Буквально на прошлой неделе моя знакомая рекрутер переслала мне письмо от кандидата, которого она собиралась нанять.
Начало было великолепным. Теплое приветствие, хорошо написанное сообщение и даже искреннее волнение за работу.
Затем я добрался до конца.
Без подписи. Нет, спасибо. Просто: "Хорошо, дайте мне знать".
По ее словам, это было похоже на то, как если бы кто-то закрыл дверь на полпути, в середине разговора. Это было неловко и резко, если не сказать больше.
Большинство людей не понимают, что конец письма может склонить чашу весов в их пользу или полностью оттолкнуть их.
Но это последнее, что видит ваш читатель, и оно говорит о том, насколько вы вдумчивы, торопливы или даже надежны.
Давайте поговорим о том, как закончить письмо, чтобы оно работало на вас, а не против вас.
Основные выводы
- То, как вы завершаете письмо, может произвести более сильное впечатление, чем его начало.
- Вы должны выбрать подпись, соответствующую тому, кому и зачем вы пишете.
- Заканчивая письмо, уточните, что должно произойти дальше, чтобы не возникло путаницы.
- В противном случае получатель может задаться вопросом: "Что, черт возьми, я должен делать?".
- Короткое "спасибо" может сделать ваше сообщение более человечным. Поэтому не стесняйтесь говорить "спасибо" своим голосом.
- Подпись к электронному письму важна по многим причинам. Используйте простую и легко читаемую подпись.
Элементы сильного закрытия письма
Хорошее закрытие электронной почты - это не просто подпись под вашим именем.
Она должна оставить у читателя четкое впечатление о том, кто вы и что вы хотите, чтобы он сделал дальше.
Чтобы все было правильно, закрытие письма должно содержать перечисленные ниже элементы.
Никогда больше не беспокойтесь о том, что ИИ обнаружит ваши сообщения. Undetectable AI Мы можем помочь вам:
- Сделайте так, чтобы ваши записи с помощью искусственного интеллекта появились человекоподобный.
- Байпас все основные инструменты обнаружения ИИ одним щелчком мыши.
- Используйте AI безопасно и уверенно в школе и на работе.
- Естественное завершение
Ваша подпись должна соответствовать тону и цели вашего письма. Слишком непринужденный тон может показаться непрофессиональным. Слишком официальная подпись может показаться чопорной.
- Профессиональный, но теплый: С наилучшими пожеланиями, С добрыми пожеланиями, Искренне
- Дружелюбный, но уважительный: Лучшее, Спасибо, С теплом
- Непринужденно и быстро: Еще раз спасибо, Говорите скорее, Берегите себя
Избегайте устаревших или слишком личных выражений в контексте, связанном с работой (Искренне ваш, Будьте здоровы, Любовь).
- Четкий следующий шаг
Никогда не оставляйте читателя в догадках. Заканчивайте рассказ строкой, которая говорит о том, что будет дальше или что вы хотели бы, чтобы они сделали. Например:
- "С нетерпением жду ваших мыслей по этому поводу".
- "Пожалуйста, сообщите мне до четверга, хотите ли вы продолжить".
- "В начале следующей недели я проверю, как дела".
Люди заняты. Если вы не скажете им, что делать дальше, они могут ничего не сделать.
- Благодарность (когда это уместно)
Если человек уделил вам время, внимание или помощь, скажите ему спасибо. Это может быть так просто, как:
- "Спасибо, что уделили мне время".
- "Я благодарен вам за то, что вы так быстро связались со мной".
Благодарность придает вашему сообщению человеческий облик и оставляет положительное итоговое впечатление.
- Ваше имя (всегда)
Это кажется очевидным, но если вы опустите свое имя (или просто используете инициалы), ваше письмо может показаться резким или небрежным.
Это особенно важно, если вы никогда раньше не встречались с этим человеком.
- Полное имя если это первый контакт или официальное письмо.
- Только имя и фамилия если это постоянный разговор или дружеский обмен мнениями.
- Профессиональный фирменный блок
Ваша подпись должна облегчать читателю поиск основных сведений о вас, не превращая конец письма в стену текста.
Включите следующее.
- Полное имя
- Название должности или роль
- Компания (если актуально)
- Контактная информация (электронная почта, телефон, LinkedIn)
Не используйте вдохновляющие цитаты, эмодзи и длинные оговорки. Сохраняйте чистоту. Это может быть так просто:
6. Закончите на правильной ноте
Прежде чем нажать кнопку "Отправить", перечитайте свое заключение и спросите себя:
"Если бы я разговаривал с этим человеком лицом к лицу, я бы сказал это именно так?" Соответствие тону укрепляет доверие и демонстрирует эмоциональный интеллект.
Использование инструмента, который поможет вам разобраться с этими нюансами, также является отличной идеей. Например, я использую Гуманизатор искусственного интеллекта с помощью Undetectable AI, чтобы сгладить закрытие моих писем.
Он переписывает неловкие предложения, чтобы они выглядели более естественно.
Заключительные фразы, которые работают
Умение завершить письмо - это мастерство. За последние несколько лет мне удалось собрать в своем рукаве несколько трюков, которые действительно работают.
Каждый раз.
Когда вы ждете ответа
- "С нетерпением жду ваших мыслей".
- "Можете ли вы подтвердить, что это работает для вас?"
- "Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще от меня".
Такие заключительные строки говорят о том, что ответ ожидается, но при этом не звучат требовательно. Тон открытый и располагающий к сотрудничеству, поэтому читателю легче ответить.
Когда вы отправляете информацию
- "Надеюсь, это поможет сдвинуть дело с мертвой точки".
- "Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы".
- "Я буду здесь, если вам понадобятся дополнительные подробности".
Эти примеры показывают, что вы готовы к дальнейшим действиям и держите дверь открытой для продолжения разговора. Таким образом, вы также можете рассчитывать на поддержку.
Когда вы снова на связи
- "Просто проверяю, на каком этапе мы находимся".
- "Я хотел уточнить, не затерялось ли мое последнее письмо".
- "Есть какие-нибудь новости с вашей стороны?"
Они признают реальность того, что письма пропускают, что смягчает последующие действия. Вы также не покажетесь слишком отчаянным.
Это вежливые напоминания, которые, тем не менее, создают легкое ощущение срочности.
Когда вы завершаете позитивное взаимодействие
- "Было здорово работать с вами над этим".
- "Еще раз спасибо за ваше время и понимание".
- "С нетерпением жду нашей следующей беседы".
Эти строки укрепляют доброжелательность и оставляют положительное итоговое впечатление. Это помогает укрепить отношения и сделать дальнейшее общение более гладким.
Когда вас подталкивают к принятию решения
- "Если я не получу от вас ответа до пятницы, я буду считать, что сейчас мы вам не подходим". (вежливо, но четко)
- "Мы можем приступать, как только я получу ваше согласие".
- "Я буду рад двигаться вперед, когда вы будете готовы".
Так вы сохраняете ясность и в то же время уважение. Читатель знает, чего вы ждете, но не чувствует давления или дискомфорта.
Лучшие заключительные фразы, особенно для email-маркетингОни должны быть короткими и точными. И, как мы уже говорили, они должны соответствовать общему тону вашего письма.
Если вы испытываете трудности в этой области, попробуйте Undetectable AI. Генератор электронной почты.
Используйте его для создания заключительных строк ваших писем в зависимости от тона, и вы будете в полном порядке!
Общие фразы для подписания
Использование соответствующей подписи - важный аспект обучения профессиональному завершению электронного письма.
Позвольте мне поделиться некоторыми из моих лучших вариантов.
Формальный
Лучше всего подходит для первых контактов, заявлений о приеме на работу или официальной переписки.
- Искренне,
- С наилучшими пожеланиями,
- Искренне ваш,
Нейтральный
Идеально подходит для повседневной деловой переписки или постоянных профессиональных отношений.
- Спасибо,
- С уважением,
- Всего наилучшего,
Casual
Подходит для хорошо знакомых коллег, внутренних бесед в коллективе или дружеского профессионального общения.
- Будьте здоровы
- Говорите скорее
- Берегите себя
Примеры по ситуациям
Правильное завершение письма зависит от того, кому и зачем вы пишете. Разные ситуации требуют разного уровня формальности, тона и подробностей.
Вот несколько примеров, которые вы можете использовать в качестве руководства.
- Как закончить письмо профессору
Отправляя электронное письмо профессору, вы должны проявить уважение и профессионализм. Даже если они дружелюбны в классе, ваше письмо все равно должно быть достаточно официальным для академической обстановки.
Пример:
Спасибо за ваше время и рекомендации.
С наилучшими пожеланиями,
Ваше полное имя
Поблагодарите, вежливо закончите и назовите свое полное имя, чтобы профессор знал, кто вы.
- Как закончить письмо потенциальному работодателю
Когда вы устраиваетесь на работу, проходите собеседование или общаетесь с кем-то для налаживания контактов, важно то, как вы закончите свое письмо. Вы должны звучать вежливо, уверенно и быть готовым к следующему шагу.
Пример:
Я ценю ваше время и надеюсь на скорый ответ.
Искренне,
Ваше полное имя
- Как завершить письмо клиенту
Электронные письма клиентам всегда должны заканчиваться дружелюбно. Но, не ошибитесь, они также должны четко определять следующий шаг.
Пример:
Пожалуйста, сообщите мне, если у вас возникнут вопросы по этому предложению.
С уважением,
Ваше полное имя
Такие завершающие слова вежливы, понятны и предлагают собеседнику ответить, если это необходимо.
- Как завершить письмо коллеге
С коллегами по команде или сослуживцами, с которыми вы часто общаетесь, можно быть менее формальным, сохраняя при этом уважение.
Пример:
Спасибо, что так быстро откликнулись.
Лучшее,
Ваше имя
Это дружелюбие, благодарность и эффективность.
- Как закончить письмо другу
Если вы хорошо знаете человека, вам не нужна строгая, официальная концовка. Более теплое, непринужденное завершение будет лучше.
Пример:
Жду не дождусь, чтобы поскорее наверстать упущенное!
Будьте здоровы,
Ваше имя
Он кажется дружеским и личным, и подходит для тех отношений, где формальности не нужны.
Советы по форматированию подписи
Студенты часто спрашивают, как закончить письмо преподавателю. Сотрудники интересуются, как завершить письмо начальнику.
В конце концов, мы все в одной лодке.
Секрет - в вашей подписи. Хорошо выполненная подпись может превратить письмо из незавершенного в отточенное и профессиональное.
- Что включить
Эта часть должна быть самой простой. Просто укажите свое полное имя, должность или роль и контактную информацию.
- Текстовые и графические подписи
Текстовые подписи часто являются лучшим выбором, поскольку они быстро загружаются и работают на всех устройствах.
Графические подписи (с логотипами или изображениями) могут выглядеть полированно, но они могут отображаться неправильно в каждом почтовом ящике и увеличивать размер файла.
- Когда использовать инструменты для подписи электронной почты
Помимо использования ИИ для написания электронных писемТакие инструменты, как Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator или MySignature, помогут вам создать профессионально выглядящую подпись, не требуя навыков дизайна.
Они отлично подойдут, если вы работаете с клиентами или хотите создать более профессиональный образ.
Случайные письма или сообщения для команды можно пропустить.
Общие ошибки, которых следует избегать
Отличное письмо все равно может провалиться, если его концовка окажется неправильной. Вот несколько ошибок, которых следует остерегаться:
- Добавляю ненужные извинения: Закончив фразу "Извините за беспокойство" или "Я знаю, что вы заняты", вы можете показаться неуверенным в себе. Вы можете быть вежливыми, не принижая себя.
- Использование фраз-заполнителей: Фразы вроде "Это все, что у меня есть на данный момент" или "Просто решил связаться" не добавляют ценности. Если она не помогает разговору, пропустите ее.
- Чрезмерные обещания в последней строке: Обещание "я позвоню вам завтра", когда вы не уверены, может выставить вас в ненадежном свете. Держите свои обязательства по завершению сделки реалистичными.
- Допускать опечатки в конце: Многие люди вычитывают начало письма, но не конец. Неправильно написанное имя или неверная дата в подписи могут свести на нет все ваши усилия.
- Забудьте о призыве к действию: Если вам нужно, чтобы читатель что-то сделал, например, ответил, одобрил, составил график, уточните это перед закрытием письма. В противном случае ваше письмо будет бессмысленным.
Ваша концовка - это последнее, что читает получатель, прежде чем решить, что делать дальше. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы она помогла им, а не запутала.
Хотите попробовать наш детектор ИИ и Humanizer? Они находятся прямо под нами!
Заключительные мысли
Конец вашего письма - это та часть, которую люди запомнят. Здесь вы показываете, что вдумчиво и тщательно подходите к делу. Хорошее завершение разговора облегчает собеседнику понимание того, что будет дальше и как на это реагировать.
В конце концов, как закончить письмо, нужно знать, кому вы пишете, зачем вы пишете и с каким чувством вы хотите его оставить.
Сделайте это правильно, и ваши письма начнут приземляться. Чтобы придать письмам дополнительный блеск, попробуйте воспользоваться разработкой Undetectable AI Гуманизатор искусственного интеллекта и Генератор электронной почты чтобы создать естественные, персонализированные закрытия, которые по-настоящему заинтересуют вашу аудиторию.
Начните бесплатную пробную версию сегодня и сделайте каждое письмо эффективным. Необнаруживаемый ИИ.