Вам коли-небудь доводилося відправляти важливий електронний лист, а ви дивилися на порожній екран, здавалося, ціле століття?

Ми всі через це пройшли.

"Корпоративний стиль" не для всіх є природним, і легко переосмислити кожне слово навіть у найпростіших професійних електронних листах.

Щоб допомогти вам, ми даємо єдину формулу, яка вам коли-небудь знадобиться для написання професійних листів.

Читайте далі про практичні поради щодо написання листів, обов'язкові правила професійного етикету та 20+ шаблонів, які ви можете почати використовувати вже зараз.

ТЛ: ДР - Професійні електронні листи - це чіткість, структура та повага. Дотримуйтесь основних принципів, і ви завжди справлятимете гарне враження.

---

Основні висновки

• Професійні електронні листи покладаються на чіткість, структуру та шанобливий тон, щоб справити сильне враження.

• Для досягнення найкращих результатів використовуйте правильні заголовки, привітання, лаконічні тексти та професійні підписи.

• Інструменти штучного інтелекту, такі як Undetectable AI's Email Generator, допомагають швидко створювати шаблони та зменшують стрес від порожніх сторінок.

• Пропустіть чернетки через гуманізатор від Undetectable AI, щоб листи звучали природно та персоналізовано.

---

Що таке професійна електронна пошта?

Професійний електронний лист - це особливий тип електронного листа, написаний у професійному контексті, наприклад, для роботи або навчання. 

На відміну від звичайних повідомлень, які ви надсилаєте друзям або родичам, професійні електронні листи, як правило, надсилаються з професійної електронної адреси (наприклад, [email protected] є прикладом професійної адреси електронної пошти, тоді як щось на кшталт partyanimal1995 не є).

Професійні електронні листи також, як правило, дотримуються базового етикету електронної пошти, який включає в себе:

• Включаючи професійна тематика і правильне привітання (наприклад, "Шановний" або "Кого це може стосуватися")
• Підтримувати шанобливий тон уникаючи сленгу та надто невимушеної мови
• Збереження повідомлення лаконічний і легко читається з короткими абзацами та простим форматуванням
• Використовуючи правильне написання, граматикаі пунктуація

Зрештою, метою професійного електронного листа є спілкування Саме так. те, що ви хочете сказати, чітко і впевнено, але в тоні, який поважає вашого одержувача.

Коли використовувати професійну електронну пошту, а коли звичайну

Однак тут є деякі нюанси... тому що не кожен професійний лист повинен бути ультра професіонал.

Головне - знати, коли потрібно бути професійним, а коли можна бути більш невимушеним.

Професійні комунікації

Як загальне правило, використовуйте професійний формат електронної пошти будь-коли, коли ви перебуваєте в професійному середовищі, використовуючи свою "офіційну" електронну адресу.

Ось кілька сценаріїв, які майже завжди вимагають професійного тону:

• Подання заявки на роботу
• Подальші дії після співбесіди або зустрічі
• Спілкування з клієнтами, партнерами або старшими колегами
• Надсилання нагадувань про дедлайни, зустрічі або оновлення проєкту
• Запит на зворотній зв'язок, технічну підтримку або додаткову інформацію

Якщо вам не доводиться регулярно писати такі професійні листи, або якщо ви не зовсім впевнені, як структурувати свій лист, ШІ-генератори можуть стати справжньою знахідкою.

Наприклад, з Невиявлені ШІ Генератор електронних листів зі штучним інтелектомви можете створити власний шаблон листа, виходячи з тональності та мети вашого повідомлення.

Ось як це працює:

• Коротко опишіть мету вашого листа одним реченням у лівому полі генератора.
• Виберіть бажаний тон, стиль написання, тип і довжину листа.
• Натисніть "Створити імейл", і ви отримаєте свій шаблон у вікні праворуч.

Отримавши шаблон, ви можете внести в нього зміни, які відповідають саме вашій ситуації.

Можливо, ваш результат не буде готовий до негайного копіювання/вставки, але у вас буде надійна відправна точка (це означає, що вам не доведеться витрачати години, дивлячись на порожню сторінку).

Випадкові комунікації

Ось тут і вступає в гру нюанс.

Чому? Тому що ви також не хочете бути занадто формальним колегою, бо можете виглядати скутим, відстороненим або навіть неприступним.

Замість цього, цілком нормально використовуйте більш спокійний стиль листування при спілкуванні:

• Члени команди, яких ви добре знаєте
• Колеги про внутрішні оновлення
• Однолітки, де стосунки вже дозволяють підтримувати дружній, розмовний тон

Але навіть у цьому випадку невимушений (особливо на робочому місці) не означає недбалий.

Тим не менш, ви повинні прагнути до коротких абзаців, правильної граматики і чіткої структури, яку легко читати і розуміти.

Типи професійних електронних листів

Не всі професійні листи мають однакову мету. Знання того, який тип потрібно писати до того, як Якщо ви почнете писати, це значно полегшить написання листа (і заощадить вам багато часу).

Ось короткий огляд восьми поширених типів професійних листів.

8 поширених типів професійних електронних листів
	Коли використовувати
Вступ	Під час спілкування з кимось новим, наприклад, з новим колегою, клієнтом, рекрутером або контактом для налагодження зв'язків.
Подальші дії	Після зустрічей, інтерв'ю або листів без відповіді, щоб продовжити розмову.
Нагадування	М'яко підштовхнути когось до дедлайну, завдання або майбутньої події.
Запити	Коли вам потрібна інформація, схвалення або допомога від колеги чи клієнта.
Оновлення	Щоб поділитися прогресом, змінами в проєкті або оголошеннями.
Скарги	При вирішенні питань, таких як проблеми з продуктом/послугою або проблеми на роботі.
Продажі/Аутріч	Професійно, але водночас переконливо презентувати продукти, послуги чи співпрацю.
Дякую.	Висловити подяку після інтерв'ю, проекту або події.

Анатомія професійного електронного листа

Тепер, коли ми розглянули мета професійних електронних листів та коли ви повинні їх використовувати, давайте подивимося, що саме робить електронну пошту професійною.

Тема листа: Чітко і конкретно

Тема професійного електронного листа повинна одразу повідомляти одержувачу, чому ви пишете.

Іншими словами, не тримайте одержувача в підвішеному стані невизначеними словами або фразами на кшталт "Привіт" чи "Швидке запитання".

• Поганий приклад: Потрібна допомога...
• Гарний приклад: Запит на технічну підтримку - Проблема з входом на сайт

Маючи чітку тему, ви маєте більше шансів що ваш імейл буде відкрито і на нього буде надано відповідь.

Привітання: Як правильно привітатися

Ваше привітання задає тон електронного листа. Щоб виявити повагу, завжди використовуйте правильне привітання, яке відповідає вашим стосункам з одержувачем.

• Поганий приклад: Як справи, менеджер з персоналу?
• Гарний приклад: Шановний [Посада одержувача] [Ім'я одержувача] [Ім'я одержувача].

Якщо ви не впевнені в посаді або імені людини, можна написати "Кому слід" або просто "Доброго дня".

Тіло: структура, тон і довжина

Текст листа має бути лаконічним (ніхто не хоче читати стіну тексту), використовуйте відповідну мову і тон, а також чітке завершення із зазначенням наступних кроків.

Приклади тексту листа
Поганий приклад	Хороший приклад
Привіт, я хотів запитати, чи отримав ти моє останнє повідомлення? Мені дуже потрібна ця штука, і якнайшвидше.  Дайте мені знати. [Ваше ім'я]	Привіт [Ім'я одержувача], Я хотів би дізнатися, що з файлами проекту, які я відправив минулого тижня. Чи не могли б ви підтвердити, що отримали їх? Я буду вдячна за будь-які відгуки до п'ятниці, щоб ми могли вкластися у встановлений термін. Щиро дякуємо за ваш час і підтримку, [Ваше ім'я]

Закриття: Професійні прощання

Закриття вашого листа має підкреслювати повагу та професіоналізм.

Особливо у більш формальних листах і знайомствах важливо дотримуватися базових правил, таких як

• З повагою,
• З повагою,
• Дякую,
• Всього найкращого,

Так, ці професійні формулювання трохи нудні. Але вони роблять свою справу і не залишають місця для неправильного тлумачення.

Підпис: Що потрібно включити

Ваш професійний підпис - це блок інформації під вашим підписом, який полегшує одержувачу зв'язок з вами.

Як мінімум, вона має включати вашу:

• Ім'я та прізвище
• Назва посади
• Назва компанії (або назва навчального закладу, якщо ви студент)
• Професійна адреса електронної пошти (наприклад, [email protected])
• Контактні дані (телефон, веб-сайт або робоча адреса)

Мета полягає в тому, щоб ваш підпис був професійним і не захаращеним, тому прагніть до двох-чотирьох рядків чистого тексту з тонким форматуванням.

20+ професійних шаблонів з прикладами листів

Готові написати кілька листів? Ось понад 20 професійних шаблонів, які ви можете скопіювати, налаштувати та створити власний.

20+ прикладів професійного електронного листа
Електронна пошта для подачі заявки на вакансію	Тема листа: Заявка на [Назва посади] - [Ваше повне ім'я] Шановний менеджер з персоналу, Я хотів би повідомити вам, що нещодавно подав заявку на посаду [Назва посади] в [Назва компанії]. Я в захваті від цієї ролі і хотів би мати можливість пройти співбесіду.  Якщо вам потрібна додаткова інформація з мого боку, будь ласка, дайте мені знати.  З повагою, [Ваше повне ім'я]
Подальший електронний лист (після співбесіди)	Тема листа: Дякую - [Назва посади] Співбесіда Шановний [Ім'я менеджера з персоналу], Ще раз дякую за можливість пройти співбесіду на посаду [Назва посади]. Я був дуже вдячний за можливість дізнатися більше про [Назва компанії].  Будь ласка, дайте мені знати, якщо я можу надати додаткову інформацію в міру просування вперед. З повагою, [Ваше повне ім'я]
Електронна пошта для запиту на зустріч	Тема листа: Запит на призначення зустрічі - [Назва проекту]. Доброго дня [Ім'я одержувача], Я хотів би запланувати зустріч, щоб обговорити [прогрес проекту/ключові моменти]. Чи будете ви доступні в [запропонований час]?  Якщо ні, будь ласка, запропонуйте зручний для вас час. Дякую, [Ваше повне ім'я]
Нагадування електронною поштою	Тема листа: Нагадування: [Проект/Завдання] Дедлайн - [Дата]. Привіт [Ім'я одержувача], Це дружнє нагадування про те, що [проект/завдання] має бути виконано до [дата]. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам потрібна додаткова інформація або підтримка. З повагою, [Ваше повне ім'я]
Запит на інформацію Електронна пошта	Тема листа: Запит на інформацію щодо [Тема] Шановний [Ім'я одержувача], Чи не могли б ви надати [ключову інформацію] щодо [проекту/теми]? Це допоможе мені просунутися у виконанні [конкретного завдання]. Я буду дуже вдячна за ваш внесок! З нетерпінням чекаємо на вашу відповідь, [Ваше повне ім'я]
Електронна пошта для подальших контактів	Тема листа: Приємно було познайомитися з вами на [назва заходу]. Доброго дня [Ім'я одержувача], Було дуже приємно зустрітися з вами на [події]. Мені сподобалася наша дискусія на [тема].  Дайте мені знати, коли ви будете вільні для віртуальної кави або зустрічі, хотілося б залишитися на зв'язку! З повагою, [Ваше повне ім'я]
Електронна пошта для запитів на підтримку	Тема листа: Запит на технічну підтримку - [Проблема] Шановна [Команда підтримки], У мене виникла проблема з [продуктом/послугою]. Проблема виникла, коли [коротко опишіть].  Чи не могли б ви надати допомогу якнайшвидше? Дякую, [Ваше повне ім'я]
Холодні листи (продажі)	Тема листа: Допомагаємо [назва компанії] покращити [конкретну сферу] Шановний [Ім'я одержувача], Мене звуть [Ваше ім'я] з [Ваша компанія], і ми допомагаємо таким компаніям, як ваша [досягти конкретних результатів].  Чи готові ви до короткого дзвінка, щоб поговорити про це більше? З нетерпінням чекаємо на ваші думки. Сподіваюся, скоро поговоримо, [Ваше повне ім'я]
Холодні листи (співпраця)	Тема листа: Потенційна можливість співпраці - [Ваша компанія/проект] Привіт [Ім'я одержувача], Я познайомився з вашою роботою над [платформою/проектом] і був дуже вражений. Я думаю, що у нас є чудова можливість співпрацювати над [конкретною ініціативою].  Чи готові ви до швидкого дзвінка, щоб обговорити ідеї? Всього найкращого, [Ваше повне ім'я]
Електронна пошта для скарг	Тема листа: Необхідна допомога - [номер проблеми #]. Шановний [Ім'я одержувача], Я пишу, щоб висловити занепокоєння щодо [питання].  Незважаючи на попередні спроби вирішити цю проблему, вона залишається актуальною. Чи не могли б ви поглибити це питання і порадити подальші кроки? З повагою, [Ваше повне ім'я]
Запит на зворотній зв'язок Електронна пошта	Тема листа: Запит на зворотній зв'язок - [Проект/Завдання] Доброго дня [Ім'я одержувача], Я працюю над [проектом/завданням] і буду дуже вдячний за ваш відгук.  Я буду радий замовити дзвінок, якщо це найпростіше, дайте мені знати, коли у вас буде вільна хвилина. Дуже дякую, [Ваше повне ім'я]
Вступний електронний лист (Початок нової роботи)	Тема листа: З радістю приєднаюся до команди - [Ваше ім'я] Привіт, командо, Я дуже рада приєднатися до [Назва компанії] на посаді [Назва посади].  Я з нетерпінням чекаю на співпрацю з усіма вами і на те, щоб зробити свій внесок у [конкретну мету/проект].  Будь ласка, не соромтеся звертатися в будь-який час, я буду радий поспілкуватися за чашкою кави. З повагою, [Ваше повне ім'я]
Подяка електронною поштою	Тема листа: Дякуємо за вашу підтримку Шановний [Ім'я одержувача], Я просто хотів подякувати вам за [конкретні причини, такі як зустріч зі мною, надання рекомендацій, пропозиція допомоги].  Я щиро ціную ваш час і підтримку і сподіваюся на подальшу співпрацю. З найкращими побажаннями, [Ваше повне ім'я]
Електронний лист з підтвердженням прийняття оферти	Тема листа: Прийняття пропозиції про роботу - [Ваше повне ім'я]. Шановний [Ім'я менеджера з персоналу], Я із задоволенням офіційно приймаю пропозицію на посаду [Назва посади] в [Назва компанії].  Я з нетерпінням чекаю можливості приєднатися до команди і почати роботу з [дата початку]. Ще раз дякую за цю можливість, я з нетерпінням чекаю на неї! З повагою, [Ваше повне ім'я]
Email для відхилення пропозиції	Тема листа: Подяка за пропозицію роботи - [Ваше повне ім'я]. Шановний [Ім'я менеджера з персоналу], Щиро дякую, що запропонували мені посаду [Назва посади] в [Назва компанії].  Після ретельних роздумів я вирішив відхилити пропозицію.  Я дуже ціную цю можливість, але на даний момент вона мені не підходить.  Бажаємо вам і вашій команді подальших успіхів і сподіваємося залишатися на зв'язку. З повагою, [Ваше повне ім'я]
Електронна пошта для оновлення проекту	Тема листа: Оновлення проекту - [Назва проекту]. Доброго дня [Ім'я одержувача], Я хотів би поділитися новинами про [Назва проекту].  Наразі ми завершили [проміжний результат 1] і перебуваємо на шляху до [проміжного результату 2].  Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам потрібні додаткові деталі або коригування в майбутньому. Найкраще, [Ваше повне ім'я]
Запрошення на електронну пошту	Тема листа: Ви запрошені - [Назва події/зустрічі]. Шановний [Ім'я одержувача], Ви запрошені на [подію/зустріч] [дата] о [час].  Порядок денний буде охоплювати [ключові теми у вигляді пунктів].  Будь ласка, надішліть відповідь до [дедлайн]. Сподіваємось побачити вас там! З повагою, [Ваше повне ім'я]
Електронний лист з вибаченнями	Тема листа: Перепрошуємо за [Випуск] Шановний [Ім'я одержувача], Я хочу щиро вибачитися за [проблему]. Я беру на себе повну відповідальність і вживаю заходів, щоб переконатися, що це більше не повториться.  Дякуємо за розуміння та терпіння. З повагою, [Ваше повне ім'я]
Привітальний лист для нових клієнтів	Тема листа: Ласкаво просимо до [Вашої компанії] Привіт, [ім'я клієнта], Ласкаво просимо на борт! Ми раді почати працювати з вами над [проектом/послугою].  Ось кілька корисних ресурсів для початку: [посилання на них виділені жирним шрифтом].  Будь ласка, не соромтеся звертатися з будь-якими питаннями. Всього найкращого і до скорого зв'язку, [Ваше повне ім'я]
Внутрішній електронний лист для оновлення команди	Тема листа: Оновлення команди - [Проект/Завдання] Привіт, командо, Ось коротка інформація про [проєкт/завдання]: [Етап завершено] [Майбутнє завдання] [Будь-які блокування] [Будь-які перешкоди]. Дякуємо за вашу наполегливу працю, продовжуємо рухатися вперед. Найкраще, [Ваше повне ім'я]
Електронна пошта для запиту на довідку	Тема листа: Запит на довідку - [Ваше ім'я] Шановний [Ім'я одержувача], Сподіваюся, у тебе все добре.  Я подаю заявку на [роботу/програму] і хотів би дізнатися, чи не могли б ви надати мені рекомендацію.  Я дуже ціную вашу думку про мої [навички/досвід].  Будь ласка, дайте мені знати, якщо ви відкриті до цього. Заздалегідь дякуємо і сподіваємося на швидкий виступ. З повагою, [Ваше повне ім'я]

Порада професіонала: Після того, як ви адаптували свій шаблон, пропустіть його через непомітний ШІ ШІ-гуманізатор щоб переконатися, що ваш кінцевий лист виглядає природно та персоналізовано.

Приклади професійних підписів

Тепер, коли ваш лист відредагований і готовий до відправки, варто ще раз перевірити, чи відповідає ваш підпис тону листа.

Ось кілька прикладів офіційних, нейтральних і дружніх (але професійних) підписів, з яких ви можете вибрати.

Професійний вхід до електронної пошти
Тон	Коли використовувати	Приклади
Формальний	Для резюме, супровідних листів, менеджерів з персоналу та керівників.	З повагою, щиро Ваш, з вдячністю,
Нейтральний	Для колег, клієнтів та більшості професійних ситуацій	З найкращими побажаннями, Добрими побажаннями, Дякую, З вдячністю,
Дружній і невимушений	Для колег по команді, поточних проектів та внутрішніх оновлень	З найкращими побажаннями, велике спасибі, до скорого,

Ознайомтеся з нашими ШІ-детектором і гуманізатором у віджеті нижче!

Фінальне підбиття підсумків

Зрештою, професійні електронні листи - це все про зв'язок.

І в багатьох випадках вміння надсилати професійні електронні листи може мати вирішальне значення для проходження співбесіди, укладення угоди або просто для того, щоб вас серйозно сприймали на роботі.

Тож наступного разу, коли вам знадобиться надіслати професійний лист, намагайтеся не думати над ним занадто довго.

Візьміть шаблон (або створіть власний за допомогою генератора листів Undetectable AI), доопрацюйте його за допомогою AI Humanizer, щоб він звучав природно та автентично, і впевнено натискайте кнопку "Надіслати".

Почніть користуватися ШІ, який неможливо виявити сьогодні, щоб писати листи, які налагоджують зв'язок і конвертують.