Jak używać AI do pisania e-maili: 7 skutecznych sposobów

Wszyscy wpatrujemy się w pusty ekran, migający kursor, próbując stworzyć idealną wiadomość e-mail.

Niezależnie od tego, czy chodzi o szybką notatkę do współpracownika, czy krytyczną wiadomość do klienta, pisanie e-maili może być czasochłonne, a czasem wręcz frustrujące.

Co jednak, gdyby istniał sposób na uczynienie tego procesu łatwiejszym, szybszym, a może nawet nieco zabawniejszym?

Enter Pisanie wiadomości e-mail z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. To tak, jakby mieć super inteligentnego kumpla do pisania, który jest zawsze gotowy do pomocy, nie potrzebuje przerw na kawę i nie osądzi cię za literówki. Brzmi całkiem nieźle, prawda?

Wiemy, co sobie myślisz. "AI? Pisze moje e-maile? Czy to nie jest trochę... bezosobowe?". Rozumiemy.

My też byliśmy sceptyczni. Ale po zanurzeniu się w świat pisania e-maili wspomaganego przez sztuczną inteligencję odkryliśmy, że mniej chodzi o zastąpienie twojego głosu, a bardziej o jego wzmocnienie.

Weźmy pod uwagę, że obecnie mamy do czynienia z ponad czterema miliardami użytkowników poczty e-mail dziennie, a liczba ta ma wzrosnąć do 4,6 mld euro do 2025 r..

Przy tak ogromnej liczbie odbiorców korzystanie ze sztucznej inteligencji do tworzenia spersonalizowanych, angażujących wiadomości e-mail jest nie tylko skuteczne - jest niezbędne, aby pozostać na czele.

 Chodzi o zapewnienie narzędzi do skuteczniejszej, wydajniejszej i bardziej osobistej komunikacji.

7 sposobów na skuteczne wykorzystanie sztucznej inteligencji do pisania e-maili

Przeanalizujmy więc siedem sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji do podniesienia poziomu swojej gry e-mailowej. Zaufaj mi, pod koniec będziesz się zastanawiać, jak sobie radziłeś bez swojego nowego asystenta pisania AI.

1. Automatyzacja rutynowych wiadomości e-mail

Wszyscy mamy e-maile, które wysyłamy w kółko. Znasz je - potwierdzenia spotkań, podziękowania, wiadomości uzupełniające.

Są one niezbędne, ale spójrzmy prawdzie w oczy, nie są one główną atrakcją naszego dnia. To właśnie tutaj AI błyszczy.

Wyobraź sobie, że masz wirtualnego asystenta, który dokładnie wie, jak chcesz sformułować te rutynowe e-maile. Podajesz mu kilka kluczowych szczegółów i bum - idealnie spreparowany e-mail jest gotowy do wysłania.

To jak posiadanie kolekcji najlepszych szablonów wiadomości e-mail, ale bardziej inteligentnych i łatwiejszych do dostosowania.

Załóżmy na przykład, że planujesz wiele spotkań z klientami. Możesz skonfigurować monit AI w następujący sposób:

"Wygeneruj wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania dla [nazwa klienta] na [data] o [godzina]. Dołącz wskazówki dojazdu do biura i informacje o parkingu". 

Sztuczna inteligencja utworzy następnie spersonalizowaną wiadomość e-mail ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami, oszczędzając ci wielokrotnego wpisywania tych samych informacji.

W przeciwieństwie do statycznych szablonów, AI może dostosować ton i treść w oparciu o konkretnego klienta lub sytuację. To tak, jakby mieć szablon, który sam się przepisuje przy każdym użyciu. Całkiem fajne, prawda?

2. Tworzenie angażujących linii tematu

Porozmawiajmy o tematach wiadomości. Są one strażnikami wiadomości e-mail, pierwszym wrażeniem, momentem decydującym o tym, czy wiadomość zostanie wysłana, czy nie.

Zrób to dobrze, a Twój e-mail zostanie otwarty. Jeśli zrobisz to źle... witaj, koszu na śmieci. W rzeczywistości, 34% odbiorców najpierw patrzy na temat wiadomości przy podejmowaniu decyzji o otwarciu wiadomości e-mail.

To właśnie tutaj sztuczna inteligencja może być Twoją tajną bronią. Narzędzia AI mogą analizować skuteczne tematy w różnych branżach i generować opcje, które prawdopodobnie przyciągną uwagę.

Mogą brać pod uwagę takie czynniki, jak liczba znaków (ponieważ nikt nie chce, aby ich genialnie spreparowany temat został obcięty na urządzeniach mobilnych), słowa mocy, a nawet atrakcyjność emocjonalna.

Na przykład, jeśli wysyłasz newsletter dotyczący premiery nowego produktu, możesz poprosić sztuczną inteligencję o "wygenerowanie pięciu angażujących tematów wiadomości e-mail dotyczących premiery produktu, podkreślających ekskluzywność i ograniczone czasowo oferty".

Sztuczna inteligencja może zaproponować takie opcje jak:

• "Ekskluzywny podgląd: Bądź pierwszym, który zobaczy nasz przełomowy produkt"
• "Liczba miejsc ograniczona: Dołącz do rewolucji, zanim będzie za późno"
• "Zaproszenie do środka: Nie przegap tej jedynej w swoim rodzaju premiery"

Następnie możesz wybrać ten, który najlepiej współgra z głosem Twojej marki i odbiorcami. To tak, jakby zespół copywriterów przeprowadzał burzę mózgów tylko dla ciebie, ale szybciej i bez niekończących się spotkań.

3. Personalizacja masowych wiadomości e-mail

Masowe wiadomości e-mail mają trochę złą reputację, prawda? Często wydają się bezosobowe i ogólne, co sprawia, że klikasz "usuń" szybciej niż zdążysz powiedzieć "anuluj subskrypcję".

Ale co, jeśli masowe wiadomości e-mail mogłyby sprawiać wrażenie, że zostały napisane specjalnie dla odbiorcy? W tym miejscu wkracza sztuczna inteligencja, zamieniając komunikację jeden-do-wielu w komunikację jeden-do-jednego.

Sztuczna inteligencja może pomóc w tworzeniu szablonów wiadomości e-mail z dynamicznymi polami, które wykraczają poza zwykłe wstawianie nazwy. Może czerpać z danych klientów, aby odwoływać się do wcześniejszych zakupów, zainteresowań lub interakcji.

Można na przykład poprosić sztuczną inteligencję o "utworzenie szablonu wiadomości e-mail dla naszej letniej wyprzedaży, personalizując go na podstawie poprzednich zakupów klienta i historii przeglądania".

Rezultat? Wiadomość e-mail, która może brzmieć mniej więcej tak: "Hej Sarah, pamiętasz te buty turystyczne, które oglądałaś w zeszłym miesiącu?

Są teraz 30% taniej w naszej letniej wyprzedaży! A ponieważ spodobała Ci się wodoodporna kurtka, którą kupiłeś w zeszłym roku, pomyśleliśmy, że możesz być zainteresowany naszą nową linią sprzętu na każdą pogodę..."

To tak, jakby mieć sprzedawcę, który pamięta każdą interakcję z klientem i wykorzystuje tę wiedzę, aby zapewnić dostosowane do potrzeb doświadczenie - ale na dużą skalę. Całkiem fajnie, co?

4. Generowanie dopracowanych odpowiedzi

Wszyscy mamy do czynienia z wiadomościami e-mail, które pozostawiają nas w osłupieniu. Być może jest to złożone zapytanie klienta, delikatna sprawa kadrowa lub informacja zwrotna, która wymaga przemyślanej odpowiedzi.

Są to e-maile, które często trafiają do naszego folderu "zajmę się tym później" (przyznaj, wszyscy go mamy).

W tym miejscu sztuczna inteligencja może uratować życie. Może pomóc w przygotowaniu odpowiedzi na trudne wiadomości e-mail, zapewniając solidny punkt wyjścia.

Możesz na przykład wpisać: "Przygotuj odpowiedź na skargę klienta dotyczącą opóźnionej wysyłki. Wyraź empatię, wyjaśnij sytuację i zaproponuj rozwiązanie".

Sztuczna inteligencja może wygenerować coś takiego:

"Szanowny [nazwa klienta],

Chcę szczerze przeprosić za opóźnienie w wysyłce. Rozumiem, jak frustrujące może być oczekiwanie na zamówienie, zwłaszcza gdy jesteś podekscytowany zakupem.

Opóźnienie było spowodowane nieoczekiwanym problemem z zapasami w naszym magazynie. Ciężko pracujemy, aby rozwiązać ten problem i wdrożyliśmy nowe procesy, aby zapobiec podobnym problemom w przyszłości.

Aby zrekompensować tę niedogodność, chciałbym zaoferować zniżkę 20% na następny zakup.

Dodatkowo, aby jak najszybciej dostarczyć zamówienie, bez dodatkowych kosztów zmieniliśmy formę wysyłki na ekspresową.

Jeszcze raz przepraszam za niedogodności i naprawdę doceniamy cierpliwość i zrozumienie.

Z wyrazami szacunku, [Twoje imię i nazwisko]"

Stamtąd możesz spersonalizować odpowiedź, dostosować ton lub dodać określone szczegóły. To tak, jakbyś miał pierwszy szkic napisany za Ciebie, oszczędzając czas i upewniając się, że nie przegapisz żadnych ważnych punktów.

5. Tworzenie marketingowych i sprzedażowych wiadomości e-mail

E-maile marketingowe i sprzedażowe to zupełnie inna bajka. Muszą być przekonujące, angażujące i wystarczająco atrakcyjne, aby zachęcić do działania.

Jest to po części sztuka, po części nauka, a często cała masa prób i błędów. W końcu poczta elektroniczna pozostaje jednym z najpotężniejszych narzędzi sprzedażowych, z raportowanym ROI 44:1.

Sztuczna inteligencja może pomóc usprawnić ten proces, generując kopie wiadomości e-mail w oparciu o sprawdzone zasady marketingowe i udane kampanie e-mailowe.

Możesz podpowiedzieć sztucznej inteligencji coś w stylu: "Stwórz marketingową wiadomość e-mail dla naszej nowej ekologicznej butelki na wodę. Wyróżnij jej cechy, podkreśl korzyści dla środowiska i dołącz silne wezwanie do działania".

Sztuczna inteligencja może wymyślić coś takiego:

Temat: Ugaś pragnienie, ocal planetę 🌍💧

Hej, eko-wojowniku!

Gotowy, by zaistnieć w świecie zrównoważonego rozwoju? Przedstawiamy naszą nową butelkę na wodę EcoSip - Twojego nowego pomocnika w walce z plastikowymi odpadami!

• Wykonane z materiałów pochodzących z recyklingu 100%
• ❄️ Utrzymuje zimne napoje przez 24 godziny (lub gorące przez 12!). 
• Praktycznie niezniszczalny (próbowaliśmy, zaufaj nam) 
• Dostępne w 5 kolorach inspirowanych naturą

Każda butelka EcoSip chroni nasze oceany przed 167 plastikowymi butelkami. Jak to się ma do efektu falowania?

Gotowy do nurkowania? Użyj kodu ECOSAVER, aby otrzymać 15% zniżki na swój pierwszy EcoSip. Ale pospiesz się - ta oferta wyparuje w ciągu 48 godzin!

Kup teraz i popijaj w sposób zrównoważony! 🌊

[Przycisk CTA: Pobierz mój EcoSip teraz!]".

Oczywiście warto je przejrzeć i dostosować, aby idealnie pasowały do głosu marki. Daje to jednak solidne podstawy do pracy, oszczędzając czas i potencjalnie inspirując nowe pomysły.

6. Dostosowanie tonu dla różnych odbiorców

Jednym z najtrudniejszych elementów pisania wiadomości e-mail jest dobranie odpowiedniego tonu. To, co sprawdza się w zwykłym e-mailu do kolegi, może nie pasować do formalnej propozycji dla potencjalnego klienta.

W tym miejscu sztuczna inteligencja może być zaskakująco pomocna.

Narzędzia AI mogą dostosować ton wiadomości e-mail w oparciu o odbiorcę, kontekst i cel wiadomości e-mail.

Możesz poprosić sztuczną inteligencję o "Przepisanie tego e-maila w bardziej formalnym tonie dla kierownictwa wyższego szczebla" lub "Dostosowanie tej wiadomości, aby brzmiała bardziej swobodnie i przyjaźnie dla naszych milenijnych klientów".

Załóżmy na przykład, że masz podstawową wiadomość e-mail dotyczącą aktualizacji produktu:

• "Zaktualizowaliśmy naszą aplikację. Sprawdź nowe funkcje".

Możesz poprosić sztuczną inteligencję o przepisanie tego dla różnych odbiorców:

Dla formalnego partnera biznesowego: 

• "Z przyjemnością informujemy, że wprowadziliśmy znaczące aktualizacje do naszej aplikacji. Zapraszamy do zapoznania się z nowymi funkcjami, które naszym zdaniem znacznie poprawią komfort użytkowania".

Dla młodszej, przypadkowej publiczności: 

• "Zgadnij co? Właśnie udostępniliśmy kilka niesamowitych nowych funkcji w naszej aplikacji! Wejdź i sprawdź je - myślimy, że je pokochasz! 😎"

To tak, jakby mieć redaktora z wyczuciem tonu, który pomoże ci trafić we właściwy ton w każdej wysyłanej wiadomości e-mail.

7. Poprawa gramatyki i stylu

Na koniec porozmawiajmy o gramatyce i stylu. Nawet najlepsi pisarze mogą skorzystać z drugiej pary oczu, a AI może być tym niestrudzonym korektorem, którego zawsze chciałeś mieć.

Narzędzia AI do pisania mogą zrobić więcej niż tylko wyłapywać literówki. Mogą sugerować ulepszenia struktury zdań, oznaczać nadużywane słowa, a nawet oferować alternatywy, które sprawią, że pisanie będzie bardziej wciągające.

To tak, jakby mieć trenera pisania, który jest zawsze pod telefonem.

Na przykład, możesz napisać:

• "Informujemy, że Twoje zamówienie zostało wysłane i dotrze do Ciebie w ciągu 3-5 dni roboczych".

Asystent pisania AI może zasugerować:

• "Wspaniała wiadomość! Twoje zamówienie jest już w drodze i powinno dotrzeć do Ciebie w ciągu 3-5 dni roboczych".

Poprawiona wersja jest bardziej zwięzła, przyjazna i aktywna. To właśnie te drobne poprawki mogą sprawić, że Twoje e-maile będą skuteczniejsze i przyjemniejsze w czytaniu.

Pamiętaj, że celem nie jest sprawienie, by twoje teksty brzmiały robotycznie lub zbyt dopracowane. Chodzi o wzmocnienie naturalnego głosu i upewnienie się, że przekaz jest jasny i skuteczny.

Przewodnik krok po kroku po pisaniu wiadomości e-mail ze sztuczną inteligencją

Gotowy do zapoznania się z pisaniem e-maili wspomaganym przez sztuczną inteligencję? Oto krótkie zestawienie.

Wprowadzanie odpowiednich poleceń dla sztucznej inteligencji

Sukces ze sztuczną inteligencją zaczyna się od jasnych, szczegółowych podpowiedzi. Wyobraź sobie, że wydajesz instrukcje przyjacielowi, który jest bardzo dosłowny. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Zacznij od określenia odbiorcy, celu wiadomości e-mail i tonu. 

Na przykład:

"Napisz wiadomość e-mail do potencjalnej klientki o imieniu Sarah po spotkaniu dotyczącym naszych usług marketingowych. Przypomnij jej nasze kluczowe punkty i zasugeruj drugie spotkanie. Zachowaj profesjonalny, ale przyjazny ton".

Pamiętaj, Sztuczna inteligencja potrzebuje kontekstu aby zapewnić odpowiednie wyniki.

Dostosowywanie wiadomości e-mail generowanych przez sztuczną inteligencję

Gdy otrzymasz wersję roboczą wygenerowaną przez sztuczną inteligencję, spersonalizuj ją. Upewnij się, że brzmi jak ty i zawiera kluczowe punkty.

Nie wahaj się poprawiać fraz, dodawać osobistych anegdot lub reorganizować dla lepszego przepływu. Pomyśl o wersji roboczej AI jako o pierwszym przejściu - Twój wkład ją udoskonala.

Edycja i personalizacja wiadomości e-mail napisanych przez AI

Dokładnie sprawdź dokładność i spójność faktów, ponieważ sztuczna inteligencja może popełniać błędy. Następnie dodaj osobiste akcenty, takie jak odniesienie do poprzednich rozmów lub uwzględnienie własnego stylu.

Te drobne szczegóły sprawiają, że e-mail jest autentycznie Twój.

Niewykrywalna sztuczna inteligencja: zapewnienie autentyczności wiadomości e-mail

Teraz zajmijmy się słoniem w pokoju - strachem przed brzmieniem jak robot. Wszyscy otrzymaliśmy te oczywiście zautomatyzowane e-maile, które sprawiają, że się wzdrygamy, prawda?

Dobrą wiadomością jest to, że dzięki odpowiednim narzędziom wiadomości e-mail wspomagane przez sztuczną inteligencję mogą być praktycznie nie do odróżnienia od tych napisanych przez człowieka.

Niewykrywalna sztuczna inteligencja jest tutaj Twoją tajną bronią. Wykorzystując zaawansowane algorytmy wykrywania, narzędzie to pomaga zapewnić, że wiadomości e-mail generowane przez sztuczną inteligencję brzmią naturalnie, ludzko i osobiście.

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz szybki follow-up, czy używasz sztucznej inteligencji do generowanie treściNiewykrywalna sztuczna inteligencja analizuje Twój tekst, prowadząc Cię do jego dopracowania i zapobiegając nadmiernie dopracowanemu, robotycznemu wrażeniu, które czasami wprowadza sztuczna inteligencja.

Kluczem jest użycie Niewykrywalna sztuczna inteligencja jako część procesu pisania wiadomości e-mail i ogólne narzędzie marketingowe.

Pozwala generować pomysły, strukturyzować myśli i dopracowywać ton, jednocześnie dając swobodę wprowadzania własnej osobowości do ostatecznej wersji roboczej.

To idealna równowaga między technologią a autentycznością.

Pamiętasz te osobiste akcenty, o których mówiliśmy wcześniej? Dzięki Undetectable AI możesz mieć pewność, że Twój głos pozostanie na pierwszym planie.

Czujka #1 AI oceniona przez Forbes

Pomoże ci to urozmaicić strukturę zdań, dodać ludzkie niuanse i utrzymać płynność konwersacji, która utrzymuje zaangażowanie odbiorców.

Wnioski

I oto masz - twój przewodnik po wykorzystaniu mocy sztucznej inteligencji do pisania e-maili.

Od stworzenia idealnego tematu po upewnienie się, że e-maile wspomagane przez sztuczną inteligencję nadal brzmią jednoznacznie jak Ty, omówiliśmy wiele kwestii.

Pamiętaj, że sztuczna inteligencja to potężne narzędzie, ale tylko narzędzie. Jest po to, aby ułatwić ci życie, zaoszczędzić czas i pomóc ci komunikować się bardziej efektywnie.

Ostatecznie jednak najważniejszym składnikiem wiadomości e-mail nadal jesteś Ty sam.

To tutaj Niewykrywalna sztuczna inteligencja błyszczy. Pomoc w utrzymaniu autentycznego głosu przenosi pisanie wspomagane przez sztuczną inteligencję na wyższy poziom.

Tak więc, eksperymentując z różnymi podpowiedziami i treściami generowanymi przez sztuczną inteligencję, nie zapomnij wykorzystać pełnego potencjału niewykrywalnej sztucznej inteligencji, aby upewnić się, że Twoje e-maile są tak ludzkie, jak to tylko możliwe.

Mając sztuczną inteligencję jako kumpla do pisania i niewykrywalną sztuczną inteligencję zapewniającą autentyczność, możesz po prostu zacząć z niecierpliwością czekać na rozwiązanie swojej skrzynki odbiorczej.

Ok, może to trochę optymistyczne, ale przynajmniej pisanie e-maili będzie płynniejsze, szybsze i bardziej angażujące.

Miłego pisania i niech Twoja skrzynka odbiorcza zawsze będzie łatwa w zarządzaniu, e-maile zawsze wciągające, a sztuczna inteligencja zawsze niewykrywalna!