Så här avslutar du ditt e-postmeddelande på rätt sätt (med exempel)

Förra veckan vidarebefordrade en rekryterande vän till mig ett mejl från en kandidat som hon var på väg att anställa.

Starten var jättebra. Varmt välkomnande, välskrivet meddelande och till och med genuin entusiasm för jobbet.

Sedan kom jag till slutet.

Ingen underskrift. Nej, tack. Bara..: "Okej, låt mig veta."

Hon sa att det kändes som om någon stängde en dörr halvvägs, mitt i en konversation. Det var minst sagt besvärligt och abrupt.

De flesta inser inte att slutet på ett e-postmeddelande kan få vågen att tippa över till deras fördel eller stöta bort dem helt.

Men det är det sista din läsare ser, och det berättar för dem om du är genomtänkt, stressad eller till och med pålitlig.

Låt oss prata om hur du avslutar ett e-postmeddelande så att det fungerar för dig, inte mot dig.


Viktiga slutsatser

  • Det sätt på vilket du avslutar ditt e-postmeddelande kan ge ett starkare intryck än inledningen.

  • Du bör välja en signatur som passar den du skriver till och varför du skriver.

  • När du avslutar ett e-postmeddelande bör du klargöra vad som ska hända härnäst så att det inte uppstår någon förvirring.

  • Annars kanske mottagaren undrar: "Vad i HELVETE ska jag göra?"

  • Ett kort tack kan göra att ditt budskap känns mer mänskligt. Så dra dig inte för att säga "tack" med din egen röst.

  • En e-postsignatur är viktig av många skäl. Använd en enkel och lättläst signatur.


Element i en stark avslutning av ett e-postmeddelande

En bra e-postavslutning kommer inte från att bara underteckna ditt namn.

Det ska ge läsaren ett tydligt intryck av vem du är och vad du vill att de ska göra härnäst.

För att det ska bli rätt måste ditt avslutande e-postmeddelande innehålla nedanstående element.

Oroa dig aldrig för att AI upptäcker dina texter igen. Undetectable AI Kan hjälpa dig:

  • Få din AI-assisterade skrivning att synas människoliknande.
  • Bypass alla större AI-detekteringsverktyg med bara ett klick.
  • Användning AI säkert och självsäkert i skolan och på jobbet.
Prova gratis
  1. En naturlig avtackning

Din signatur bör matcha tonen och syftet med ditt e-postmeddelande. För avslappnad kan kännas oprofessionell. För formell kan kännas stel.

  • Professionell men varm: Bästa hälsningar, Vänliga hälsningar, Med vänlig hälsning
  • Vänlig men respektfull: Bästa, Tack för att du kom, Varmt
  • Avslappnat och snabbt: Tack igen, Prata snart, Ta hand om dig

Undvik föråldrade eller alltför personliga avslut i arbetsrelaterade sammanhang (Med vänlig hälsning, Skål, Kärlek).

  1. Ett tydligt nästa steg

Lämna aldrig läsaren i ovisshet. Avsluta med en rad som berättar vad som händer härnäst eller vad du vill att de ska göra. Ett exempel:

  • "Ser fram emot att höra dina tankar om detta."
  • "Låt mig veta senast torsdag om du vill fortsätta."
  • "Jag återkommer i början av nästa vecka för att kolla läget."

Människor är upptagna. Om du inte berättar vad de ska göra härnäst kanske de inte gör någonting alls.

  1. Tacksamhet (när så är lämpligt)

Om personen gav dig sin tid, uppmärksamhet eller hjälp, säg tack. Det kan vara så enkelt som:

  • "Tack för att du tog dig tid idag."
  • "Jag uppskattar att du hörde av dig så snabbt."

Tacksamhet får ditt budskap att kännas mänskligt och lämnar ett positivt slutintryck.

  1. Ditt namn (alltid)

Det låter självklart, men om du utelämnar ditt namn (eller bara använder initialer) kan det få ditt e-postmeddelande att kännas abrupt eller slarvigt.

Detta är ännu viktigare om du aldrig har träffat personen tidigare.

  • Fullständigt namn om det är en förstagångskontakt eller ett formellt e-postmeddelande.
  • Endast förnamn om det är en pågående konversation eller ett vänskapligt utbyte.
  1. Ett professionellt signaturblock

Din signatur ska göra det enkelt för läsaren att hitta dina grundläggande uppgifter, utan att slutet av ditt e-postmeddelande blir en vägg av text.

Inkludera följande.

  • Fullständigt namn
  • Jobbtitel eller roll
  • Företag (om relevant)
  • Kontaktuppgifter (e-post, telefon, LinkedIn)

Använd inte inspirerande citat, emojis eller långa friskrivningsklausuler. Håll det rent. Det kan vara så enkelt som detta:

6. Avsluta på rätt sätt

Innan du trycker på skicka, läs igenom din avslutning och fråga dig själv:

"Om jag talade med den här personen ansikte mot ansikte, skulle jag säga det på det här sättet?" Att matcha tonen bygger förtroende och visar på känslomässig intelligens.

Att använda ett verktyg för att hjälpa dig med dessa nyanser är också en bra idé. Jag använder till exempel AI Humanizer av Undetectable AI för att jämna ut mina e-postavslutningar.

Den skriver om besvärliga meningar så att de känns mer naturliga.

Avslutningsrepliker som fungerar

Att veta hur man ska avsluta ett e-postmeddelande är en skicklighet. Under de senaste åren har jag lyckats samla på mig några knep som faktiskt fungerar.

Varje gång.

När du väntar på ett svar

  • "Ser fram emot att höra dina tankar."
  • "Kan du bekräfta om det här fungerar för dig?"
  • "Säg till om du behöver något mer från mig."

Sådana avslutningsrader signalerar att ett svar förväntas utan att låta krävande. Tonen är öppen och samarbetsinriktad, vilket gör det lättare för läsaren att svara.

När du skickar information

  • "Jag hoppas att det här hjälper till att få fart på saker och ting."
  • "Låt mig veta om du har några frågor."
  • "Jag finns här om du behöver mer information."

Dessa exempel visar att du är tillgänglig för uppföljning och håller dörren öppen för fler samtal. Detta gör att du också framstår som stödjande.

När du har kontakt igen

  • "Kollar bara hur långt vi har kommit med det här."
  • "Jag ville följa upp ifall mitt förra mejl blev bortglömt."
  • "Några uppdateringar från er sida?"

De erkänner verkligheten att e-postmeddelanden missas, vilket gör uppföljningen mjukare. Du framstår inte heller som alltför desperat.

Det är artiga påminnelser som ändå skapar en mild känsla av att det är bråttom.

När du avslutar en positiv interaktion

  • "Det var kul att jobba med dig om det här."
  • "Tack igen för din tid och dina insikter."
  • "Ser fram emot vårt nästa samtal."

Dessa rader förstärker goodwill och lämnar ett positivt slutintryck. Detta bidrar till att stärka relationer och gör framtida kommunikation smidigare.

När du är på väg att fatta ett beslut

  • "Om jag inte har hört av dig senast på fredag antar jag att det inte passar just nu." (artigt men tydligt)
  • "Vi kan börja så snart jag får ditt godkännande."
  • "Vi går gärna vidare när du är redo."

Det är så här du håller saker tydliga samtidigt som du är respektfull. Läsaren vet vad du väntar på, men de känner sig inte pressade eller obekväma.

De bästa avslutningsraderna, särskilt för e-postmarknadsföringär korta och kärnfulla. Och, som vi pratade om tidigare, de bör passa den övergripande tonen i ditt e-postmeddelande.

Om det är ett område som du kämpar med, prova Undetectable AI's E-postgenerator.

Använd den för att generera tonspecifika slutrader för dina e-postmeddelanden, och du är gyllene!

Vanliga avräkningsfraser

Att använda en lämplig avslutning är en viktig aspekt av att lära sig hur man avslutar ett e-postmeddelande på ett professionellt sätt.

Låt mig dela med mig av några av mina bästa alternativ.

Formell

Lämplig för första kontakten, jobbansökningar eller officiell korrespondens.

  • Med vänlig hälsning,
  • Bästa hälsningar,
  • Med vänlig hälsning,

Neutral

Perfekt för vardagliga affärsmejl eller pågående professionella relationer.

  • Tack för det,
  • Med vänlig hälsning,
  • All lycka till,

Avslappnad

Lämplig för kollegor som du känner väl, interna teamchattar eller vänskapliga professionella utbyten.

  • Skål
  • Prata snart
  • Ta hand om dig

Exempel per situation

Vilken avslutning som är rätt beror på vem du skriver till och varför. Olika situationer kräver olika nivåer av formalitet, ton och detaljrikedom.

Här är några exempel som du kan använda som vägledning.

  • Så här avslutar du ett e-postmeddelande till en professor

När du skickar e-post till en professor bör du visa respekt och professionalism. Även om de är vänliga i klassen bör ditt e-postmeddelande fortfarande vara tillräckligt formellt för en akademisk miljö.

Exempel: 


Tack för din tid och vägledning. 

Bästa hälsningar,
Ditt fullständiga namn


Det säger tack, avslutar artigt och delar med sig av ditt fullständiga namn så att professorn vet vem du är.

  • Så här avslutar du ett e-postmeddelande till en potentiell arbetsgivare

När du söker jobb, följer upp en intervju eller kontaktar någon för att nätverka är det viktigt hur du avslutar ditt e-postmeddelande. Du ska låta artig, självsäker och redo för nästa steg.

Exempel:


Jag uppskattar din tid och hoppas att du hör av dig snart.

Med vänlig hälsning,
Ditt fullständiga namn


  • Så här avslutar du ett e-postmeddelande till en kund

E-postmeddelanden till kunder ska alltid avslutas på ett vänligt sätt. Men, gör inga misstag, de måste också vara tydliga med nästa steg.

Exempel:


Hör gärna av er om ni har några frågor om förslaget. 

Med vänlig hälsning,
Ditt fullständiga namn


Sådana avslutningar är artiga, tydliga och bjuder in den andra personen att svara om han eller hon behöver det.

  • Så här avslutar du ett e-postmeddelande till en kollega

För lagkamrater eller medarbetare som du interagerar med ofta kan du vara mindre formell och ändå visa respekt.

Exempel:


Tack för att du tog tag i det här så snabbt. 

Bäst,
Ditt förnamn 


Det är vänligt, uppskattande och effektivt.

  • Så här avslutar du ett e-postmeddelande till en vän

Om du känner personen väl behöver du inte ha ett stelt, formellt avslut. En varmare, mer avslappnad avslutning kommer att kännas bättre.

Exempel:


Jag längtar efter att få prata med dig snart! 

Skål,
Ditt förnamn


Det känns vänligt och personligt, och det passar den typ av relation där formalitet inte behövs.

Tips för signaturformatering

Studenter frågar ofta hur de ska avsluta ett mejl till en lärare. Anställda undrar hur de ska avsluta ett mejl till sin chef.

I slutändan sitter vi alla i samma båt. 

Hemligheten ligger i din signatur. En välgjord signatur kan förvandla ett e-postmeddelande från att kännas oavslutat till att se polerat och professionellt ut.

  1. Vad ska inkluderas

Håll denna del så enkel som möjligt. Ange bara ditt fullständiga namn, din titel eller roll och dina kontaktuppgifter.

  1. Text vs grafiska signaturer

Textsignaturer är ofta ett bättre val eftersom de laddas snabbt och fungerar på alla enheter.

Grafiska signaturer (med logotyper eller bilder) kan se snygga ut, men de kanske inte visas korrekt i alla inkorgar och kan öka filstorleken.

  1. När ska du använda verktyg för e-postsignaturer?

Förutom att använda AI för att skriva e-postkan verktyg som Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator eller MySignature hjälpa dig att utforma en professionell signatur utan att behöva designkunskaper.

De passar utmärkt om du arbetar med kunder eller vill ha en mer professionell känsla.

Om du vill skicka e-post eller meddelanden till ditt team kan du hoppa över dem.

Vanliga misstag att undvika

Ett bra e-postmeddelande kan ändå falla platt om slutet känns fel. Här är några misstag att se upp med:

  • Lägga till onödiga ursäkter: Att avsluta med "Förlåt att jag stör" eller "Jag vet att du är upptagen" kan få dig att låta osäker på dig själv. Du kan vara artig utan att nedvärdera dig själv.
  • Använda utfyllnadsfraser: Fraser som "Det är allt jag har för tillfället" eller "Jag tänkte bara höra av mig" tillför inget värde. Om det inte hjälper konversationen, hoppa över det.
  • Överdrivna löften i den sista raden: Att lova "Jag ringer dig i morgon" när du inte är säker kan få dig att framstå som opålitlig. Håll dina avslutande åtaganden realistiska.
  • Låter stavfel smyga sig in i slutet: Många korrekturläser början av sitt e-postmeddelande, men inte slutet. Ett felstavat namn eller ett felaktigt datum i slutet kan omintetgöra alla dina ansträngningar.
  • Glömmer uppmaningen till handling: Om du vill att läsaren ska göra något, t.ex. svara, godkänna eller schemalägga, ska du klargöra det innan du avslutar. Annars blir ditt mejl meningslöst.

Slutet är det sista en mottagare läser innan han eller hon bestämmer sig för vad som ska göras härnäst. Se därför till att det hjälper dem, inte förvirrar dem.

Vill du prova vår AI Detector och Humanizer? De finns här nedan!

Avslutande tankar

Slutet av ditt e-postmeddelande är den del som folk kommer att minnas. Det är här du visar att du är eftertänksam och avsiktlig. En bra avslutning gör det lätt för den andra personen att veta vad som kommer härnäst och hur han eller hon ska svara.

I slutändan handlar det om att veta vem du skriver till, varför du skriver och vilken känsla du vill lämna dem med.

Om du gör det rätt kommer dina e-postmeddelanden att landa bra. För extra polering, prova Undetectable AI's AI Humanizer och E-postgenerator för att skapa naturliga, personliga avslutningar som verkligen når fram till din publik.

Starta din kostnadsfria testperiod idag och gör varje e-postmeddelande effektivt på Odetekterbar AI.

Undetectable AI (TM)