つい先週、私の友人のリクルーターが、彼女が採用しようとしている候補者からのメールを転送してきた。
スタートは素晴らしかった。温かい挨拶、よく書かれたメッセージ、そして仕事に対する純粋な興奮まで。
そして最後まで行った。
サインはいらない。結構です。ただ："よし、教えてくれ"
彼女は、まるで誰かが会話の途中でドアを閉めたように感じたという。控えめに言っても、気まずく、唐突だった。
ほとんどの人は、Eメールの文末が相手に有利に働くこともあれば、相手を完全に突き放すこともあることに気づいていない。
しかし、それは読者が最後に目にするものであり、あなたが思慮深いか、急いでいるか、あるいは信頼できるかどうかを物語る。
それでは、Eメールの終わり方についてお話ししましょう。
要点
- メールの結び方は、冒頭よりも強い印象を残すことができます。
- 誰に宛てて書くのか、なぜ書くのか、その理由に合ったサインオフを選ぶべきだ。
- メールを終わらせるときには、次に何が起こるべきかを明確にしておくと混乱がありません。
- そうでなければ、受け取った人は "一体どうすればいいんだ？"と思ってしまうかもしれない。
- 短い感謝の言葉は、あなたのメッセージをより人間的なものにします。だから、恥ずかしがらずに自分の声で「ありがとう」と言おう。
- Eメールの署名は様々な理由で重要です。シンプルで読みやすい署名を使いましょう。
強力なEメールクロージングの要素
良いEメールのクロージングは、ただ名前を署名するだけでは生まれない。
読み手に、あなたが何者で、次に何をしてほしいのか、明確な印象を残すものでなければならない。
Eメールのクロージングを成功させるには、以下の要素が含まれていなければなりません。
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- 自然なサインオフ
サインオフはメールのトーンや目的に合ったものにしましょう。カジュアルすぎるとプロらしくない印象を与えます。フォーマルすぎると堅苦しく感じます。
- プロフェッショナルだが温かい： よろしく, よろしくお願いします。, 敬具
- 友好的だが尊敬に値する： ベスト, ありがとう, 暖かく
- カジュアルでクイック： 本当にありがとう, すぐに話す, お大事に
仕事に関連した文脈では、時代遅れの、あるいは過度に個人的な締め方は避ける(敬具, 乾杯, 愛).
- 明確な次のステップ
読者に推測させたままにしない。次に何が起こるのか、何をしてほしいのかを伝えるセリフで締めくくる。例えば
- "あなたの考えを聞くのを楽しみにしている"
- 「続行するかどうか、木曜日までにお知らせください」。
- 「来週早々、確認のためにフォローアップする」。
人は忙しい。次に何をすべきかを伝えなければ、彼らは何もしないかもしれない。
- 感謝（適切な場合）
相手があなたに時間、注意、手助けをしてくれたなら、ありがとうと言う。簡単なもので構いません：
- 「今日はありがとう
- 「こんなに早く連絡をくれてありがとう。
感謝の気持ちがメッセージを人間らしくする そして最終的にポジティブな印象を残す。
- お名前（常時）
当たり前のことのように聞こえますが、名前を省く（あるいはイニシャルにする）と、メールが唐突に感じられたり、無頓着に感じられたりします。
これは初対面の相手であればあるほど重要だ。
- 氏名 初めての連絡や正式なメールであれば。
- 名前のみ 進行中の会話や友好的なやりとりであれば。
- プロの署名ブロック
署名は、読者があなたの基本的な詳細を簡単に見つけられるようにするもので、メールの最後がテキストの壁になってしまうようなものであってはなりません。
以下を含む。
- 氏名
- 役職または役割
- 会社名（該当する場合）
- 連絡先（Eメール、電話、LinkedIn）
感動的な引用、絵文字、長い免責事項は使用しないでください。シンプルに。これくらいシンプルでもいい：
6.正しい終わり方
送信ボタンを押す前に、もう一度クロージングを読み直し、自問自答してみてください：
"もし私がこの人と面と向かって話していたら、このように言うだろうか？"トーンを合わせることは信頼を築き、感情的知性を示す。
このようなニュアンスの違いを手助けしてくれるツールを使うのもいいアイデアだ。例えば、私は AIヒューマナイザー Undetectable AIが私のEメール閉鎖をスムーズにしてくれた。
ぎこちない文章を、より自然に感じられるように書き換える。
効果的なクロージング・ライン
Eメールをどのように終わらせるかは技術である。ここ数年で、私は実際に機能するいくつかのトリックを袖に集めることに成功した。
毎回だ。
返事を待っているとき
- "あなたの考えを聞くのを楽しみにしている"
- "これでうまくいくかどうか確認できますか？"
- "他に何か必要なことがあれば言ってくれ"
このような結びのセリフは、要求しているように聞こえることなく、返答が期待されていることを示す。オープンで協力的なトーンなので、読者は返事をしやすい。
情報を送信する場合
- "これが事態を動かす一助となれば幸いだ"
- "質問があれば言ってくれ"
- "また何かあればここにいる"
このような例は、あなたがフォローアップに応じ、さらなる会話のためにドアを開けておくことを示している。そうすることで、あなたも協力的だと思われるのです。
再び基地に戻るとき
- "私たちがどのような状況にあるのか確認するためだ"
- "前回のメールが埋もれてしまったときのために、フォローしておきたかったのです"
- 「そちらから何か最新情報は？
メールが届かないという現実を認め、フォローアップを和らげる。あなたも必死すぎるようには見えない。
丁寧な注意喚起でありながら、穏やかな緊張感を生み出している。
ポジティブな交流を終えるとき
- "あなたとの仕事は素晴らしかった"
- 「あなたの時間と洞察力に感謝します。
- 「次の会話を楽しみにしている
これらのセリフは好意を強め、最後にポジティブな印象を残す。これは人間関係を強化し、今後のコミュニケーションを円滑にするのに役立つ。
決断を迫られたとき
- 「金曜日までに連絡がなければ、今すぐには合わないと判断する」。 (丁寧だがはっきりと)
- "あなたの許可が得られれば、すぐにでも進める"
- "いつでも喜んで前進する"
こうして、敬意を払いつつも物事を明確に保つのだ。読者は、あなたが何を待っているのか知っているが、押しつけられたり不快に感じたりはしない。
最高のクロージング・ライン、特に メールマーケティングは、短く、要点を押さえています。そして、先ほどもお話したように、メール全体のトーンに合ったものでなければなりません。
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Eメールのトーンに合わせたクロージング・ラインを作成するのに使えば、完璧です！
一般的なサインオフ・フレーズ
適切なサインオフを使うことは、プロフェッショナルなメールの終わらせ方を学ぶ上で重要なポイントです。
私のお勧めをいくつか紹介しよう。
フォーマル
初対面、就職活動、公式文書に最適。
- 敬具
- よろしく、
- 敬具
ニュートラル
日常的なビジネスメールや継続的な仕事上のお付き合いに最適です。
- ありがとう、
- よろしく、
- ベストを尽くします、
カジュアル
気心の知れた同僚やチーム内のおしゃべり、仕事上の親しい交流に適しています。
- 乾杯
- すぐに話す
- お大事に
状況別の例
適切なEメールの結び方は、相手とその理由によって異なります。シチュエーションによって、フォーマルさ、トーン、ディテールのレベルは異なります。
以下はその例である。
- 教授へのEメールの終わり方
教授にメールを送るときは、敬意とプロフェッショナリズムを示すべきです。たとえ授業中はフレンドリーであっても、メールはアカデミックな場にふさわしいフォーマルなものであるべきです。
例
お時間を割いていただき、ご指導ありがとうございました。
よろしく、
氏名
ありがとうございました」とお礼を言い、丁寧に終わり、教授にあなたが誰なのかわかるようにフルネームを伝える。
- 採用希望者に送るメールの結び方
求人に応募するとき、面接後のフォローアップをするとき、人脈作りのために連絡を取るとき、メールの終わり方は重要です。礼儀正しく、自信にあふれ、次のステップに進む準備ができていると思われるようにしましょう。
例
お時間をいただき、ありがとうございました。
敬具
氏名
- クライアントへのEメールの終わり方
顧客へのEメール は常に友好的に終わることになっている。しかし、間違えてはならないのは、次のステップについても明確にしておかなければならないということだ。
例
この提案について質問があれば、私に知らせてほしい。
よろしく、
氏名
このような結びは、礼儀正しく、明瞭で、必要であれば相手に返答を求めるものである。
- 同僚へのメールを終わらせる方法
よく接するチームメイトや同僚には、敬意を払いつつも堅苦しくならないようにすることができる。
例
すぐに駆けつけてくれてありがとう。
最高だ、
お名前
親しみやすく、感謝され、効率的だ。
- 友人へのメールの終わり方
相手のことをよく知っているのなら、堅苦しくフォーマルな結び方は必要ない。もっと温かみのある、カジュアルな結びの言葉がしっくりくるでしょう。
例
早く追いつきたい！
乾杯
お名前
親しみやすく、個人的な感じがして、形式が必要ないような関係にぴったりだ。
署名フォーマットのヒント
生徒たちはよく、先生へのメールをどのように終わらせたらいいのかと尋ねる。従業員は、上司に送るメールをどのように締めくくればいいのか悩む。
結局のところ、私たちは皆、同じ船に乗っている。
その秘密は署名にあります。うまくできた署名は、メールを未完成なものから洗練されたプロフェッショナルなものへと変えることができる。
- 何を含めるか
この部分は最もシンプルに。フルネーム、肩書きまたは役割、連絡先を記入するだけです。
- テキスト署名とグラフィック署名
テキスト署名は、読み込みが速く、すべてのデバイスで機能するため、より良い選択であることが多い。
グラフィック・サイン (ロゴや画像付き）は洗練されて見えますが、すべての受信トレイで正しく表示されない可能性があり、ファイルサイズが大きくなる可能性があります。
- 電子メール署名ツールを使用するタイミング
を使用する。 Eメール作成用AIWisestamp、HubSpot Email Signature Generator、MySignatureなどのツールを使えば、デザインスキルがなくてもプロフェッショナルな署名が作成できます。
クライアントと仕事をする場合や、よりプロフェッショナルな雰囲気を求める場合に最適だ。
カジュアルなメールやチームへのメッセージは、スキップすることができます。
避けるべき一般的な間違い
素晴らしいEメールも、終わり方が間違っていれば、平坦なものになってしまいます。気をつけるべき間違いをいくつか挙げてみましょう：
- 不必要な謝罪を加える： お忙しいところ申し訳ございません」「お忙しいとは存じます」で終わらせてしまうと、自信なさげな印象を与えてしまいます。自分を卑下することなく、礼儀正しく接することができます。
- フィラーフレーズを使う 今のところこれだけです」とか「ちょっと連絡しようと思っただけです」というようなフレーズは付加価値を与えません。会話に役立たないのであれば、読み飛ばしましょう。
- 最後の行で過大な約束をした： 確信が持てないのに「明日電話します」と約束すると、信頼できないと思われかねない。クロージングの約束は現実的なものにしましょう。
- 最後にこっそり誤字を入れる： 多くの人はメールの冒頭は校正しますが、末尾は校正しません。署名欄の名前のスペルミスや日付の間違いは、せっかくの努力を台無しにしてしまいます。
- 行動への呼びかけを忘れる： 読者に何かしてもらう必要がある場合（返信、承認、スケジュールなど）は、メールを閉じる前に明確にしましょう。そうでなければ、あなたのメールは無意味なものになってしまいます。
あなたのエンディングは、受信者が次の行動を決める前に最後に読むものです。従って、相手を混乱させるのではなく、相手の助けになるようにしましょう。
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最終的な感想
メールの最後は、人々の記憶に残る部分です。 あなたが思慮深く、意図的であることを示す場所です。上手なクロージングをすれば、相手は次に何があるのか、どう返事をすればいいのかを簡単に知ることができます。
結局のところ、Eメールをどのように終わらせるかは、誰に宛てて書くのか、なぜ書くのか、そして相手にどんな気持ちを残したいのかを知ることに尽きる。
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