La popolarità delle videoconferenze, dopo il COVID-19, è aumentata in modo sostenuto. Si stima che il mercato delle videoconferenze negli Stati Uniti dovrebbe aumentare di almeno 8% ogni anno fino al 2030.
E ha perfettamente senso. Perché un'azienda non vorrebbe risparmiare sulle spese di viaggio e ridurre le spese generali quando può svolgere lo stesso lavoro con una riunione online anziché di persona?
L'unico problema delle videoconferenze è che se non si è preparati alla riunione si perde tempo, sia per voi che per i partecipanti.
È necessario preparare il contenuto della riunione in sé e in termini di hardware, connessione a Internet, dispositivi audio, videocamera, ecc.
In questo articolo vi illustrerò i consigli esatti che vi faranno risparmiare tempo prezioso durante le videoconferenze e che renderanno l'esperienza della riunione coinvolgente.
Questi consigli per le videoconferenze riguardano tutto, dalla configurazione al coinvolgimento attivo del team.
Punti di forza
- Preparatevi sempre alle videoconferenze sia dal punto di vista tecnico che umano.
- Controllate che internet, gli altoparlanti, il microfono e la webcam funzionino bene. Inoltre, preparate in anticipo l'ordine del giorno della riunione.
- Fate in modo che lo sfondo del video non sia ingombrante o che sia sfocato. Silenziatevi quando non parlate, in modo che nessuno venga interrotto durante la riunione.
- Per rendere le videoconferenze più coinvolgenti, dividete il team in piccole sale riunioni o introducete una lavagna per un brainstorming attivo delle idee.
Che cos'è una videoconferenza?
Qualsiasi forma di comunicazione tra due o più persone distanti tra loro tramite audio e video è nota come videoconferenza.
È ovviamente molto meglio di una telefonata solo audio, perché si sta seduti con la videocamera aperta e si comunica in modo molto simile a come si farebbe in una riunione di persona.
Le videochiamate sono state una norma per le persone i cui familiari e amici vivono all'estero. Lo stesso concetto si è diffuso tra le aziende, soprattutto in seguito alla pandemia COVID-19, in cui le persone sono state costrette a lavorare a distanza.
Non preoccupatevi più che l'intelligenza artificiale rilevi i vostri messaggi. Undetectable AI Può aiutarvi:
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Inoltre, poiché sempre più aziende riducono l'orario di lavoro di persona e si orientano verso ambienti di lavoro flessibili, le videoconferenze saranno sempre più diffuse.
Preparazione prima della videoconferenza
Se siete alle prime armi con le videoconferenze, è probabile che i primi quindici minuti di riunione siano dedicati a capire l'udibilità reciproca e le schermate video.
La chiave per migliorare le videoconferenze è assicurarsi di essere preparati, sia dal punto di vista tecnico che umano. Ecco cosa intendo.
- Controllare la telecamera e l'audio in anticipo
Di solito non abbiamo problemi a collegare le videochiamate con amici o familiari perché non c'è pressione.
Se il microfono fa le bizze, si passa alle cuffie e si ricomincia la telefonata. In ambito professionale, tuttavia, questo non è il galateo più appropriato.
Questo è particolarmente importante se state cercando consigli per i colloqui di lavoro in videoconferenza, poiché la prima impressione durante un colloquio di lavoro avviene entro pochi secondi dall'inizio della chiamata.
È quindi necessario cliccare sul link della videoconferenza e accedere alla sala d'attesa della riunione, dove è possibile testare gli strumenti video e audio.
Aprire la telecamera e verificare se la visuale è chiara. Se necessario, pulire la telecamera.
Allo stesso modo, testate l'audio del dispositivo, sia l'altoparlante che i componenti del microfono integrato, per verificare che funzionino correttamente.
- Test della connessione a Internet
È ovvio che le videoconferenze online non possono avvenire senza una connessione Internet attiva e stabile.
Assicuratevi che la vostra connessione sia sufficientemente ben configurata per sostenere il video durante la riunione. L'ideale è tenere vicino a sé un dispositivo di riserva per il servizio Internet, nel caso in cui la rete principale si guasti.
Spegnete i dispositivi intelligenti di casa vostra che assorbono un'enorme quantità di banda internet, ad esempio le playstation, i robot pulitori, le smart TV 4K, l'HomePod, ecc.
L'uso eccessivo della larghezza di banda da parte di questi dispositivi potrebbe interrompere la riunione.
Se, per qualsiasi motivo, la vostra connessione a Internet è instabile e non potete fare nulla per risolverla in anticipo, informate il vostro team che sarete collegati solo via audio durante la riunione. La disattivazione del video migliorerà la trasmissione della voce attraverso una connessione debole.
- Preparare l'ordine del giorno e i materiali
Ora che l'aspetto tecnico è stato risolto, dovete assicurarvi di essere pronti per la riunione. Vestitevi in modo formale, abbigliamento professionale e scegliere una zona tranquilla a casa vostra per partecipare alla riunione.
Se siete alla ricerca di suggerimenti per il successo di un colloquio in videoconferenza, questo passo da solo può distinguervi dagli altri candidati.
E preparate in anticipo ciò di cui parlerete durante la riunione.
Creare un ordine del giorno, cioè un documento che illustri l'argomento della riunione, in modo che chiunque non lo abbia ricevuto possa consultarlo e mettersi in pari con la riunione.
Un ordine del giorno definito con un titolo e una descrizione delle sessioni consentirà a tutti i partecipanti di sapere cosa aspettarsi dalla riunione.
Per l'ordine del giorno, si potrebbe usare l'IA non individuabile Generatore di titoli per creare i titoli delle riunioni e gli argomenti delle sessioni.
Gestione di una riunione virtuale chiara
Durante la riunione, ci sono alcune misure da adottare per garantire che la riunione si svolga senza inconvenienti.
- Mantenere l'audio quando non si parla. Idealmente, l'unica persona che parla in un momento dovrebbe essere non silenziata, in modo che qualsiasi disturbo proveniente dal sottofondo degli altri partecipanti non disturbi il flusso della conversazione.
- Assicuratevi che la sala sia ben illuminata e che il video sia ben visibile ai partecipanti. Se lo sfondo è troppo ingombrante, è possibile sfocarlo facilmente se si utilizzano piattaforme come Incontro con Google, Microsoft Teams o Zoom. Si tratta di consigli validi anche per avere un bell'aspetto durante le videoconferenze, dove l'aspetto e l'impostazione riflettono la vostra professionalità.
- Microsoft Teams consente di attivare i sottotitoli (didascalie in diretta). È sufficiente andare su “Altre azioni” nei controlli della riunione, scorrere la sezione “Seleziona lingua e voce” e attivare la levetta per “Mostra didascalie in diretta”. Questo vi aiuterà a capire chiaramente di cosa si parla durante la riunione.
- Registrate la riunione e annotate tutti i principali punti di discussione in un unico posto. Dopo la riunione, utilizzate Undetectable AI Humanizer per riscrivere il testo della riunione con un tono chiaro e naturale.
Suggerimenti per le videoconferenze che fanno risparmiare ore ogni settimana
Oltre ai suggerimenti tecnici di cui abbiamo parlato finora, che migliorano l'esperienza di svolgimento della riunione, si possono anche implementare alcune regole funzionali per risparmiare tempo durante le riunioni online.
Potreste assegnare ai membri del vostro team compiti specifici durante la conferenza (e, idealmente, avere anche una persona di riserva per lo stesso compito).
Ad esempio, chiedete a uno dei membri del team di registrare la riunione per la trascrizione e a qualcun altro di prendere appunti.
Dedicate un membro del team a leggere le regole da seguire all'inizio della conferenza. Si può anche utilizzare Strumenti di produttività AI come Otter.ai per automatizzare anche queste attività.
Cercate di attuare una politica di “mano alzata” per chiunque voglia contribuire alla conversazione. Altrimenti, più persone potrebbero finire per parlare contemporaneamente, disturbando la discussione.
Questi protocolli vi faranno risparmiare molto tempo prezioso.
Mantenere i team impegnati durante le chiamate
Le videoconferenze possono diventare troppo monotone, a volte persino noiose, per i partecipanti. Se volete mantenere il vostro team impegnato, dovrete coinvolgere la partecipazione attiva alla riunione piuttosto che stare seduti ad ascoltare ciò che tutti hanno da dire.
Si potrebbe aprire una lavagna virtuale durante la riunione, sulla quale più persone possono fornire i loro contributi contemporaneamente.
Quasi tutte le buone lavagne per videoconferenze offrono uno spazio infinito, raccolgono i contributi di tutti in un unico luogo e li visualizzano insieme.
Se il vostro team è numeroso e avete bisogno di discutere diversi aspetti di un progetto, potreste dividere la conferenza in sale di interruzione, cioè in sottoinsiemi più piccoli della riunione, ognuno dei quali ospita una conversazione diversa.
L'organizzatore può dividere il team in gruppi più piccoli per un periodo di tempo limitato e poi collegare tutti alla conferenza principale per condividere i risultati.
Alcune piattaforme per riunioni virtuali possono anche consentire di personalizzare il nome della sala riunioni, l'URL e di aggiungere immagini di marca che tengano impegnato il team.
Consentire l'uso di strumenti di AI per consolidare i punti di incontro in un unico luogo. Utilizzo di IA non rilevabili Scrittore AI SEO, può essere un approccio davvero interattivo per creare sintesi e contenuti interni per la riunione.
E se il vostro team effettua regolarmente chiamate di assunzione, questi consigli per le videoconferenze di colloquio si applicano anche alle sessioni di screening dei candidati.
Riunioni più intelligenti con strumenti di intelligenza artificiale non rilevabili
Tempo e fatica sono i due beni aziendali su cui dovete risparmiare. Undetectable AI offre diversi strumenti intelligenti utili durante le videoconferenze che consentono di risparmiare entrambi.
- Generare materiali di riunione più chiari
Ogni videoconferenza deve avere un ordine del giorno. La suite di scrittura AI non rilevabile vi sarà di grande aiuto per creare l'ordine del giorno.
Utilizzare il Scrittore di contenuti AI preparare una bozza dell'ordine del giorno in modo che tutti i partecipanti alla riunione abbiano ben chiaro di cosa si sta discutendo.
- Rispondere rapidamente alle domande del team
Undetectable AI ha un risolutore di domande dedicato che si può tenere aperto insieme alla videoconferenza.
Ogni volta che un membro del team vi pone una domanda di cui non siete sicuri, chiedete semplicemente allo strumento, che vi darà una risposta pertinente e specifica per il contesto.
È sufficiente caricare le schermate del testo per fornire allo strumento un contesto alla vostra domanda. Lo strumento analizzerà le immagini e vi fornirà spiegazioni dettagliate che rispondono alle vostre domande.
- Creare sintesi professionali
Forse la caratteristica più interessante dell'intelligenza artificiale non rilevabile è la funzione Strumento di digitazione automatica umana che simulava la digitazione umana in qualsiasi piattaforma.
Il programma digita automaticamente in un documento chiaro tutti i punti scritti o copiati di cui si discuterà durante la riunione.
È ideale per generare un riassunto della riunione al termine della conversazione.
Per un ulteriore livello di protezione contro le false accuse di plagio, potete sottoporre il vostro testo al test di Undetectable AI. Umanizzatore AI per introdurre le naturali stranezze e sfumature dei contenuti scritti dall'uomo.
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Pensieri finali
Le videoconferenze sono destinate a rimanere e, con la crescente enfasi sui ruoli flessibili nel settore aziendale, non avete altra scelta che migliorarle.
Seguite i consigli per le videoconferenze di cui ho parlato sopra e sono sicuro che noterete un drastico miglioramento della vostra esperienza di riunione.
Meglio ancora, includete Undetectable AI nel vostro stack di infrastrutture per riunioni per scrivere documenti aziendali rapidi, ordini del giorno, sintesi di riunioni e qualsiasi nota che vogliate portare via dalla riunione.
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