Popularitatea conferințelor video după COVID-19 a crescut în mod susținut. Se estimează că piața americană a videoconferințelor va crește cu cel puțin 8% în fiecare an până în 2030.
Și este perfect logic. De ce nu ar dori o întreprindere să economisească din cheltuielile de deplasare și să reducă cheltuielile generale atunci când poate face aceeași treabă prin intermediul unei întâlniri online și nu în persoană?
Singura problemă a videoconferințelor este că dacă nu sunteți pregătiți pentru întâlnire, pierdeți timpul dumneavoastră și al participanților.
Trebuie să vă pregătiți pentru conținutul întâlnirii în sine și în ceea ce privește hardware-ul, conexiunea la internet, dispozitivele audio, camera video etc.
În acest articol, vă voi dezvălui exact sfaturile care vă vor economisi timp prețios în timpul videoconferințelor și vă vor face experiența întâlnirii și mai captivantă.
Aceste sfaturi pentru videoconferințe acoperă totul, de la configurare la menținerea implicării active a echipei dvs.
Principalele concluzii
- Fiți întotdeauna pregătiți pentru videoconferințe atât din punct de vedere tehnic, cât și uman.
- Verificați dacă internetul, difuzoarele, microfonul și camera web funcționează bine. De asemenea, pregătiți-vă în prealabil agenda întâlnirii.
- Faceți ca fundalul video să nu fie aglomerat sau încețoșați-l. Puneți-vă pe mut atunci când nu vorbiți, astfel încât nimeni să nu fie întrerupt în timpul întâlnirii.
- Faceți conferințele dvs. video atractive împărțind echipa în săli mai mici sau introducând o tablă albă pentru un brainstorming activ de idei.
Ce este o videoconferință?
Orice formă de comunicare prin audio și video între două sau mai multe persoane aflate la mare distanță este cunoscută sub numele de videoconferință.
În mod evident, este mult mai bun decât un apel telefonic doar audio, deoarece stați cu camera deschisă și comunicați foarte asemănător cu modul în care ați face-o în întâlnirile în persoană.
Apelurile video au fost o normă pentru persoanele ale căror familii și prieteni locuiesc în străinătate. Același concept a devenit foarte popular în rândul întreprinderilor, în special în urma pandemiei COVID-19, când oamenii au fost nevoiți să lucreze de la distanță.
Nu vă mai îngrijorați niciodată că AI vă detectează textele. Undetectable AI Vă poate ajuta:
- Faceți să apară scrisul dvs. asistat de AI asemănătoare omului.
- Bypass toate instrumentele majore de detectare AI cu un singur clic.
- Utilizați AI în siguranță și cu încredere în școală și la locul de muncă.
Pe măsură ce din ce în ce mai multe companii își reduc orele de lucru în persoană și se orientează către medii de lucru flexibile, videoconferințele vor deveni din ce în ce mai răspândite.
Pregătirea înainte de întâlnirea video
Dacă sunteți nou în domeniul videoconferințelor, sunt șanse ca primele cincisprezece minute ale întâlnirilor să fie dedicate stabilirii audibilității și a ecranelor video ale celorlalți.
Cheia pentru a vă îmbunătăți videoconferințele este să vă asigurați că sunteți pregătiți, atât din punct de vedere tehnic, cât și uman. Iată ce vreau să spun.
- Verificați camera foto și audio din timp
De obicei, nu avem probleme în a conecta apeluri video cu prietenii sau familia, deoarece nu există presiune.
Dacă microfonul dumneavoastră nu funcționează, pur și simplu treceți la căști și reluați apelul. În mediile profesionale, însă, nu este cea mai potrivită etichetă.
Acest lucru este deosebit de important dacă sunteți în căutarea unor sfaturi pentru interviurile prin videoconferință, deoarece prima impresie în timpul unui interviu de angajare are loc în câteva secunde de la intrarea în convorbire.
Prin urmare, trebuie să faceți clic pe link-ul conferinței video și să vă alăturați sălii de așteptare a reuniunii, unde puteți testa instrumentele video și audio.
Deschideți camera și vedeți dacă vederea este clară. Curățați camera dacă este necesar.
În mod similar, testați componentele audio ale dispozitivului, atât difuzorul, cât și microfonul încorporat, pentru a confirma că acestea funcționează bine.
- Testați conexiunea la internet
Este de la sine înțeles, dar conferințele video online nu pot avea loc fără o conexiune la internet activă și stabilă.
Asigurați-vă că conexiunea dvs. este configurată suficient de bine pentru a vă putea susține video-ul în timpul întâlnirii. În mod ideal, păstrați aproape de dvs. un dispozitiv de rezervă pentru serviciul de internet, în cazul în care rețeaua principală se defectează.
Opriți dispozitivele inteligente din locuința dvs. care consumă o mare parte din lățimea de bandă a internetului, de exemplu, stațiile de joacă, roboții de curățat, televizoarele inteligente 4K, HomePod-ul dvs. etc.
Utilizarea excesivă a lățimii de bandă de către aceste dispozitive vă poate întrerupe ședința.
Dacă, din orice motiv, conexiunea dvs. la internet este instabilă și nu puteți face nimic pentru a o remedia în prealabil, informați-vă echipa că veți fi conectat doar prin audio în timpul reuniunii. Dezactivarea înregistrării video va îmbunătăți transmiterea vocii dvs. printr-o conexiune slabă.
- Pregătirea agendei și a materialelor
Acum că aspectul tehnic este rezolvat, trebuie să vă asigurați că sunteți pregătiți pentru întâlnire. Îmbracă-te formal, ținută profesională și selectați o zonă liniștită la domiciliu pentru a participa la reuniune.
Dacă sunteți în căutarea unor sfaturi pentru succesul interviului prin videoconferință, doar acest pas vă poate diferenția de ceilalți candidați.
Pregătiți dinainte ceea ce veți discuta în cadrul întâlnirii.
Creați o agendă, adică un document care să contureze subiectul întâlnirii, astfel încât oricine pierde documentul să se poată uita la el și să recupereze din timpul întâlnirii.
O agendă definită cu un titlu și descrieri ale sesiunilor va permite tuturor participanților să știe la ce să se aștepte de la reuniune.
Pentru agendă, ai putea folosi AI-ul nedetectabil Titlu Generator pentru a crea titluri de reuniuni și subiecte de sesiuni.
Desfășurarea unei întâlniri virtuale clare
În timp ce vă aflați la reuniune, trebuie să luați anumite măsuri pentru a vă asigura că reuniunea se desfășoară fără neplăceri.
- Țineți-vă în surdină ori de câte ori nu vorbiți. În mod ideal, singura persoană care vorbește la un moment dat ar trebui să nu fie în surdină, astfel încât orice perturbare din partea celorlalți participanți să nu perturbe fluxul conversației.
- Asigurați-vă că sala dvs. este bine luminată și că videoclipul dvs. este vizibil în mod clar pentru participanți. Dacă fundalul dvs. este prea aglomerat, îl puteți estompa cu ușurință dacă utilizați platforme precum Întâlnire Google, Microsoft Teams sau Zoom. Acestea sunt, de asemenea, sfaturi solide pentru a arăta bine în cadrul conferințelor video, unde aspectul și decorul reflectă profesionalismul dumneavoastră.
- Microsoft Teams vă permite să activați subtitrările (subtitrări în direct). Pur și simplu mergeți la “Mai multe acțiuni” în comenzile ședinței, parcurgeți secțiunea “Selectare limbă și vorbire” și activați comutatorul pentru “Afișare subtitrări live”. Aceasta vă va ajuta să înțelegeți clar despre ce se vorbește în cadrul reuniunii.
- Înregistrați-vă ședința și notați toate punctele principale de discuție într-un singur loc. După întâlnire, utilizați Undetectable AI Humanizer pentru a rescrie scenariul întâlnirii pe un ton clar, natural.
Sfaturi pentru videoconferințe care economisesc ore în fiecare săptămână
Pe lângă sfaturile tehnice despre care am vorbit până acum și care îmbunătățesc experiența de desfășurare a întâlnirii, ați putea implementa și câteva reguli funcționale pentru a economisi timp în timpul întâlnirilor online.
Ați putea atribui membrilor echipei sarcini specifice în timpul conferinței (și, în mod ideal, să aveți și o persoană de rezervă pentru aceeași sarcină).
De exemplu, cereți unuia dintre membrii echipei dvs. să înregistreze ședința pentru transcriere, iar altcuiva să ia notițe.
Dedicați un membru al echipei pentru a citi regulile care trebuie respectate la începutul conferinței. De asemenea, puteți utiliza Instrumente de productivitate AI precum Otter.ai pentru a automatiza și aceste sarcini.
Încercați să implementați o politică de “ridicare a mâinii” pentru oricine dorește să contribuie la conversație. În caz contrar, mai multe persoane pot ajunge să vorbească în același timp și acest lucru nu va face decât să vă perturbe discuția.
Aceste protocoale vă vor economisi o mulțime de timp prețios.
Menținerea implicării echipelor în timpul apelurilor
Videoconferințele pot deveni prea monotone, uneori chiar plictisitoare, pentru participanți. Dacă doriți să vă mențineți echipa implicată, va trebui să implicați participarea activă la reuniune, mai degrabă decât să stați acolo și să ascultați ce are toată lumea de spus.
Ați putea deschide o tablă virtuală în timpul întâlnirii, pe care mai multe persoane își pot aduce contribuția în același timp.
Aproape toate whiteboard-urile bune pentru videoconferințe vă oferă un spațiu infinit, vă permit să adunați contribuțiile tuturor într-un singur loc și să le vizualizați împreună.
Dacă echipa dvs. este numeroasă și trebuie să discutați mai multe aspecte ale unui proiect, ați putea împărți conferința în săli de discuții, adică în subseturi mai mici ale reuniunii, fiecare dintre acestea purtând o conversație diferită.
Gazda poate împărți echipa în grupuri mai mici pentru o perioadă limitată de timp și apoi îi poate conecta pe toți înapoi la conferința principală pentru a-și împărtăși concluziile.
Anumite platforme de întâlniri virtuale vă pot permite chiar să personalizați numele sălii de întâlniri, adresa URL și să adăugați imagini de marcă care vă mențin echipa implicată.
Permiteți utilizarea instrumentelor AI pentru a consolida punctele de întâlnire într-un singur loc. Utilizarea AI nedetectabile AI SEO Writer, de exemplu, poate fi o abordare foarte interactivă a creării de rezumate și conținut intern pentru reuniunea dvs.
Iar dacă echipa dvs. organizează în mod regulat apeluri de angajare, aceste sfaturi privind videoconferințele de interviu se aplică la fel de bine și sesiunilor de selecție a candidaților.
Întâlniri mai inteligente cu instrumente AI nedetectabile
Timpul și efortul sunt cele două bunuri de afaceri pe care trebuie să le economisiți. Undetectable AI oferă mai multe instrumente inteligente utile în timpul conferințelor video, care vă salvează pe amândoi.
- Generarea unor materiale de ședință mai clare
Fiecare videoconferință va avea o agendă. Aparatul de scris AI nedetectabil vă va fi de mare ajutor pentru a vă crea agenda.
Utilizați Redactor de conținut AI să pregătească un proiect pentru ordinea de zi, astfel încât toți participanții la reuniune să știe foarte clar ce se discută.
- Răspundeți rapid la întrebările echipei
Inteligența artificială nedetectabilă are un Rezolvator de întrebări dedicat, pe care îl puteți menține deschis în paralel cu conferința video.
De fiecare dată când un membru al echipei vă pune o întrebare despre care nu sunteți sigur, pur și simplu întrebați instrumentul, iar acesta vă va oferi un răspuns relevant, specific contextului.
Trebuie doar să încărcați capturile de ecran ale textului pentru a oferi instrumentului un anumit context cu privire la întrebarea dvs. Acesta va analiza imaginile și vă va oferi explicații detaliate care răspund întrebărilor dumneavoastră.
- Creați rezumate profesionale
Poate cea mai interesantă funcție AI nedetectabilă pe care o veți găsi este Instrumentul Human Auto Typer care simulează tastarea umană în orice platformă.
Acesta va tasta automat toate punctele pre-scrise sau copiate pe care le veți discuta în cadrul întâlnirii într-un document clar.
Este excelent pentru a genera un rezumat al întâlnirii după ce ați terminat conversația.
Pentru un nivel suplimentar de protecție împotriva acuzațiilor false de plagiat, puteți rula textul dvs. prin intermediul programului Undetectable AI AI Humanizer pentru a introduce ciudățeniile și nuanțele naturale ale conținutului scris de oameni.
Testați Detectorul AI și Humanizer cu widget-ul de mai jos!
Gânduri finale
Videoconferințele sunt aici pentru a rămâne, iar odată cu accentul tot mai mare pus pe rolurile flexibile în sectorul corporativ, nu aveți de ales decât să deveniți mai buni la ele.
Urmați sfaturile de videoconferință pe care le-am discutat mai sus și sunt destul de sigur că veți observa îmbunătățiri drastice în experiența dvs. de întâlnire.
Și mai bine, includeți Undetectable AI în infrastructura dvs. de ședințe pentru a scrie rapid documente de afaceri, agende, rezumate ale ședințelor și orice notițe pe care doriți să le luați de la ședință.
Dați AI nedetectabil o încercare astăzi!