Videokonferanser har blitt stadig mer populære etter covid-19. Det anslås at det amerikanske markedet for videokonferanser forventes å øke med minst 8% hvert år frem til 2030.
Og det gir god mening. Hvorfor skulle ikke en bedrift ønske å spare reisekostnader og redusere overhead når de kan få den samme jobben gjort gjennom et nettmøte i stedet for et fysisk møte?
Det eneste problemet med videokonferanser er at hvis du er uforberedt til møtet, kaster du bort tiden din og deltakernes.
Du må forberede deg på selve møteinnholdet og på maskinvaren, internettforbindelsen, lydenhetene, videokameraet osv.
I denne artikkelen skal jeg gi deg tipsene som vil spare deg for dyrebar tid under videokonferansene dine og samtidig gjøre møteopplevelsen mer engasjerende.
Disse videokonferansetipsene dekker alt fra oppsett til å holde teamet aktivt involvert.
Det viktigste å ta med seg
- Vær alltid forberedt på videokonferanser, både når det gjelder det tekniske og det menneskelige aspektet.
- Sjekk at internett, høyttalere, mikrofon og webkamera fungerer som de skal. Forbered også møteagendaen på forhånd.
- Gjør videobakgrunnen fri for rot, eller gjør den uskarp. Sett deg selv på lydløs når du ikke snakker, slik at ingen blir avbrutt under møtet.
- Gjør videokonferansene mer engasjerende ved å dele teamet inn i mindre grupperom eller introdusere en whiteboardtavle for aktiv idémyldring.
Hva er en videokonferanse?
Enhver form for kommunikasjon mellom to eller flere personer som sitter langt fra hverandre via lyd og bilde, kalles videokonferanse.
Det er åpenbart mye bedre enn en telefonsamtale med kun lyd, fordi du sitter med kameraet åpent og kommuniserer på samme måte som i et personlig møte.
Videosamtaler har vært normen for folk som har familie og venner i utlandet. Det samme konseptet ble populært blant bedrifter, særlig i kjølvannet av covid-19-pandemien, da folk ble tvunget til å jobbe på avstand.
Aldri bekymre deg for at AI oppdager tekstene dine igjen. Undetectable AI Kan hjelpe deg:
- Få AI-assistert skriving til å vises ...menneskelignende.
- Bypass alle de viktigste AI-deteksjonsverktøyene med bare ett klikk.
- Bruk AI trygt og selvsikkert i skole og arbeid.
Og etter hvert som flere og flere bedrifter reduserer den fysiske arbeidstiden og går over til fleksible arbeidsmiljøer, vil videokonferanser bare bli mer og mer utbredt.
Forberedelser før videomøtet
Hvis du er ny på videokonferanser, er sjansen stor for at de første femten minuttene av møtet går med til å finne ut av hverandres hørbarhet og videoskjermer.
Nøkkelen til å forbedre videokonferansene dine er å sørge for at du er forberedt, både på det tekniske og det menneskelige aspektet. Her er hva jeg mener.
- Sjekk kamera og lyd tidlig
Vi har vanligvis ingen problemer med å koble til videosamtaler med venner eller familie, fordi det ikke er noe press.
Hvis mikrofonen ikke fungerer som den skal, bytter du bare til hodetelefonene og starter samtalen på nytt. I profesjonelle sammenhenger er det imidlertid ikke den mest hensiktsmessige etiketten.
Dette er spesielt viktig hvis du er på utkikk etter tips til videokonferanseintervjuer, siden førsteinntrykket under et jobbintervju skjer i løpet av sekunder etter at du har blitt med i samtalen.
Du må derfor klikke på videokonferanselinken og gå inn i venterommet, der du kan teste ut video- og lydverktøyene dine.
Åpne kameraet og se om utsikten er klar. Rengjør kameraet hvis det er nødvendig.
På samme måte bør du teste enhetens lyd, både høyttaleren og de innebygde mikrofonkomponentene, for å bekrefte at de fungerer som de skal.
- Test internettforbindelsen din
Det sier seg selv at videokonferanser på nett ikke kan gjennomføres uten en aktiv og stabil internettforbindelse.
Sørg for at tilkoblingen din er godt nok konfigurert til å opprettholde videoen under møtet. Ha gjerne en reserveenhet i nærheten i tilfelle det primære nettverket skulle svikte.
Slå av smartenhetene hjemme som tar en stor del av internettbåndbredden din, f.eks. playstations, robotrengjøringsapparater, 4K-smart-TV-er, HomePod osv.
Hvis disse enhetene bruker for mye båndbredde, kan det forstyrre møtet.
Hvis internettforbindelsen din av en eller annen grunn er ustabil, og du ikke kan gjøre noe for å fikse det på forhånd, kan du informere teamet ditt om at du kun vil være tilkoblet via lyd under møtet. Hvis du slår av videoen, vil stemmen din bli bedre overført via en svak forbindelse.
- Forberede agenda og materiell
Nå som den tekniske biten er unnagjort, må du sørge for at du selv er klar for møtet. Kle deg formelt, profesjonell bekledning og velg en rolig sone hjemme hos deg for å delta på møtet.
Hvis du er på utkikk etter tips for å lykkes med videokonferanseintervjuet, kan dette steget alene skille deg fra andre kandidater.
Og forbered det du skal snakke om i møtet på forhånd.
Lag en agenda, det vil si et dokument som beskriver hva møtet skal handle om, slik at alle som går glipp av dokumentet, kan se på det og få med seg møtet.
En definert agenda med en tittel og beskrivelser av sesjonene gjør at alle deltakerne vet hva de kan forvente av møtet.
For agendaen kan du bruke den usynlige AI-en Tittelgenerator verktøy for å lage møtetitler og økttemaer.
Å gjennomføre et tydelig virtuelt møte
Mens du er i møtet, er det visse tiltak du bør iverksette for å sikre at møtet forløper uten ulemper.
- Sett deg selv på lydløs når du ikke snakker. Ideelt sett bør den eneste personen som snakker i øyeblikket, ha lyden av, slik at eventuelle forstyrrelser fra andre deltakere ikke forstyrrer flyten i samtalen.
- Sørg for at rommet er godt opplyst og at videoen er godt synlig for deltakerne. Hvis bakgrunnen er for rotete, kan du enkelt gjøre den uskarp hvis du bruker plattformer som Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Dette er også gode tips for å se bra ut på videokonferansesamtaler, der utseendet og omgivelsene gjenspeiler profesjonaliteten din.
- Med Microsoft Teams kan du slå på undertekster (direktetekster). Gå til “Flere handlinger” i møtekontrollene, bla gjennom delen “Velg språk og tale”, og slå på bryteren for “Vis direktetekster”. Det vil hjelpe deg med å forstå tydelig hva det snakkes om i møtet.
- Ta opp møtet, og skriv ned alle de viktigste diskusjonspunktene på ett sted. Etter møtet kan du bruke Undetectable AI Humanizer til å omskrive møteskriptet i en klar og naturlig tone.
Tips om videokonferanser som sparer timer hver uke
I tillegg til de tekniske tipsene vi har snakket om så langt, som kan forbedre opplevelsen av møtet, kan du også implementere noen funksjonelle regler for å spare tid under nettmøter.
Du kan tildele teammedlemmene dine spesifikke oppgaver under konferansen (og ideelt sett også ha en person som backup for den samme jobben).
Be for eksempel et av teammedlemmene dine om å ta opp møtet for transkribering, og be noen andre om å ta notater.
Utnevn ett teammedlem til å lese opp reglene som skal følges i begynnelsen av konferansen. Du kan også bruke AI-produktivitetsverktøy som Otter.ai for å automatisere disse oppgavene også.
Prøv å innføre en regel om å rekke opp hånden for alle som ønsker å bidra til samtalen. Ellers kan det hende at flere personer tar ordet samtidig, og det vil bare forstyrre diskusjonen.
Disse protokollene vil spare deg for mye dyrebar tid.
Hold teamene engasjerte under samtaler
Videokonferanser kan bli for monotone, og noen ganger til og med kjedelige, for deltakerne. Hvis du ønsker å holde teamet ditt engasjert, må du involvere aktiv deltakelse i møtet i stedet for bare å sitte der og lytte til hva alle har å si.
Du kan åpne en virtuell tavle under møtet, der flere personer kan komme med innspill samtidig.
Nesten alle gode tavler for videokonferanser gir deg et uendelig stort lerret, slik at du kan samle alles innspill på ett sted og visualisere dem sammen.
Hvis teamet ditt er stort og dere har behov for å diskutere flere aspekter av et prosjekt, kan du dele konferansen inn i grupperom, dvs. mindre deler av møtet som hver inneholder en annen samtale.
Verten kan dele teamet inn i mindre grupper i en begrenset periode, og deretter koble alle tilbake til hovedkonferansen for å dele funnene sine.
Enkelte virtuelle møteplattformer lar deg til og med tilpasse møterommets navn og nettadresse, og du kan legge til bilder som engasjerer teamet ditt.
Bruk AI-verktøy for å samle møtepunktene på ett sted. Bruk av usynlig AI AI SEO-skribent, kan for eksempel være en veldig interaktiv tilnærming til å lage sammendrag og internt innhold til møtet.
Og hvis teamet ditt jevnlig gjennomfører ansettelsessamtaler, gjelder disse tipsene for videokonferanser like godt for screening av kandidater.
Smartere møter med uoppdagelige AI-verktøy
Tid og krefter er de to varene du må spare på i virksomheten. Undetectable AI tilbyr flere smarte verktøy som er nyttige under videokonferanser, og som sparer deg for begge deler.
- Generer tydeligere møtemateriell
Hver videokonferanse vil ha en agenda. Undetectable AI writing suite vil være til stor hjelp for deg når du skal lage agendaen din.
Bruk AI-innholdsforfatter å utarbeide et utkast til dagsorden slik at alle som deltar på møtet vet hva som skal diskuteres.
- Svar raskt på spørsmål fra teamet
Undetectable AI har en egen spørsmålsløser som du kan holde åpen ved siden av videokonferansen.
Hver gang du får et spørsmål fra et teammedlem som du er usikker på, er det bare å spørre verktøyet, så gir det deg et relevant og kontekstspesifikt svar.
Du trenger bare å laste opp skjermbildene av teksten for å gi verktøyet litt kontekst om spørsmålet ditt. Verktøyet analyserer bildene og gir deg detaljerte forklaringer som svarer på spørsmålene dine.
- Lag profesjonelle sammendrag
Den kanskje kuleste Undetectable AI-funksjonen du finner, er Human Auto Typer-verktøyet som simulerte menneskelig skriving på en hvilken som helst plattform.
Den skriver automatisk inn alle de forhåndsskrevne eller kopierte punktene du vil diskutere i møtet, i et oversiktlig dokument.
Den er perfekt for å lage et sammendrag av møtet etter at du er ferdig med samtalen.
For å få en ekstra beskyttelse mot falske plagiatanklager kan du kjøre teksten din gjennom Undetectable AIs AI Humanizer for å introdusere de naturlige særegenhetene og nyansene i menneskeskrevet innhold.
Test vår AI Detector og Humanizer med widgeten nedenfor!
Avsluttende tanker
Videokonferanser er kommet for å bli, og med økende vekt på fleksible roller i næringslivet har du ikke noe annet valg enn å bli bedre på dem.
Hvis du følger tipsene for videokonferanser som jeg har diskutert ovenfor, er jeg ganske sikker på at du vil merke drastiske forbedringer i møteopplevelsen din.
Enda bedre er det å inkludere Undetectable AI i møteinfrastrukturen for å skrive raske forretningsdokumenter, agendaer, møteoppsummeringer og andre notater du ønsker å ta med deg fra møtet.
Gi Ikke påvisbar AI et forsøk i dag!