undetectable AI Generator Email.

Gunakan ini untuk membuat kalimat penutup dengan nada khusus untuk email Anda, dan Anda akan mendapatkan hasil yang luar biasa!

Frasa Pengakhiran yang Umum

Menggunakan tanda tangan yang tepat merupakan aspek penting dalam mempelajari cara mengakhiri email secara profesional.

Izinkan saya berbagi beberapa opsi yang saya gunakan.

Formal

Paling baik untuk kontak pertama kali, lamaran pekerjaan, atau korespondensi resmi.

  • Hormat kami,
  • Salam hormat,
  • Hormat kami,

Netral

Ideal untuk email bisnis sehari-hari atau hubungan profesional yang sedang berlangsung.

  • Terima kasih,
  • Salam hormat,
  • Semua yang terbaik,

Santai

Cocok untuk kolega yang Anda kenal baik, obrolan tim internal, atau pertukaran profesional yang bersahabat.

  • Bersulang.
  • Bicara segera
  • Hati-hati.

Contoh berdasarkan Situasi

Penutupan email yang tepat tergantung pada siapa yang Anda kirimi email dan alasannya. Situasi yang berbeda membutuhkan tingkat formalitas, nada, dan detail yang berbeda.

Berikut ini beberapa contoh yang bisa Anda gunakan sebagai panduan.

  • Cara Mengakhiri Email ke Profesor

Saat mengirim email kepada profesor, Anda harus menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme. Meskipun mereka ramah di kelas, email Anda tetap harus cukup formal untuk lingkungan akademis.

Contoh: 

Terima kasih atas waktu dan bimbingan Anda. 

Salam hormat,
Nama Lengkap Anda

Ucapan terima kasih, diakhiri dengan sopan, dan sebutkan nama lengkap Anda sehingga profesor tahu siapa Anda.

  • Cara Mengakhiri Email ke Calon Pemberi Kerja

Ketika Anda melamar pekerjaan, menindaklanjuti setelah wawancara, atau menghubungi seseorang untuk berjejaring, cara Anda mengakhiri email sangat penting. Anda harus terdengar sopan, percaya diri, dan siap untuk langkah selanjutnya.

Contoh:

Saya menghargai waktu Anda dan berharap dapat mendengar kabar dari Anda segera.

Hormat kami,
Nama Lengkap Anda

  • Cara Mengakhiri Email ke Klien

Email ke klien seharusnya selalu diakhiri dengan cara yang bersahabat. Namun, jangan salah, mereka juga harus jelas tentang langkah selanjutnya.

Contoh:

Harap beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang proposal ini. 

Salam hormat,
Nama Lengkap Anda

Penutupan seperti itu sopan, jelas, dan mengundang orang lain untuk merespons jika perlu.

  • Cara Mengakhiri Email ke Rekan Kerja

Untuk rekan tim atau rekan kerja yang sering berinteraksi dengan Anda, Anda dapat bersikap tidak terlalu formal namun tetap hormat.

Contoh:

Terima kasih telah melakukan hal ini dengan cepat. 

Terbaik,
Nama Depan Anda 

Sangat ramah, apresiatif, dan efisien.

  • Cara Mengakhiri Email ke Teman

Jika Anda mengenal orang tersebut dengan baik, Anda tidak perlu mengakhiri acara dengan kaku dan formal. Penutupan yang lebih hangat dan santai akan terasa lebih baik.

Contoh:

Tidak sabar untuk segera menyusul! 

Bersulang,
Nama Depan Anda

Terasa bersahabat dan personal, dan cocok untuk jenis hubungan yang tidak memerlukan formalitas.

Tips Pemformatan Tanda Tangan

Siswa sering bertanya bagaimana cara mengakhiri email kepada guru. Karyawan bertanya-tanya bagaimana cara mengakhiri email kepada atasan mereka.

Pada akhirnya, kita semua berada di perahu yang sama. 

Rahasianya ada pada tanda tangan Anda. Tanda tangan yang dibuat dengan baik dapat mengubah email yang tadinya terasa belum selesai menjadi terlihat rapi dan profesional.

  1. Apa yang harus disertakan

Buatlah bagian ini paling sederhana. Cukup sertakan nama lengkap, jabatan atau peran, dan informasi kontak Anda.

  1. Tanda Tangan Teks vs Tanda Tangan Grafis

Tanda tangan teks sering kali merupakan pilihan yang lebih baik karena dapat dimuat dengan cepat dan dapat digunakan di semua perangkat.

Tanda tangan grafis (dengan logo atau gambar) dapat terlihat rapi, tetapi mungkin tidak ditampilkan dengan benar di setiap kotak masuk dan dapat meningkatkan ukuran file.

  1. Kapan Menggunakan Alat Tanda Tangan Email

Selain menggunakan AI untuk penulisan emailalat bantu seperti Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator, atau MySignature dapat membantu Anda mendesain tanda tangan yang terlihat profesional tanpa memerlukan keahlian desain.

Mereka sangat bagus jika Anda bekerja dengan klien atau menginginkan kesan yang lebih profesional.

Untuk email atau pesan biasa kepada tim Anda, Anda dapat melewatkannya.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Email yang bagus masih bisa gagal jika penutupnya salah. Berikut ini beberapa kesalahan yang perlu diwaspadai:

  • Menambahkan permintaan maaf yang tidak perlu: Mengakhiri pembicaraan dengan "Maaf telah mengganggumu" atau "Saya tahu kamu sedang sibuk" dapat membuat Anda terdengar tidak percaya diri. Anda bisa bersikap sopan tanpa merendahkan diri Anda.
  • Menggunakan frasa pengisi: Frasa seperti "Hanya itu yang saya miliki untuk saat ini" atau "Saya pikir saya akan mengulurkan tangan" tidak memberikan nilai tambah. Jika tidak membantu percakapan, lewati saja.
  • Terlalu menjanjikan di baris terakhir: Berjanji "Saya akan menelepon Anda besok" ketika Anda tidak yakin dapat membuat Anda terlihat tidak dapat diandalkan. Jaga agar komitmen penutupan Anda tetap realistis.
  • Membiarkan kesalahan pengetikan menyelinap di bagian akhir: Banyak orang mengoreksi bagian awal email mereka, tetapi tidak pada bagian akhir. Nama yang salah eja atau tanggal yang salah dalam tanda tangan Anda dapat membatalkan semua usaha Anda.
  • Melupakan ajakan untuk bertindak: Jika Anda ingin pembaca melakukan sesuatu, misalnya membalas, menyetujui, menjadwalkan, jelaskan sebelum Anda menutup. Jika tidak, email Anda tidak akan ada gunanya.

Penutup Anda adalah hal terakhir yang dibaca oleh penerima sebelum memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Oleh karena itu, pastikan bahwa pesan Anda membantu mereka, bukan membingungkan mereka.

Ingin mencoba AI Detector dan Humanizer kami? Mereka ada di bawah ini!

Pikiran Akhir

Bagian akhir email Anda adalah bagian yang akan diingat orang. Di sinilah Anda menunjukkan bahwa Anda penuh perhatian dan memiliki tujuan. Penutup yang baik memudahkan orang lain untuk mengetahui apa yang akan terjadi selanjutnya dan bagaimana menanggapinya.

Pada akhirnya, cara mengakhiri email adalah dengan mengetahui kepada siapa Anda menulis, mengapa Anda menulis, dan perasaan yang ingin Anda tinggalkan kepada mereka.

Lakukan dengan benar, dan email Anda akan mulai mendarat dengan baik. Untuk tambahan polesan, cobalah AI yang tidak terdeteksi AI Humanizer dan Generator Email untuk membuat penutupan yang alami dan personal yang benar-benar terhubung dengan audiens Anda.

Mulai uji coba gratis Anda hari ini dan buat setiap email Anda berdampak di AI yang tidak terdeteksi.

Undetectable AI (TM)