Vi è mai capitato di dover inviare un'e-mail importante ma di ritrovarvi a fissare una schermata vuota per un secolo?

Ci siamo passati tutti.

Il "linguaggio aziendale" non viene naturale a tutti, ed è facile pensare troppo a ogni singola parola anche nelle più semplici e-mail professionali.

Per aiutarvi, vi forniamo l'unica formula di cui avrete bisogno per scrivere e-mail professionali.

Continuate a leggere per avere consigli pratici sulla scrittura delle e-mail, regole di galateo professionale da conoscere e oltre 20 modelli da utilizzare subito.

TL: DR - Le e-mail professionali si basano su chiarezza, struttura e rispetto. Se rispettate le regole di base, farete sempre una buona impressione.

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Punti di forza

• Le e-mail professionali si basano su chiarezza, struttura e tono rispettoso per dare una forte impressione.

• Per ottenere risultati ottimali, utilizzate un oggetto, un saluto, un corpo conciso e una firma professionale.

• Strumenti di intelligenza artificiale come il generatore di e-mail di Undetectable AI aiutano a creare rapidamente i modelli e a ridurre lo stress da pagina bianca.

• Eseguite le vostre bozze attraverso l'Humanizer di Undetectable AI per garantire che le e-mail suonino naturali e personalizzate.

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Che cos'è un'e-mail professionale?

Un'e-mail professionale è un tipo specifico di e-mail scritta in un contesto professionale, ad esempio per il lavoro o la scuola. 

A differenza di un messaggio casuale che si invia agli amici o alla famiglia, le e-mail professionali tendono a essere inviate da un indirizzo e-mail professionale (ad esempio, [email protected] è un esempio di indirizzo email professionale, mentre qualcosa come partyanimal1995 non lo è).

Anche le e-mail professionali tendono a seguire il galateo delle e-mail di base, che prevede:

• Compreso un oggetto professionale e saluto corretto (come "Caro" o "A chi di dovere").
• Mantenere un tono rispettoso evitando il gergo e il linguaggio troppo informale
• Mantenere il messaggio conciso e facile da leggere con paragrafi brevi e formattazione semplice
• Utilizzo ortografia corretta, grammatica, e punteggiatura

In definitiva, lo scopo di un'email professionale è quello di comunicare esattamente quello che volete dire in modo chiaro e sicuro, ma anche con un tono rispettoso del vostro destinatario.

Quando utilizzare un'e-mail professionale rispetto a un'e-mail informale

Ci sono però delle sfumature... perché non tutte le email professionali devono essere ultra professionale.

Il segreto sta nel sapere quando mantenere un atteggiamento professionale e quando invece essere un po' più casual.

Comunicazioni professionali

Come regola generale, utilizzare un formato di posta elettronica professionale ogni volta che vi trovate in un ambiente professionale, utilizzate il vostro indirizzo e-mail "ufficiale".

Ecco alcuni scenari che richiedono quasi sempre un tono professionale:

• Candidatura per un lavoro
• Seguire il colloquio o l'incontro
• Comunicare con clienti, partner o colleghi senior
• Invio di e-mail di promemoria su scadenze, riunioni o aggiornamenti di progetto.
• Richiesta di feedback, assistenza tecnica o ulteriori informazioni

Se non dovete scrivere regolarmente questo tipo di email professionali o se non siete sicuri di come strutturarle, i generatori di email AI possono essere una manna dal cielo.

Ad esempio, con IA non rilevabili Generatore di e-mail AIÈ possibile creare il proprio modello di e-mail in base al tono e allo scopo del messaggio.

Ecco come funziona:

• Descrivete brevemente lo scopo della vostra e-mail in una frase nella casella di sinistra del generatore.
• Scegliete il tono, lo stile di scrittura, il tipo di e-mail e la lunghezza che preferite.
• Fate clic su "genera e-mail" e riceverete il vostro modello nella casella sul lato destro.

Una volta ottenuto il modello, è possibile apportare le modifiche necessarie per adattarlo alla propria situazione.

Probabilmente il risultato non sarà pronto per essere copiato/incollato immediatamente, ma avrete un solido punto di partenza (il che significa che non dovrete perdere ore a fissare una pagina bianca).

Comunicazioni casuali

È qui che entrano in gioco le sfumature.

Perché? Perché non volete nemmeno essere il collega troppo formale, perché potreste dare l'impressione di essere rigidi, distanti o addirittura inavvicinabili.

Invece, va benissimo utilizzare uno stile di posta elettronica più rilassato quando si comunica con:

• Compagni di squadra che si conoscono bene
• Colleghi su aggiornamenti interni
• Coetanei in cui la relazione permette già un tono amichevole e colloquiale

Anche in questo caso, disinvolto (soprattutto in ambito lavorativo) non vuol dire negligente.

Tuttavia, è necessario puntare su paragrafi brevi, una grammatica corretta e una struttura chiara, facile da scorrere e da capire.

Tipi di e-mail professionali

Non tutte le e-mail professionali hanno lo stesso scopo. Sapere quale tipo di email è necessario scrivere prima La scrittura di un'e-mail può risultare molto più semplice (e farvi risparmiare un sacco di tempo).

Ecco una rapida panoramica di otto tipi comuni di e-mail professionali.

8 tipi comuni di e-mail professionali
	Quando usare
Introduzioni	Quando si entra in contatto con una persona nuova, come un nuovo collega, un cliente, un reclutatore o un contatto di rete.
Seguiti	Dopo riunioni, colloqui o e-mail senza risposta, per far proseguire la conversazione.
Promemoria	Per sollecitare delicatamente qualcuno su una scadenza, un compito o un evento imminente.
Richieste	Quando avete bisogno di informazioni, approvazione o assistenza da parte di un collega o di un cliente.
Aggiornamenti	Per condividere progressi, modifiche al progetto o annunci.
Reclami	Quando si affrontano questioni, come un problema di prodotto/servizio o una preoccupazione sul lavoro.
Vendite/Raggiungimento	Per proporre prodotti, servizi o collaborazioni in modo professionale ma anche persuasivo.
Grazie	Per esprimere gratitudine dopo un colloquio, un progetto o un evento.

Anatomia di un'e-mail professionale

Ora che abbiamo trattato il scopo di e-mail professionali e quando Se non si vuole che si usino, diamo un'occhiata all'essenza di ciò che rende un'e-mail professionale.

Oggetto: Chiaro e specifico

L'oggetto di un'e-mail professionale deve dire immediatamente al destinatario perché state scrivendo.

In altre parole, non lasciate il vostro destinatario in sospeso con parole o frasi vaghe come "Salve" o "Domanda veloce".

• Cattivo esempio: Ho bisogno di aiuto...
• Un buon esempio: Richiesta di assistenza tecnica - Problema di accesso al sito web

Con un oggetto chiaro, avete un migliori possibilità di aprire e rispondere alle vostre e-mail.

Saluto: Scegliere il saluto giusto

Il saluto stabilisce il tono dell'e-mail. Per mostrare rispetto, utilizzate sempre un saluto appropriato che corrisponda al vostro rapporto con il destinatario.

• Cattivo esempio: Come va, responsabile delle assunzioni?
• Un buon esempio: Gentile [Titolo del destinatario] [Nome del destinatario]

Se non si è sicuri del titolo o del nome della persona, si può usare "A chi di dovere" o semplicemente "Ciao".

Corpo: struttura, tono e lunghezza

Il corpo dell'e-mail deve essere conciso (nessuno vuole leggere un muro di testo), utilizzare un linguaggio e un tono appropriati e includere una chiusura chiara con i passi successivi.

Esempi di corpo dell'e-mail
Cattivo esempio	Un buon esempio
Ehi, mi chiedevo se hai ricevuto il mio ultimo messaggio. Ho davvero bisogno di quella cosa al più presto.  Fatemi sapere. [Nome]	Ciao [Nome del destinatario], Volevo fare seguito ai file del progetto che ho inviato la settimana scorsa. Potreste confermare se li avete ricevuti? Apprezzerei qualsiasi feedback entro venerdì, in modo da poter rispettare la scadenza. Grazie mille per il vostro tempo e il vostro sostegno, [Nome]

Chiusura: Firme professionali

La chiusura dell'e-mail deve rafforzare il rispetto e la professionalità.

Soprattutto per le e-mail e le presentazioni più formali, è importante attenersi alle nozioni di base, come ad esempio:

• Cordiali saluti,
• Cordiali saluti,
• Grazie,
• Tutto il meglio,

Sì, queste firme professionali sono un po' noiose. Ma sono efficaci e non lasciano spazio a interpretazioni errate.

Firma: Cosa includere

La firma professionale dell'e-mail è il blocco di informazioni sotto la firma che facilita il contatto con il destinatario.

Come minimo, dovrebbe includere il vostro:

• Nome e cognome
• Titolo del lavoro
• Nome dell'azienda (o della scuola se siete studenti)
• Indirizzo e-mail professionale (ad esempio, [email protected])
• Dati di contatto (telefono, sito web o indirizzo commerciale)

L'obiettivo è quello di mantenere la firma professionale e non ingombrante, quindi puntate su due o quattro righe di testo pulito con una formattazione sottile.

20+ Modelli di esempio di e-mail professionali

Siete pronti a scrivere delle e-mail? Ecco 20+ modelli di esempio di e-mail professionali che potete copiare, modificare e fare vostri.

20+ esempi di e-mail professionali
Email di candidatura	Oggetto: Candidatura per [titolo del lavoro] - [nome e cognome] Gentile responsabile delle assunzioni, Volevo informarvi che mi sono recentemente candidata per la posizione [Titolo del lavoro] presso [Nome della società]. Sono entusiasta di questo ruolo e mi piacerebbe avere l'opportunità di sostenere un colloquio.  Se avete bisogno di ulteriori informazioni da parte mia, fatemi sapere.  Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
E-mail di follow-up (dopo il colloquio)	Oggetto: Grazie - Intervista [titolo del lavoro] Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Vi ringrazio ancora una volta per l'opportunità di sostenere un colloquio per il ruolo di [Titolo del lavoro]. Ho apprezzato molto la possibilità di conoscere meglio [Nome della società].  Fatemi sapere se posso fornirvi ulteriori informazioni mentre procedete. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Richiesta di riunione via e-mail	Oggetto: Richiesta di fissare una riunione - [Nome del progetto] Salve [Nome del destinatario], Vorrei fissare un incontro per discutere di [progressi del progetto/punti chiave]. Sarebbe disponibile a [orario proposto]?  In caso contrario, vi preghiamo di proporre un orario al più presto. Grazie, [Nome e Cognome]
E-mail di promemoria	Oggetto: Promemoria: Scadenza [Progetto/Task] - [Data] Ciao [Nome del destinatario], Questo è un promemoria amichevole per ricordare che [progetto/compito] deve essere consegnato il [data]. Fatemi sapere se avete bisogno di ulteriori informazioni o supporto. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Richiesta di informazioni Email	Oggetto: Richiesta di informazioni su [Argomento] Gentile [Nome del destinatario], Potreste fornirmi [informazioni chiave] relative a [progetto/argomento]? Questo mi aiuterà ad andare avanti con [compito specifico]. Apprezzerei molto il vostro contributo! Non vedo l'ora di sentirvi, [Nome e Cognome]
Email di follow-up per il networking	Oggetto: È stato un piacere incontrarla a [Nome dell'evento]. Salve [Nome del destinatario], È stato un piacere incontrarla a [evento]. Ho apprezzato la nostra discussione su [argomento].  Fammi sapere quando sei libera per un caffè virtuale o un incontro, mi piacerebbe rimanere in contatto! Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Richiesta di assistenza via e-mail	Oggetto: Richiesta di assistenza tecnica - [Problema] Gentile [Team di supporto], Ho un problema con [prodotto/servizio]. Il problema si verifica quando [descrivere brevemente].  Potreste fornire assistenza al più presto? Grazie, [Nome e Cognome]
E-mail a freddo (vendite)	Oggetto: Aiutare [nome dell'azienda] a migliorare [area specifica]. Gentile [Nome del destinatario], Mi chiamo [Il tuo nome] con [La tua azienda] e aiutiamo le aziende come la tua [a raggiungere risultati specifici].  Le andrebbe di fare una telefonata per approfondire l'argomento? Attendo con ansia le vostre riflessioni. Spero di parlare presto, [Nome e Cognome]
E-mail a freddo (collaborazione)	Oggetto: Potenziale opportunità di collaborazione - [Vostra azienda/progetto] Ciao [Nome del destinatario], Mi sono imbattuto nel vostro lavoro su [piattaforma/progetto] e sono rimasto molto colpito. Penso che ci sia una forte opportunità di collaborare su [iniziativa specifica].  Sareste disposti a una breve telefonata per discutere delle idee? Tutto il meglio, [Nome e Cognome]
Email di reclamo	Oggetto: Necessità di assistenza - [Riferimento problema #] Gentile [Nome del destinatario], Scrivo per segnalare una preoccupazione relativa a [questione].  Nonostante i precedenti tentativi di risoluzione, il problema persiste. Potreste per favore fare un'escalation di questo problema e consigliare i passi successivi? Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Richiesta di feedback via e-mail	Oggetto: Richiesta di feedback - [Progetto/Task] Salve [Nome del destinatario], Sto lavorando a [progetto/compito] e apprezzerei molto il vostro feedback.  Sono felice di prenotare una telefonata se è più facile, mi faccia sapere quando ha un momento libero. Molte grazie, [Nome e Cognome]
Introduzione Email (Inizio di un nuovo lavoro)	Oggetto: Entusiasta di entrare a far parte del team - [Il tuo nome] Ciao Team, Sono entusiasta di entrare a far parte di [Nome dell'azienda] come [Titolo del lavoro].  Non vedo l'ora di lavorare con tutti voi e di contribuire a [obiettivo/progetto specifico].  Sentitevi liberi di contattarmi in qualsiasi momento, mi farebbe piacere parlare con voi davanti a un caffè. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
E-mail di ringraziamento	Oggetto: Grazie per il vostro sostegno Gentile [Nome del destinatario], Volevo ringraziarla per [motivi specifici, come l'incontro con me, la guida, l'aiuto].  Apprezzo molto il vostro tempo e il vostro sostegno e mi auguro di rimanere in contatto con voi. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
E-mail di accettazione dell'offerta	Oggetto: Accettazione dell'offerta di lavoro - [Nome e Cognome] Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Sono lieto di accettare formalmente l'offerta per la posizione di [Titolo del lavoro] presso [Nome della società].  Non vedo l'ora di contribuire al team e di iniziare a lavorare il [data di inizio]. Grazie ancora per questa opportunità, non vedo l'ora di partecipare! Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Email di rifiuto dell'offerta	Oggetto: Apprezzamento per l'offerta di lavoro - [Nome e cognome] Gentile [nome del responsabile delle assunzioni], Vi ringrazio per avermi offerto il ruolo di [Titolo del lavoro] presso [Nome della società].  Dopo un'attenta riflessione, ho deciso di rifiutare l'offerta.  Apprezzo molto l'opportunità, ma al momento non fa per me.  Auguriamo a lei e al suo team un continuo successo e speriamo di rimanere in contatto. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Email di aggiornamento del progetto	Oggetto: Aggiornamento del progetto - [Nome del progetto] Salve [Nome del destinatario], Volevo condividere un aggiornamento su [Nome del progetto].  Finora abbiamo completato [milestone 1] e siamo sulla buona strada per [milestone 2].  Fatemi sapere se desiderate ulteriori dettagli o modifiche per il futuro. Il migliore, [Nome e Cognome]
Email di invito	Oggetto: Siete invitati - [Nome dell'evento/riunione] Gentile [Nome del destinatario], Siete invitati a [evento/incontro] il [data] a [ora].  L'ordine del giorno prevede [argomenti chiave in punti].  Si prega di RSVP entro [scadenza]. Spero di vedervi lì! Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Email di scuse	Oggetto: Scuse per [Problema] Gentile [Nome del destinatario], Voglio scusarmi sinceramente per [il problema]. Mi assumo la piena responsabilità e sto prendendo provvedimenti per assicurarmi che ciò non accada più.  Grazie per la vostra comprensione e pazienza. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]
Email di benvenuto per i nuovi clienti	Oggetto: Benvenuti a [la vostra azienda] Salve [Nome del cliente], Benvenuti a bordo! Siamo entusiasti di iniziare a lavorare con voi su [progetto/servizio].  Ecco alcune risorse utili per iniziare: [link nei punti elenco].  Non esitate a contattarci per qualsiasi domanda. Auguri e a presto, [Nome e Cognome]
Email di aggiornamento del team interno	Oggetto: Aggiornamento del team - [Progetto/Task] Ciao Team, Ecco un rapido aggiornamento su [progetto/compito]: [Pietra miliare completata][Attività imminente][Eventuali blocchi] Grazie per il vostro duro lavoro, continuiamo ad andare avanti. Il migliore, [Nome e Cognome]
Email di richiesta di referenze	Oggetto: Richiesta di referenze - [Nome] Gentile [Nome del destinatario], Spero che tu stia bene.  Sto facendo domanda per [lavoro/programma] e mi chiedevo se si sentisse a suo agio come referente.  Apprezzo molto il suo punto di vista sulle mie [competenze/esperienze].  Fatemi sapere se siete disponibili. Vi ringrazio in anticipo e spero di parlare presto. Cordiali saluti, [Nome e Cognome]

Un consiglio da professionista: Dopo aver adattato il modello, passarlo al programma Undetectable AI Umanizzatore AI per assicurarsi che l'e-mail finale risulti naturale e personalizzata.

Esempi di firma professionale

Ora che l'e-mail è stata modificata e pronta per essere inviata, vale la pena di ricontrollare che la firma corrisponda al tono dell'e-mail.

Ecco alcuni esempi di firme formali, neutre e amichevoli (ma professionali) tra cui scegliere.

Firme professionali via e-mail
Tono	Quando usare	Esempi
Formale	Per domande di lavoro, lettere di presentazione, responsabili delle assunzioni e dirigenti.	Cordiali saluti, rispettosi, fedeli, riconoscenti,
Neutro	Per i colleghi, i clienti e la maggior parte delle situazioni professionali	Cordiali saluti, Cordiali saluti, Grazie, Grazie,
Amichevole e informale	Per i compagni di squadra, i progetti in corso e gli aggiornamenti interni	Cordiali saluti, Molte grazie, Ci sentiamo presto,

Non esitate a dare un'occhiata al nostro AI Detector e Humanizer nel widget qui sotto!

La firma finale

In fin dei conti, le e-mail professionali si basano sulla connessione.

E in molti casi, essere in grado di inviare un'e-mail professionale può fare la differenza per ottenere un colloquio, concludere un affare o semplicemente essere presi sul serio al lavoro.

La prossima volta che dovrete inviare un'e-mail professionale, cercate di non pensarci troppo.

Prendete un modello (o createne uno vostro usando il generatore di e-mail di Undetectable AI), perfezionatelo con l'AI Humanizer per farlo sembrare naturale e autentico, e date l'invio con fiducia.

Iniziare a usare AI non rilevabile oggi per scrivere e-mail che connettono e convertono.