Vorige week nog stuurde een bevriende recruiter me een e-mail van een kandidaat die ze op het punt stond aan te nemen.
De start was geweldig. Warme begroeting, goed geschreven bericht en zelfs oprecht enthousiasme voor de baan.
Toen kwam ik bij het einde.
Geen handtekening. Nee, dank u. Alleen: "Oké, laat het me weten."
Ze zei dat het voelde alsof iemand halverwege een deur dichtsloeg, midden in een gesprek. Het was op zijn zachtst gezegd ongemakkelijk en abrupt.
De meeste mensen beseffen niet dat het einde van een e-mail de weegschaal in hun voordeel kan doen doorslaan of hen volledig kan wegduwen.
Maar het is het laatste wat je lezer ziet en het vertelt hem of je doordacht, gehaast of zelfs betrouwbaar bent.
Laten we het eens hebben over hoe je een e-mail eindigt zodat hij voor je werkt en niet tegen je.
Belangrijkste opmerkingen
- De manier waarop je je e-mail afsluit kan een sterkere indruk achterlaten dan de opening.
- Kies een ondertekening die past bij wie je schrijft en waarom je schrijft.
- Als je een e-mail beëindigt, moet je duidelijk maken wat er daarna moet gebeuren, zodat er geen verwarring ontstaat.
- Anders kan de ontvanger zich afvragen: "Wat moet ik in hemelsnaam doen?".
- Een kort bedankje kan je boodschap menselijker maken. Schrik er dus niet voor terug om "dank je wel" met je eigen stem te zeggen.
- Een e-mailhandtekening is om veel redenen belangrijk. Gebruik een eenvoudige en makkelijk leesbare handtekening.
Elementen van een sterke e-mailafsluiting
Een goede e-mailafsluiting ontstaat niet door alleen je naam te ondertekenen.
Het moet de lezer een duidelijke indruk geven van wie je bent en wat je wilt dat ze vervolgens doen.
Om het goed te doen, moet de afsluiting van je e-mail de onderstaande elementen bevatten.
Maak je nooit meer zorgen dat AI je sms'jes herkent. Undetectable AI Kan je helpen:
- Laat je AI-ondersteund schrijven verschijnen mensachtig.
- Omleiding alle grote AI-detectietools met slechts één klik.
- Gebruik AI veilig en vol vertrouwen op school en op het werk.
- Een natuurlijk afscheid
Je sign-off moet passen bij de toon en het doel van je e-mail. Te informeel kan onprofessioneel overkomen. Te formeel kan stijfjes overkomen.
- Professioneel maar warm: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groeten, Met vriendelijke groet
- Vriendelijk maar respectvol: Beste, Bedankt, Hartelijk
- Ongedwongen en snel: Nogmaals bedankt, Spreek je snel, Wees voorzichtig
Vermijd verouderde of te persoonlijke afsluitingen in werkgerelateerde contexten (Met vriendelijke groet, Proost, Liefde).
- Een duidelijke volgende stap
Laat de lezer nooit in het ongewisse. Eindig met een regel die vertelt wat er verder gebeurt of wat je wilt dat ze doen. Bijvoorbeeld:
- "Ik ben benieuwd wat je hiervan vindt."
- "Laat me donderdag weten of je door wilt gaan."
- "Ik kom begin volgende week terug om te informeren."
Mensen hebben het druk. Als je ze niet vertelt wat ze moeten doen, doen ze misschien niets.
- Dankbaarheid (indien van toepassing)
Als de persoon je zijn tijd, aandacht of hulp heeft gegeven, zeg dan dankjewel. Het kan zo simpel zijn als:
- "Bedankt voor je tijd vandaag."
- "Ik waardeer het dat je me zo snel terugbelt."
Dankbaarheid maakt je boodschap menselijk en laat een positieve eindindruk achter.
- Je naam (altijd)
Het klinkt voor de hand liggend, maar door je naam weg te laten (of alleen initialen te gebruiken) kan je e-mail abrupt of onzorgvuldig overkomen.
Dit is nog belangrijker als je de persoon nog nooit hebt ontmoet.
- Volledige naam als het een eerste contact of een formele e-mail is.
- Alleen voornaam als het een lopende conversatie of vriendschappelijke uitwisseling is.
- Een professioneel handtekeningblok
Je handtekening moet het de lezer gemakkelijk maken om je basisgegevens te vinden, zonder dat het einde van je e-mail een muur van tekst wordt.
Vermeld het volgende.
- Volledige naam
- Functie of rol
- Bedrijf (indien relevant)
- Contactgegevens (e-mail, telefoon, LinkedIn)
Gebruik geen inspirerende citaten, emoji's of lange disclaimers. Houd het netjes. Het kan zo simpel zijn als dit:
6. Eindig met de juiste noot
Lees voordat je op verzenden drukt je afsluiting nog eens door en stel jezelf de vraag:
"Als ik face-to-face met deze persoon zou spreken, zou ik het dan zo zeggen?" Een passende toon schept vertrouwen en toont emotionele intelligentie.
Een hulpmiddel gebruiken om je te helpen met deze nuances is ook een goed idee. Ik gebruik bijvoorbeeld de AI Humanizer van Undetectable AI om mijn e-mailafsluitingen glad te strijken.
Het herschrijft lastige zinnen zodat ze natuurlijker aanvoelen.
Sluitzinnen die werken
Weten hoe je een e-mail moet afsluiten is een vaardigheid. De afgelopen jaren heb ik een paar trucjes verzameld die echt werken.
Elke keer weer.
Wanneer je wacht op een antwoord
- "Ik ben benieuwd wat je ervan vindt."
- "Kunt u bevestigen of dit voor u werkt?"
- "Laat het me weten als je nog iets van me nodig hebt."
Zulke slotregels geven aan dat er een reactie wordt verwacht zonder veeleisend over te komen. De toon is open en coöperatief, dus het is makkelijker voor de lezer om te antwoorden.
Wanneer u informatie verstuurt
- "Ik hoop dat dit helpt om dingen in beweging te krijgen."
- "Laat het me weten als je vragen hebt."
- "Ik ben hier als je meer details nodig hebt."
Deze voorbeelden laten zien dat je beschikbaar bent voor follow-up en houden de deur open voor meer gesprek. Hierdoor kom je ook ondersteunend over.
Als je de basis weer aanraakt
- "Gewoon even kijken hoe we ervoor staan."
- "Ik wilde het opvolgen voor het geval mijn laatste e-mail begraven zou zijn."
- "Nog updates van jouw kant?"
Ze erkennen de realiteit dat e-mails worden gemist, wat de follow-up verzacht. Je komt ook niet te wanhopig over.
Het zijn beleefde herinneringen die toch een zacht gevoel van urgentie creëren.
Wanneer je een positieve interactie afrondt
- "Het was geweldig om hiermee samen te werken."
- "Nogmaals bedankt voor je tijd en inzichten."
- "Ik kijk uit naar ons volgende gesprek."
Deze regels versterken de goodwill en laten een positieve eindindruk achter. Dit helpt relaties te versterken en maakt toekomstige communicatie soepeler.
Wanneer je een duwtje in de rug krijgt voor een beslissing
- "Als ik vrijdag niets van je hoor, ga ik ervan uit dat dit nu niet past." (beleefd maar duidelijk)
- "We kunnen beginnen zodra ik je goedkeuring heb."
- "Blij om verder te gaan wanneer je er klaar voor bent."
Dit is hoe je dingen duidelijk houdt en toch respectvol blijft. De lezer weet waar je op wacht, maar voelt zich niet gepusht of ongemakkelijk.
De beste afsluitende zinnen, vooral voor e-mailmarketingzijn kort en bondig. En, zoals we al eerder bespraken, ze moeten passen bij de algemene toon van je e-mail.
Als dat een gebied is waar je moeite mee hebt, probeer dan Undetectable AI's E-mail generator.
Gebruik het voor het genereren van toon-specifieke afsluitregels voor je e-mails, en je hebt goud in handen!
Veelvoorkomende afmeldingszinnen
Het gebruik van een passende sign-off is een belangrijk aspect van leren hoe je een e-mail professioneel afsluit.
Ik zal een paar van mijn favoriete opties met je delen.
Formeel
Het beste voor eerste contacten, sollicitaties of officiële correspondentie.
- Met vriendelijke groet,
- Vriendelijke groeten,
- Hoogachtend,
Neutraal
Ideaal voor alledaagse zakelijke e-mails of lopende professionele relaties.
- Bedankt,
- Vriendelijke groeten,
- Het allerbeste,
Vrijblijvend
Geschikt voor collega's die je goed kent, interne teamchats of vriendelijke professionele uitwisselingen.
- Proost
- Spreek je snel
- Wees voorzichtig
Voorbeelden per situatie
De juiste e-mailafsluiting hangt af van aan wie je schrijft en waarom. Verschillende situaties vragen om verschillende niveaus van formaliteit, toon en detail.
Hier zijn enkele voorbeelden die je als leidraad kunt gebruiken.
- Een e-mail aan een professor beëindigen
Wanneer je een professor e-mailt, moet je respect en professionaliteit tonen. Zelfs als ze vriendelijk zijn in de klas, moet je e-mail formeel genoeg zijn voor een academische omgeving.
Voorbeeld:
Bedankt voor je tijd en begeleiding.
Vriendelijke groeten,
Uw volledige naam
Het zegt dank je wel, eindigt beleefd en deelt je volledige naam zodat de professor weet wie je bent.
- Hoe een e-mail naar een potentiële werkgever te beëindigen
Als je solliciteert naar een baan, een gesprek opvolgt of iemand probeert te bereiken om te netwerken, is de manier waarop je je e-mail afsluit belangrijk. Je moet beleefd en zelfverzekerd klinken en klaar zijn voor de volgende stap.
Voorbeeld:
Ik waardeer uw tijd en hoop snel van u te horen.
Met vriendelijke groet,
Uw volledige naam
- Een e-mail naar een klant beëindigen
E-mails naar klanten moeten altijd vriendelijk eindigen. Maar vergis je niet, ze moeten ook duidelijk zijn over de volgende stap.
Voorbeeld:
Laat het me weten als je vragen hebt over het voorstel.
Vriendelijke groeten,
Uw volledige naam
Dergelijke afsluitingen zijn beleefd, duidelijk en nodigen de ander uit om te reageren als dat nodig is.
- Een e-mail naar een collega beëindigen
Voor teamgenoten of collega's met wie je vaak omgaat, kun je minder formeel zijn en toch respectvol blijven.
Voorbeeld:
Bedankt dat je hier zo snel op bent ingesprongen.
Het beste,
Uw voornaam
Het is vriendelijk, waarderend en efficiënt.
- Een e-mail naar een vriend beëindigen
Als je de persoon goed kent, heb je geen stijf, formeel einde nodig. Een warmer, meer casual einde zal beter aanvoelen.
Voorbeeld:
Ik kan niet wachten om bij te praten!
Proost,
Uw voornaam
Het voelt vriendelijk en persoonlijk, en het past bij het soort relatie waar formaliteit niet nodig is.
Tips voor het opmaken van handtekeningen
Studenten vragen vaak hoe ze een e-mail aan een leraar moeten beëindigen. Werknemers vragen zich af hoe ze een e-mail aan hun baas moeten afronden.
Uiteindelijk zitten we allemaal in hetzelfde schuitje.
Het geheim zit hem in je handtekening. Een goed ontworpen handtekening kan een e-mail omtoveren van een onvoltooid naar een gepolijst en professioneel uiterlijk.
- Wat op te nemen
Houd dit gedeelte zo eenvoudig mogelijk. Vermeld gewoon je volledige naam, titel of functie en contactgegevens.
- Tekst vs. grafische handtekeningen
Teksthandtekeningen zijn vaak een betere keuze omdat ze snel laden en op alle apparaten werken.
Grafische handtekeningen (met logo's of afbeeldingen) kunnen er gepolijst uitzien, maar worden mogelijk niet in elke inbox correct weergegeven en kunnen de bestandsgrootte vergroten.
- Wanneer hulpmiddelen voor e-mailhandtekeningen gebruiken
Naast het gebruik van AI voor e-mails schrijvenHulpprogramma's zoals Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator of MySignature kunnen je helpen bij het ontwerpen van een professioneel uitziende handtekening zonder dat je ontwerpvaardigheden nodig hebt.
Ze zijn geweldig als je met klanten werkt of een professionelere uitstraling wilt.
Voor gewone e-mails of berichten aan je team kun je ze overslaan.
Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden
Een geweldige e-mail kan nog steeds mislukken als het einde verkeerd aanvoelt. Hier zijn een paar fouten waar je voor moet oppassen:
- Onnodige excuses toevoegen: Als je eindigt met "Sorry dat ik je stoor" of "Ik weet dat je het druk hebt" kun je onzeker over jezelf overkomen. Je kunt beleefd zijn zonder jezelf te kleineren.
- Opvulzinnen gebruiken: Zinnen als "Dat is alles wat ik heb voor nu" of "Ik dacht ik reik het even aan" voegen geen waarde toe. Als het het gesprek niet helpt, sla het dan over.
- Te veel beloven in de laatste regel: Beloven "Ik bel je morgen" als je het niet zeker weet, kan je onbetrouwbaar doen lijken. Houd je afsluitafspraken realistisch.
- Typefouten laten sluipen aan het einde: Veel mensen proeflezen het begin van hun e-mail, maar niet het einde. Een verkeerd gespelde naam of verkeerde datum in je ondertekening kan al je moeite tenietdoen.
- De oproep tot actie vergeten: Als je wilt dat de lezer iets doet, bijvoorbeeld antwoorden, goedkeuren, inplannen, maak dat dan duidelijk voordat je afsluit. Anders is je e-mail zinloos.
Je einde is het laatste wat een ontvanger leest voordat hij beslist wat hij verder gaat doen. Zorg er dus voor dat het hen helpt, niet verwart.
Wil je onze AI Detector en Humanizer eens proberen? Ze staan hieronder!
Eindgedachten
Het einde van je e-mail is het gedeelte dat mensen zullen onthouden. Hier laat je zien dat je doordacht en doelbewust bent. Een goede afsluiting maakt het makkelijk voor de ander om te weten wat er nu komt en hoe te reageren.
Uiteindelijk komt het erop neer dat je moet weten aan wie je schrijft, waarom je schrijft en met welk gevoel je ze wilt achterlaten.
Doe dat goed en je e-mails zullen goed landen. Probeer voor extra glans Undetectable AI's AI Humanizer en E-mail generator om natuurlijke, persoonlijke afsluitingen te maken die echt contact maken met je publiek.
Start vandaag nog je gratis proefperiode en maak elke e-mail impactvol op Niet detecteerbare AI.