Популярність відеоконференцій після COVID-19 постійно зростає. За оцінками, американський ринок відеоконференцій, як очікується, буде збільшити щонайменше на 8% щороку до 2030 року.
І в цьому є сенс. Чому б компанії не заощадити на витратах на відрядження та зменшити накладні витрати, якщо вони можуть виконати ту саму роботу за допомогою онлайн-зустрічі, а не особистої зустрічі?
Єдина проблема відеоконференцій полягає в тому, що непідготовленість до зустрічі змарнує ваш час і час учасників.
Вам потрібно підготуватися до змісту зустрічі, а також до апаратного забезпечення - підключення до Інтернету, аудіопристроїв, відеокамери тощо.
У цій статті я поділюся порадами, які допоможуть вам заощадити дорогоцінний час під час відеоконференцій і зроблять вашу зустріч цікавою.
Ці поради щодо проведення відеоконференцій охоплюють усі аспекти: від налаштування до активного залучення вашої команди.
Основні висновки
- Завжди будьте готові до відеоконференцій як з технічної, так і з людської точки зору.
- Перевірте, чи добре працює ваш інтернет, колонки, мікрофон і веб-камера. Також заздалегідь підготуйте порядок денний зустрічі.
- Зробіть фон відео вільним або розмийте його. Вимикайте звук, коли не говорите, щоб нікого не перебивати під час зустрічі.
- Зробіть свої відеоконференції цікавими, розділивши команду на менші групи або встановивши дошку для активного мозкового штурму ідей.
Що таке відеоконференція?
Будь-яка форма спілкування між двома або більше людьми, що сидять далеко один від одного, за допомогою аудіо та відео, відома як відеоконференція.
Очевидно, що це набагато краще, ніж телефонний дзвінок, адже ви сидите з відкритою камерою і спілкуєтеся так само, як під час особистої зустрічі.
Відеодзвінки стали нормою для людей, чиї рідні та друзі живуть за кордоном. Ця ж концепція набула широкої популярності серед бізнесу, особливо після пандемії COVID-19, коли люди були змушені працювати віддалено.
Більше ніколи не турбуйтеся про те, що ШІ виявить ваші тексти. Undetectable AI Може допомогти тобі:
- Зробіть так, щоб ваше письмо з допомогою штучного інтелекту з'являлося на екрані схожий на людину.
- Обхід всі основні інструменти виявлення ШІ лише одним кліком.
- Використання ШІ безпечно і впевнено у школі та на роботі.
І оскільки все більше компаній скорочують час особистої присутності та переходять на гнучкий графік роботи, відеоконференції стануть ще більш поширеним явищем.
Підготовка до відеозустрічі
Якщо ви новачок у відеоконференціях, швидше за все, перші п'ятнадцять хвилин ваших зустрічей ви витратите на з'ясування того, як чути один одного і як виглядають відеоекрани.
Ключ до покращення ваших відеоконференцій - переконатися, що ви готові як з технічної, так і з людської точки зору. Ось що я маю на увазі.
- Перевірте камеру та аудіо заздалегідь
Зазвичай у нас не виникає проблем з підключенням відеодзвінків з друзями чи родиною, тому що ми не відчуваємо жодного тиску.
Якщо ваш мікрофон не працює, ви просто перемкнетеся на навушники і перезапустите дзвінок. Однак у професійному середовищі це не найкращий варіант етикету.
Це особливо важливо, якщо ви шукаєте поради щодо проведення співбесіди за допомогою відеоконференції, оскільки перше враження під час співбесіди складається протягом декількох секунд після приєднання до дзвінка.
Тому вам потрібно натиснути на посилання відеоконференції і приєднатися до кімнати очікування, де ви зможете протестувати свої відео- та аудіоінструменти.
Відкрийте камеру і перевірте, чи все добре видно. За потреби почистіть камеру.
Так само перевірте звук вашого пристрою, як динамік, так і вбудований мікрофон, щоб переконатися, що вони працюють належним чином.
- Перевірте своє інтернет-з'єднання
Зрозуміло, що онлайн відеоконференції неможливі без активного і стабільного інтернет-з'єднання.
Переконайтеся, що ваше з'єднання налаштоване достатньо добре, щоб підтримувати відео під час зустрічі. В ідеалі, тримайте поруч з собою резервний інтернет-пристрій на випадок, якщо ваша основна мережа вийде з ладу.
Вимкніть вдома розумні пристрої, які забирають значну частину пропускної здатності вашого інтернету, наприклад, ігрові приставки, роботи-прибиральники, смарт-телевізори з роздільною здатністю 4K, ваш HomePod тощо.
Надмірне використання смуги пропускання цими пристроями може зірвати вашу нараду.
Якщо з якихось причин ваше інтернет-з'єднання нестабільне і ви не можете нічого зробити, щоб виправити це заздалегідь, повідомте своїй команді, що під час наради ви будете під'єднані лише за допомогою аудіо. Вимкнення відео покращить передачу вашого голосу через слабке з'єднання.
- Підготуйте порядок денний та матеріали
Тепер, коли ми розібралися з технічним аспектом, вам потрібно переконатися, що ви самі готові до зустрічі. Одягніться по-офіційному, професійний одяг і виберіть тиху зону вдома для участі у зустрічі.
Якщо ви шукаєте поради для успішного проходження співбесіди по відеоконференції, цей крок може виділити вас серед інших кандидатів.
І підготуйте все, про що ви будете говорити на зустрічі, заздалегідь.
Створіть порядок денний, тобто документ, в якому викладено, про що буде йти мова на зустрічі, щоб кожен, хто пропустив цей документ, міг переглянути його і надолужити пропущене.
Визначений порядок денний з назвою та описом сесій дозволить всім учасникам знати, чого очікувати від зустрічі.
Для порядку денного ви можете використовувати непомітні ШІ Генератор заголовків інструмент для створення назв зустрічей і тем сесій.
Проведення чіткої віртуальної наради
Поки ви перебуваєте на зустрічі, вам слід вжити певних заходів, щоб забезпечити її безперебійний перебіг без будь-яких незручностей.
- Вимикайте звук, коли ви не говорите. В ідеалі, єдиний, хто говорить в даний момент, повинен бути без звуку, щоб шум інших учасників не порушував хід бесіди.
- Переконайтеся, що ваша кімната добре освітлена і ваше відео добре видно учасникам. Якщо фон занадто захаращений, його можна легко розмити, якщо ви використовуєте такі платформи, як Google Meet, Microsoft Teams або Zoom. Це також корисні поради, як добре виглядати під час відеоконференцій, де ваш зовнішній вигляд і обстановка відображають ваш професіоналізм.
- Microsoft Teams дає змогу увімкнути субтитри (субтитри в реальному часі). Просто перейдіть до розділу “Інші дії” в елементах керування нарадою, прокрутіть розділ “Вибір мови та мовлення” та увімкніть перемикач “Показувати субтитри в реальному часі”. Це допоможе вам чітко розуміти, про що йдеться на нараді.
- Запишіть вашу зустріч і випишіть всі основні моменти обговорення в одному місці. Після зустрічі використовуйте Undetectable AI Humanizer, щоб переписати сценарій зустрічі чітким, природним тоном.
Поради щодо відеоконференцій, які заощаджують години щотижня
Окрім технічних порад, про які ми вже говорили, щоб покращити досвід проведення нарад, ви також можете впровадити деякі функціональні правила, щоб заощадити свій час під час онлайн-зустрічей.
Ви можете доручити членам вашої команди конкретні завдання під час конференції (а в ідеалі - мати ще одну людину на підхваті для виконання тієї ж роботи).
Наприклад, попросіть одного з членів вашої команди записати зустріч для стенограми, а когось іншого попросіть робити нотатки.
Виділіть одного члена команди, який зачитає правила, яких слід дотримуватися на початку конференції. Ви також можете використовувати Інструменти для підвищення продуктивності ШІ наприклад, Otter.ai, щоб автоматизувати і ці завдання.
Намагайтеся дотримуватися правила “піднятої руки” для тих, хто хоче долучитися до розмови. Інакше кілька людей можуть говорити одночасно, і це тільки завадить вашій дискусії.
Ці протоколи заощадять вам багато дорогоцінного часу.
Залучення команд під час дзвінків
Відеоконференції можуть бути занадто одноманітними, іноді навіть нудними для учасників. Якщо ви хочете, щоб ваша команда була зацікавлена, вам доведеться залучити її до активної участі в нараді, а не просто сидіти і слухати, що кожен скаже.
Під час зустрічі ви можете відкрити віртуальну дошку, на якій кілька людей можуть одночасно висловлювати свої думки.
Майже всі хороші дошки для відеоконференцій надають вам нескінченний простір для малювання, дозволяють збирати інформацію від усіх учасників в одному місці та візуалізувати її разом.
Якщо ваша команда велика і вам потрібно обговорити кілька аспектів проекту, ви можете розділити конференцію на секції, тобто менші підгрупи, кожна з яких присвячена окремій розмові.
Ведучий може розділити команду на менші групи на обмежений проміжок часу, а потім з'єднати всіх на основній конференції, щоб вони могли поділитися своїми висновками.
Деякі платформи для віртуальних зустрічей можуть навіть дозволити вам персоналізувати назву кімнати для нарад, URL-адресу та додати брендовані зображення, щоб заохотити вашу команду до участі.
Дозвольте використовувати інструменти штучного інтелекту для консолідації точок зустрічей в одному місці. Використання непомітного штучного інтелекту AI SEO Writer, наприклад, може стати справді інтерактивним підходом до створення резюме та внутрішнього контенту для вашої зустрічі.
І якщо ваша команда регулярно проводить співбесіди, ці поради щодо відеоконференцій так само добре підходять і для сесій відбору кандидатів.
Розумніші зустрічі з непомітними інструментами ШІ
Час і зусилля - це два бізнес-товари, на яких ви повинні економити. Undetectable AI пропонує безліч розумних інструментів, корисних під час відеоконференцій, які допоможуть вам заощадити і те, і інше.
- Створюйте чіткіші матеріали для зустрічей
Кожна відеоконференція матиме порядок денний. У створенні порядку денного вам допоможе програма для написання текстів зі штучним інтелектом (ШІ).
Скористайтеся кнопкою Автор контенту зі штучним інтелектом підготувати проект порядку денного таким чином, щоб кожен учасник зустрічі чітко розумів, що саме обговорюється.
- Швидко відповідайте на запитання команди
Undetectable AI має спеціальний вирішувач питань, який ви можете тримати відкритим під час відеоконференції.
Щоразу, коли член команди ставить вам запитання, в якому ви не впевнені, просто задайте його інструменту, і він надасть вам релевантну, контекстно-залежну відповідь.
Вам просто потрібно завантажити скріншоти тексту, щоб надати інструменту певний контекст вашого запитання. Він проаналізує зображення і надасть вам детальні пояснення, що відповідають на ваші запитання.
- Створюйте професійні резюме
Мабуть, найкрутіша функція ШІ, яку ви знайдете, - це функція "Невидимий ШІ Інструмент Human Auto Typer яка імітувала людський набір тексту на будь-якій платформі.
Він автоматично надрукує всі ваші заздалегідь написані або скопійовані пункти, які ви будете обговорювати на зустрічі, в чіткий документ.
Він чудово підходить для створення резюме вашої зустрічі після того, як ви закінчили розмову.
Для додаткового рівня захисту від помилкових звинувачень у плагіаті ви можете прогнати свій текст через штучний інтелект, що не виявляє плагіат ШІ-гуманізатор представити природні примхи та нюанси контенту, написаного людиною.
Протестуйте наш ШІ-детектор і гуманізатор за допомогою віджета нижче!
Заключні думки
Відеоконференції залишаються, і зі зростаючим акцентом на гнучких ролях у корпоративному секторі у вас немає іншого вибору, окрім як навчитися працювати з ними краще.
Дотримуйтесь порад щодо відеоконференцій, які я описав вище, і я впевнений, що ви помітите значні покращення у вашому досвіді проведення зустрічей.
А ще краще - включіть Undetectable AI у стек інфраструктури для проведення зустрічей, щоб швидко писати ділові документи, порядок денний, резюме зустрічей і будь-які нотатки, які ви хотіли б забрати з зустрічі.
Давай. ШІ, який неможливо виявити Спробуй сьогодні!